Ứng dụng Taxonomy trong phân loại tài liệu điện tử: Mối tương quan giữa Taxonomy và khung phân loại Paul Boudet

Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, các cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam đang từng bước số hóa hoạt động quản trị, trong đó có công tác quản lý tài liệu. Tài liệu điện tử ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thể văn bản, hồ sơ được tạo lập, xử lý và lưu trữ hàng ngày.

Việc quản lý tài liệu điện tử đặt ra yêu cầu cao về phương pháp phân loại nhằm đảm bảo khả năng lưu trữ lâu dài, truy xuất nhanh chóng, bảo đảm an toàn thông tin và hỗ trợ khai thác hiệu quả. Trong bối cảnh đó, cách tiếp cận phân loại truyền thống – vốn được xây dựng cho môi trường lưu trữ hồ sơ giấy – bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

Bài viết này giới thiệu khái niệm Taxonomy – hệ thống phân loại phân cấp hiện đại – như một giải pháp phù hợp với môi trường lưu trữ điện tử. Đồng thời, phân tích mối tương quan giữa Taxonomy và phương pháp phân loại cổ điển của Paul Boudet – nhà lưu trữ học nổi tiếng người Pháp – nhằm làm rõ triển vọng ứng dụng trong quản lý tài liệu điện tử.

1. Tổng quan về phương pháp phân loại của Paul Boudet

Paul Boudet cho rằng việc phân loại hồ sơ phải dựa trên nguyên tắc “chức năng hành chính” của tổ chức. Theo đó, mọi hồ sơ được tạo lập trong quá trình thực hiện một chức năng cụ thể, do một đơn vị có thẩm quyền tạo ra, và vì vậy cần được phân loại theo logic:

Cấp 1: Chức năng chính của cơ quan;

Cấp 2: Các nhiệm vụ cụ thể được phân công;

Cấp 3: Các hoạt động, công việc giải quyết;

Cấp 4: Hồ sơ, tài liệu cụ thể tương ứng.

Phương pháp này đặc biệt phù hợp với hệ thống hành chính công kiểu Pháp, đã ảnh hưởng sâu rộng đến nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Các văn bản QPPL tại Việt Nam cũng phản ánh rõ ảnh hưởng này:

– Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (nay được thay thế bởi Luật Lưu trữ 2024) quy định việc quản lý tài liệu phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ dựa trên chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.

Phương pháp của Paul Boudet đảm bảo tính pháp lý, tính hành chính và logic nghiệp vụ khi quản lý tài liệu truyền thống. Tuy nhiên, trong môi trường điện tử với lượng dữ liệu lớn, đa dạng, phi cấu trúc, nó cần được bổ sung bằng các công cụ hiện đại hơn như Taxonomy.

2. Taxonomy là gì và vì sao cần thiết trong môi trường lưu trữ điện tử?

Taxonomy là hệ thống phân loại phân cấp thông tin theo dạng cây thư mục, trong đó các chủ đề được tổ chức thành nhiều tầng, có mối liên hệ “cha – con”, “ngang hàng”, hoặc “liên kết chéo”. Taxonomy có thể được sử dụng hiệu quả trong các hệ thống quản trị tri thức, website, thư viện số, cơ sở dữ liệu và đặc biệt là trong quản lý tài liệu điện tử.

Trong môi trường lưu trữ điện tử, Taxonomy có vai trò quan trọng:

– Chuẩn hóa thông tin mô tả tài liệu: Quy định rõ ràng và thống nhất những thông tin bắt buộc phải có đối với mỗi tài liệu điện tử, chẳng hạn như: tài liệu nói về nội dung gì, do ai tạo ra, tạo vào thời gian nào, và có cần hạn chế quyền truy cập không. Việc này giúp cho tài liệu được sắp xếp rõ ràng, dễ tìm kiếm và dễ quản lý, đồng thời hỗ trợ phần mềm và các công cụ tìm kiếm hoạt động chính xác và hiệu quả hơn

– Tăng khả năng truy xuất và quản lý dữ liệu: Taxonomy cho phép phân loại tài liệu theo chủ đề, chức năng, nội dung… hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông minh, đồng thời giúp hệ thống AI, chatbot hoạt động hiệu quả hơn.

– Là nền tảng để triển khai AI, chatbot, tự động hóa: Khi gắn Taxonomy với các hệ thống AI, có thể phân loại, trích xuất thông tin tự động hoạt động hiệu quả hơn.

– Đáp ứng yêu cầu pháp lý và bảo quản lâu dài: Mỗi loại tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau theo Luật Lưu trữ. Taxonomy hỗ trợ xác định rõ loại tài liệu, từ đó áp dụng đúng quy trình tiêu hủy, giao nộp.

– Phù hợp với môi trường đa nền tảng: Có thể tích hợp với hệ thống DMS, e-Office, hệ thống tra cứu, chatbot…

Các chuẩn quốc tế đã sử dụng Taxonomy như:

– Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) – chuẩn hóa metadata trong môi trường số;

– ISO 15489 – Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý tài liệu;

3. Mối tương quan giữa Paul Boudet và Taxonomy

Phương pháp phân loại của Paul Boudet có thể được coi là nền móng logic để xây dựng Taxonomy trong lĩnh vực hành chính công. Taxonomy là bước phát triển kế tiếp, nhằm thích nghi với yêu cầu của lưu trữ điện tử hiện đại.

4. Lợi ích của Taxonomy cho người dùng

Taxonomy mang lại giá trị thiết thực cho nhiều nhóm người dùng, từ cán bộ lưu trữ, quản lý doanh nghiệp đến người dùng cuối, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả khai thác thông tin.

Taxonomy giúp cán bộ lưu trữ tổ chức và quản lý khối lượng tài liệu điện tử lớn một cách khoa học. Thay vì sắp xếp thủ công như với hồ sơ giấy, Taxonomy cho phép:

– Xử lý và tìm kiếm khối lượng tài liệu lớn: Taxonomy cho phép sắp xếp và tra cứu hàng ngàn tài liệu một cách nhanh chóng mà không cần mở từng tệp để kiểm tra nội dung. Nhờ cấu trúc phân cấp (như cây thư mục) và thẻ metadata (như loại tài liệu, ngày tạo, từ khóa), cán bộ lưu trữ có thể dễ dàng tìm đúng tài liệu chỉ bằng cách chọn danh mục hoặc nhập từ khóa.

– Phân loại tự động: Công cụ AI tích hợp với taxonomy có thể tự động gắn thẻ metadata và xếp tài liệu vào danh mục phù hợp, giảm thiểu sai sót và công việc thủ công.

Đối với lãnh đạo hoặc quản lý, Taxonomy cung cấp khả năng truy xuất thông tin nhanh, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác và kịp thời. Các lợi ích bao gồm:

– Truy cập thông tin tức thời: Dễ dàng tìm kiếm các văn bản, hoặc hồ sơ cần thiết cho cuộc họp.

– Tích hợp với hệ thống quản lý: Taxonomy có thể hoạt động trên các nền tảng như DMS, ERP, hoặc e-Office, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về dữ liệu.

– Bảo mật thông tin: Taxonomy cho phép phân quyền truy cập dựa trên metadata, đảm bảo chỉ những người có quyền mới xem được tài liệu.

Taxonomy không chỉ hỗ trợ người dùng mà còn là nền tảng để tích hợp các công nghệ tiên tiến:

– Trí tuệ nhân tạo (AI): AI có thể tự động phân loại tài liệu, gợi ý nội dung liên quan, hoặc cảnh báo khi có tài liệu hết hạn.

– Chatbot thông minh: Người dùng có thể hỏi bất kỳ câu hỏi nào và nhận kết quả ngay lập tức.

– Phân tích dữ liệu: Taxonomy giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu để phân tích xu hướng, tối ưu hóa quy trình.

Bằng cách áp dụng Taxonomy, các tổ chức không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh xây dựng chính phủ số, doanh nghiệp số, nơi dữ liệu là tài sản cốt lõi.

5. Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số, taxonomy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là giải pháp chiến lược giúp quản lý tài liệu điện tử một cách khoa học, hiệu quả và bền vững. Việc kết hợp giữa logic hành chính của Paul Boudet và tính linh hoạt, mở rộng của taxonomy hiện đại chính là chìa khóa để các cơ quan, tổ chức:

– Bảo đảm lưu trữ tài liệu an toàn, có hệ thống theo đúng quy định pháp luật;

– Tăng cường khả năng truy xuất và khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác;

– Sẵn sàng tích hợp với công nghệ mới như AI, chatbot, hệ thống phân tích dữ liệu.

Taxonomy không thay thế phương pháp phân loại truyền thống, mà nâng tầm và hiện đại hóa nó để thích ứng với môi trường số.