Trang chủ / Nghiên cứu - trao đổi / Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962-2012

Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 1962-2012

ThS. Trịnh Thị Hà – ThS. Dương Thị Thanh Huyền
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ

Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ đã tăng cường các hoạt động khoa học kỹ thuật, trong đó có công tác tiêu chuẩn hóa.

1. Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoan 1962 – 2012

1.1. Những kết quả đạt được

a)  Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa

Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa học, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất kinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”.

Từ những năm đầu mới thành lập, Cục Lưu trữ đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ. Năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóa đến năm 2000. Ngoài ra, trong giai đoạn này, hàng năm, Cục đều có kế hoạch triển khai công tác tiêu chuẩn hóa. Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hành đều nằm trong định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa.

Ngoài ra, công tác xây dựng và ban hành tiêu chuẩn đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở kế thừa kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ của một số nước và kết quả thử nghiệm kỹ thuật. Cục Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo và gửi phiếu xin ý kiến đến các cơ quan, tổ chức đối với dự thảo mỗi tiêu chuẩn. Qua đó, nhóm biên soạn đã tiếp thu nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và tìm ra các giải pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn ngành (TCN) đã được xây dựng và ban hành

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu xây dựng được một số tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn đề thiết yếu của công tác văn thư, lưu trữ.

Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN)

Năm 1992, Cục Lưu trữ đã phối họp với Viện Nghiên cửu về Tiêu chuẩn hóa Quốc gia nghiên cửu xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn cấp Nhà nước TCVN-5700- 1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày”. Tuy nhiên, từ những năm 1970, vấn đề tiêu chuẩn hóa một số văn bản quản lý nhà nước đã được một số cán bộ công tác tại Cục Lưu trữ bước đầu nghiên cứu. vấn đề này tiếp tục được nghiên cứu trong các đề tài của những năm tiếp theo như: Đề tài “Tiêu chuẩn mẫu văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” do ông Hồ Văn Quýnh làm chủ nhiệm, năm 1992; Đề tài “Nghiên cứu mẫu văn bản quản lý hành chính – mẫu các quyết định”, mã số 05-89 do ông Nguyễn Hữu Thời làm chủ nhiệm đề tài, năm 1998-1999 và Chương trình “Nghiên cứu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước”, chủ nhiệm đề tài là ông Dương Văn Khảm, mã số 2002:98-05, nam 2002-2006.

Năm 2002, TCVN-5700-1992 về “Văn bản quản lý Nhà nước – mẫu trình bày” được soát xét lần 1 và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:2002 Văn bản quản lý nhà nước (mẫu trình bày) theo Quyết định 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31 tháng 12 năm 2002.

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) được ban hành đã quy định thống nhất về kích thước, thể thức và cách trình bày của một văn bản. Tiêu chuẩn này có ý nghĩa rất lớn trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ (không còn tình trạng trong một hồ sơ, văn bản có nhiều kích thước khác nhau) và nâng cao hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước.

Năm 2008, thực hiện Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, Nghị định số 67/2009/NĐ-CP ngày 03/8/2009 sửa đổi một số điều của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa và căn cứ nhu cầu thực tế về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam thực hiện nghiên cứu, chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính và Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tháng 7 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định SỐ1687/QĐ- BKHCN về việc công bố các Tiêu chuẩn Quốc gia:

–  TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, thay thế: TCN 01:2002 Bìa hồ sơ.

– TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.

–  TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ, thay thế: TCN 06:1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

Tiêu chuẩn ngành (TCN)

Trong công tác văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành một số tiêu chuẩn ngành cần thiết như tiêu chuẩn về bìa hồ sơ, sổ đăng ký công văn đi – đến.

Về tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn cấp ngành TCN 2-1992 “Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” được ban hành bởi Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Những nội dung của tiêu chuẩn cấp ngành này được kế thừa từ kết quả nghiên cứu đề tài tiêu chuẩn “Mầu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” của chủ nhiệm Mai Thị Loan từ năm 1988.

Năm 2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đã có Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 5 năm 2002 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành TCN01-2002 Bìa hồ sơ thay thế TCN 02-1992.

Về tiêu chuẩn sổ đăng ký văn bản đi – đến: Từ năm 1985, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền biên soạn tiêu chuẩn cấp ngành như: Mầu sổ công văn đi – đến và sổ công văn mật. Năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước tiếp tục nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn ngành sổ đăng ký công văn đi – đến loại thường và mật (mẫu trình bày). Kế thừa từ những kết quả nghiên cứu đó, năm 1997, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 “Sổ đăng ký văn bản đi – đến”.

Trong công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và ban hành:

–  Các tiêu chuẩn là công cụ thống kê tài liệu lưu trữ như: Mầu sổ nhập tài liệu năm 1990; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 05-1997 sổ đăng ký mục lục hồ sơ; tiêu chuẩn ngành TCN 09- 1999 Phiếu phông.

– Các tiêu chuẩn là công cụ tra tìm tài liệu như: tiêu chuẩn ngành TCN 01-1990 thẻ tra tìm tàỉ liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN 04-1997 Mục lục hồ sơ.

–  Các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản như: tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn ngành TCN 03-1997 Cặp đựng tài liệu; tiêu chuẩn ngành TCN-06-1997 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ; tiêu chuẩn ngành TCN02-2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính.

c)  Nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi

Trong hoạt động tiêu chuẩn hóa của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, nhiều tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ đã được áp dụng rộng rãi trong thực tế. Có thể kể đến là:

– Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) là một tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước từ trung ương đến cấp xã, phường. Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN-5700-1992 và TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) đã được đại đa số cơ quan Nhà nước áp dụng trong hoạt động soạn thảo văn bản của cơ quan mình. Ngoài ra, tiêu chuẩn này còn là căn cứ để biên soạn giáo trình, cẩm nang… về soạn thảo văn bản nhằm phục vụ cho các đối tượng là sinh viên và công chức, viên chức nhà nước nghiên cứu, học tập và thực thỉ công việc của mình.

Không những thế, TCVN 5700:2002 (soát xét lần 1) về hình thức của văn bản như loại giấy, khổ giấy, cách ghi các thành phần Quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng của văn bản… còn được Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ tham khảo khi xây dựng và ban hành Thông tư liên tịch số 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 01/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

–  Tiêu chuẩn ngành TCN 02 – 1992 Mầu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước và TCNO1-2002 Bìa hồ sơ khi ban hành đã được áp dụng ở hầu hết các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể quần chúng và các lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. Các cơ quan đã in bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn và phát cho công chức dùng trong việc lập hồ sơ công việc và sử dụng trong lưu trữ hiện hành và lun trữ cố định. Việc ban hành và áp dụng tiêu chuẩn này đã tạo nên sự thống nhất và đồng bộ trong việc sử dụng bìa hồ sơ theo đúng quy cách.

–  Tiêu chuẩn ngành TCN 06-1997 sổ đăng ký văn bản đi – đến đã được triển khai áp dụng thống nhất trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức, góp phần vào việc quản lý chặt chẽ văn bản đi – đến cũng như theo dõi quá trình quản lý giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, tiêu chuẩn này đã thống nhất kích thước của sổ đăng ký văn bản đi – đến dùng trong các cơ quan, tổ chức, không còn tình trạng sổ đăng ký có các kích thước dài, ngắn, dày, mỏng khác nhau.

d) Qua công tác tiêu chuẩn hóa, Cục Lim trữ Nhà nước đã có mối quan hệ hợp tác với nhiều cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng tiêu chuẩn

Những năm 80, cùng với sự ra đời của Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa, hoạt động tiêu chuẩn hóa đã được triển khai trong hoạt động của Cục Lưu trữ Nhà nước. Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ nên việc xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có phạm vi áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức. Vì thế, tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi sự phối hợp, tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức để tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ khi ban hành có hiệu quả áp dụng cao. Trong quá trình thực hiện tiêu chuẩn hóa về văn thư, lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã phối họp với nhiều cơ quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường (Bộ Khoa học và Công nghệ), Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, Trung tâm Lun trữ các tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở sản xuất… trong việc khảo sát, nghiên cứu xây dựng và ban hành tiêu chuẩn.

Trong phạm vi của Cục, hoạt động này được triển khai nghiên cứu, xây dựng với sự phối hợp, tham gia giữa các phòng chức năng và các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ trung ương, Phòng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ…

1.2. Những hạn chế

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ còn có những hạn chế, đó là:

–  Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 trở lại đây chưa được sự quan tâm. Sau khi ban hành tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu hành chính vào năm 2002, một thời gian, hoạt động tiêu chuẩn hóa của Cục không được triển khai. Chỉ từ năm 2008, công tác tiêu chuẩn hóa mới được chú ý trở lại nhưng vẫn chưa có định hướng phát triển dài hạn.

–  Việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực cho việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn còn hạn hẹp so với ý nghĩa của các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ là một nghiên cứu khoa học kỹ thuật có phạm vi áp dụng trong cả nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

–  Nội dung tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ tương đối phong phú nhưng số lượng các tiêu chuẩn ban hành về lĩnh vực này còn hạn chế. Các tiêu chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng và ban hành mới chỉ hướng đến đối tượng là tài liệu lưu trữ hành chính. Các lĩnh vực lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử, bản đồ, tài liệu khoa học kỹ thuật chưa được tiêu chuẩn hóa. Ngoài ra, còn thiếu các tiêu chuẩn về thuật ngữ văn thư, lưu trữ phục vụ cho việc hiểu, quan niệm một cách thống nhất trong hoạt động văn thư, lưu trữ như: các từ chuẩn, từ khóa…

–  Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành kịp thời. Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và các văn bản hướng dẫn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mới tiến hành rà soát và thực hiện chuyển đổi tiêu chuẩn ngành Bìa hồ sơ, Hộp bảo quản tài liệu hành chính, Giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia.

– Nhiều tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ chưa được sự đón nhận, áp dụng trong thực té, ví dụ: Tiêu chuẩn ngành TCN 02:2002 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính… Nguyên nhân của tình trạng này là do tiêu chuẩn ban hành không thuận tiện khi sử dụng; việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ quan lưu trữ chậm được triển khai; nhận thức của các đơn vị sử dụng về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp, các đơn vị thường chạy theo lợi ích kinh tế mà không tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được ban hành…

–  Nhiều tiêu chuẩn chưa được soát xét, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Sau khi các tiêu chuẩn được ban hành và áp dụng trong thực tế, Cục hầu như chưa tổ chức đánh giá, tổng kết việc áp dụng tiêu chuẩn tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương. Vì thế, những ý kiến về hiệu quả cũng như khuyết điểm của tiêu chuẩn chưa được phản hồi lại đon vị xây dựng tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh.

2.   Phương hướng cho hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ thời gian tới

Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua đã đạt được kết quả nhất định và có phạm vi áp dụng rộng rãi trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong thời gian tới, để nâng cao hoạt động tiêu chuẩn hóa về văn thư, lưu trữ cần thực hiện một số giải pháp:

–  Xây dựng định hướng chiến lược về hoạt động tiêu chuẩn hóa văn thư, lưu trữ và có lộ trình thực hiện, nhân lực, kinh phí phù họp. Trong đó, thực hiện tiêu chuẩn hóa đối với các loại hình tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử; tiêu chuẩn về thuật ngữ trong công tác văn thư, lưu trữ.

– Đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, phòng thí nghiệm cho công tác nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn, cần dành một khoản kinh phí thường xuyên cho việc tiêu chuẩn hóa và đưa việc tiêu chuẩn hóa là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

–  Định kỳ tổ chức soát xét, chỉnh sửa các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù hợp với thực tiễn và điều kiện phát triển khoa học công nghệ mới.

–  Tổ chức các lớp tập huấn nhằm triển khai, giới thiệu, hướng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn đã ban hành đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các bộ, ngành, cơ quan Trung ương và Lưu trữ các địa phương.

Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *