Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Mô tả tóm tăt những thông tin trong hô sơ đẻ ghi vào bìa, mục lục văn bản trong hô sơ, chứng từ két thúc và ghi vào công cụ tra cứu
Nội dung biên mục hồ sơ bao gồm biên mục bẻn trong và biẽn mục bén ngoài hồ sơ. Tuỳ theo yẻu cầu của cơ quan lưu trừ mà thông tin biên mục cỏ độ chi tiết khác nhau, nhưng phổ biến là: Neu biên mục bén ngoài hồ sơ thì điền các thông tin lên bìa in sẵn của hồ sơ, như tên cơ quan quản lý hồ sơ, số đảng ký văn thư của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ. thời gian giới hạn của tải liệu trong hồ sơ, sò đảng ký lưu trừ của hồ sơ: phông so, mục lục số, hồ sơ số. Neu biên mục bẽn trong hồ sơ thì phải đảnh so tờ, viết tờ mục lục văn bản, chửng từ kết thúc.
Khi biên mục biẻu ghi nhập dừ liệu của hồ sơ thì điền các thông tin theo các trường của biêu ghi như: tiêu đề hồ sơ. ký hiệu tra tìm, tên phông lưu trừ, thời gian của tài liệu, loại giá trị, ngôn ngừ, phép sử dụng, so tờ, tinh trạng vật lý và nhừng thòng tin khác theo yêu cảu của cơ sò dừ liệu.
Tình trạng, giá trị của tài liệu đang xử lý quy định mức độ biên mục hồ sơ tài liệu. Biên mục hoàn chinh hồ sơ chi ảp dụng
cho những hồ sơ đã xác định là có giá trị lịch sử. Những hồ sơ chưa qua xác định giá trị tài ỉiệu, những đơn vị phân loại tạm thời trong chỉnh lý, chỉ cần biên mục sơ bộ các thông tin cơ bản bên ngoài hồ sơ.