Trang chủ / Kỹ năng nghề nghiệp / Những chỉ dẫn cơ bản cho công tác bảo quản

Những chỉ dẫn cơ bản cho công tác bảo quản

Kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối là rất quan trọng trong công tác bảo quản thư viện và lưu trữ vì khi nhiệt độ và độ ẩm không đảm bảo sẽ góp phần đáng kể vào việc làm hư hại các tư liệu lưu trữ. Nhiệt độ cao cũng làm gia tăng mức độ hư hỏng này: hầu hết các phản ứng hoá học gây hư hỏng tư liệu có tỷ lệ tăng gần gấp đôi khi mà nhiệt độ tăng đến 18° F (khoảng 10° C). Độ ẩm tương đối cao sẽ tạo ra độ ẩm cần thiết, xúc tiến các phản ứng hóa học có hại đối với tư liệu, và khi kết hợp với nhiệt độ cao gây ra sự phát triển của nấm mốc cũng như các loại côn trùng khác. Độ ẩm tương đối đặc biệt thấp, thường xuất hiện vào mùa đông ở những nơi sử dụng hệ thống điều hoà trung tâm, có thể làm cho một số loại tư liệu lưu trữ trở nên khô và giòn.

Sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối cũng gây tác hại cho tài liệu. Các tư liệu lưu trữ thường có tính hút ẩm, rất dễ hút và nhả hơi nước. Sự thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối hàng ngày và theo mùa có thể làm các tư liệu lưu trữ nở ra hoặc co lại. Những thay đổi nghiêm trọng sẽ gia tăng mức độ hư hỏng, dẫn tới những thiệt hại thấy được như quăn giấy, bong mực, cong vênh bìa sách, và có vết trên ảnh. Tuy nhiên, ở một số cơ quan thư viện, các tư liệu lưu trữ có thể được bảo vệ trước các dao động ở mức độ vừa phải. Một số loại chất liệu đóng gói kèm theo hoặc sách báo đóng gói sát nhau có thể gây ra các thay đổi nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm.

Lắp đặt đầy đủ và vận hành các thiết bị điều chỉnh khí hậu để duy trì tiêu chuẩn bảo quản sẽ làm chậm tiến trình hư hỏng các tư liệu lưu trữ một cách đáng kể. Thiết bị điều chỉnh khí hậu được xếp theo độ phức tạp: từ máy điều hoà, máy tạo độ ẩm và / hoặc máy hút ẩm từng phòng đơn giản đến hệ thống điều hoà trung tâm cho cả toà nhà để có thể lọc, làm mát, sưởi ấm, tạo ẩm và hút ẩm không khí. Cần tìm kiếm sự trợ giúp của các kỹ sư có kinh nghiệm về lĩnh vực điều chỉnh khí hậu để có thể chọn và lắp đặt thiết bị. Cần có thêm các biện pháp để điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Toàn bộ toà nhà cũng cần được bảo dưỡng tốt, cần phải hàn gắn, tu sửa các vết rạn nứt ngay khi mới xuất hiện. Cửa đi và cửa sổ bên ngoài phải bịt các khe gió và phải đóng kín để tránh lưu thông với không khí ngoài trời. Tại những vùng có mùa đông lạnh, phía trong cửa sổ phải được bít kín bằng các tấm dính hoặc bằng các loại vải nhựa. Tại các khu vực lưu trữ có thể bịt các cửa sổ bằng các tấm ván lát tường hoặc bằng vải nhựa.

Các nhà chuyên môn thường bất đồng ý kiến về nhiệt độ và độ ẩm tương đối tối ưu cho các tư liệu lưu trữ. Thông thường họ cho rằng nhiệt độ ổn định không cao hơn 70°F, còn độ ẩm tương đối ổn định dao động trong khoảng tối thiểu là 30% và tối đa là 50%. Qua nghiên cứu cho thấy, độ ẩm tương đối dao động ở mức thấp thì tốt hơn vì khi đó tiến trình xuống cấp của tư liệu diễn ra ở tốc độ chậm hơn. Nói chung, nhiệt độ càng thấp càng tốt. Nhiệt độ trong các khu vực chỉ dành riêng cho lưu trữ nên thấp hơn nhiều so với nhiệt độ ở các khu vực vừa dùng để lưu trữ vừa dùng để tra cứu.

(Chú thích: * : Độ ẩm tương đối là tỷ lệ phần trăm giữa lượng nước bay hơi trong một đơn vị không khí với lượng hơi nước mà đơn vị không khí đó có thể chứa trong cùng nhiệt độ và áp suất. Vì độ ẩm tương đối phụ thuộc vào nhiệt độ, nên phải xem xét đến cả hai yếu tố này.)

Lời khuyên ở đây là nên lưu trữ các tư liệu ít sử dụng trong kho lạnh có sử dụng thiết bị điều chỉnh độ ẩm. Tuy nhiên khi lấy các tư liệu này ra khỏi khu vực lưu trữ ở nhiệt độ lạnh thì sự thay đổi nhiệt độ nhanh chóng có thể làm cho các tư liệu đó bị ngưng tụ hơi nước. Trong trường hợp như vậy cần phải có sự thay đổi nhiệt độ dần dần để dễ thích nghi. Duy trì các điều kiện ổn định là rất quan trọng. Thư viện hay các cơ quan lưu trữ cần chọn lựa nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong khoảng tối ưu, duy trì trong suốt 24 tiếng một ngày và trong suốt 365 ngày trong năm. Không bao giờ được tắt hệ thống điều chỉnh không khí cũng như không được đặt chế độ thấp hơn về ban đêm, vào cuối tuần hoặc vào bất cứ thời gian nào mà thư viện và các nơi lưu trữ đóng cửa. Chi phí phát sinh do vận hành liên tục hệ thống này sẽ ít hơn nhiều so với chi phí khắc phục bảo quản trong tương lai để phục chế các hư hỏng do điều kiện khí hậu không đảm bảo.

Mặc dù nhiều thư viện và các nơi lưu trữ thấy thực hiện việc này là rất tốn kém và ngoài khả năng, nhưng qua thực tiễn và qua kiểm nghiệm cho thấy thời hạn sử dụng của các tư liệu tăng đáng kể nhờ duy trì ổn định nhiệt độ và độ ẩm tương đối. Tại những nơi không đủ điều kiện kinh tế hoặc thiếu hệ thống máy móc để có thể duy trì các điều kiện tối ưu quanh năm thì có thể chọn tiêu chuẩn ít nghiêm ngặt hơn trong mùa hè và mùa đông sao cho nhiệt độ và độ ẩm tương đối sẽ thay đổi dần dần trong khoảng cho phép giữa hai mùa. Tiêu chuẩn về nhiệt độ và độ ẩm tương đối theo mùa càng gần mức tối ưu càng tốt. Đáng chú ý là các tư liệu không bằng chất liệu giấy, có thể đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm tương đối khác với các tư liệu bằng chất liệu giấy. Ngoài ra, việc duy trì nhiệt độ và độ ẩm tương đối ở mức tối ưu có thể gây hư hại đến kết cấu của toà nhà dùng để lưu trữ tư liệu, vì vậy không tránh khỏi những lựa chọn mang tính thoả hiệp giữa các quyết định trên.

Cần đo và ghi lại nhiệt độ và độ ẩm tương đối một cách có hệ thống. Điều này rất quan trọng vì các số liệu đó 1) nêu lên điều kiện môi trường mà các tư liệu đó được lưu trữ; 2) làm cơ sở để yêu cầu lắp đặt hệ thống điều chỉnh môi trường; và 3) chỉ ra liệu thiết bị điều chỉnh khí hậu đang sử dụng có hoạt động hiệu quả và tạo ra một môi trường đủ tiêu chuẩn hay không. Nên nhớ rằng một yếu tố thay đổi có thể làm các yếu tố khác thay đổi theo. Nếu đưa ra các biện pháp không coi trọng đến tổng thể môi trường thì có thể sẽ làm tình hình xấu đi chứ không cải thiện gì thêm. Cần phải biết (thông qua các số liệu đo được) thực trạng điều kiện môi trường như thế nào và phải tham khảo ý kiến của các kỹ sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực điều chỉnh khí hậu trước khi đưa ra các thay đổi lớn. Không nên quá nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc tiếp tục giám sát và theo dõi sau khi có các thay đổi.

ÁNH SÁNG.

Ánh sáng cũng góp phần làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Ánh sáng có thể làm suy yếu và làm giòn các sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian, làm bạc màu hoặc biến đổi màu giấy, làm cho giấy không đọc được và / hoặc thay đổi vẻ ngoài đối với tài liệu, giấy ảnh, các tác phẩm nghệ thuật và việc đóng gói tư liệu. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng, cho dù chỉ trong thời gian ngắn, đều gây hại, và những tác hại đó bị tích tụ lại dẫn đến tình trạng không thể thay đổi được.

Ánh sáng bình thường được đo bằng độ lux (độ lumen trên một đơn vị mét vuông) hoặc bằng độ phút nến. Một phút nến (footcandle) tương đương với 11 lux. Trước đây, người ta định ra độ sáng cho các loại vật liệu nhậy sáng, trong đó có giấy, là 55 lux (5 phút nến), và cho các vật liệu kém nhậy sáng với mức tối đa là 165 lux (15 phút nến). Gần đây, các tiêu chuẩn trên đang gây ra tranh cãi với lí do mỹ học và mức độ bạc màu khác nhau đối với các lớp trung gian.

Mặc dù tất cả các bước sóng ánh sáng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với các tư liệu lưu trữ vì cường độ năng lượng cao của nó. Tiêu chuẩn cho phép của tia cực tím là 75ÂàW/l. Ánh sáng mặt trời và ánh sáng vonpham – halogen hoặc đèn thạch anh, đèn sạc sử dụng kim loại halide hoặc thuỷ ngân với cường độ cao, và đèn huỳnh quang là một số nguồn sáng gây hại nhất vì chúng sản sinh ra một lượng lớn tia cực tím.

Vì toàn bộ hư hại là do sự kết hợp giữa thời lượng và cường độ của việc tiếp xúc với ánh sáng, nên cần điều chỉnh ánh sáng ở mức thấp nhất (phù hợp với người sử dụng) và trong thời gian ngắn nhất cho phép. Tốt nhất là chỉ nên để tư liệu tiếp xúc với ánh sáng khi có người sử dụng. Khi không có người sử dụng, nên cất giữ tư liệu ở những thùng kín hoặc trong các phòng không có cửa sổ và chỉ thắp sáng khi có người cần đến chúng. Chỉ nên thắp sáng bằng các bóng đèn ánh sáng nóng. Khi sử dụng tư liệu, cũng chỉ nên thắp sáng bằng bóng đèn có ánh sáng nóng. Cần chú ý rằng bóng đèn ánh sáng nóng sản sinh ra nhiệt lượng và phải để cách xa tư liệu. Nên sử dụng đèn ở mức ánh sáng yếu, và sử dụng càng ít càng tốt.

Nên che cửa sổ bằng rèm, các tấm bạt phủ hoặc các tấm ván sập để ngăn chặn hoàn toàn ánh sáng mặt trời. Thực hiện việc này cũng giúp điều chỉnh nhiệt độ bằng cách giảm thiểu năng lượng thất thoát và ngăn chặn sự phát nhiệt của ánh sáng mặt trời vào ban ngày. Các toà nhà mái kính để ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào tư liệu cần phải có biện pháp che phủ để tránh ánh sáng mặt trời hoặc sơn mái bằng titan đioxít hoặc bằng cách tráng kẽm trắng, nhờ đó có thể phản xạ ánh sáng mặt trời và hấp thụ tia cực tím. Các tấm lọc làm bằng chất dẻo đặc biệt cũng giúp hạn chế tia cực tím. Có thể sử dụng các tấm phim làm bằng chất dẻo hoặc các tấm kính chất dẻo lọc tia cực tím che cửa sổ để giảm lượng tia cực tím chiếu qua. Tuy nhiên, các tấm lọc này không đảm bảo ngăn chặn hoàn toàn những tác hại do ánh sáng gây ra. Nên dùng các loại rèm, mành, vải che và cửa sập có thể ngăn chặn hoàn toàn ánh sáng. Nên bọc các bóng đèn huỳnh quang bằng các túi lọc tia cực tím ở những nơi phải chiếu sáng tư liệu. Để thay thế có thể sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang đặc biệt có lượng tia cực tím thấp. Nên sử dụng các công tắc đèn hẹn giờ ở các khu lưu trữ để hạn chế thời lượng tư liệu phải tiếp xúc với ánh sáng.

Nên tránh trưng bày tư liệu thường xuyên vì tư liệu chỉ cần tiếp xúc ít với ánh sáng cũng có hại, việc trưng bày thường xuyên sẽ làm cho tư liệu bị huỷ hoại hoàn toàn. Nếu bắt buộc phải trưng bày tư liệu, thì nên trưng bày trong thời gian ngắn nhất và dưới ánh sáng yếu nhất, và cũng nên sử dụng ánh sáng nóng. Không bao giờ được trưng bày tư liệu ở những nơi có ánh sáng mặt trời chiếu thẳng, ngay cả khi chỉ trong thời gian ngắn và khi đã che cửa sổ bằng các tấm lọc tia cực tím.

CHẤT LƯỢNG KHÔNG KHÍ

Các chất ô nhiễm cũng góp phần đáng kể làm hư hỏng các tư liệu lưu trữ. Hai dạng ô nhiễm chính là dạng khí và dạng bụi. Các loại khí gây ô nhiễm chủ yếu là khí đi-ô-xít sul-phua (sulfur dioxide), khí ô-xít ni-tơ (nitrogen oxides), khí pê-rô-xít (peroxides), và khí ô-zôn—catalyze (ozone—catalyze), các chất khí này xúc tiến các phản ứng hoá học có hại dẫn đến việc hình thành a-xít trong các tư liệu lưu trữ. Đây là một vấn đề nghiêm trọng đối với các chất liệu giấy và da, những chất liệu này đặc biệt dễ bị hỏng khi nhiễm a-xít. Giấy sẽ bị mất màu và giòn, còn da sẽ nhũn và bị tơi ra thành bột. Các chất ô nhiễm dạng bụi chủ yếu bao gồm bồ hóng, muội than, các chất bụi mài mòn, bụi đất và các loại vật liệu bị biến dạng.

Kiểm soát chất lượng không khí là rất khó khăn và phức tạp và còn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố liên quan. Người ta đã đưa ra nhiều tiêu chuẩn khác nhau về chất lượng không khí. Tuy nhiên, cho đến giờ thì biện pháp hữu hiệu nhất vẫn là hạn chế các chất ô nhiễm ở mức thấp nhất.

Có thể khử các chất khí ô nhiễm bằng các thiết bị hoá lọc, các tháp đốt khí hoặc dùng cả hai biện pháp trên. Các chất ô nhiễm dạng bụi có thể qua lọc máy. Không nên sử dụng các thiết bị kết tủa tĩnh điện vì chúng sản sinh ra khí ô-zôn. Các thiết bị rất khác nhau về kích cỡ và độ phức tạp: từ máy lọc riêng lẻ gắn vào lỗ thông hơi, ống khói đến hệ thống các máy lọc không khí cho cả toà nhà.

Các thiết bị cũng rất khác nhau về tính hiệu quả. Cần lưu ý rằng chọn các thiết bị phải phù hợp với nhu cầu của các cơ quan thư viện và phù hợp với mức độ ô nhiễm trong khu vực. Cần tuân theo lịch trình bảo dưỡng đều đặn, và nên tham khảo ý kiến của các kỹ sư môi trường có kinh nghiệm.

Ngoài ra còn có nhiều biện pháp kiểm soát chất lượng không khí khác nữa. Biện pháp thứ nhất là tạo ra không khí sạch đối lưu ở những khu vực lưu trữ, không khí đối lưu càng sạch càng tốt. Cần chú ý đảm bảo không đặt các quạt thông gió ở gần các nguồn gây ô nhiễm như gần các bãi đỗ xe tải. Biện pháp thứ hai là đóng các cửa sổ thông ra bên ngoài. Biện pháp thứ ba nữa là lưu trữ các tư liệu trong bao bì đảm bảo chất lượng lưu trữ, nhờ đó ngăn chặn được ảnh hưởng ô nhiễm đến các tư liệu. Các loại bao bì mới hiện nay sử dụng các lớp phân tử như than hoạt tính hoặc zê-ô-lít (zeolites) để ngăn chặn các chất ô nhiễm, biện pháp này đã được chứng minh là biện pháp đặc biệt hữu hiệu. Biện pháp cuối cùng là phải loại bỏ càng nhiều càng tốt các nguồn gây ô nhiễm. Có lẽ sẽ khó kiểm soát những nguồn gây ô nhiễm chính như động cơ ôtô và máy móc công nghiệp. Tuy nhiên, có thể hạn chế các nguồn ô nhiễm khác như khói thuốc lá, máy phôtô, một số loại vật liệu xây dựng, sơn, vật liệu trám, đồ lưu trữ hoặc đồ trưng bày bằng gỗ, các thiết bị làm sạch, đồ gỗ và thảm.

Nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và chất lượng không khí, tất cả đều ảnh hưởng đến tuổi thọ của các tư liệu lưu trữ. Nếu tuân thủ các hướng dẫn nêu trên, chúng ta có thể kéo dài tuổi thọ của các tư liệu này.

Sherelyn Ogden – Trưởng ban bảo quản
Hiệp hội lịch sử Minesota.

Tài liệu tham khảo

Carrier Corporation (CC). The ABC’s of Air Conditioning. Syracuse, NY: Carrier Corporation, pp. 1-17, 23-24. Available from CC, P.O. Box 4808, Syracuse, NY 13221.

Lull, William P., with the assistance of Paul N. Banks. Conservation Environment Guidelines for Libraries and Archives. Ottawa, ON: Canadian Council of Archives, 1995.

 Lull, William P., and M.A. Garrison. “Planning and Design of Museum Storage Environments.” Registrar 5.2 (Spring 1988): 3-13.

 Lull, William P., and Linda Merk. “Lighting for Storage of Museum Collections: Developing a System for Safekeeping of Light-Sensitive Materials.” Technology & Conservation 7.2 (Summer 1982): 20-25.

 National Bureau of Standards (NBS). Air Quality Standards for Storage of Paper-Based Archival Records, NBSIR 83-2795. Gaithersburg, MD: NBS, 1983, unpaginated, approximately 100 pp.

 National Information Standards Organization. Environmental Guidelines for the Storage of Paper Records. Technical Report NISO-TR01-1995.

 National Research Council. Preservation of Historical Records. Washington, DC: National Academy Press, 1986, 108 pp.

 Reilly, James M., Douglas W. Nishimura and Edward Zinn. New Tools for

Preservation/Assessing Long-Term Environmental Effects on Library and Archives Collections. Washington, DC: Commission on Preservation and Access, 1995.

 Sebera, Donald. “A Graphical Representation of the Relationship of Environmental Conditions to the Permanence of Hygroscopic Materials and Composites.” In Proceedings of

Conservation in Archives International Symposium (Ottawa, May 10-12, 1988). Ottawa: National Archives of Canada, 1989, pp. 51-75.

 Sebera, Donald K. Isoperms An Environmental Management Tool. Washington, DC: Commission on Preservation and Access, 1994.

 Walch, Victoria Irons. “Checklist of Standards Applicable to the Preservation of Archives and Manuscripts.” American Archivist 53 (Spring 1990): 324-38.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *