Trang chủ / Từ điển

Từ điển

Phiếu mô tả các thông tin theo quy định của một cơ sở dữ liệu để nhập thông tin vào mảy tính và quản lý trong cơ sở dữ liệu như một đơn vị thông tin riêng biệt
Điểu ghi được thiết kế theo các mục của một đơn vị thông tin nhập máy, sự phân chia đơn vị thông tin thành các mục phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng tin và người quản lý cơ sở dữ liệu. Mỗi ô mục gọi là ”trường” (field), mỗi trường có kỷ hiệu riêng gọi là ”nhăn trường” (file label). Biểu ghi là phương tiện trung gian để biên mục và chỉnh lý thông tin tóm tắt trước khi nhập tin vào máy tỉnh.
Nguyên tắc của việc lập biểu ghi là:
- Phải đáp ứng thoả mãn yêu cầu của nhà quản lý cơ sở dữ liệu, của người đặt hàng sử dụng cơ sở dữ liệu,
- Phải phù hợp với một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đã lựa chọn,
- Phải phù hợp với tính chất riêng biệt của thông tin trong cơ sở dữ liệu, với đặc điểm ký tự của thông tin trong cơ sở dữ liệu.
Có nhiều loại biểu ghi dược thiết kế theo yêu cầu của nhà quàn lý cơ sở dữ liệu như: biểu ghi quản lý tài liệu phông lưu trữ, biểu ghi hồ sơ lưu trữ, biểu ghi sách thư viện, biểu ghi hồ sơ nhân sự, biểu ghi văn bản... Những thông tin được phân chia trong một biểu ghi do người thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu quy định theo yêu cầu của nhà quản lý cơ sờ dữ liệu. Ví dụ, thông tin của biểu ghi hồ sơ lưu trữ phổ biến là:
- Tên phông lưu trữ
- Địa chi tra tìm phông
- Ký hiệu thông tin
- Tiêu đề hồ sa
- Chú giải
- Từ khoá, ký hiệu tra tìm
- Địa điểm sự kiện của thông tin trong hồ sơ
- Thời gian sự kiện
- Thời gian bắt đầu và kết thúc
- Tác giả
- Nhóm giá trị
- Tình trạng vật lý
- Ngôn ngữ
- Bút tích lãnh tụ, lãnh đạo
-Số tờ
- Độ mật
- Những tài liệu có vật mang tin khác kèm theo
- Phép sử dụng
- Ngày nhập tin vào cơ sở dữ liệu...
Biểu ghi văn bản trong văn thư là:
Văn bản đến:
- Số đăng ký văn bản
- Ngày đến
- Cơ quan gửi văn bản
- Số và ký hiệu văn bản
- Ngày, tháng văn bản
- Tên loại văn bản
- Trích yếu nội dung
- Phân loại văn bản theo vấn đề
- Họ, tên, chức vụ người ký
- Mức độ mật
- Mức độ khẩn
- Văn bản gửi kèm
- Không xử lý
- Có xử lý:
+ Thời hạn xử lý + Đơn vị xử lý
+ Văn bản trà lời: sổ, ký hiệu, ngày
- Lưu hồ sơ số:
+ Tiêu đề hồ sơ + Người lập hồ sơ + Thời hạn bảo quản
Văn bản đi:
- Sổ, ký hiệu văn bản
- Ngày, tháng văn bản
- Trích yếu nội dung
- Tên, loại văn bản
- Người thảo văn bản
- Đơn vị thảo văn bản
- Người ký văn bản I Độ mật
- Độ khẩn
1 Sổ lượng văn bản phát hành
- Văn bản gửi kèm
- Trả lời vãn bản số, ngày, của cơ quan...
- Các cơ quan nhận vãn bản
- Lưu hồ sơ sổ:
+ Tiêu đề hồ sơ + Người lập hồ sơ + Thời hạn bảo quản.