Trang chủ / Kỹ năng nghề nghiệp / Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản

Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy  trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có  cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.

Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong  chương trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định hướng hoạt động của cơ quan.  Những mục tiêu này cần phải được xác lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì cho các mục tiêu đó.

Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên.

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH.

Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “ Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu và có ý định được thực hiện  dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng  thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy chuẩn ưu tiên.

TÍNH TOÁN RỦI RO

Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ  các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.

KHẢO SÁT CÁC ĐIỀU KIỆN BẢO QUẢN

Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ.

KHẢO SÁT MÔI TRƯỜNG

Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm tương đối để  thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản. Hỗ trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các cách phục chế.

Làm thế nào  để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo sát về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét, nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC.

KHẢO SÁT HỆ THỐNG BẢO VỆ VÀ SỬ  DỤNG

Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như trước các thiệt hại bất ngờ.

Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá. Các hệ thống an ninh, gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ, và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện, nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những thiệt hại tiềm tàng trong các công việc này.

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ

Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch mang tính chiến lược cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá cả chiều sâu, lẫn chiều rộng của nguồn tư liệu để có thể đánh giá được giá trị tri thức của các tư liệu, ấn phẩm đó. Trong hệ thống thư viện, thì Đại cương của nhóm thư viện nghiên cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này. Chương trình phần mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra bốn câu hỏi đơn giản nhằm đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm trong bối cảnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang.

Một khi cơ quan thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên đây, thì các câu hỏi dưới đây sẽ giúp họ thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá trị giáo dục của các tài liệu và các ấn phẩm xuất bản về mặt ưu tiên của cơ quan và về toàn bộ các tài liệu đề cập đến theo các vấn đề đã đề cập:

  1. Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn bang, cục bộ, quốc gia hay quốc tế?
  2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề đang lưu trữ tại thư viện?
  3. Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các thư viện khác?
  4. Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?
  5. Cơ quan thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này không?
  6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là thu thập các tài liệu mới?
  7. Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến vốn tư liệu và những hiểu biết về vấn đề này không?

Thông qua quá trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ ở  hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài. Tuy vậy, các tài liệu này lại đang được quan tâm và ưa thích, vì vậy chúng cần phải được bảo vệ để tránh xuống cấp và hư hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt.

Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu, ấn phẩm này có giá trị thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng trưng, giá trị tiền tệ và giá trị hiện vật của nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh hưởng đến các chuẩn ưu tiên trong công tác bảo quản. Thường thường điều đó cũng sẽ quyết định, liệu có thể chấp nhận việc chuyển dạng các tư liệu hoặc việc chọn các biện pháp bảo quản có thích hợp đối với tư liệu hay không.

CÁC NGUỒN VỐN CÓ SẴN

Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của vốn tư liệu, về điều kiện môi trường, và các yếu tố khác có liên quan đến việc lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đều cần phải được cân đối với nguồn vốn mà cơ quan có thể huy động được và cân đối với khả năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu đã định đó.. Về điểm này thì quá trình lên kế hoạch phải chuyển sang giai đoạn áp dụng và phải xác định được các hành động thực tế cần thiết có thể phải được thực hiện.

Các nhà hoạch định kế hoạch cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà không cần phải bổ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử dụng trong công tác trông coi và sử dụng tài liệu, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo các chỉ dẫn về Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện, việc hệ thống tư liệu và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị kế hoạch đề phòng rủi ro, khi mua sắm các thiết bị và dụng cụ phục vụ cho công tác bảo quản thì phải tuân theo các tiêu chuẩn về bảo quản, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm ổn định nhiệt độ và độ ẩm trong hệ thống kho tàng, cũng như việc kết hợp các dự định về bảo quản thành các chủ trương, chính sách và công tác bảo quản đều có thể được thực hiện tốt trong khuôn khổ nhân sự và nguồn ngân sách hiện có. Đây chưa phải là danh mục đầy đủ và toàn diện các hoạt động về công tác bảo quản mà chỉ là một ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản.

Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay thế một lượng đáng kể các thiết bị trong kho tàng hay các thiết bị bảo quản đi kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng cách tân trang toà nhà hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong công tác  tu bổ, mà chúng có thể đạt được qua các hội thảo hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn, và rồi công việc này cuối cùng thế nào cũng được thực hiện .

MÔI TRƯỜNG LÃNH ĐẠO.

Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường lãnh đạo trong đó tiến hành chương trình dự định thực hiện. Vì vậy cần phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý như sự thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn. Đa phần thành công của một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào nhiệt tình ủng hộ của các nhà quản lý của cơ quan, trước các thay đổi cần thiết. Sự ủng hộ đó cần phải được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra thông qua các việc cần phải làm. Điều quan trong là phải đảm bảo để cơ quan tiếp tục có kinh phí  hoạt động, ít nhất là việc bổ sung vốn tài liệu, thuê mướn nhân công, hoặc có khả năng xin một khoản kinh phí nhất định, hoặc một khoản tiền mới hy vọng sẽ được cấp. Điều đó có nghĩa là cần phải làm cho các cán bộ lâu năm, các nhà quản lý của các cơ quan tham gia và ủng hộ quá trình này. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác của các nhân viên khác trong cơ quan. Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết phục mọi nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay đổi đó. Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi hỏi phải có sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ quan như các nhà quản lý hoặc các kỹ sư xây dựng. Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các tư liệu ấn phẩm, cũng rất cần thiết.

Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó. Việc thực hiện chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần thiết, nhờ vậy mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm nhiều nguồn vốn trong vòng vài năm hoặc theo từng giai đoạn.

 CÔNG TÁC BẢO QUẢN DỰ PHÒNG.

Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần nhớ rằng trách nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là phải đảm bảo được tuổi thọ tối đa cho toàn bộ các tư liệu, ấn phẩm lưu trữ. Điều này hoàn toàn đúng vì không có một lý do nào khác ngoài việc đầu tư vốn vào việc bảo quản các tài liệu lưu trữ của cơ quan. Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng để ngăn chặn sự xuống cấp ở mức tối đa. Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan trọng đối với thư viện và các tư liệu lưu trữ, điều này cũng giống như các biện pháp y tế dự phòng đối với con người vậy. Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự phòng là các hoạt động mà mỗi cơ quan bình thường vẫn làm là: bổ sung, đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa tài liệu lên giá, đưa tài liệu ra phục vụ và lau chùi, vệ sinh cả cơ sở vật chất của thư viện, lẫn tư liệu sách vở, sao chụp, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng. Tuy nhiên, là các phần việc trong một chương trình bảo quản hợp nhất, giờ đây các công việc này phải được thực hiện với một nhận thức mới, bảo quản để kéo dài tuổi thọ của vốn tài liệu, các công việc bảo quản này phải được tiến hành phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản hiện hành. Do vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự phòng như là một chương trình bổ sung mà là một phần việc cần thiết của công tác và trách nhiệm hàng ngày của cơ quan.

Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là không tốn kém. Trong thực tế, thì bộ phận quan trọng nhất là hệ thống điều chỉnh không khí, hệ thống này đảm bảo một môi trường không khí ổn định suốt ngày đêm trong cả năm, với mức độ dao động nhỏ theo tiêu chuẩn quốc gia lại rất đắt tiền. Khi phát triển một kế hoạch bảo quản, cần phải cân nhắc giữa chi phí cho việc đảm bảo có một môi trường lý tưởng với việc không làm gì cả. Cụ thể là khi đặt ra các ưu tiên, cần phải hiểu rằng điều chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo quản và lưu trữ. Tất cả những gì mà cơ quan làm để ngăn chặn sự xuống cấp của các tư liệu lưu trữ hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô dụng, nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo quản trong các điều kiện môi trường xấu. Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất toàn bộ công việc bảo quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ quan với toàn bộ các hoạt động của nó. Đạt được một môi trường tốt nhất trong điều kiện hiện có cũng quan trọng không kém, đồng thời cũng cần nỗ lực ưu tiên số một cho công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường đảm bảo việc lưu giữ tư liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia.

BẢO QUẢN PHỤC CHẾ.

Hiện nay có ít khả năng lựa chọn đối với những người chịu trách nhiệm lớn nhất trong việc coi sóc nguồn tư liệu, những người mong muốn kéo dài tuổi thọ của nguồn tư liệu lưu trữ đến mức tối đa. Nếu họ xử lý loại giấy đã nhiễm  axít thì có thể khử axít từng tờ một, hoặc đưa toàn bộ tài liệu đến các nhà thầu có khả năng khử axít hàng loạt. Nhưng việc khử axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán. Nó có thể vẫn rất hiệu quả và làm chậm quá trình hoá tính gây hỏng giấy. Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một quá trình giữ được độ bền của giấy, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy khi đã bị giòn. Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình giòn chưa xảy ra.

Một biện pháp khác là chuyển dạng các tài liệu, hay sách để lưu giữ được nhiều thông tin mà nó chứa đựng nhất. Thường thì công việc này được xử lý bằng cách chụp microfilm, hoặc bằng cách chụp lại trên giấy kiềm. Cũng có một số dự án thử nghiệm bằng công nghệ số hoá. Khi tiến hành các phương pháp này cũng cần lưu ý đến một số điều kiện nhất định. Việc sao chụp, lưu giữ phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ một cơ quan nào tham gia vào dự án công nghệ số hoá, đều phải tuân theo một cách nghiêm ngặt các tiêu chuẩn này. Việc chụp phim cũng cần phải được tiến hành phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản cũng phải được cất giữ ở trong điều kiện môi trường có kiểm soát, nếu như phim đó được coi là một vi phim (microfilm) cần được bảo quản thực sự. Quản lý các dự án chụp microfilm bảo quản cũng đòi hỏi những kiến thức đáng kể, và cũng nên tham khảo các nhà tư vấn có kiến thức và hiểu biết khi lập hay giám sát một dự án như vậy. Cuối cùng thì chỉ trừ các cơ quan thư viện có quy mô lớn có các chuyên gia được đào tạo cao, còn lại các cơ quan khác vẫn còn xa lạ với công tác bảo quản bằng công nghệ số hoá. Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua các dự án, thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ, khả năng chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một lựa chọn khả thi.

Cuối cùng, thì cũng có cách xử lý. Việc xử lý này bao gồm rất nhiều quy trình, mà các quy trình này cần phải có các chuyên gia bảo quản thực hiện. Một số các bảo tàng và thư viện nghiên cứu lớn có các phòng thí nghiệm về bảo quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ. Còn hầu hết các cơ quan thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương, hoặc các nhân viên bảo quản hành nghề tư nhân để xử lý các công việc thuộc lĩnh vực bảo quản lưu trữ.

Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại hình tài liệu, thì nhà quản lý công tác bảo quản trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của việc hư hỏng cần phải sửa chữa và đặc tính của các tư liệu cần xử lý để biết được có thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ quan. Nói cách khác, phải hiểu được rằng những người tình nguyện được các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn, có thể thực hiện được việc sửa chữa thông thường với các tài liệu đưa ra phục vụ độc giả, nhưng không thể cho họ sửa chữa các tài liệu có giá trị lâu dài. Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải được trang bị đầy đủ kiến thức để có thể chọn lựa cách thức xử lý thích hợp, nghĩa là phải biết được khi nào tài liệu cần chụp bằng máy photo hơn là chụp microfilm, hoặc khi nào việc chuyển dạng tài liệu không nên làm vì ảnh hưởng đến việc mất thông tin.

Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt các quyết định. Các quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà tư vấn. Cần lưu ý rằng với việc lập một kế hoạch bảo quản tốt và hoàn chỉnh là chúng ta đã đưa ra được phương thuốc hữu hiệu giúp kéo dài tuổi thọ của các tài liệu có giá trị đang có nguy cơ bị hư hỏng.

Tiến sĩ Margaret Child

Nguyên cố vấn về công tác bảo quản tư liệu, Washington DC.

THƯ MỤC

American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide for Written Collection Policy Statements. Bonita Bryant, ed. Collection Management & Development Guides, no. 3. Chicago: American Library Association, 1989, 32 pp.

 American Library Association, Subcommittee on Guidelines for Collection Development. Guide to the Evaluation of Library Collections. Barbara Lockett, ed. Collection Management & Development Guides, no. 2. Chicago: American Library Association, 1989, 25 pp.

 Atkinson, Ross. “Selection for Preservation: A Materialistic Approach.” Library

Resources & Technical Services 30 (Oct./Dec. 1986): 344-53.

 Calmes, Alan, Ralph Schofer, and Keith R. Eberhardt. “Theory and Practice of Paper Preservation for Archives.” Restaurator 9 (1988): 96-111.

 Child, Margaret S. “Further Thoughts on Selection for Preservation: A Materialistic

Approach.'” Library Resources & Technical Services 30 (Oct./Dec. 1986): 354-62.

 Cloonan, Michốle. Organizing Preservation Activities. Association of Research Libraries Resource Guide. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993, 98 pp.

 Cox, Richard J. “Selecting Historical Records for Microfilming: Some Suggested

Procedures for Repositories.” Library and Archival Security 9.2 (1989): 21-41.

 Darling, Pamela W., and Wesley Boomgaarden, comps. Preservation Planning Program Resource Notebook. Washington, DC: Association of Research Libraries, Office of Management Studies, 1987, 719 pp.

 Darling, Pamela W., with Duane E. Webster. Preservation Planning Program: An Assisted Self-Study Manual for Libraries. Expanded ed. Washington, DC: Association of Research Libraries, Office of Management Studies, 1987, 156 pp.

 Drott, M. Carl. “Random Sampling: A Tool for Library Research.” College & Research Libraries (March 1969): 119-25.

 Gwinn, Nancy E., and Paul H. Mosher. “Coordinating Collection Development: The RLG Conspectus.” College & Research Libraries 43 (March 1983): 128-40.

 Merrill-Oldham, Jan, and Paul Parisi. Guide to the Library Binding Institute Standard for Library Binding. Chicago: American Library Association, 1990, 60 pp.

Motylewski, Karen. “What an Institution Can Do to Survey Its Own Preservation Needs.” In Collection Maintenance and Improvement. Sherry Byrne, ed. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993.

Ogden, Barclay. On the Preservation of Books and Documents in Original Form.

Washington, DC: The Commission on Preservation and Access, 1989, 5 pp.

 Ogden, Barclay, and Maralyn Jones. CALIPR. Sacramento, CA: The California State Library, 1997. [An automated tool to assess preservation needs. Available from the California State Library Foundation, P.O. Box 942837, Sacramento, CA 94237-0001.], http://sunsite.berkeley.edu/CALIPR/.

 Ogden, Sherelyn. Preservation Planning: Guidelines for Writing a Long-Range Plan. Washington, DC.: American Association of Museums and Northeast Document Conservation Center, 1997.

 Parisi, Paul A., and Jan Merrill-Oldham, eds. Standard for Library Binding. 8th ed.

Rochester, NY: Library Binding Institute, 1990, 17 pp.

 Paskoff, Beth, and Anna H. Perrault. “A Tool for Comparative Collection Analysis: Conducting a Shelflist Sample to Construct a Collection Profile.” Library Resources & Technical Services 34 (April 1990): 199-215.

 RLG Preservation Needs Assessment Package (PreNAP). Mountain View, CA: Research Libraries Group, 1991. [An automated tool to assess preservation needs. Available from Preservation Publication Coordinator, RLG, 1200 Villa Street, Mountain View, CA 94041-1100.]

 Walker, Gay. “Notes on Research and Operations: Assessing Preservation Needs.” Library Resources & Technical Services 33 (Oct. 1989): 414-19.

 Walker, Gay, Jane Greenfield, John Fox, and Jeffrey S. Simonoff. “The Yale Survey: A Large-Scale Study of Book Deterioration in the Yale University Library.” College & Research Libraries 46 (March 1985): 111-32.

 Waters, Peter. “Phased Preservation: A Philosophical Concept and Practical Approach to Preservation.” Special Libraries (Winter 1990): 35-43.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *