Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Tập hợp các thẻ mô tả tài liệu lưu trữ được xếp theo các nguyên tẳc, phương pháp nhất định làm công cụ tra cứu tài liệu
Căn cứ vào mục đích sử dụng của các nhà quản lý tài liệu, các cơ quan lưu trữ xây dựng các bộ thẻ như: bộ thẻ theo địa dư,
bộ thé hệ thống, bộ thé sụ vật - chuyên đề, bộ thẻ theo tên người, bộ thè theo thời gian...Ở một số nước, người ta còn lập các bộ thè theo phông lưu trữ. Bộ thè theo phỏng lưu trữ được sắp xếp thứ tự tương đương như mục lục hồ so của một phông lưu trữ, nhung thông tin ở các thẻ khác với tiêu đề hồ sợ trong mục lục là chi tiết hơn, trong đó có ghi các ký hiệu thông tín để khi cần thiết thì tập hạp thông tin của các hồ sơ thành các chuyên đề ngay trong phông Lưu trữ hoặc xuyên phỏng lưu trữ.
Bộ thẻ là công cụ tra cửu phổ biến ờ các kho lưu trữ và các thư viện. Ờ thư viện, thường có các bộ thẻ theo vẩn chữ cái tên tác giả, bộ thè theo chuyên đề... Còn trong lưu trữ thường được xây dụng các bộ thẻ chuyên đề, theo phông lưu trữ...
Khi xây dựng bộ thẻ, ví dụ bộ thẻ chuyên đề, thường được bắt đầu từ việc xây dụng khung phản loại thõng tin cho một đôi tượng sách báo hoặc tài liệu lưu trữ. Riêng trong lưu trữ, các chuẩn thông tín nội dung tài liệu được mã hoá khi phán loại tài liệu lưu trữ thành các ký hiệu thòng tin và các lớp thông tin. Khi biên mục tài liệu, điều rất quan trọng, ngoài việc mô tả tài liệu, cần ghi các địa chì tra tìm và ký hiệu thông tin tài liệu. Vậy công việc xây dựng bộ thè chuyên đề tiếp theo là tập họp các thẻ cùng ký hiệu thông tin lại với nhau và sắp xếp theo một phương pháp nhất định để hình thảnh một bộ thè chuyên để.
Ngày nay, việc thiết kế và sắp xếp các bộ thẻ thường được thực hiện bằng máy tính. Trên cơ sờ các thông tin đã được nạp vào máy, người ta cỏ thể gọi toàn bộ các thông tin có cùng một ký hiệu để tập hợp chúng thành một bộ thẻ và sap xếp theo thú tự mong muốn.