Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sử

Trong Thông đạt số: 1-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia”, tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên của dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa.

Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã được quan tâm, chú trọng và khẳng định trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước ta. Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) của Đảng Cộng sản Việt Nam – Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần đầu tiên Đảng ta chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Trong Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X (2006) Đảng đã xác định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02 tháng 3 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích xây dựng và phát triển đất nước. Vấn đề này, cũng đã được khẳng định tại Quyết định số: 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về việc “Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”, theo đó, mục tiêu tổng quát của ngành là “Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”.

Các Lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia và Trung tâm lưu trữ tỉnh) được coi là các “mỏ vàng văn hóa”, nơi bảo quản rất nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị trên rất nhiều các lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong bài tham luận, chúng tôi đưa ra một số nhóm “giải pháp” nhằm giúp các Lưu trữ lịch sử tổ chức tốt công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan mình.

Thứ nhất: tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ và đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan.

Các cơ quan lưu trữ phải nghiên cứu và áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác các tài liệu lưu trữ. Có thể kể đến một số hình thức truyền thống đã được áp dụng phổ biến như: tổ chức cho độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc, cho độc giả mượn tài liệu, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, khai thác tài liệu để biên soạn các sách chuyên khảo, khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các tập ảnh về một chủ đề nhất định, công bố tài liệu lưu trữ.

Trong các hình thức trên,  sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại… Để thực hiện tốt hình thức này các Lưu trữ lịch sử phải tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao tinh thần, thái độ và trách nhiệm phục vụ đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu và đặc biệt phải thực hiện nghiêm túc Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.

Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác động chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu. Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của cơ quan lưu trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để nghiên cứu khoa học, hoặc thông qua công tác này để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một chủ đề công tác tư tưởng. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, các lưu trữ lịch sử cần chủ động sưu tầm, lựa chọn những tài liệu có giá trị liên quan đến chủ đề để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ngoài ra, bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, các lưu trữ lịch sử cần tăng cường công tác biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác.

Một hình thức khai thác sử dụng tài liệu rất có hiệu quả và có tác động và ảnh hưởng rất sâu và rộng đến xã hội mà các Lưu trữ lịch sử cần phải thường xuyên thực hiện là triểm lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng. Các Lưu trữ lịch sử cần không chỉ tổ chức triển lãm cố định các tài liệu lưu trữ mà cần tổ chức triển lãm lưu động tài liệu lưu trữ, không chỉ triểm lãm ở trong nước mà còn cần phải tổ chức các đợt triển lãm ở quốc tế.

Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm mà các Lưu trữ lịch sử cần phải thường xuyên thực hiện. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do các Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng.

Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động và năng động mà các Lưu trữ lịch sử hiện nay đang áp dụng. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể.

Bên cạnh những hình thức tổ chức khai thác sử dụng mang tính “truyền thống” mà các Lưu trữ lịch sử đã và đang áp dụng nêu trên. Trong bối cảnh hiện nay, do sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã xuất hiện một loại hình tài liệu lưu trữ mới – Tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu nghe nhìn, các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng; các cơ sở dữ liệu thông tin về tài liệu lưu trữ được hình thành; công cụ tra tìm được hiện đại hoá; …Vì vậy, các Lưu trữ lịch sử cần mạnh dạn nghiên cứu và áp dụng một số hình thức khai thác sử dụng mới như: cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng, khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ (Mạng LAN) và mạng toàn cầu (INTERNET). Đặc biệt, các Lưu trữ Lịch sử cần nghiên cứu để đưa vào áp dụng mô hình “Phòng đọc ảo”, “Phòng đọc trực tuyến” ưu điểm của loại hình phòng đọc này là giảm thủ tục, thời gian cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả; giúp người sử dụng có thể truy cập tài liệu từ xa; truy cập tài liệu bất kỳ lúc nào, bất kỳ đâu. Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ đẩy mạnh hơn nữa việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mà không nhất thiết phải mở rộng, nâng cấp phòng đọc truyền thống. Phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ có cơ hội quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị tài liệu lưu trữ cũng như nội dung, thành phần tài liệu đang bảo quản; quản lý người sử dụng tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ tốt hơn (chống sao chụp trái phép, chống xuống cấp đối với tài liệu (bản gốc/bản chính); đẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác lưu trữ. Ngoài ra, sử dụng phòng đọc ảo cũng sẽ giúp cơ quan lưu trữ có thể thu được nhiều lợi ích về kinh tế như cho phép quảng cáo, thu phí người sử dụng tài liệu lưu trữ. Mặc dù các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ này không được đề cập đến trong Luật lưu trữ năm 2011. Tuy nhiên, theo chúng tôi các Lưu trữ lịch sử khi thực hiện các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu này cũng không “trái luật” mà cao hơn nữa khi áp dụng các hình thức này còn là biện pháp cụ thể để các Lưu trữ lịch sử thực hiện tốt Luật lưu trữ, bởi lẽ tại khoản 3, điều 29, Luật lưu trữ năm 2011 khẳng định: Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý”.

Có thể khẳng định rằng để tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả thì trước hết tài liệu phải được tổ chức một cách khoa học và là tiền đề quan trọng cho việc tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đây là hai vấn đề cơ bản trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu tài liệu không được tổ chức một cách khoa học thì các cơ quan lưu trữ không thể đưa ra phục vụ độc giả. Ngược lại, nếu tài liệu được tổ chức khoa học, nhưng các hình thức khai thác sử dụng lại đơn giản, nghèo nàn thì hiệu quả khai thác không cao. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan lưu trữ là phải triển khai thực hiện đồng bộ cả hai nhiệm vụ nói trên.

Thứ hai, đổi mới và nâng cao hơn nữa nhận thức chung  của toàn xã hội về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, vai trò của công tác lưu trữ nói chung và số lượng, nội dung, thành phần, giá trị của tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ của mình nói riêng. Để thực hiện nhiệm vụ quan trọng này các Lưu trữ cần phải chú trọng công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, của Nhà nước về công tác lưu trữ, đồng thời phải chú ý đến vai trò cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ đối với việc hoạch định các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước cũng như vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong tất cả các mặt, các lĩnh vực của đời sống xã hội. Để làm được điều này, đòi hỏi các lưu trữ cần phải đổi mới nhận thức từ chỗ các Lưu trữ lịch sử là các “kho lưu trữ” – Nơi chỉ chú trọng đến công tác bảo quản tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ là người “canh gác” tài liệu lưu trữ một cách thụ động đến các Lưu trữ lịch sử phải là các “Trung tâm lưu trữ” , các “Viện lưu trữ” thật sự  –  Nơi thực hiện tốt tất cả các nhiệm vụ của công tác lưu trữ, nơi các cán bộ lưu trữ phải chủ động “tiếp thị lưu trữ”, “Marketing lưu trữ”, “Quảng bá lưu trữ”,  coi tài liệu lưu trữ thực sự là di sản văn hóa của dân tộc, phải xác định độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là “khách hàng”, là “thượng đế”  thật sự của các Lưu trữ lịch sử, biết hướng toàn bộ hoạt động của các của các cơ quan, tổ chức, cá nhân vào mục đích sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thông qua các hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ .

Thứ ba, các Lưu trữ lịch sử cần đẩy mạnh ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ nhất là ngành công nghệ thông tin, công nghệ hóa học, sinh học… vào công tác lưu trữ như: bảo quản tài liệu lưu trữ, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, xây dựng các công cụ tìm kiếm tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ.

Thứ tư, các Lưu trữ lịch sử cần phải là một địa chỉ đỏ cùng với Bảo tàng, Thư viện để học sinh, sinh viên các cấp, các ngành đến nghiên cứu, trao đổi học tập về chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt là để nghiên cứu, trao đổi về lịch sử, về truyền thống anh hùng, bất khuất của dân tộc. Thông qua nguồn tài liệu phong phú có giá trị trên rất nhiều phương diện, điều kiện kỹ thuật tiên tiến, môi trường khai thác, sử dụng tài liệu thuận lợi, cán bộ lưu trữ có chuyên môn, nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cao… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu học thuật, nghiên cứu lý luận, để viết luận văn và thao tác thực tế của thầy và trò các trường cao đẳng, đại học, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tiếp cận xã hội được dễ hơn, tốt hơn, từ đó các Lưu trữ và các Trường đại học trở thành “đối tác” của nhau và “hai bên cùng có lợi”. Bên cạnh đó, các Trường Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông cũng cần phải coi các Lưu trữ là “giảng đường ngoại khóa” của họ, đưa giờ học lịch sử của mình đến các Lưu trữ. Làm được điều này chính là thể hiện tăng cường chức năng giáo dục xã hội của tài liệu lưu trữ.

Thứ năm, các Lưu trữ lịch sử cần tích cực triển khai xây dựng các bộ phim, các ấn phẩm văn hóa có giá trị từ các tài liệu lưu trữ. Đây là một hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có tính chất tuyên truyền rộng rãi. Làm tốt công tác này sẽ nâng cao sự hiểu biết xã hội của các Lưu trữ, tăng cường sự hiểu biết của công chúng đối với tài liệu lưu trữ và đối với các Lưu trữ. Ngoài ra, các Lưu trữ lịch sử cần đẩy mạnh công tác “tiếp thị”, “quảng bá” về số lượng, thành phần, nội dung, giá trị của của những tài liệu lưu trữ được bảo quản trong Lưu trữ của mình trên các phương tiện thông tin đại chúng như các Đài truyền hình, Đài phát thanh, các báo, tạp chí… để con đường mà tài liệu lưu trữ đến với người dân là ngắn nhất có thể.

Thứ sáu, các Lưu trữ lịch sử cần quan tâm hơn nữa đến công tác tuyển chọn và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ của cơ quan để tạo ra một thế hệ những cán bộ làm công tác lưu trữ thật sự “vừa hồng, vừa chuyên”, đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước, ở nước ngoài giữa các cơ quan lưu trữ với nhau, cũng như giữa các cơ quan lưu trữ với những cơ quan có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa học về lưu trữ (các trường đại học, học viện, viện nghiên cứu) để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan này.

Tóm lại, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên rất nhiều phương diện của đời sống xã hội. Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là không chỉ bảo quản an toàn, hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ mà còn phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Các Lưu trữ lịch sử được coi là những mỏ vàng văn hóa, nơi bảo quản rất nhiều những tài liệu có giá trị trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Chính vì vậy, các Lưu trữ lịch sử cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau để phát huy tối đa các giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống xã hội.

CN. Hoàng Quang Cương