Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Quá trình áp dụng Hệ thong tiêu chuẩn cùa To chức Tiêu chuán Quốc té trong văn thư lưu trữ
ISO là tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế có tên đầy đủ tiếng Anh là: International Organisation for Stadardization. ISO là tổ chức phi chính phủ, được thành lập năm 1946 tại Luân Đôn. Trụ sở chính của ISO dặt tại Geneve, Thụy Sỹ. Ngôn ngữ cùa ISO là tiéng Anh, Pháp và Tây Ban Nha.
Mục tiêu hoạt động của ISO là phát triển công tác tiêu chuẩn hóa, tạo thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên toàn thế giới.
Việt Nam là thành viên chính thức của ISO từ năm 1997 và là thành viên thứ 72 của ISO. Cơ quan đại diện của Việt Nam là Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Việt Nam tham gia Đại hội đồng ISO hai nhiệm kỳ: nhiệm kỳ năm 1997-1998 và năm 2001-2002.
Bộ ISO 9000 không phải là bộ tiêu chuẩn về sản phẩm, mà là bộ tiêu chuẩn về ”Hệ thống quản lý chất lượng”.
Lý do các nước áp dụng ISO 9000:
- Do khách hàng yêu cầu chất lượng sản phẩm,
- Do cạnh tranh giữa các tổ chức thương mại trong nền kinh tế thị trường,
- Do xu thế xã hội không ngừng cải tiến hoạt động quản lý sản xuất hàng hóa,
- Do hợp tác, phân công lao động tạo ra những sản phẩm chung trong phạm vi quốc gia và quốc tế,
- Do xu thế hội nhập quốc tế,
- Do yêu cầu tạo nề nếp làm việc khoa học, có hiệu quả trong nội bộ từng cơ quan, tổ chức của các quốc gia.
Hiện nay, ISO không chỉ áp dụng ữong sản xuất hàng hóa, mà áp dụng cả trong lĩnh vực hành chính, như trong hoạt động khoa học, giáo dục, văn phòng, văn thư, lưu trữ...
Một số quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ có thể áp dụng ISO 9000:
- Soạn thảo văn bản hành chính,
- Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật,
- Xử lý văn bàn đi,
- Tiếp nhận và xử lý văn bản đến,
- Quản lý và sử dụng con dấu,
- Chinh lý khoa học kỹ thuật tài liệu,
- Lập hồ sơ,
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ...
Các bước triển khai áp dụng ISO 9000 trong văn thư lưu trữ:
Bước 1. Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng trong văn thư lưu trữ.
Bước 2. Lập Ban chi đạo thực hiện Dự án ISO 9000:2000.
Bước 3. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tố chức.
Bước 4. Xây dựng các văn bản hệ thống quản lý chất lượng, trong đó có ”Sổ tay chất lượng”.
Bước 5. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (các lưu đồ trong các quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ).
Bước 6. Thực hành hệ thống quản lý chất lượng, vận hành thử nghiệm các lưu đồ nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Bước 7. Đánh giá nội bộ chuẩn bị cho việc đánh giá cấp giấy chứng nhận.
Bước 8. Đánh giá cấp giấy chứng nhận.
Bươc 9. Duy trì, cài tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Mục tiêu quan trọng của việc áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ ỉà:
- Đưa ra được cảc giải pháp tối ưu nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ,
- Xác định đựợc những sản phẩm với chất lượng phải có trong các quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ,
. - Quy định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân trong công tác văn thư lưu trữ,
’ - Được cấp Giấy chứng nhận ISO 9000.
Các điểm trọng tâm của một quy trình nghiệp vụ khi áp dụng ISO 9000 là:
- Xác định rỗ nội dung công việc của quy trình và chi tiết các bước của quy trình,
- Xác định rõ sản phẩm cần đạt được khi thực hiện từng bước của quy trình,
- Xác định rõ trách nhiệm cá nhân của người thực hiện các bước trong quy trình,
- Xác định rõ cơ chế kiểm tra, giám sát.
Trong thực tế hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức, tuy chưa được cấp chứng nhận ISO 9000, nhưng với mong muốn công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đã áp dụng từng phần các tiêu chuẩn của ISO vào nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Ví dụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc Ban hành Quy trinh ””Chỉnh lý tài liệu giấy”” theo TCVN ISO 9001: 2000.


.