Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ
Nội dung bảo quản tải liệu lưu trữ bao gồm: xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản, xử lý kỹ thuật bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ, tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.
Việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ là nhiệm vụ hàng đầu của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, vì theo quy định cùa Nhà nuớc, tài liệu lưu trữ phải được bào quàn an toàn trong kho lưu trữ. Quá trình lập dự án xây dựng, cài tạo kho lưu trữ, cần lập dự toán kèm theo các trang thiết bị lưu trữ và xác định các vấn đề quan trọng sau: kho lưu trữ lịch sử hay kho lưu trữ hiện hành. Neu là kho lưu trữ lịch sử thì phải lập dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quàn vĩnh viễn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, nếu là kho lưu trữ hiện hành thì tài liệu lưu trữ được luân chuyển theo chế độ giao nộp tài liệu lưu trữ của Nhà nước. Những kho ỉuu trữ này có sổ lượng tài liệu không lớn và tài liệu luôn luôn được luân chuyển, vì vậy trong điều kiện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng có thể cải tạo các gian nhà hiện có thành kho lưu trữ.
Vấn đề thứ hai cần xác định rõ là dung lượng bảo quản kho lưu trữ. Đối với kho lưu trữ lịch sử thì thông số xác định dung lượng là sổ lượng tài ỉiệu hiện có cộng với sổ lượng tài liệu thu thập từ các nguồn nộp lưu trong 20 năm. Toàn bộ thông sổ kỹ thuật kho lưu trữ cần thực hiện theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước . Còn việc lựa chọn ỉoạỉ kho lưu trữ và tính diện tích sàn kho lưu trữ được áp dụng quy định theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/7/2007 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện bao gồm các biện pháp kỹ thuật chống hoặc hạn chế những ảnh hưởng của khí hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác. Những công việc phổ thông nhất trong xử lý kỹ thuật là xử lý nhiệt độ, độ ẩm với các thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu. Do tác động của môi trường, nhiệt độ, độ ẩm, con người, trong kho lưu trữ còn thường xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác như chổng mất mát tài liệu và tiết lộ thông tin đối với tài liệu còn giá trị mật.
Tu bổ, phục chế tài liệu được thực hiện để xử lý tài liệu đã hư hỏng, mất mát. Tu bổ tài liệu lưu trữ là sửa chữa vật mang tin tài liệu để thông tin được bảo đảm an toàn trên vật mang tin và sử dụng có hiệu quả ỉâu dài tài liệu. Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: cắt gián, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài ỉiệu phim ảnh, tài liệu giấy... Phục chế tài liệu là tái tạo lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hu hỏng quá nặng không thể sửa chữa được.
Tu bo và phục che tài liệu chi áp dụng đổi với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, không áp đụng đoi với tài liệu hiện hành.