Trang chủ / Nghiên cứu - trao đổi / Hội thảo khoa học / Thực trạng và giải pháp áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia / Vấn đề áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – Thực trạng và giải pháp

Vấn đề áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – Thực trạng và giải pháp

Nguyễn Thị Hiểu
Phó Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu

I. Tình hình áp dụng Khung phân loại thông tin tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – địa chỉ quen thuộc của các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu trong nước và nước ngoài, nơi đang quản lý khối di sản văn hoá vô giá của dân tộc với gần 170 phông và khoảng 14.000 mét giá tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức qua các thời kỳ: Phong kiến, Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ – Ngụy và thời kỳ Cách mạng – đang áp dụng cả Khung phân loại thông tin Paul Boudet (sau đây gọi tắt là Khung phân loại Boudet) và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu. Sau đây là tình hình hình thực tiễn áp dụng hai Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ nói trên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

  1. Thực tiễn áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu Paul Boudet tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang quản lý 4.342 mét tài liệu của 26 phông tài liệu tiếng Pháp, trong đó mới chỉ có 01 phông tài liệu tiếng Pháp với số lượng là 52,1 mét được chỉnh lý hoàn chỉnh và một phần tài liệu của phông Phủ Thống đốc Nam kỳ với số lượng là 570 mét được chỉnh lý sơ bộ. Các phông tài liệu tiếng Pháp khác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II chưa được chỉnh lý khoa học, mới chỉ được xác định nội dung theo cặp, bó.

Tuy nhiên, dù được chỉnh lý hoàn chỉnh hay chỉnh lý sơ bộ hoặc chỉ được xác định nội dung theo cặp, bó thì một số phông tài liệu tiếng Pháp cũng đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet.

Khung phân loại Boudet được xây dựng trong thời kỳ Pháp thuộc, gồm 25 đại mục đánh bằng mẫu tự từ A đến z như sau:

A.Actes officiels (Văn bản qui phạm pháp luật)

  1. Correspondances générales (Công văn trao đối)
  2. C. Personnel (Nhân sự)
  3. Administration générale (Hành chính tổng quát)
  4. Administration provinciale (Hành chính địa phương)
  5. Affaires politiques (Chính trị)
  6. Justice (Tư pháp)
  7. Travaux publics (Công chánh)
  8. Mines (Hầm mỏ)
  9. Chemin de fer – Transports terrestres et aériens (Hoả xa, vận tải đường bộ và đường hàng không)

  1. Affaires diverses (Những vấn đề khác)
  2. Papiers émanants des particuliers (Tài liệu của tư nhân)
  3. Copies de documents intéressant l’histoire de l’Indochine (Các bản sao tài liệu liên quan đến lịch sử đông Dương).

Mỗi đại mục lại được chia ra các tiểu mục và nhiều cấp bậc phân mục khác, được đánh số từ 0 đến 9 và theo hệ thống thập phân.

Chẳng hạn, đề mục “H. Công chánh” lại được chia ra như sau:

H.O: Tổng quát

  1. 1 : Đường quốc lộ, cầu, phà

H.2: Đường hàng tỉnh, cầu, phà

H.3 : Đường đô thị, cầu, phà – Quy hoạch đô thị

H.4: Đê điều

H.5: Sông, kênh rạch

H.6: Thuỷ nông

H.7: Công thự

H.8: Nước và điện

H.9: Dụng cụ công chánh.

Tiểu mục “H.O: Tổng quát” lại được tiếp tục phân chia ra như sau:

H.Ol: Tổ chức Tổng nha Công chánh H.02: Tổ chức các Khu Công chánh H.03: Phúc trình của Tổng nha Công chánh H.04: Phúc trình của các Khu Công chánh H.05: Phúc trình của Phân khu Công chánh các tỉnh H.06: Ke hoạch của Tổng nha Công chánh

H.O7: Kế hoạch của các Khu Công chánh

H.O 8: Kế hoạch của Phân khu Công chánh các tỉnh

H.O 9: ủy ban Công chánh.

Các phông tài liệu tiếng Pháp đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm:

– Phông Phủ Thống đốc Nam kỳ: 1.652 mét.

– Phông Hội đồng Tư mật Nam kỳ: 27 mét

– Phông Phủ Thủ hiến Nam Việt: 176 mét

– Phông Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần: 97,3 mét.

Trong số các phông tài liệu trên, việc áp dụng Khung phân loại Boudet không hoàn toàn giống nhau, ngay cả trong cùng một phông việc áp dụng Khung phân loại Boudet cũng không hoàn toàn giống nhau, cụ thể:

Đối với phông Phủ Thống đốc Nam kỳ – một trong những phông tài   liệu lớn và quan trọng nhất của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, với         số lượng là 2.435,5 mét thì có 570 mét tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ và 1.865,5 mét tài liệu được xác định nội dung theo cặp, bó. số tài liệu được chỉnh lý sơ bộ thì được phân loại theo Khung phân loại Boudet và được hệ thống, sắp xếp trong kho cũng theo trật tự của Khung phân loại Boudet. Nhưng đối với số tài liệu được xác định nội dung theo cặp, bó, thì việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet chỉ được thực hiện trên phiếu tin, còn thực tế sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ thì không thực hiện được theo trật tự Khung phân loại Boudet như đối với khối tài liệu cùng phông được chỉnh lý sơ bộ.

Đối với các phông tài liệu Phủ Thủ hiến Nam Việt và phông Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần thì tài liệu lại được phân loại và hệ thống, sắp xếp trong kho lưu trữ theo trật tự Khung phân loại Boudet. Tuy nhiên, có một số điểm rất đáng lưu ý trong việc áp dụng Khung phân loại Boudet trong hai phông tài liệu này như sau:

Khung phân loại thông tin áp dụng trong hai phông tài liệu này là Khung phân loại thông tin được xây dựng phỏng lược theo Khung phân loại Boudet. Chính vì vậy, khi đối chiếu với Khung phân loại Boudet, chúng ta sẽ thấy nhiều ký hiệu thông tin không trùng với ký hiệu thông tin trong Khung phân loại Boudet. Ví dụ: Hồ sơ H.5-102: “Gìn giữ các công thự năm 1945” (Nếu sử dụng theo đúng Khung phân loại Boudet thì phải đánh ký hiệu thông tin là H.7 cho hồ sơ này).

Một điểm đáng chú ý nữa là tài liệu trong hai phông này chủ yếu là tài liệu tiếng Pháp song tiêu đề hồ sơ lại được thể hiện bằng tiếng Việt và ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet được đồng thời sử dụng làm số hồ sơ, ví dụ: hồ sơ mang số R.29-65: “Ông Hiếu xin mở trường tại Phú Nhuận. 1946”, trong đó: R.29 là ký hiệu thông tin và số 65 là số hồ sơ trong tiểu mục R.29.

Việc đánh ký hiệu thông tin mặc dù phỏng lược theo Khung phân loại Boudet nhưng có rất nhiều hồ sơ chưa được cho ký hiệu thông tin chính xác. Ví dụ: Hồ sơ R.01-22 có tiêu đề như sau: “Qui chế nhân viên ngoại ngạch của

Sở Học chánh Nam kỳ, giáo viên khế ước và công nhụt. 1939-1945” (Đáng lẽ hồ sơ này phải được cho ký hiệu thông tin tại Mục C: Nhân sự).

Sở dĩ có tình trạng trên là vì tài liệu của phông Phủ Thủ hiến Nam Việt và phông Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần trước khi được Bộ phận chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp – Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phân phông vào năm 2006, chung trong một khối tài liệu gồm 390 mét với tên gọi là Tòa Đại biếu Chính phủ Nam phần. Khối tài liệu này đã được tiến hành chỉnh lý và đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet trong thời kỳ Việt Nam Cộng hoà và bắt đầu thực hiện từ ngày 07/10/1958, hoàn thành vào cuối  năm     1959   (Theo công văn số 13 ngày 21/01/1959 của Viên chức phụ trách việc           chỉnh đốn văn khố Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần Hồ Bảo Lộc gửi Bộ trưởng tại Phủ Tổng thống về việc tiến hành công tác chỉnh đốn văn khố Toà Đại biểu cũ). Thành phần tham gia phân loại, sắp xếp khối tài liệu này không phải là các cán bộ lưu trữ của Nha Văn khố và Thư viện Quốc gia: Theo Nghị định số 1843-TTP/VP ngày 26/9/1958 của Tổng thống Việt Nam Công hoà thì “ông Hồ Bảo Lộc, Đốc phủ sứ đặc hạng sau 3 năm, nguyên Đại biểu Chánh phủ tại Nam phần, được tạm thời đặt trực thuộc Phủ Tổng thống để phụ trách chỉnh đốn văn khố Toà Đại biểu cũ”. Theo công văn số 89/VPĐB       ngày    04/4/1959 của Văn phòng Đại biểu Chính phủ Nam phần, thành phần            tham gia chỉnh lý tài liệu của khối tài liệu này là nhân viên của nhiều Bộ được biệt phái đến như:

Bộ Quốc phòng: 7 nhân viên

Bộ Y tế: 1 nhân viên (làm việc 1 buổi)

Bộ Canh nông: 2 nhân viên (làm việc 1 buối)

Bộ Tài chính: 1 nhân viên (làm việc 1 buổi)

Bộ Công chánh: 1 nhân viên

Bộ Kinh tế: 2 nhân viên

Bộ Điền thổ và Cải cách Điền địa: 1 nhân viên

Với công văn số 28 ngày 11/02/1959, Viên chức phụ trách việc chỉnh đốn văn khố Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần Hồ Bảo Lộc gửi Bộ trưởng tại Phủ Tổng thống còn xin thêm “hai thư ký thông dịch nhan đề hồ sơ từ tiếng Pháp sang tiếng Việt để thống nhất bản kê toàn bằng Quốc ngữ (hiện thời có 1 nhân viên)”, số lượng tài liệu của khối tài liệu này sau khi chỉnh lý xong khoảng trên 50.000 hồ sơ và được đánh số theo ký hiệu thông tin của Khung phân loại Boudet. Sau khi chỉnh lý xong, khối tài liệu này mới được chuyển giao cho Nha Văn khố và Thư viện Quốc gia.

Như vậy, với thành phần tham gia chỉnh lý, phân loại khối tài liệu Tòa Đại biểu Chính phủ Nam phần theo Khung phân loại Boudet không phải là các nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp thì việc áp dụng và thực hiện phân loại tài liệu theo Khung phân loại Boudet không thể đảm bảo hoàn toàn đúng và chính xác được.

Năm 2006, sau khi tiến hành phân phông, khối tài liệu này đã được tách trả về phông Phủ Thủ hiến Nam Việt (176 mét), phông Tòa Đại biểu Chính phủ Nam Phần (97,3 mét) và phần còn lại trả về phông Phủ Thống đốc Nam kỳ. Vì vậy, số hồ sơ trong các phông này không còn liên tục nên công tác quản lý và khai thác tài liệu gặp nhiều khó khăn.

Hiện nay, các viên chức có trình độ đại học Pháp văn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang tiếp tục đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet cho 784 mét tài liệu của phông Phủ Thống đốc Nam kỳ và dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2013.

Trong quá trình áp dụng Khung phân loại Boudet cho khối tài liệu thời kỳ Pháp thuộc, việc đánh ký hiệu thông tin ở một số nội dung tài liệu còn chưa thống nhất và cùng nội dung tài liệu đó có thể sẽ được đánh nhũng ký hiệu thông tin khác nhau tuỳ theo nhận thức của mỗi người. Bởi vì trong Khung phân loại Boudet còn có những mục chồng chéo nhau. Chẳng hạn, trong đề mục “D. Admirtistration générale” (Hành chính tổng quát), đã có các mục:

Mục “D. 13: Organisation des services généraux” – Tổ chức các Nha sở Đông Dương”.

Mục “D.33: Organisation administrative des services locaux” – Tổ chức các Nha sở địa phương.

Nhưng ở một số đề mục khác vẫn còn có những tiểu mục về tổ chức như:

Mục H.01: Organisation de la Direction générale des T.p – Tổ chức Tổng nha Công chánh.

Mục H.02: Organisation des Subdivisions territoriales des T.p – To chức các Khu Công chánh.

Mục N.9: Forêts – Lâm nghiệp, có mục “N.90: Organisation générale” – Tổ chức tổng quát.

Mục S.O: Organisation des Services sanitaires: Tổ chức Sở Y tế .

Mục T.05: Direction des Finances – Organisation: Nha Tài chánh – Tổ chức.

Mục Ư.01: Organisation du Service des Douanes et Régies – Tổ chức Sở Thương chánh.

Chính vì vậy, khi áp dụng Khung phân loại Boudet, cùng một nội dung tài liệu, sẽ có người sử dụng ký hiệu H.01 thay vì sử dụng ký hiệu D.13, sử dụng ký hiệu N.90 thay vì sử dụng ký hiệu D.33… Đây cũng là điểm còn hạn chế của Khung phân loại Boudet

Hiện nay, mặc dù một số phông tài liệu tiếng Pháp đã được đánh ký hiệu thông tin và việc sử dụng phương pháp tự động hoá trong việc khai thác tài liệu mang lại hiệu quả vô cùng thiết thực, vừa nhanh chóng, vừa đầy đủ, chính xác nhưng các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, độc giả nói chung còn chưa biết cách tiếp cận, sử dụng được hệ thống tra cứu thông tin tự động dưới hình thức ký hiệu thông tin trong việc khai thác các phông tài liệu tiếng Pháp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

  1. Thực tiễn áp dụng khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lu u trữ sau Cách mạng tháng Tám tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám do Cục Lưu trữ nhà nước xây dựng là hệ thống phân loại thông tin về tất cả các ngành, các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội được phản ánh trong tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lun trữ Nhà nước Việt Nam từ sau năm 1945, không phân biệt chế độ xã hội, nơi bảo quản và kỹ thuật làm ra tài liệu. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau sau Cách mạng tháng Tám được xây dụng dựa trên kết qủa thực tiễn khảo sát, thu thập, phân tích, xử lý thông tin phản ánh trong tài liệu lưu trữ, lấy nguyên tắc phân loại thông tin theo ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội làm nguyên tắc cơ bản. Ngoài Khung chính gồm 45 đề mục, được phân chia theo 3 cấp độ cơ bản, một số mặt hoạt động thông tin còn có thể chi tiết hoá đến cấp độ 4, Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945 còn có các Bảng trợ ký hiệu như Bảng trợ ký hiệu ngành, lĩnh vực (ký hiệu N), Bảng trợ ký hiệu tên nước (ký hiệu Q), Bảng trợ ký hiệu địa dư trong nước từ sau 1945 đến nay (ký hiệu Đ), Bảng trợ ký hiệu các sự kiện lịch sử tiêu biểu từ sau năm 1945 (ký hiệu LS). Chính vì vậy, việc sử dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu giúp cho việc tra cứu tài liệu hết sức nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và hiệu quả.

Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, việc áp dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám đã được thực hiện từ hơn một thập kỷ. Đối với tài liệu từ năm 1945 đến năm 1975, việc đánh ký hiệu thông tin chủ yếu được thực hiện trong công tác chỉnh lý tài liệu và trong Đe án ứng dụng Công nghệ thông tin đối với tài liệu thời kỳ Cách mạng từ sau ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến ngày nay.

Số lượng tài liệu trước năm 1975 đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng

Tám gồm 20 phông với 1.715,3 mét trong số 32 phông được chỉnh lý sơ bộ và 13 phông với 1.882,5 mét được chỉnh lý hoàn chỉnh. Việc đánh ký hiệu thông tin chủ yếu được thực hiện trong quá trình chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu. Nhưng hiện nay, Trung tâm Lun trữ quốc gia II có nhiều cán bộ trẻ được tuyển dụng sau này, chưa được tham gia tập huấn đánh ký hiệu thông tin cho nên cũng còn nhiều lúng túng khi thực hiệc công việc này và việc đánh ký hiệu thông tin nhiều khi cũng chưa chính xác và không thống nhất.

Số lượng tài liệu thời kỳ Cách mạng có khoảng 924,5 mét. Các phông tài liệu thời kỳ Cách mạng chủ yếu được chỉnh lý trước khi thu thập về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Tuy sổ lượng tài liệu không nhiều lắm, giá trị của tài liệu cũng khác nhau: có tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và có cả tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời, nhưng việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lun trữ sau Cách mạng tháng Tám cũng chưa được áp dụng cho tất cả các phông tài liệu này. Khác với các phông tài liệu thời kỳ trước năm 1975 tại Trung tâm, việc đánh ký hiệu thông tin cho các phông tài liệu thời kỳ Cách mạng từ năm 1975 đến ngày nay không kết hợp trong quá trình chỉnh lý tài liệu mà được thực hiện sau khi tài liệu đã được chỉnh lý và thu thập về Trung tâm và thực hiện trong Đe án ứng dụng Công nghệ thông tin trong những năm 2005 – 2006. Số lượng tài liệu thời kỳ Cách mạng được đánh ký hiệu thông tin là 571,2 mét.

Trong quá trình áp dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, chúng tôi nhận thấy, mặc dù Khung phân loại này ưu việt hơn, hoàn hảo hơn Khung phân loại Boudet, nhưng vẫn chưa hoàn thiện: Có những thông tin tài liệu của một số phông tài liệu thuộc thời kỳ Chính phủ Quốc gia Việt Nam, chúng tôi chỉ tạm thời sử dụng ký hiệu thông tin của một số đề mục trong Khung phân loại đế đánh ký hiệu thông tin vì trong Khung chưa có những mục và chưa có các mã số dành cho tài liệu về hệ thống tổ chức của thời kỳ này ở miền Nam Việt Nam. Cụ thể, trong đề mục: “01. Tố chức”, chúng ta chỉ có:

Mục 01 02: Tổ chức Nhà nước VNDCCH/CHXHCNVN.

Mục 01 04: Tổ chức Nhà nước VNCH.

Hệ thống ký hiệu thông tin thuộc mã số “01 04: Tổ chức Nhà nước VNCH” chỉ dùng để đánh ký hiệu thông tin cho các cơ quan tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hoà từ ngày 26 tháng 10 năm 1955 đến ngày 30 tháng 4 năm 1975. Như vậy, trong Khung phân loại thông tin tài liệu này, chưa có các ký hiệu thông tin dành cho tài liệu về hệ thống tổ chức thời kỳ từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến khi thành lập chính quyền Việt Nam Cộng hoà (26/10/1955).

Mặc dù số lượng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám khá nhiều, Phòng đọc cũng đã được trang bị hệ thống máy tính để có thể tra cún tự động dưới dạng mã hoá của các Khung phân loại thông tin này nhưng trong thực tế, độc giả trong nước cũng như quốc tế đến nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm hầu như chưa sử dụng đến hệ thống tra cứu thông tin tự động hoá này mà chỉ sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống hoặc tra cứu trên máy tính dưới dạng từ khoá mà thôi.

II. Một số nhận xét và ý kiến đề xuất

Nhìn chung, do đặc điếm tình hình tài liệu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã áp dụng cả Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trũ’ sau Cách mạng tháng Tám trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu. Qua thực tiễn nhiều năm ứng dụng hai Khung phân loại thông tin trên, chúng tôi có một số nhận xét như sau:

Khung phân loại Boudet thực chất là một khung phân loại theo mặt hoạt động. Mặc dù chưa được hoàn hảo, không có các Bảng trợ ký hiệu như Bảng trợ ký hiệu ngành, lĩnh vực, Bảng trợ ký hiệu tên nước, Bảng trợ ký hiệu địa dư trong nước,… như Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám nhưng nếu triển khai ứng dụng tốt thì sẽ mang lại hiệu quả rất cao trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu, giúp cho các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu tra cứu được một cách nhanh nhất, đầy đủ và chính xác nhất nguồn tài liệu cần khai thác, từ đó lựa chọn được nhũng tài liệu cần thiết có giá trị nhất phục vụ cho công trình, đề tài nghiên cứu của mình.

Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám có nhiều ưu việt hơn so với Khung phân loại Boudet. Vì ngoài Khung chính là hệ thống thông tin theo ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội, Khung còn có các Bảng trợ ký hiệu giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu không nhũng vừa nhanh chóng, đầy đủ, chính xác mà còn toàn diện, không bị sót thông tin cần tìm kiếm. Tuy nhiên, qua thực tiễn ứng dụng đánh mã số cho tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, chúng tôi nhận thấy cần phải tiếp tục nghiên cứu, khảo sát tài liệu để bổ sung và hoàn thiện Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lun trữ sau Cách mạng tháng Tám.

Nhận thức về các Khung phân loại thông tin tài liệu trên còn theo nhiều cách khác nhau. Chính vì vậy dẫn đến việc áp dụng các Khung phân loại thông tin tài liệu trên không giống nhau: Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám đương nhiên luôn luôn được áp dụng thuần tuý là Khung phân loại thông tin. Trong khi đó, Khung phân loại Boudet khi thì được áp dụng thuần tuý là Khung phân loại thông tin, khi thì lại được áp dụng vừa là Khung phân loại thông tin đồng thời cũng là phương án phân loại tài liệu. Một số trường hợp khác lại áp dụng Khung phân loại Boudet cho bất cứ phông tài liệu nào nếu ngôn ngữ sử dụng trong phông tài liệu đó bằng tiếng Pháp.

Việc đánh ký hiệu thông tin nên kết hợp thực hiện ngay trong quá trình chỉnh lý tài liệu vì chính người lập hồ sơ khi chỉnh lý tài liệu là người hiểu bản chất hồ sơ nhất, do đó đánh ký hiệu thông tin sẽ chính xác hơn, nhanh hơn và đặc biệt là không đánh sót thông tin.

Để Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám thực sự phát huy được hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý tài liệu, đặc biệt là trong việc khai thác, sử dụng tài liệu, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu nghiên cún của xã hội, góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cần thiết phải chú trọng đến các vấn đề sau:

Tiếp tục khảo sát tài liệu, lấy ý kiến để hoàn thiện Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám cho phù hợp với thực tế và sự phát triển trong tình hình mới.

Đưa nội dung Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám thành một chuyên đề trong chương trình giảng dạy cho sinh viên ngành văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng để cho các em ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường đã có khái niệm và hiểu được về các Khung phân loại thông tin này. Từ đó, chính các em – những cán bộ, viên chức lun trữ đồng thời cũng có thể ià các nhà nghiên cứu tương lai – biết cách tiếp cận và sử dụng phương pháp tra cứu tự động hoá hệ thống ký hiệu thông tin. Và cũng chính các em sẽ là những chiếc cầu nối với nhiều người trong xã hội để khi có nhu cầu tra cứu tài liệu tại các cơ quan lưu trữ, họ cũng sẽ biết và tìm cách tiếp cận hệ thống tra cứu tự động nhanh chóng và hiệu quả này.

Thường xuyên mở các lóp tập huấn về sử dụng các Khung phân loại thông tin và cách đánh ký kiệu thông tin để các cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ tham gia và nắm vững các Khung phân loại thông tin trên. Có như vậy, việc đánh ký hiệu thông tin trong công tác chỉnh lý tài liệu mới chính xác và việc hướng dẫn cho độc giả tiếp cận với hệ thống tra cửu tự động hoá dưới dạng mã hoá của các Khung phân loại thông tin được dễ dàng hơn.

Để các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học và độc giả nói chung tiếp cận và sử dụng thành thạo được hệ thống tra cứu tự động hoá dưới dạng mã hoá của các Khung phân loại thông tin thì tại Phòng đọc cần phải bố trí cán bộ, viên chức nắm vững các Khung phân loại thông tin và có khả năng hướng dẫn độc giả tra cứu được bằng hệ thống tra cứu tự động hoá. Bên cạnh đó, tại Phòng đọc cũng cần trang bị đầy đủ các công cụ, tài liệu hướng dẫn tra cứu bằng hệ thống tra cún tự động hoá.

– Chú trọng đến việc trang bị, nâng cấp hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu tự động hoá thông tin tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để độc giả được tra cứu bằng phương pháp tự động hoá thông tin tài liệu và thấy được hiệu quả thiết thực khi sử dụng phương pháp tra cứu tự động hoá hệ thống ký hiệu thông tin này.

Trên đây là tình hình áp dụng Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lun trữ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II rất mong nhận được sự quan tâm hơn nữa của Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các bạn đồng nghiệp để việc áp dụng Khung phân loại Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám phát huy được tính ưu việt, mang lại hiệu quả cao hơn, thiết thực hơn trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt là trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu và gần gũi, quen thuộc hơn đối với các nhà nghiên cứu trong nước và quốc tế./.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *