Trang chủ / Kỹ năng nghề nghiệp / Khảo sát đánh giá các nhu cầu về công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá các nhu cầu về công tác bảo quản

Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó. Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra. Nhiều cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể. Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến hành thêm các khảo sát để chỉ ra được các vấn đề cụ thể hay yêu cầu của các bộ sưu tập nhất định hoặc của các loại hiện vật.

Do các cuộc khảo sát là nền tảng cho việc hoạch định kế hoạch bảo quản nên một cuộc khảo sát đáp ứng được các yêu cầu về kế hoạch của cơ quan có ý nghĩa rất quan trọng.

– Một cuộc khảo sát phải đánh giá được các chính sách, các công việc thường làm và các điều kiện trong cơ quan có ảnh hưởng đến việc bảo quản các bộ sưu tập.

– Nó phải chỉ ra được tình hình chung của tất cả các bộ sưu tập cũng như những gì cần phải làm để cải thiện tình trạng đó và làm thế nào để bảo quản chúng về lâu dài.

– Nó phải xác định được các nhu cầu cụ thể về bảo quản và đưa ra các hoạt động phù hợp để đáp ứng được những nhu cầu đó cũng như sắp xếp các hoạt động đó theo thứ tự ưu tiên.

Một cuộc khảo sát phải bao quát toàn bộ toà nhà lưu giữ các bộ sưu tập và xác định được những nguy cơ đe doạ chúng, bao gồm các yếu tố như môi trường, lưu trữ, an ninh và truy cập, bảo quản tài liệu, cách thức tu bổ, các chính sách và công việc thực tế. Cần lưu ý rằng toà nhà nơi lưu giữ các bộ sưu tập thường cũng là một bộ phận của bộ sưu tập đó. Đó là trong trường hợp các toà nhà có ý nghĩa về mặt lịch sử hoặc kiến trúc điển hình. Trong trường hợp này, cần phải xem xét đến các hoạt động được tiến hành để bảo quản toà nhà cũng như các bộ sưu tập mà nó lưu trữ.

Tất cả các thông tin này cần được ghi chép lại thành một báo cáo khảo sát chính thức. Báo cáo này cần được viết với văn phong rõ ràng, rành mạch và được trình bày sao cho người xem có thể dễ dàng xác định hay trích dẫn được thông tin cần tìm. Nó là phương tiện mà bạn có thể sử dụng để phác thảo kế hoạch bảo quản của bạn, do vậy nó phải chứa đựng thông tin bạn cần với ngôn ngữ dễ hiểu và hình thức dễ tiếp cận.

Một cuộc khảo sát đánh giá nhu cầu có thể do cơ quan tư vấn bên ngoài hoặc do các nhân viên của cơ quan đó tiến hành. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế cần được xem xét trước khi tiến hành thuê tư vấn bên ngoài hay yêu cầu nhân viên trong cơ quan thực hiện. Trong trường hợp hợp đồng với tư vấn bên ngoài, cần thiết phải kiểm tra các bằng cấp và thư giới thiệu của người đó trước khi thuê.

So sánh tư vấn bên ngoài với nhân viên trong cơ quan

Ưu điểm của việc thuê nhân viên tư vấn bên ngoài:

– Một tư vấn viên bên ngoài có thể có nhiều kinh nghiệm hơn bất cứ ai trong cơ quan của bạn. Người đó có thể đã thực hiện nhiều cuộc khảo sát, quen với các bước tiến hành công việc và đã từng xử lý nhiều tình huống đa dạng hơn. Ngoài ra, anh ta có thể có hiểu biết hơn hẳn về các nguồn lực bên ngoài mà chúng có thể hữu ích trong việc hoàn thiện dự án. Điều này khiến cho nhà tư vấn có hiểu biết rộng hơn và toàn diện hơn khi đưa ra các lời khuyên.

– Nhà tư vấn có thể là chuyên gia trong một lĩnh vực hay một loại sưu tập cụ thể. Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra nhận xét.

– Nhà tư vấn bên ngoài có thể nói lên những ý kiến mang tính chỉ trích mà không sợ bị một áp lực nào. Do đó anh ta có thể chỉ ra những tình trạng cần thay đổi, ngay cả khi thay đổi đó không làm vừa lòng người khác. Vì thế nhà tư vấn không bị hạn chế hay cản trở từ phía các mối quan hệ trong cơ quan.

– So với đội ngũ nhân viên cũng như đội ngũ quản lý của cơ quan, nhà tư vấn bên ngoài thường được tín nhiệm hơn ngay cả khi sự tín nhiệm này chưa được kiểm chứng. Vì vậy nhà tư vấn được coi như một người có thế lực.

– Có lẽ lợi thế lớn nhất của việc thuê tư vấn bên ngoài là nhân viên tư vấn đó có thời gian tiến hành công việc. Anh ta có thể đến làm việc theo một thời gian biểu cố định, hoàn thành việc khảo sát và viết báo cáo đúng thời hạn.

Bất lợi của việc thuê tư vấn bên ngoài

–  Một nhà tư vấn bên ngoài không biết được nguồn gốc hoặc khuôn khổ hoạt động của cơ quan là nguồn gốc nảy sinh các vấn đề. Anh ta không nắm được truyền thống và đặc điểm riêng của cơ quan nên có thể đưa ra những ý kiến thiếu thực tiễn hoặc nằm ngoài khả năng thực hiện của cơ quan.

– Việc thuê tư vấn bên ngoài đòi hỏi một khoản tiền phí tư vấn mà có thể đối với cơ quan vào thời điểm đó thì khoản tiền này không sẵn có. Điều này khiến cho việc thuê tư vấn có vẻ đắt hơn cho dù trên thực tế, khảo sát do các nhân viên trong cơ quan thực hiện cũng đòi hỏi chi phí không kém, thậm chí có thể còn tốn kém hơn nhiều nếu xét về thời gian thực hiện.


Ưu điểm của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan

– Là nhân viên của cơ quan, người khảo sát nắm được các giá trị và chức năng của cơ quan, hiểu rõ khuôn khổ hoạt động cũng như nguồn gốc nảy sinh vấn đề. Vì lý do này, anh ta có thể đưa ra những ý kiến có tính thực tiễn hơn so với tư vấn bên ngoài.

– Người khảo sát nắm được vị trí lưu giữ tất cả các bộ sưu tập, đặc điểm của khoảng không gian lưu trữ cũng như biết được các thiết bị hỗ trợ hoạt động ra sao. Điều đó tạo điều kiện cho họ làm việc nhanh hơn và đưa ra những kiến nghị phù hợp hơn.

– Nhân viên trong cơ quan có thể làm việc tỉ mỉ hơn do không bị hạn chế về mặt thời gian trong khi nhà tư vấn bên ngoài bị khống chế bởi thời gian.

– Việc sử dụng nhân viên trong cơ quan sẽ tránh làm phát sinh thêm 1 khoản chi phí, làm cho cuộc khảo sát có vẻ ít tốn kém hơn mặc dù trên thực tế nó tốn rất nhiều thời gian của nhân viên.

Hạn chế của việc sử dụng nhân viên trong cơ quan

– Nhân viên trong cơ quan có những định kiến và chương trình làm việc riêng có thể ảnh hưởng đến việc họ nhận định vấn đề và đưa ra ý kiến.

– So với tư vấn bên ngoài, nhân viên trong cơ quan khó có thể trở thành nhân tố thay đổi. Họ có thể ngần ngại khi gợi ý những thay đổi nhất định do chúng có khả năng gây ra những tác động bất lợi cho bản thân họ hoặc cho những nhân viên khác, hoặc cũng có thể trên cơ sở những kinh nghiệm trước đó, họ cho rằng những đề xuất thay đổi đó sẽ không được thực hiện.

– Thời gian thực hiện khảo sát và hoàn thành báo cáo của nhân viên trong cơ quan sẽ dài hơn so với tư vấn bên ngoài vì họ phải thực hiện những công việc hàng ngày của mình song song với việc khảo sát.

– Nhà quản lý cũng như các nhân viên khác của cơ quan có thể cho rằng người nhân viên thực hiện việc khảo sát không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như kiến thức so với một nhà tư vấn ở bên ngoài cơ quan, ngay cả khi điều này là không chính xác, do mức độ tín nhiệm đối với nhân viên trong cơ quan không cao.

Các nguồn hỗ trợ cho việc thực hiện khảo sát

Khảo sát do tư vấn bên ngoài tiến hành

Các cơ quan cấp địa phương và nhà nước đều có tài trợ kinh phí cho các cuộc khảo sát. Hãy liên hệ với các cơ quan văn hoá hoặc hiệp hội bảo quản địa phương để biết tên và địa chỉ của các cơ quan tài trợ phù hợp của địa phương. Liên hệ tài trợ cấp nhà nước theo những địa chỉ sau:

Conservation Assessment Program (Chương trình đánh giá công tác bảo quản)

Heritage Preservation (Bảo quản Di sản)

1730 K Street, NW

Suite 566

Washington, DC 20006

Telephone; (202) 634-1422

MAP II: Collections Management Assessment (Đánh giá quản lý các bộ sưu tập)

American Association of Museums (Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ)

Museum Assessment Program (Chương trình đánh giá công tác bảo tàng)

1575 Eye Street, NW, Suite 400

Washington, DC 20005

Telephone: (202) 289-9118

Institute of Museum and Library Services (Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng)

1100 Pennsylvania Ave. NW, Suite 510

Washington, DC 20506

Telephone: (202) 606-8536

Liên hệ với nhân viên tư vấn khảo sát theo địa chỉ:

American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works (Viện bảo quản các tác phẩm nghệ thuật và lịch sử)

1717 K Street, NW, Suite 301

Washington, DC 20006

Telephone: (202) 452-9545

Khảo sát do nhân viên trong cơ quan tiến hành

Nếu cần sự hỗ trợ cho những khảo sát này, hãy tham khảo cuốn “Đánh giá công tác bảo quản – Công cụ để hoạch định, thực hiện công việc và lập quỹ” (The Conservation Assessment / A Tool for Planning, Implementing, and Fundraising), tái bản lần 1, Sara Wolf Green sửa chữa, Viện Bảo quản tài sản văn hoá quốc gia (nay là Viện Bảo quản Di sản) và Viện Bảo quản Getty xuất bản năm 1991. Ấn phẩm này hiện có tại:

Heritage Preservation (Viện Bảo quản Di sản)

1730 K Street, NW

Suite 566

Washington, DC 20006

Telephone: (202) 634-1422

Getty Conservation Institute (Viện Bảo quản Getty)

1200 Getty Center Drive

Suite 700

Los Angeles, CA 90049-1684

Telephone: (310) 440-7325

Để có trợ giúp cho việc khảo sát các bộ tài liệu lưu trữ, hãy xem cuốn “Đánh giá Bảo quản cho các Cơ quan lưu trữ” (The Consevation Assessment for Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada xuất bản năm 1995. Cuốn sách này hiện có tại:

Canadian Council of Archives

344 Wellington

Ottawa, Ontario, Canada

Telephone: (613) 996-6445

Đối với việc khảo sát thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ, hãy liên hệ với Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc (NEDCC) để có 1 quyển hướng dẫn có tên “Những gì một cơ quan cần phải làm để khảo sát nhu cầu bảo quản của chính mình” (What an Institution Can Do To Survey Its Own Preservation Needs), tác giả là Karen Motylewski. Cuốn sách này cung cấp một dàn ý những thông tin cần thu thập trong quá trình khảo sát cũng như các thông tin cơ bản để lý giải tình huống và tìm ra giải pháp. Tài liệu tham khảo của cuốn sách này gồm nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cuốn “Hướng dẫn khảo sát bảo quản” ấn bản năm 1982 do George Cunha trình bày với tư cách là Giám đốc của NEDCC; các bài viết về chủ đề liên kết thư viện của Jan Merrill-Oldham; các kinh nghiệm từ các chương trình khảo sát của NEDCC và Hệ thống thư viện Đông Nam (SOLINET) do Mildred O’Connell, Karen Motylewski và Lisa Fox chỉ đạo. Địa chỉ liên hệ:

Northeast Document Conservation Center (Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc)

100 Brickstone Square

Andover, MARKETING 01810

Telephone: (978) 470-1010

Các công cụ tự động hoá cho thư viện và các bộ tài liệu lưu trữ cũng được nghiên cứu phát triển. Gần đây, công cụ CALIPR đã trở nên phổ biến và miễn phí trên Internet. Hãy truy cập:

http://sunsite.berkeley.edu/CALIPR/

Ngoài ra còn có một số ấn phẩm hữu ích khác như Sổ tay tiêu chuẩn thực hành cho các bảo tàng (1009) (the Standard Practices Handbook for Museums) và cuốn Bảng tự đánh giá (1991) (the Self-Evaluation Checklist) do Hội Bảo tàng Alberta xuất bản. Hiện có tại:

Alberta Museums Association (Hội Bảo tàng Alberta)

9829 103 Siêu thực.

Edmonton, Alberta, Canada T5K 0X9

Telephone: (403) 424-2626

Một ấn phẩm hữu ích khác nằm trong Chương trình đánh giá Bảo tàng là cuốn “Định hướng cho bảo tàng: Hướng dẫn hoạch định cơ quan MAP” (1993) do Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ (AAM) xuất bản. Cuốn sách này hiện có tại:

American Association of Museums (Hiệp Hội bảo tàng Hoa Kỳ)

1575 Eye Street, NW

Suite 400

Washington, DC 20005

Telephone: (202) 289-9127

Cuốn “Lịch bảo quản mang tính phòng ngừa cho các Bảo tàng nhỏ” (A Preventive Conservation Calendar for the Smaller Museum) được Trung tâm Bảo quản và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế xuất bản năm 1997. Cuốn sách này có bán tại:

International Center for the Preservation and Restoration of Cultural Property (Trung tâm Bảo quản và Phục chế Tài sản Văn hoá Quốc tế)

Via di San Michele 13

1-00153 Rome, Italy

Sherelyn Ogden – Trưởng ban Bảo quản,

 Hội Sử học Minnesota

Ghi chú

Bản hướng dẫn này trích từ cuốn “Kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn soạn thảo kế hoạch dài kỳ” (Preservation Planning: Guidelines for Writing A Long-Range Plan) cuả Sherelyn Ogden, NEDCC xuất bản với sự hỗ trợ của Viện Dịch vụ Thư viện và Bảo tàng. Cuốn sách này hiện có tại Hiệp hội Bảo tàng Hoa Kỳ

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *