Trang chủ / Nghiên cứu - trao đổi / Đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử – những vấn đề cần nghiên cứu

Đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử – những vấn đề cần nghiên cứu

ThS. Nguyễn Thị Tâm
Nguyên Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

 

1. Chính phủ điện tử (tiếng Anh: E-Government) là một khái niệm mới xuất hiện trong những năm gần đây ở Việt Nam. Qua tìm hiểu cho thấy, đến thời điểm này, khái niệm Chính phủ điện tử chưa được giải thích trong bất kỳ một văn bản quy phạm pháp luật nào do Nhà nước ban hành. Trong các diễn đàn, hội thảo quốc gia hoặc hội nghị chuyên đề về Chính phủ điện tử do Bộ Thông tin và Truyền thông tổ chức hay trong một số bài viết đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng, một số tác giả đã đưa ra quan niệm riêng của mình về Chính phủ điện tử.

Dưới góc nhìn của nhà quản lý – Thứ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Minh Hồng tại buổi đối thoại trực tiếp về “Xây dựng Chính phủ điện tử tại Việt Nam” được tường thuật trực tiếp trên kênh VTC2 – Đài truyền hình Kỹ thuật số VTC hồi 10 giờ ngày 22/11/2009 khi được hỏi Chính phủ điện tử là gì Ồng có trả lời: “Chính phủ điện tử, hiểu theo cách đơn giản, là Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông để nâng cao năng lực quản lý, điều hành của Chính phủ, cung cấp thông tin và các dịch vụ hành chính công trực tuyến nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp cũng như các tổ chức xã hội tốt hơn và đồng thời tạo điều kiện để người dân phát huy quyền làm chủ của mình”[1].

Với cách tiếp cận của người làm chuyên môn, Giám đốc Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng Chính phủ Phùng Văn Ồn khi phản hồi về chuyên đề “Văn bản điện tử và chữ ký số trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử với công tác văn thư, lưu trữ” đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam tháng 7/2011 thì cho rằng: “Chính phủ điện tử là một phương thức hoạt động của Chính phủ dựa trên việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, truyền thông, trong đó thông tin – thành phần chủ chốt của các hệ thống tin học phải được tổ chức và sử dụng hiệu quả nhất để người dân có thể tiếp cận và tham gia nhiều hon vào các hoạt động của Chính phủ, nhằm hướng tới một nền hành chính phục vụ”[2].

Giảng viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội – Thạc sỹ Phạm Thị Diệu Linh trong bài viết “Chính phủ điện tử – Cơ hội và thách thức đối với tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” lại cho rằng: “Chính phủ điện tử là mô hình tổ chức chính quyền nhà nước dựa trên thành tựu ứng dụng công nghệ mới”[3].

Trên Trang Bách khoa toàn thư mở Wikipedia các tác giả cũng đưa ra ba cách giải thích khác nhau về Chính phủ điện tử:

Thứ nhất, Chính phủ điện tử ỉà tên gọi của một Chính phủ mà mọi hoạt động của Nhà nước được thay đổi theo một khái niệm hoàn toàn mới, Chính phủ đó gần và thuận lợi với công dân hơn bằng các kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, hiện đại. Mọi quan hệ giữa Chính phủ và công dân bảo đảm tính minh bạch, công khai, thuận tiện, bảo đảm sự kiểm soát và giám sát lẫn nhau giữa công dân với Chính phủ; một Chính phủ của dân, vì dân và vì sự phồn thịnh của đất nước trong một môi trường toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế.

Thứ hai, Chính phủ điện tử là tên gọi của một Chính phủ mà mọi hoạt động của Nhà nước được “điện tử hóa”, “mạng hóa”. Tuy nhiên, Chính phủ điện tử không đơn thuần là máy tính, mạng Internet mà là sự đổi mới toàn diện các quan hệ (đặc biệt là quan hệ giữa chính quyền và công dân), các nguồn lực, các quy trình, phương thức hoạt động và bản thân nội dung các hoạt động của chính quyền Trung ương và địa phương và ngay cả các quan niệm về các hoạt động đó.

Thứ ba, Chính phủ điện tử là ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông để các cơ quan chính quyền từ Trung ương và địa phương đổi mới, làm việc có hiệu lực, hiệu quả và minh bạch hơn; cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân thực hiện quyền dân chủ và tham gia quản lý Nhà nước.

Như vậy, có thể thấy trên thực tế đang tồn tại nhiều cách giải thích khác nhau về Chính phủ điện tử. Mặc dù chưa đạt được sự thống nhất cao nhưng cũng cho chúng ta thâý “Chính phủ điện tử” hoàn toàn không phải là một Chính phủ mới được lập ra mà chỉ đơn giản là hoạt động của Chính phủ này được điện tử hoá nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông với mục tiêu để Chính phủ hoạt động hiệu quả hon, phục vụ doanh nghiệp và người dân tốt hơn.

2. Xuất phát từ quan điểm trên có thể hiểu quá trình xây dựng Chính phủ điện tử là quá trình điện tử hóa hoạt động của Chính phủ nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông hay nói một cách khác là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào trong hoạt động của Chính phủ.

Quá trình xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam được bắt đầu từ những năm đầu 90 của thế kỷ XX mà dấu ấn là việc Chính phủ ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 4/8/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”. Tuy nhiên, việc phát triển cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin nhìn chung chậm và có nguy cơ tụt hậu ngày càng xa so với các nước trên thế giới và khu vực. Chính vì vậy, Bộ Chính trị đã ban hành Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đe cụ thể hoá Chỉ thị này, một loạt các văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, dự án, chương trình đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, tiêu biểu như: Quyết định 112/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước giai đoạn 2001-201, Luật Giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005, Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Quyết định số 48/QĐ-TTg ngày 31/3/2009 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009-2010, Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 – 2015…Với Chương trình này, mục tiêu đề ra của Chính phủ là đến năm 2015 sẽ có 70% các văn bản, tài liệu trao đổi giữa các cơ quan nhà nước là văn bản điện tử và 100% Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử nhằm nâng cao năng lực quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước và để phục vụ người dân và doanh nghiệp được thuận lợi.

Cùng với quá trình xây dựng Chính phủ điện tử hay nói cách khác là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào trong hoạt động của các cơ quan Chính phủ thì ngoài văn bản giấy truyền thống đã xuất hiện một loại văn bản mới-đó là văn bản điện tử. Công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay nói một cách khác là văn bản là đối tượng của công tác văn thư. Khi công tác văn thư xuất hiện đối tượng mới mà so với đối tượng truyền thống có sự khác nhau về cách thức tạo lập (đối với văn bản giấy, thông tin được tạo ra bằng cách viết hoặc ra trên giấy thì đối với văn bản điện tử thông tin được tạo ra, ghi lại trên các thiết bị điện tử); về cách thức thể hiện thông tin (nếu thông tin trên văn bản giấy được thể hiện ở dạng chữ viết, chữ số, hình vẽ… thì thông tin ở tài liệu điện tử được thể hiện ở dạng số); về cách thức tiếp cận thông tin (thông tin trên tài liệu giấy hoàn toàn đọc được bằng mắt thường thì đối với tài liệu điện tử, thông tin chỉ có thể truy cập và đọc được thông qua các thiết bị điện tử) thì hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư từ soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản (quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ); quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư sẽ phải có những thay đổi cho phù họp. Và để quản lý thống nhất công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử đang đặt ra rất nhiều vấn đề cần phải nghiên cứu.

3. Những vấn đề cần nghiên cứu để đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử rất nhiều. Dưới đây, chỉ xin để xuất một số nhóm vấn đề cần ưu tiên nghiên cứu:

Thứ nhất, phải nghiên cứu làm rõ tính chất đặc thù của văn bản điện tử- đối tượng mới của công tác văn thư; nghiên cứu xác định các tiêu chuẩn, các quy chuẩn trên cả hai phương diện tác nghiệp và công nghệ nhằm quản lý tốt văn bản điện tử kể từ khi hình thành đến khi được lựa chọn đưa vào Lưu trữ, bảo đảm được sự an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả truy cập.

Thứ hai, kết quả nghiên cứu phải được thể chế hoá để thực hiện thống nhất trong phạm vi cả nước. Có thể tiến hành nghiên cứu xây mới các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư phù họp với quá trình xây dựng Chính phủ điện tử hoặc nghiên cứu sửa đổi, bổ sung những văn bản đã ban hành (ví dụ Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường) để trình cấp có thẩm quyền ban hành.

Thứ ba, nghiên cứu xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về quản lý văn bản điện tử (từ nghiên cứu hoạch định chính sách, xây dựng chiến lược phát triển đến tổ chức thực hiện và triển khai hoạt động này).

Thứ tư, nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức văn thư và nghiên cứu xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cơ bản của tổ chức này bảo đảm phù họp với quá trình xây dựng Chính phủ điện tử và cải cách nền hành chính nhà nước./.

[1] Website Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Bình.

[2] Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam tháng 7/2011, trang 20.

[3] Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số đặc biệt tháng 12/2010, trang 16.

Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *