Luutruvn.com Gìn giữ di sản, chia sẻ tài nguyên
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC
Ngành đào tạo: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Khối kiến thức: Chuyên ngành
ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC
- Tên môn học: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Số tín chỉ: 2 (30 tiết)
- Trình độ: Kiến thức chuyên ngành
- Phân bổ thời gian:
– Lên lớp: 25 tiết
– Thực hành làm bài tập: Làm tiểu luận ở nhà (đề tài tự chọn)
– Tự học, tự nghiên cứu: Đọc tài liệu tham khảo do giảng viên đưa trước
– Thảo luận nhóm, thuyết trình: 5 tiết
– Đi thực tế tìm hiểu công tác lưu trữ tại một số Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh, lưu trữ các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp và kinh tế
- Điều kiện tiên quyết
– Đã học xong chương trình đại cương và cơ sở ngành
- Tính chất môn học
– Bắt buộc
- Mục tiêu môn học
Trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là gì? Mục đích ý nghĩa của nó, đặc biệt giới thiệu cho sinh viên những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu. Từ đó, giáo dục, rèn luyện cho sinh viên tự nghiên cứu, học hỏi cả về lý luận và thực hành để trở thành những cán bộ làm công tác lưu trữ không những nắm vững những lý luận chung về công tác lưu trữ mà còn có tay nghề thành thạo đáp ứng yêu cầu của xã hội về nguồn lực cán bộ làm công tác lưu trữ nói riêng và về nguồn lực quản trị hành chính – văn phòng nói chung trong xu hướng đổi mới và hội nhập hiện nay.
- Nhiệm vụ của sinh viên
– Dự lớp: Tối thiểu 80% tổng số tiết học.
– Đọc giáo trình, tài liệu tham khảo: Đọc tài liệu do giảng viên giới thiệu, hướng dẫn trước và làm tóm tắt.
– Tiểu luận, thuyết trình: Làm tiểu luận và tham gia thuyết trình tại lớp.
- Tài liệu học tập.
– Sách, giáo trình chính:
+ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
+ Công tác lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 1987.
+ Giáo trình lưu trữ, NXB Văn hóa – Thông tin, Hà Nội, 2001
- Tài liệu tham khảo:
- Công tác văn thư – lưu trữ, TS. Dương Văn Khảm, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004.
- Nguyễn Ứng Long (chủ biên), Cẩm nang văn khố, Tủ sách văn khố, Sài Gòn, 1972.
- Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu, TS. Dương Văn Khảm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2004.
- Nguyễn Văn Hàm, Môn học công bố học tài liệu văn kiện, Trường Đại học Tổng hợp, Hà Nội, 1982.
- Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, TS. Dương Văn Khảm, Hà Nội, 1989.
- Công tác hành chính – văn phòng trong các cơ quan nhà nước, Tạ Hữu Ánh, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2002.
- Quản lý hành chính văn phòng, LS. Võ Thành Vị, NXB Thống kê, Hà Nội, 1998.
- Cục Lưu trữ Nhà Nước, Kỷ yếu Hội thảo khoa học xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hà Nội, 1994.
- Quản trị hành chính văn phòng – lý luận và thực tiễn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, 2005.
- Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Lần 2, Hà Nội, 2004.
- Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Kỷ yếu Hội thảo khoa học: Những vấn đề của Khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía nam trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, TP. Hồ Chí Minh, 2005.
- Những văn bản về công tác Văn thư – Lưu trư, Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (tuyển chọn), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004.
- Các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư.
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Các tạp chí khoa học:
- Tạp chí Văn thư và Lưu trữ.
- Tạp chí Dấu ấn thời gian.
- Tạp chí quản lý nhà nước.
- Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên.
– Đánh giá trong quá trình học (chuyên cần).
+ Tham dự lớp tối thiểu 80% tổng số tiết học.
+ Thảo luận theo nhóm.
+ Bản thu hoạch: Thực hiện theo nhóm.
+ Thuyết trình: Đại diện nhóm.
– Đánh giá khi thi hết môn học.
- Thang điểm: 10/10.
– Điểm chuyên cần: 20% tổng số điểm.
– Điểm thi hết môn: 80% tổng số điểm.
- Nội dung chi tiết môn học.
- Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân.
- Mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
– Biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
– Biến những giá trị tiềm năng có trong tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân.
– Là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của các lưu trữ trong xã hội.
– Là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
– Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ, vì vậy tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.
– Là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ quốc gia, các lưu trữ cơ cơ quan.
– Ưu điểm:
+ Người đọc có thể trực tiếp sử dụng tài liệu lưu trữ, cùng một lúc có thể nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau.
+ Phòng đọc có điều kiện phục vụ đông đảo độc giả giới thiệu cho họ nhiều tài liệu liên quan đến chủ đề của họ.
+ Các lưu trữ có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mất mát hư hỏng, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia
+ …
– Yêu cầu đối với phòng đọc.
+ Quy mô
+ Vị trí
+ Trang thiết bị
– Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ phục vụ tại phòng đọc
+ Tiếp nhận độc giả
+ Giải đáp thác mắc của độc giả
+ Quản lý tài liệu và trang thiết bị
+ …
– Yêu cầu đối với độc giả
– Nội quy phòng đọc
– Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
- Thông báo giới, thiệu tài liệu lưu trữ.
Là một hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang tính chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ.
Mục đích nhằm giới thiệu thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch sử hiện đang được bảo quản trong các lưu trữ.
Thông qua hình thức này người nghiên cứu có thể nắm được nội dung, thành phần tài liệu trong kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác.
Có ba hình thức thông báo giới thiệu tài liệu
+ Bản thông báo tài liệu lưu trữ
+ Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề
+ Mục lục tài liệu lưu trữ tho chuyên đề
- Cấp chứng thực lưu trữ.
Là văn bản do cơ quan lưu trữ cấp để xác minh nội dung của tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Cấp chứng thực tài liệu bao gồm:
+ Cấp chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ
+ Cấp chứng thực nội dung tài liệu lưu trữ
Ngoài ra các lưu trữ còn cấp các trích lục, sao lục tài liệu lưu trữ kèm theo chứng thực tài liệu lưu trữ.
- Triển lãm tài liệu lưu trữ.
Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm:
- Tuyên truyền giáo dục
- Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu
Các hình thức triển lãm: thường xuyên hoặc định kỳ
Triển lãm phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải có chủ đề và tư tưởng rõ ràng
- Phải đảm bảo mỹ thuật
Các công việc phải thực hiện khi tổ chức triển lãm
- Chon chủ đề
- Lập kế hoạch
- Lập phương án trưng bày
- Trình bày mỹ thuật triễn lãm
- Thuyết minh triễn lãm
- …
- Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các báo, tạp chí, các buổi phát thanh, truyền hình
Nội dung của các bài báo nhằm giới thiệu các sự kiện lịch sử của Đảng, của dân tộc, của các địa phương, của các nhân vật tiêu biểu…
Thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát hiện
- Công bố tài liệu lưu trữ
– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm tuyên truyền những chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước được đề ra trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin quá khứ chứa trong tài liệu lưu trữ mà những người sử dụng chưa có điều kiện tiếp cận để sử dụng vào những mục đích, nhiệm vụ khác nhau.
– Công bố tài liệu lưu trữ còn góp phần tích cực bảo vệ vững chắc chủ quyền Quốc gia, chống lại những thế lực phản động trong và ngoài nước âm mưu xâm chiếm lãnh thổ nước ta nhất là những vùng biên giới, hải đảo.
– Công bố tài liệu lưu trữ còn góp phần phục vụ đắc lực cho công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống cách mạng cho quần chúng nhân dân nhất là các thế hệ thanh, thiếu niên, học sinh, sinh viên trong các trường học.
– Công bố tài liệu lưu trữ nhằm gắn liền hoạt động của các kho lưu trữ – nơi tập chung những tài liệu lưu trữ của Quốc gia với thực tiễn công tác nghiên cứu của các giới khoa học kể các giới khoa học xã hội và khoa học tự nhiên, nhưng trước hết là khoa học lịch sử.
III. Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Khái niệm quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là việc theo dõi các kết quả sử dụng các tài liệu lưu trữ để giúp các cơ quan lưu trữ nắm được chính xác các kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó phân tích đặc điểm, tình hình sử dụng tài liệu của độc giả để các cơ quan lưu trữ có căn cứ xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả có hiệu quả.
- Nội dung và phương pháp quản lý khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
– Dùng “Phiếu sử dụng tài liệu”
– Dùng “Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu”