Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Văn bản giao nhận tài liệu của một kho lưu trữ
Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, phải lập thành biên bản và danh mục tài liệu giao nộp. Biên bản và danh mục tài liệu giao nộp được lập thành 2 bản, đơn vị giao nộp tài liệu và lưu trữ mỗi bên nhận một bản.
Nội dung biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ:
- Phần đầu văn bản ghi: Quốc hiệu, Ngày tháng năm,
- Tên văn bản, ghi: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU,
- Căn cứ pháp ỉý,
- Ngày tháng năm,
- Đại diện cơ quan lưu trữ nhận tài liệu (ghi danh sách đại diện, tên cơ quan),
- Đại diện cơ quan nộp tài liệu (ghi danh sách đại diện, tên cơ quan),
- Cùng thống nhất giao, nhận tài liệu:
- Tên khối tài liệu, thời gian của tài liệu,
. - Số ỉượng tài liệu,
- số bản mục lục hồ sơ nộp lưu,
- Tình trạng tài liệu,
- Sổ lượng bản: Biên bản này được làm thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản,
- Người nhận, chữ ký, họ và tên (ghi bên trái),
- Người giao, chữ ký, họ và tên (ghi bên phải cùng hàng vói nơi viết ”người nhận”),
- Chứng thực của cơ quan nộp tài liệu và cơ quan nhận tài liệu: chức vụ, ký, họ và tên, đóng dấu.