Trang chủ / Công bố tài liệu / Vài nét về: Luật lưu trữ của Việt Nam cộng hòa

Vài nét về: Luật lưu trữ của Việt Nam cộng hòa

 

 Luật lưu trữ của chế độ Việt Nam Cộng hòa mệnh danh là “Luật số 020/73 về Văn khố tại Việt Nam” do Tổng thống Việt Nam Cộng hòa Nguyễn Văn Thiệu ký ban hành ngày 26/12/1973 gồm 4 chương, 14 điều, ngắn gọn chỉ vừa đủ 3 trang giấy khổ A4. Để thực thi đạo luật này, theo quy định chính quyền Việt Nam Cộng hòa sẽ ban hành tiếp các văn bản dưới luật đó là các Sắc lệnh liên quan nhưng những văn bản đó đã không được ban hành….

Tuy nhiên, qua tìm hiểu những tài liệu hiện lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II cho thấy những văn bản pháp luật liên quan: Về tổ chức cơ quan phụ trách Văn khố Quốc gia và Quy chế tài liệu Văn khố Quốc gia, đang được soạn thảo.

Trong đó có một số nội dung cần tham khảo khi nghiên cứu về lịch sử hình thành và phát triển về Văn khố Việt Nam Cộng hòa.

1. Về tổ chức cơ quan quản lý Văn khố Quốc gia

Theo các điều 2, 4, 5, 7 và 13 của Luật về Văn khố tại Việt Nam Cộng hòa thì cơ quan quản lý Văn khố Quốc gia chịu trách nhiệm về một loại tài sản quốc gia đặc biệt quan trọng – “Bất năng di nhưỡng và vô thời tiêu”. Kiểm soát toàn thể các cơ quan công quyền và công lập trong nước. Cơ quan này có tầm mức Liên bộ, và một tính cách tự trị.

Văn khố Quốc gia đặt dưới quyền điều kiển của một “Tổng Giám thủ”. “Tổng Giám thủ Văn khố Quốc gia do Thủ tướng chính phủ bổ nhiệm bằng Sắc lệnh…”[1]

Một trong những nhiệm vụ của “Văn khố Quốc gia” là sưu tầm và quy hoàn các tài liệu văn khố tại trong nước và nước ngoài; Cấp phát có thu tiền cho công chúng những bản sao, bản trích lục và ảnh sao có thị thực của các tài liệu lưu trữ trong văn khố, thu ngân và được quyền sử dụng trọn vẹn vào các khoản chi nội bộ về bảo quan và phát triển văn khố; Huấn luyện chuyên viên văn khố và chuyên viên quản trị hồ sơ cho các cơ quan công quyền và công lập trên toàn quốc.

Về quyền hạn của Tổng Giám thủ Văn khố, một trong những quy định về trách nhiệm có đề cập đến là: Tổng Giám thủ Văn khố có quyền chỉ định nơi lưu trữ của các tài liệu văn khố quốc gia và nếu cần quyết định sự giao nạp bất thường của bất cứ tài liệu văn khố nào xét ra cần phải được lưu trữ tại Văn khố Trung ương vì lý do công ích hay an toàn về tình trạng vật lý của tài liệu; Ký kết mua hay sao chụp mọi tài liệu xét thấy cần thiết hoặc hữu ích cho tài nguyên Văn khố Quốc gia. Những tài liệu như vậy sẽ đương nhiên thuộc tài nguyên Văn khố Quốc gia và chi phí cho công việc này sẽ do ngân sách quốc gia đài thọ.

2. Về quy chế tài liệu Văn khố Quốc gia:

Theo các điều 1,2, 3, 4 của Luật về Văn khố tại Việt Nam Cộng hòa những nội dung liên quan bước đầu đã được đưa ra bàn thảo. Trong đó:

– Khái niệm:

“Cơ quan” chỉ tất cả các cơ quan công quyền và công lập trong và ngoài nước, bất luận thuộc lập pháp, hành pháp hay tư pháp;

“Cơ quan nguyên thủy” chỉ cơ quan trước kia đã sản sinh hay đã giao nạp tài liệu;

“Thời hạn công dụng” chỉ thời gian tài liệu còn cần thiết cho hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu trên mặt hành chính cũng như trên mặt pháp lý;

“Thời hạn công tính” chỉ thời gian tối thiểu quá thời hạn đó tài liệu mới được đưa ra cho công chúng tự do tham khảo;

“Giao nạp” chỉ việc chuyển giao theo luật định của tài liệu Văn khố các cơ quan về lưu trữ tại Văn khố các cấp đã được phân cấp theo thẩm quyền;

“Ký thác” chỉ việc một tư nhân – cá nhân hay đoàn thể đem gửi tài liệu văn khố riêng tư của mình vào một cơ sở văn khố quốc gia cất giữ và bảo quản, theo những điều kiện được thỏa thuận giữa hai bên.

– Việc quản lý tài liệu văn khố tại các cơ quan được quy định:

Các cơ quan có trách nhiệm phải bảo quản đầy đủ, an toàn và có trật tự những tài liệu của cơ quan chưa được giao về Văn khố Quốc gia;

Các cơ quan phải thiết lập mọi công cụ đăng ký để quản lý, kiểm soát, kiểm tra tài liệu văn khố cần thiết và kiểm soát các việc bàn giao tài liệu nội bộ mỗi khi có bàn giao chức vụ;

Văn khố Quốc gia có quyền thanh tra hoặc cử người đến thanh tra công tác lưu trữ của các cơ quan công quyền và công lập trên toàn quốc và đưa ra những khuyến cáo cần thiết liên quan đến tài liệu văn khố;

– Về giao nạp và ký thác văn khố:

Tài liệu văn khố của các cơ quan đến thời hạn nộp lưu đều phải giao nạp về Văn khố Quốc gia. Mọi biệt lệ nhằm kéo dài thời hạn giao nộp phải được ấn định bằng Nghị định của Tổng trưởng Bộ chủ quản sau khi có thỏa hiệp của Tổng Giám thủ.

Các tài liệu văn khố chưa đến thời hạn nộp lưu, nếu xét ra không còn cần thiết cho hoạt động của cơ quan có thể được giao nạp về Văn khố Quốc gia sau khi thỏa thuận với Văn khố Quốc gia;

Tổng Giám thủ văn khố có thể yêu cầu giao nạp bất thường mọi tài liệu xét ra cần phải được lưu trữ tại cơ sở của Văn khố Quốc gia vì lý do lợi ích công cộng hay an toàn của tài liệu;

Khi một cơ quan giải thể, toàn thể tài liệu văn khố lưu trữ tại cơ quan đó phải được giao nạp về Văn khố Quốc gia: Trước khi giải thể, cơ quan bị giải thể phải kê khai bàn giao tài liệu cho Văn khố Quốc gia. Nếu nhiệm vụ của cơ quan bị giải thể được một cơ quan khác thay thế đảm nhiệm một phần hay toàn bộ, cơ quan thay thế chiếu nhu cầu, có thể kê khai rõ ràng xin giữ lại những loại tài liệu cần thiết. Việc này sẽ do Tổng Giám thủ Văn khố Quốc gia cho phép bằng quyết định;

Trong lúc Văn khố Quốc gia chưa được trang bị đầy đủ phương tiện để tiếp nhận tài liệu theo quy định (trụ sở, nhân viên,…) các cơ quan sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về trật tự và an toàn của tài liệu văn khố chưa giao nạp được và phải thiết lập mọi tiện nghi cần thiết để bảo đảm trật tự và an toàn của những tài liệu ấy;

Ngoài các tài liệu do cơ quan công quyền và công lập giao nạp, Tổng Giám thủ được quyền nhận lưu trữ tại cơ sở Văn khố Quốc gia, tài liệu Văn khố của các cá nhân, đoàn thể tư nhân xin ký thác. Tài liệu ký thác sẽ vẫn thuộc trọn quyền sở hữu của nguyên chủ nhân. Các điều kiện về bảo quản sử dụng tài liệu sẽ được thỏa thuận trong một hợp đồng ký thác do cơ quan Văn khố Quốc gia ký kết với đương sự.

– Về tham khảo tài liệu:

Các công dân, cơ quan và đoàn thể công hay tư đều được quyền tham khảo tài nguyên Văn khố Quốc gia đã hết hạn công tính lưu trữ tại các cơ sở của Văn khố Quốc gia, ngoại trừ những loại tài liệu hạn chế tham khảo theo quy định vì lý do bảo vệ an ninh trật tự công cộng và bảo vệ đời tư cá nhân;

Tổng Giám thủ văn khố hoặc đại diện hữu quyền có thể chiếu lý do kỹ thuật hoặc tình trạng của tài liệu, không cho phép đưa ra tham khảo những tài liệu hoặc khối tài liệu bất luận hạn tuổi;

Trong mọi trường hợp Tổng Giám thủ văn khố chiếu luật lệ hiện hành có trọn quyền quyết định việc nên hay không nên cho tham khảo về phương diện độc giả cũng như về phương diện tài liệu;

Người được cho tham khảo hoặc được cấp bản sao, sao lục tài liệu văn khố quốc gia không đương nhiên có quyền phố biến tài liệu liên hệ. Mọi phổ biến toàn văn dù dưới hình thức nào (xuất bản, trưng bày,…) đều phải có sự chấp thuận và kiểm duyệt của Tổng Giám thủ văn khố hoặc đại diện hữu quyền theo luật lệ về văn khố; Điều này không có tính cách hạn chế hay sửa đổi các luật lệ thông thường về bản quyền hiện hành trong nước.

– Về xuất cảnh tài liệu:

Văn khố Quốc gia là Tài sản Quốc gia nhất thể và bất khả phân. Ngoại trừ những tài liệu trở thành vô dụng được giải hạng hợp lệ bằng các thể thức tiêu hủy theo quy định, mọi hành vi nhằm bãi bỏ sở hữu quyền quốc gia trên bất cứ một thành phần nào của Văn khố Quốc gia đều phải được xác nhận bằng một đạo luật.

Không ai được mang tài liệu thuộc Tài nguyên Văn khố Quốc gia ra khỏi Việt Nam nếu không có giấy phép của Tổng Giám thủ:

Mọi xuất cảnh tài liệu văn khố dù công hay tư đều phải có chiếu khán của Tổng Giám thủ và tuân theo các điều kiện do Tổng Giám thủ tùy nghi ấn định cho từng trường hợp, liên quan đến các vấn đề lưu chứng, bảo quản, sử dụng và hoàn hương nếu có;

Các giới hữu trách có bổn phận thông báo cho Nha Văn khố Quốc gia mỗi khi xảy ra những trường hợp mua bán và xuất cảnh hay có ý định xuất cảnh tài liệu văn khố bất luận công hay tư.

Theo quy định của chính quyền Việt Nam Cộng hòa, Tổng Giám thủ Văn khố Quốc gia căn cứ vào những sắc lệnh về văn khố sẽ ấn định mọi quy tắc và thủ tục chi tiết cần thiết để áp dụng Luật và Sắc lệnh về văn khố trình các cấp có thẩm quyền ban hành, áp dụng trên toàn quốc.

Hoàng Văn Thụ – Hà Kim Phương

  1. Luật Lưu trữ của chế độ Việt Nam Cộng hòa, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 7/2007.
  2. Hồ sơ 7567, Phông Phủ ThT ĐIICH, TT LTQG II.
  3. Hồ sơ 487,  506, 508, 512, 548, 786, 885 – Phông Nha Văn khố Quốc gia – TT LTQG II.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *