Trang chủ / Nghiên cứu - trao đổi / Xây dựng và áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Xây dựng và áp dụng khung phân loại thông tin tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

Đinh Hữu Long
Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

1. Một số kinh nghiệm trong quá trình xây dựng Khung phân loại thông tin

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Trung ương Đảng về công tác văn thư và lưu trữ.

Hiện nay Kho Lun trữ Trung ương Đảng đang quản lý hơn 100 phông tài liệu và bộ sưu tập với khoảng 3,2 Km giá tài liệu phản ánh mọi hoạt động của Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các cấp ủy Đảng, tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước. Nhiều tài liệu trong Kho đặc biệt quý hiếm và đã được xếp là bảo vật quốc gia.

Việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý Kho Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ vừa có tính cấp thiết vừa có tính lâu dài của Cục Lưu trữ. Trên cơ sở Đề án của Ban Bí thư về tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng, từ năm 2001, Cục Lun trữ triển khai xây dựng các cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng để phục vụ công tác quản lý và khai thác phục vụ các yêu cầu của lãnh đạo các cấp. Việc xây dụng cơ sở dữ liệu vãn kiện Đảng đòi hỏi Cục Lưu trữ phải nghiên cứu Bảng mã chuyên đề, Bộ từ điển từ khóa của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

Năm 2002, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương tổ chức nghiên cứu, xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Qua 1 năm nghiên cứu, ngày 19 tháng 5 năm 2003 Cục Lưu trữ đã ban hành văn bản sử dụng Khung phân loại thông tin làm Bảng mã chuyên đề cho các cơ sở dữ liệu tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

Khung phân loại thông tin tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam là bảng phân loại thông tin tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo các đề mục và các cấp độ phân loại kèm theo các ký hiệu thông tin. Khung phân loại thông tin được sử dụng để xác định chuyên đề khi xây dựng các cơ sở dữ liệu tài liệu Kho Lun trữ Trung ương Đảng. Khung phân loại thông tin được phân loại theo 13 lĩnh vực hoạt động của Đảng và có 4 cấp độ thông tin: Đề mục, tiểu đề mục, mục và tiểu mục. Đề mục chỉ gồm chữ cái tiếng Việt, các cấp độ phân loại thông tin còn lại bao gồm chữ cái tiếng Việt và số Ả rập. Đề mục và tiểu đề mục của Khung phân ỉoại thông tin tương đối ổn định, mục và tiểu mục có thể bổ sung hoặc điều chỉnh ừong quá trình sử dụng.

Trong quá trình xây dựng khung phân loại thông tin, Cục Lun trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu các khung phân loại thông tin của một số nước trên thế giới và khung phân loại thông tin của Cục Lưu trữ nhà nước.

Đồng thời Cục Lưu trữ tiến hành khảo sát thông tin tài liệu của nhiều phông tại Kho Lưu trữ Trung ương. Trong quá trình khảo sát, việc phân loại thông tin đã được cán bộ Cục tuân thủ một số nguyên tắc sau:

–   Thông tin của mỗi đề mục, tiểu đề mục, mục và tiểu mục phải ngắn gọn súc tích

–   Thông tin trong mỗi tài liệu lun trữ thuộc Kho Lun trữ Trung ương Đảng đều phải được sắp xếp vào một hoặc nhiều chuyên đề thông tin.

–   Nếu tài liệu có nhiều chuyên đề thì cần ghi rõ từng chuyên đề và sắp xếp chuyên đề chính trước, chuyên đề phụ sau. Trong mỗi chuyên đề, cần chỉ rõ thông tin ở cấp độ nào trong 4 cấp độ thông tin.

–   Đối với thông tin về một hồ sơ vụ án, vụ việc thì được đưa về một chuyên đề mà vụ án, vụ việc phản ánh, đồng thời đưa về các chuyên đề liên quan đến thông tin tài liệu.

–   Những chủ trương chung của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, của cấp ủy Đảng thì được đưa vào vấn đề chung của từng đề mục hoặc tiểu đề mục.

Với nguyên tắc trên, khung phân loại thông tin tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng gồm 13 lĩnh vực hoạt động (13 đề mục và các tiểu đề mục) là:

A      LÃNH ĐẠO VÀ CHỈ ĐẠO CHUNG

0             Cấp Trung ương

1             Trung ương Cục miền Nam, các cấp uỷ Đảng

B      GIÀNH CHÍNH QUYỀN VÀ XÂY DựNG CHÍNH QUYỀN

0             Vấn đề chung

1             Giành chính quyền

2             Xây dựng Nhà nước

3             Hoạch định biên giới và địa giói hành chính

4             Chính phủ liên hiệp

5             Chính quyền địch

c       TỔ CHỨC, CÁN Bộ, BẢO VỆ ĐẢNG

0             Vấn đề chung

1             Tổ chức bộ máy

2             Các cuộc vận động xây dựng Đảng

3             Bảo vệ Đảng

4             Tố chức cơ sở Đảng và công tác đảng viên

5             Công tác cán bộ

D      KIÊM TRA

0             Vấn đề chung

1             Kiểm tra thực hiện các văn bản của Trung ương và cấp uỷ

2             Giải quyết đơn thư tố cáo

3             Xử lý kỷ luật

4             Kiểm tra việc xử lý kỷ luật Đảng của cấp dưới

5             Giải quyết đơn, thư khiếu nại kỷ luật

E      TƯ TƯỞNG, VĂN HOÁ, VĂN NGHỆ

0             Vấn đề chung

1             Tuyên truyền, cố động

2        Nghiên cún ỉý luận và nghiên cứu lịch sử Đảng

3        Đào tạo và bồi dưỡng lý luận chính trị

4        Nghiên cứu dư luận xã hội

5        Thông tin đại chúng

6        Văn hoá

7        Vãn nghệ

G   KHOA GIÁO

0        Vấn đề chung

1        Khoa học và kỹ thuật

2        Giáo dục – đào tạo

3        Ytế

4        Thể dục – thể thao

H   AN NINH

0        vấn đề chung

1        Xây dựng và huấn luyện lực lượng công an nhân dân

2        An ninh chính trị

3        An ninh kinh tế

4        An ninh biên giới

5        Trật tự, an toàn xã hội

6        Vụ việc khác

7        Tài liệu của địch

I     QUỐC PHÒNG

0        Vấn đề chung

1        Kháng chiến chống Pháp

2        Kháng chiến chống Mỹ

3        Chiến tranh biên giói Tây Nam

4        Chiến tranh biên giới phía Bắc

5        Xây dựng lực lượng

6        Hậu cần, chi viện cho tiến tuyến

2.   Nhập thông tin theo trường chuyên đề

– Tài liệu có tù’ 02 chuyên đề thông tin trở lên, cần nhập chuyên đề thông tin chính trước, chuyên đề thông tin phụ nhập sau. Giữa các chuyên đề thông tin cách nhau bởi dấu phẩy (,).

– Thông tin trong trường chuyên đề cần nhập cả mã và tường minh. Mã chuyên đề gồm chữ cái và số Ả rập, giữa chữ cái và số, giữa các chữ số cách nhau bởi dấu chấm (.) không có dấu cách. Giữa mã và tường minh cách nhau bởi dấu gạch ngang, không có dấu cách, cần nhập đủ các cấp độ thông tin, giữa các cấp độ thông tin được phân cách bởi dấu sổ chéo phải (\) không có dấu cách.

Khung phân loại thông tin tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương đã được Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đưa vào sử dụng tò năm 2003. Qua 10 năm sử dụng, khung phân loại thông tin về cơ bản vẫn đáp ứng được yêu cầu khai thác, tra tìm tài liệu lun trữ. Tuy nhiên phạm vi sử dụng của Khung phân loại chỉ bao gồm tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đang tiếp tục nghiên cứu khung phân loại thông tin tài liệu của Kho Lưu trữ cấp ủy tỉnh, thành phố và tiến tới xây dụng khung phân loại thông tin tài liệu của phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam.

Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học

 

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *