Trang chủ / Nghiên cứu - trao đổi / Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc trực tuyến – điều kiện triển khai xây dựng

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc trực tuyến – điều kiện triển khai xây dựng

Thực hiện điều 29, Luật Lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” và điều 30: “Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật ”, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được trực tuyến quản tại các kho lưu trữ, công tác tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ (TLLT) tại các kho lưu trữ đến nay đã được triển khai bằng nhiều hình thức như: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; Triển lãm, trưng bày tài liệu; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu để xây dựng các bộ phim điện ảnh…

Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, việc khai thác, sử dụng TLLT vẫn tồn tại nhiều hạn chế như số lượng TLLT được khai thác, sử dụng còn chưa nhiều; đối tượng khai thác, sử dụng còn hạn hẹp. Một trong những nguyên nhân cơ bản nhất hiện nay là do việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn phức tạp, mất nhiều thời gian và bị “bó cứng” ở một số hình thức nhất định. Điều này đã được nhấn mạnh tại “Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” do Bộ Nội Vụ tổ chức ngày 12/7/2012: “hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại phòng đọc…”. Hạn chế này gây khó khăn không nhỏ cho đại bộ phận người sử dụng TLLT, nhất là người sử dụng TLLT trong thời đại thông tin, thời đại công nghệ thông tin và mạng Internet là một phần tất yếu không thể tách rời của đời sống xã  hội. “Thế giới nằm trên mười ngón tay” là câu nói cửa miệng của Bill Gates, Chủ tịch tập đoàn Microsoft và điều đó sẽ làm “kim chỉ nam” cho công tác tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của các lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.

Trong phạm vi bài viết, chúng tôi tập trung giới thiệu một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT hiện đại dựa trên thành tựu của sự phát triển công nghệ thông tin – Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc trực tuyến, đồng thời đề xuất các điều kiện triển khai xây dựng hình thức này trên thực tế.

 “Phòng đọc trực tuyến là một cổng thông tin điện tử do các cơ quan lưu trữ tổ chức và quản lý, cho phép người sử dụng truy cập vào các cơ sở dữ liệu lưu trữ để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phòng đọc mà không cần trực tiếp đến các lưu trữ với điều kiện tuân theo các quy định của lưu trữ truyền thống”.[1] Trong đó, cổng thông tin điện tử tích hợp là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thông tin (cụ thể là các thông tin lưu trữ), các dịch vụ và ứng dụng, phân phối tới người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất và đơn giản trên nền tảng Web. Điều đáng lưu ý là phòng đọc trực tuyến nằm ngoài các lưu trữ (tồn tại trong môi trường điện tử), nhưng việc tổ chức, quản lý lại gắn liền mật thiết với các cơ quan này. Nói một cách khái quát, phòng đọc trực tuyến trong lĩnh vực lưu trữ là dạng phòng đọc đáp ứng các điều kiện sau:

– Tài liệu lưu trữ chứa trong phòng đọc trực tuyến ở dạng số, thông tin TLLT nằm trong các cơ sở dữ liệu TLLT;

– Các tài liệu lưu trữ được truy cập, tìm kiếm, sử dụng trên một cổng thông tin điện tử, qua chế độ mạng máy tính, cụ thể là mạng Internet (không cần trực tiếp khai thác tại các lưu trữ);

– Phòng đọc trực tuyến nằm trong môi trường điện tử nhưng được quản lý bởi một cơ quan lưu trữ cụ thể;

– Các yêu cầu, quy định về khai thác, sử dụng TLLT truyền thống được áp dụng với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tại phòng đọc trực tuyến;

– Phòng đọc trực tuyến có cùng mục tiêu, chức năng như một phòng đọc truyền thống. Trong đó mục tiêu quan trọng nhất là phát huy giá trị của TLLT đối với đời sống xã hội.

Đối với người sử dụng nói chung, mọi phòng đọc trực tuyến đều được cấu trúc như sau: Tầng nổi bên trên chính là cổng thông tin điện tử, được tổ chức sao cho khoa học, hợp lý có giao diện thuận tiện cho người dùng. Cổng thông tin này liên kết với “tài nguyên thông tin” nằm ở các tầng bên dưới, trong đó quan trọng nhất là tổ hợp các cơ sở dữ liệu toàn văn, các tài liệu điện tử. Các nguồn tin này được tổ chức theo cấu trúc có khả năng đáp ứng cho việc khai thác thông tin trực tuyến. Ngoài ra, từ cổng thông tin điện tử, nhờ các công cụ kỹ thuật, hành lang pháp lý/bản quyền và sự hợp tác người dùng có thể truy cập tới các nguồn tin điện tử bên ngoài để khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau.

Với cấu trúc mang tính đặc thù của công nghệ như trên, phòng đọc trực tuyến đã và đang được áp dụng song song với phòng đọc truyền thống tại nhiều quốc gia phát triển trên thế giới. Thực tế này xuất phát từ xu hướng tiếp cận thông tin (qua các phương tiện truyền thông mà chủ yếu là mạng Internet) của độc giả và đặc biệt là xuất phát từ những ưu thế của dạng phòng đọc này so với phòng đọc truyền thống. Tuy nhiên, để xây dựng và áp dụng hình thức này, cần thực hiện các điều kiện triển khai sau:

Các điều kiện tiên quyết

Một là, cơ sở pháp lý hoàn thiện

Đối với các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung và lĩnh vực lưu trữ nói riêng thì cơ sở pháp lý luôn là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai mọi hoạt động. Theo đó, khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng vẫn đang manh nha hình thành thì vai trò của các văn bản pháp luật trong việc tạo hành lang pháp lý cho một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mới và mang tính đột phá sẽ càng được đề cao hơn bao giờ hết. Trên thực tế, các văn bản pháp luật liên quan tới việc xây dựng phòng đọc trực tuyến đã được ban hành ở tầm vĩ mô và thể hiện được mức độ quan trọng ở hiệu lực của văn bản như Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng TLLT điện tử trực tuyến; Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ đề cập các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó đề ra chỉ tiêu cụ thể đối với thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng. Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cũng được ban hành, tuy mới chỉ dừng lại ở việc quy định về một số khâu trong quy trình xây dựng phòng đọc trực tuyến. Để góp phần hoàn thiện hành lang pháp lý trong lĩnh vực này, các cơ quan có thẩm quyền (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) cần tiếp tục ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, trong đó tập trung vào các khía cạnh sau:

– Quy trình xây dựng phòng đọc trực tuyến

– Các tiêu chí lựa chọn TLLT phục vụ xây dựng danh mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng;

– Các chuẩn được áp dụng đối với cơ sở dữ liệu;

– Thiết kế cổng thông tin điện tử của phòng đọc;

– Quy định về sử dụng phòng đọc trực tuyến dựa trên các nguyên tắc giống với khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc truyền thống;…

Ngoài ra, do việc khai thác, sử dụng TLLT dưới dạng số tại phòng đọc truyền thống và trên mạng diện rộng chưa thực sự phổ biến đối với đại đa số người sử dụng TLLT cũng như đối với các cơ quan lưu trữ nên việc ban hành các văn bản nhằm nâng cao hiệu quả của dạng phòng đọc này trên thực tế là thực sự cần thiết. Các văn bản này có thể có hiệu lực pháp lý tương đương với một số văn bản đã được ban hành như Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường btrực tuyến vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước…

Hai là, các hướng nghiên cứu chuyên sâu liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến

Đóng vai trò là “kim chỉ nam” trong việc hiện thực hóa mô hình phòng đọc trực tuyến áp dụng tại các kho lưu trữ nói chung, hệ thống lý luận cần được quan tâm nghiên cứu, đặc biệt đối với một quốc gia mới đang manh nha hình thành mô hình phòng đọc trực tuyến. Các nhà nghiên cứu thuộc chuyên ngành lưu trữ, thông tin – thư viện, công nghệ thông tin cần kế thừa những kết quả nghiên cứu của các quốc gia có bề dày về nghiên cứu việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng và căn cứ vào tình hình thực tiễn của Việt Nam để hình thành và phát triển hệ thống lý luận liên quan đến lĩnh vực này. Trong đó cần phân tích các khía cạnh liên quan đến việc xây dựng phòng đọc trực tuyến như cơ sở pháp lý, hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu xây dựng phần mềm quản trị hệ thống và các lĩnh vực cụ thể như đã đề cập trong phần hoàn thiện cơ sở pháp lý.

Hơn nữa, do các nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT trong môi trường mạng đang dừng lại ở mức đặt vấn đề và tồn tại dưới dạng các bài viết rời lẻ, nên cần thiết phải thực hiện những công trình nghiên cứu cụ thể, giải quyết trọn vẹn các vấn đề như đã đề cập ở trên. Các đề tài khoa học có quy mô như báo cáo khoa học sinh viên, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án, các đề tài cấp Bộ và cấp Nhà nước…đều phải vượt qua hàng rào thẩm định hoặc nghiệm thu để đảm bảo chất lượng về nội dung. Quy mô nghiên cứu như vậy sẽ khắc phục được những tồn tại trong tình hình nghiên cứu chung tại Việt Nam hiện nay.

Ba là, sự kết hợp liên ngành giữa lưu trữ học, công nghệ thông tin và thông tin – thư viện

Có thể nói, phòng đọc trực tuyến là một đối tượng nghiên cứu “liên ngành” trong đó công nghệ thông tin là kiến thức không thể thiếu khi nghiên cứu về hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT mới này. Bởi lẽ, phòng đọc trực tuyến được xây dựng và vận hành hoàn toàn bằng công nghệ thông tin và truyền thông. Đây là mối quan hệ hai chiều giữa hai ngành tưởng chừng không có điểm chung nhưng thực tế lại có thể kết hợp nhằm xây dựng một mô hình thống nhất. Cơ quan lưu trữ cần công nghệ thông tin để tạo dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và quản trị hệ thống, thiết kế website. Ngược lại, các chuyên gia công nghệ thông tin cần các nguyên tắc quản lý TLLT, cách thức tổ chức tài liệu…để đáp ứng các yêu cầu của “đơn đặt hàng” từ phía cơ quan lưu trữ.

Bên cạnh việc kết hợp với các chuyên gia công nghệ thông tin, các kho lưu trữ có thể tham vấn các chuyên gia trong lĩnh vực thông tin – thư viện, bởi đây là lĩnh vực đã áp dụng thành công mô hình thư viện điện tử/thư viện trực tuyến – một mô hình có nhiều điểm tương đồng với phòng đọc trực tuyến của một cơ quan lưu trữ.

Bốn là, khả năng chấp nhận và tiếp cận phòng đọc trực tuyến của độc giả

Với tư cách là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT còn nhiều mới lạ và phức tạp do yếu tố công nghệ chi phối, phòng đọc trực tuyến chỉ có thể đạt được hiệu quả khi triển khai xây dựng và đi vào hoạt động nếu độc giả có khả năng chấp nhận và khả năng tiếp cận. Điều này càng trở nên quan trọng bởi công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT luôn đặt ra mục tiêu đáp ứng nhu cầu của xã hội nói chung và nhu cầu chính đáng của mọi cá nhân nói riêng. Cụ thể, việc đánh giá khả năng chấp nhận phòng đọc trực tuyến đồng nghĩa với việc phân tích nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT qua mạng diện rộng. Khả năng tiếp cận phòng đọc trực tuyến đồng nghĩa với khả năng hiểu và khả năng thực hiện các thao tác tìm kiếm, đọc và tải về TLLT của phòng đọc. Trong đó, việc đánh giá cũng như đảm bảo khả năng hiểu và thực hiện các thao tác trên cần được quan tâm đặt lên hàng đầu. Bởi lẽ, khi TLLT được đưa ra phục vụ khai thác trên mạng diện rộng thì đối tượng độc giả cũng đã dạng hơn về độ tuổi, ngành nghề, trình độ văn hóa… Trong khi đó, cách tổ chức tài liệu đối với các loại hình TLLT lại phức tạp và mang tính chuyên ngành. Thực tế này phần nào gây khó khăn cho độc giả (đặc biệt là đối tượng độc giả phổ thông) khi tiếp cận phòng đọc. Do đó, yêu cầu đặt ra khi xây dựng phòng đọc trực tuyến chính là giao diện của website được thiết kế thân thiện với người dùng, tài nguyên thông tin được tổ chức logic và khoa học, chuyên mục hỗ trợ độc giả trực tuyến được thực hiện nghiêm túc…

Các điều kiện hỗ trợ

Một là, nguồn tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống

Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong các khâu quan trọng trong việc xây dựng phòng đọc trực tuyến và các cơ sở dữ liệu (sản phẩm của số hóa TLLT) với tư cách là tài nguyên thông tin cũng trở thành bộ phận cấu thành, giữ vị trí nòng cốt của loại phòng đọc mới này. Tuy nhiên, đối với một kho lưu trữ thì số hóa trở thành một dự án / đề án đòi hỏi huy động nhân lực, vật lực, kinh phí và diễn ra trong một khoảng thời gian dài. Do đó, trong trường hợp dự án/đề án số hóa tài liệu chưa được triển khai thực hiện thì việc xây dựng phòng đọc trực tuyến là điều “không tưởng” đối với kho lưu trữ. Ngược lại, khi số hóa tài liệu đã đi vào hoạt động và đạt được thành quả cũng như một lượng sản phẩm nhất định (sản phẩm được đề cập ở đây chính là các cơ sở dữ liệu – nguồn tài nguyên thông tin của phòng đọc trực tuyến) thì việc xây dựng phòng đọc trực tuyến mới có tiền đề để thực hiện. Hay nói cách khác, số hóa tài liệu chính là một điều kiện triển khai xây dựng loại phòng đọc đặc thù này.

Hai là, kinh phí và cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật

Để xây dựng phòng đọc trực tuyến thì một trong những điều kiện quan trọng là phải có nguồn kinh phí để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu đặt ra của phòng đọc. Nếu như cơ sở vật chất không được đầu tư thích hợp thì mô hình sẽ trở nên khập khiễng, không đạt hiệu quả. Khác với các loại hình khác, đối với việc xây dựng phòng đọc trực tuyến thì các cơ quan lưu trữ cần đầu tư cho cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm như máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc trực tuyến…

Ba là, nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng

Con người luôn đóng vai trò trung tâm trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hay nói cách khác, bộ máy hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ không thể vận hành được nếu không có con người. Con người bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng do học hỏi, tích luỹ được trong quá trình hoạt động, nó cũng bao gồm các tố chất của con người như tính sáng tạo, khả năng phối hợp, đạo đức lao động,…Do đó, đội ngũ cán bộ cũng quyết định đến sự thành công trong việc xây dựng mô hình này, đặc biệt là đối với mô hình mới và mang tính khu biệt như phòng đọc trực tuyến. Khi tổ chức khai thác, sử dụng TLLT qua phòng đọc trực tuyến là một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng mang tính liên ngành (lưu trữ và công nghệ thông tin) thì yêu cầu đặt ra ở đây chính là đào tạo và bồi dưỡng nhân lực “chéo”. Cán bộ phụ trách phòng Đọc, cán bộ số hóa tài liệu được bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng về công nghệ thông tin và cán bộ phòng Tin học hoặc phòng phụ trách quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ được bồi dưỡng hệ thống lý luận của lưu trữ học.

Kết luận

Sự tiến bộ của nhân loại về khoa học – công nghệ, trong đó là sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông đã mang lại cơ hội mới cho nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng phòng đọc trực tuyến nhằm phục vụ khai thác, sử dụng TLLT là một bước đi tất yếu đối với ngành lưu trữ nói chung, nhằm phục vụ nhu cầu thông tin TLLT của xã hội và hướng tới mục tiêu cao nhất của công tác lưu trữ là phát huy giá trị của TLLT. Tuy nhiên, hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại phòng đọc trực tuyến chỉ có thể được xây dựng và áp dụng khi các kho lưu trữ, cơ quan lưu trữ thực hiện được các điều kiện triển khai như đã đề cập ở trên. Các điều kiện này được chia hai nhóm gồm điều kiện tiên quyết và điều kiện hỗ trợ. Trong đó, các điều kiện tiên quyết là những điều kiện thuộc bên ngoài kho lưu trữ và buộc phải được thực hiện đầu tiên và trước hết, các điều kiện hỗ trợ là những điều kiện do chính kho lưu trữ cần đáp ứng nhằm triển khai xây dựng phòng đọc trực tuyến.

ThS. Đỗ Thu Hiền

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử về Khoa học công nghệ tại cơ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ;
  2. Roger Macdonald – Kalev Leetaru (07/1/2013), Internet Archive’s virtual reading room empowers data mining on a societal scale truy cập tại http://www.knightfoundation.org/blogs/knightblog/2014/1/7/internetarchives-virtual-reading-room-empowers-data-mining-societal-scale/;
  3. National Archives & Records Administration (2007), “Plan for Digitizing Archival Material for Public Access (Period: 2007-2016)”, truy cập tại http://www.archives.gov/digitization/pdf/digitization-strategy -2007-2016.pdf;

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *