Ứng dụng ChatGPT để trích xuất thông tin trong tài liệu

1. Sự cần thiết của việc ứng dụng ChatGPT trong trích xuất thông tin tài liệu

Trong công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu, một trong những khâu quan trọng là biên mục tài liệu – quá trình đọc tài liệu và nhập lại các trường dữ liệu vào hệ thống. Hiện nay, phương pháp truyền thống chủ yếu là nhập liệu thủ công, tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực và dễ xảy ra sai sót. Do đó, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), đặc biệt là ChatGPT, có thể mang lại nhiều lợi ích:

• Tự động hóa quy trình trích xuất thông tin từ văn bản giấy, giúp tăng tốc độ xử lý.
• Giảm sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo độ chính xác cao hơn.
• Hỗ trợ tìm kiếm và phân loại tài liệu nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí nhân lực, tối ưu hóa quy trình làm việc.

2. Công nghệ áp dụng trong trích xuất thông tin tài liệu

Để tự động hóa quy trình trích xuất thông tin từ tài liệu giấy, ChatGPT có thể kết hợp với nhiều công nghệ hiện đại như:

a. Nhận dạng ký tự quang học (OCR – Optical Character Recognition)

OCR giúp chuyển đổi văn bản in hoặc viết tay trên giấy thành dạng văn bản số hóa có thể chỉnh sửa được. Các phần mềm phổ biến như Tesseract OCR, ABBYY FineReader, Google Cloud Vision OCR có thể được tích hợp để xử lý dữ liệu đầu vào trước khi ChatGPT phân tích.

b. Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP – Natural Language Processing)

ChatGPT sử dụng NLP để hiểu và phân loại nội dung tài liệu, giúp trích xuất các trường dữ liệu quan trọng như:

• Số, ký hiệu văn bản
• Tác giả
• Ngày ban hành
• Trích yếu
• Tên loại
• Người ký
• Chức vụ

c. Học máy (Machine Learning) và Học sâu (Deep Learning)

Mô hình GPT có thể được huấn luyện với dữ liệu tài liệu đã qua biên mục để tự động nhận diện các trường thông tin quan trọng trong tài liệu mới.

d. Tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu (DMS – Document Management System)

ChatGPT có thể kết nối với các phần mềm quản lý tài liệu như Alfresco, M-Files, SharePoint để tự động nhập dữ liệu đã trích xuất vào hệ thống.

3. Quy trình thực hiện trích xuất thông tin từ tài liệu giấy bằng ChatGPT

Bước 1: Quét và số hóa tài liệu giấy

• Sử dụng máy quét hoặc camera chất lượng cao để tạo bản số hóa của tài liệu giấy.
• Lưu trữ tài liệu dưới dạng PDF, hình ảnh (JPEG, PNG) hoặc định dạng khác hỗ trợ OCR.

Bước 2: Áp dụng OCR để chuyển đổi tài liệu thành văn bản số

• Sử dụng phần mềm OCR để nhận dạng chữ viết và xuất thành văn bản thô.
• Kiểm tra và hiệu chỉnh lỗi nhận dạng (nếu cần).

Bước 3: Trích xuất thông tin từ văn bản bằng ChatGPT

• ChatGPT sẽ xử lý văn bản đã qua OCR và phân tích nội dung.
• Áp dụng thuật toán NLP để nhận diện và trích xuất các trường thông tin quan trọng.
• Tạo cấu trúc dữ liệu phù hợp để nhập vào hệ thống quản lý tài liệu.

Bước 4: Nhập dữ liệu vào hệ thống biên mục

• Kiểm tra thông tin đã trích xuất, đối chiếu với tài liệu gốc.
• Nhập hoặc đồng bộ hóa dữ liệu với hệ thống quản lý tài liệu.
• Lưu trữ dữ liệu theo định dạng chuẩn để phục vụ tra cứu sau này.

4. Đánh giá hiệu quả khi sử dụng ChatGPT so với nhập liệu thủ công

5. Hạn chế và giải pháp khắc phục

a. Hạn chế

• Sai sót do OCR: Nếu tài liệu gốc bị mờ, chất lượng quét kém, OCR có thể nhận diện sai.
• Cần tùy chỉnh mô hình AI: ChatGPT cần được huấn luyện với dữ liệu lưu trữ để tăng độ chính xác.
• Chưa thay thế hoàn toàn con người: Một số tài liệu có nội dung phức tạp vẫn cần kiểm tra thủ công.

b. Giải pháp

• Cải thiện chất lượng tài liệu đầu vào: Sử dụng máy quét chất lượng cao, xử lý hình ảnh trước khi áp dụng OCR.
• Tối ưu hóa mô hình AI: Huấn luyện ChatGPT với dữ liệu văn thư lưu trữ để nâng cao độ chính xác.
• Kết hợp với kiểm tra thủ công: Duy trì bước kiểm tra cuối cùng để đảm bảo chất lượng dữ liệu.

6. Kết luận

Ứng dụng ChatGPT trong trích xuất thông tin từ tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu. Nhờ kết hợp các công nghệ OCR, NLP và AI, quá trình biên mục tài liệu trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Mặc dù vẫn còn một số hạn chế, nhưng với các giải pháp khắc phục, việc ứng dụng AI vào lĩnh vực lưu trữ hứa hẹn sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng quản lý tài liệu.