Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh, trí tuệ nhân tạo (AI) ngày càng khẳng định vai trò là nền tảng công nghệ cốt lõi, đặc biệt trong lĩnh vực lưu trữ – nơi giữ gìn ký ức quốc gia. Việc ứng dụng AI trong công tác văn thư, lưu trữ mở ra cơ hội đổi mới toàn diện, từ xử lý nghiệp vụ, khai thác, bảo quản đến phát huy giá trị tài liệu. Tại Đại hội Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhiệm kỳ 2025–2030, nhiều ý kiến tâm huyết đã nhấn mạnh tầm quan trọng của nội dung này. Sau đây là bài viết “Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia” nhằm góp phần hiện thực hóa định hướng quan trọng của ngành trong giai đoạn mới.

1. Bối cảnh và định hướng

    Trong bối cảnh toàn Đảng, toàn dân và toàn quân đang quyết tâm đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số quốc gia. Đây được xác định là một cuộc cách mạng và là giải pháp đột phá để thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội, cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Các văn kiện, chỉ đạo từ Trung ương, Quốc hội, Chính phủ, đặc biệt là Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị và Đề án 06/CP của Chính phủ đã tạo hành lang pháp lý và định hướng rõ ràng cho tiến trình này, trong đó nhấn mạnh việc phát triển chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

    Bộ Nội vụ xác định chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả công tác. Bộ đã ban hành Kế hoạch Chuyển đổi số năm 2025 với mục tiêu chuyển đổi hoạt động trên môi trường số, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý dựa trên dữ liệu và công nghệ số. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm là rà soát, nghiên cứu, đề xuất ban hành văn bản để đơn giản hóa thủ tục hành chính, tập trung xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống”. Bộ cũng chú trọng nâng cao nhận thức, hiểu biết, kỹ năng về chuyển đổi số cho đội ngũ công chức, viên chức, nghiên cứu và ứng dụng trí tuệ nhân tạo để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác.

    Đối với ngành Văn thư, Lưu trữ, Đảng bộ Cục đã nhận thức sâu sắc tác động của chuyển đổi số làm thay đổi bản chất công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Báo cáo chính trị của Đảng bộ Cục nhiệm kỳ 2020-2025 đã nêu rõ việc kịp thời tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này, nổi bật là Luật Lưu trữ năm 2024. Đây là bộ Luật tiến bộ, được Quốc hội thông qua với tỷ lệ phiếu rất cao. Luật Lưu trữ 2024 có nhiều nội dung mới về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho lưu trữ số, lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ số, tạo nền tảng pháp lý quan trọng cho chuyển đổi số trong ngành. Thông tư số 05/2025/TT-BNV và Thông tư số 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ cũng đã quy định chi tiết về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và các trình tự, thủ tục liên quan.

    Báo cáo chính trị của Đảng bộ Cục nhiệm kỳ 2025-2030 đã xác định mục tiêu tập trung thực hiện có hiệu quả công tác chuyển đổi số và đưa ra phương hướng “Ưu tiên nguồn lực và sự chỉ đạo cho việc triển khai thành công Luật Lưu trữ năm 2024, đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ hiện đại trong các hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ quốc gia”. Đặc biệt, đã có chỉ đạo cụ thể về việc “ứng dụng công nghệ mới vào phát huy giá trị tài liệu” và mục tiêu “Từng bước nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào các hoạt động nghiệp vụ” trong nhiệm kỳ tới. Đây chính là định hướng quan trọng để chúng ta nghiên cứu, ứng dụng AI trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ.

    Chúng ta đang đứng trước thời cơ lớn để bứt phá – đó là hành lang pháp lý đầy đủ, chủ trương nhất quán và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ AI. Đây là cơ hội vàng để chúng ta khẳng định vai trò tiên phong, biến tài liệu lưu trữ thành nguồn tài nguyên số quý giá, phục vụ nhu cầu xã hội và phát triển bền vững. Nếu chậm trễ, nguy cơ tụt hậu là hiện hữu, khiến tài liệu lưu trữ mất đi giá trị thực tiễn trong thời đại số.

    2. Triển vọng đổi mới toàn diện công tác lưu trữ

    Trong bối cảnh tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng với số lượng lớn, đặc biệt là tài liệu điện tử, yêu cầu về quản lý, khai thác, và phát huy giá trị tài liệu ngày càng cao, việc ứng dụng AI mang lại triển vọng to lớn để đổi mới toàn diện công tác lưu trữ:

    – Công tác nghiệp vụ: AI có khả năng xử lý và phân tích khối lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn, đồng thời tích hợp các công nghệ như nhận dạng ký tự quang học, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, từ đó hỗ trợ hiệu quả trong việc tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ của ngành lưu trữ.

    Cụ thể, AI có thể được ứng dụng để:

    + Tự động nhận dạng và trích xuất thông tin từ tài liệu số hoặc tài liệu được số hóa, chuyển đổi nội dung từ hình ảnh sang văn bản có thể tìm kiếm toàn văn và là dữ liệu đầu vào để xây dựng kho tri thức số.

    + Phân loại và sắp xếp tài liệu dựa trên nội dung, cấu trúc, hoặc ngữ cảnh, giúp giảm thiểu thời gian và sai sót trong khâu phân loại thủ công.

    + Hệ thống hóa hồ sơ theo chủ đề, thời gian, cơ quan ban hành hoặc các tiêu chí nghiệp vụ khác, góp phần chuẩn hóa và nâng cao chất lượng quản lý tài liệu.

    + Tóm tắt nội dung và lập chỉ mục tự động, giúp người dùng nhanh chóng nắm được nội dung chính và dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin trong kho tài liệu số.

    + Phát hiện trùng lặp hoặc tài liệu có nội dung tương đồng, hỗ trợ công tác rà soát, chỉnh lý hồ sơ một cách khoa học và tiết kiệm nguồn lực.

    Việc ứng dụng AI vào công tác nghiệp vụ không chỉ giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, tăng độ chính xác và hiệu quả xử lý tài liệu, mà còn đặc biệt quan trọng trong bối cảnh hiện nay khi bộ máy hành chính đang hướng đến tinh giản biên chế, hiện đại hóa nền công vụ. AI đóng vai trò là một “trợ lý ảo thông minh”, giúp các cơ quan lưu trữ nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa nguồn nhân lực, đồng thời đảm bảo chất lượng nghiệp vụ chuyên môn.

    – Công tác phát huy giá trị tài liệu: AI có thể cải thiện đáng kể công cụ tra cứu, tìm kiếm tài liệu, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số. AI cũng có thể hỗ trợ phân tích nội dung tài liệu để xác định các tài liệu có giá trị đặc biệt hoặc tiềm năng cho hoạt động phát huy giá trị như trưng bày, giới thiệu, xuất bản.

    Đáng chú ý hơn, nếu được đào tạo với các bộ dữ liệu phù hợp và “tinh chỉnh” theo mục tiêu chuyên biệt, AI có thể đề xuất các chủ đề triển lãm gắn với những mốc lịch sử cụ thể, các sự kiện được xã hội quan tâm, hoặc thậm chí dựa trên phân tích xu hướng tìm kiếm và hành vi của người dùng. Chẳng hạn, nếu có sự gia tăng tìm kiếm về Chiến dịch Hồ Chí Minh, AI có thể gợi ý tổ chức triển lãm số hoặc trưng bày thực tế về chủ đề này, sử dụng các tài liệu có liên quan trong kho lưu trữ. Đây chính là cách tiếp cận mới để kể lại câu chuyện lịch sử thông qua tài liệu lưu trữ, vừa mang tính giáo dục, vừa gần gũi, hấp dẫn với công chúng hiện đại.

    Như vậy, việc ứng dụng AI không chỉ giúp khai thác sâu hơn giá trị tiềm ẩn trong kho tài liệu lưu trữ, mà còn mở rộng khả năng kết nối giữa tài liệu lưu trữ với cộng đồng, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội.

    – Công tác bảo quản: AI có thể đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu, cả đối với tài liệu lưu trữ vật lý và tài liệu số.

    + Đối với tài liệu lưu trữ vật lý, AI có thể được tích hợp với hệ thống cảm biến môi trường như cảm biến nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, … đặt trong kho lưu trữ. Thông qua việc phân tích dữ liệu thời gian thực từ các cảm biến này, AI có khả năng phát hiện xu hướng bất thường và cảnh báo sớm nguy cơ gây hư hỏng tài liệu như nấm mốc, mục nát, hay lão hóa giấy. Thậm chí, hệ thống AI có thể tự động điều chỉnh điều hòa, máy hút ẩm hoặc thông gió để đưa môi trường trở về trạng thái tối ưu, giảm thiểu tác động tiêu cực đến tài liệu.

    + Đối với tài liệu lưu trữ số, AI có thể được ứng dụng để kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu thông qua các thuật toán so sánh, đối chiếu bản sao lưu và xác thực dữ liệu số nhằm phát hiện sai lệch, mất mát hoặc hành vi can thiệp bất thường trong cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, các hệ thống AI có thể giám sát liên tục các kho dữ liệu số, cảnh báo sớm các dấu hiệu bất thường như tệp tin bị lỗi, truy cập trái phép hoặc thay đổi không hợp lệ, từ đó hỗ trợ kịp thời trong việc khôi phục dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin.

    – Hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành: AI có thể phân tích cơ sở dữ liệu lưu trữ để cung cấp thông tin tổng hợp, dự báo xu hướng, hỗ trợ Lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác hơn.

    – Nâng cao chất lượng phục vụ người dân: AI Chatbot có thể cung cấp kênh hỗ trợ trực tuyến 24/7 cho người sử dụng tài liệu lưu trữ, trả lời các câu hỏi thường gặp về quy trình, thủ tục, hoặc hướng dẫn tra cứu tài liệu, góp phần xây dựng nền hành chính phục vụ, hiện đại.

    3. Một số giải pháp thúc đẩy ứng dụng AI quản lý tài liệu lưu trữ

    Để hiện thực hóa triển vọng ứng dụng AI, tôi xin đề xuất một số giải pháp trọng tâm:

    – Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao: Đây là yếu tố then chốt. Cần xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về chuyển đổi số, kỹ năng số, phân tích dữ liệu và ứng dụng AI cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, đặc biệt chú trọng kết hợp kiến thức lưu trữ truyền thống với công nghệ mới. Nghiên cứu chính sách thu hút các chuyên gia công nghệ có kiến thức về lưu trữ hoặc sẵn sàng đào tạo kiến thức lưu trữ để làm việc trong ngành.

    – Xây dựng và chuẩn hóa dữ liệu lưu trữ số: AI “học” và hoạt động dựa trên dữ liệu. Dữ liệu phải đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống”. Cần đẩy nhanh tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số, đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn dữ liệu và khả năng kết nối, chia sẻ.

    – Đẩy mạnh nghiên cứu và triển khai thí điểm: Dựa trên định hướng của Cục, cần xác định các bài toán nghiệp vụ lưu trữ cụ thể có tiềm năng ứng dụng AI cao, ví dụ: nhận dạng chữ viết tay, nhận dạng chữ trên tài liệu mờ, tự động trích xuất thông tin, lập metadata, hỗ trợ thẩm định giá trị tài liệu theo tiêu chí định sẵn để triển khai các dự án nghiên cứu và thí điểm ứng dụng AI.

    Về lâu dài, nếu được đầu tư bài bản, các mô hình AI có thể phát triển thành “kho tri thức số” – không chỉ phục vụ tìm kiếm và khai thác tài liệu, mà còn có khả năng phân tích dữ liệu lịch sử để hỗ trợ định hướng chính sách, dự báo xu hướng phát triển, cảnh báo sớm các rủi ro như thiên tai, dịch bệnh, hoặc các vấn đề xã hội tiềm ẩn thông qua tài liệu lưu trữ. Đây sẽ là nền tảng quan trọng để khai thác sâu hơn giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ quản trị quốc gia và phát triển bền vững.

    – Hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật: Đầu tư xây dựng và nâng cấp hạ tầng số mạnh mẽ, đặc biệt là Kho lưu trữ số và hạ tầng máy chủ AI đáp ứng yêu cầu về tính toán và lưu trữ dữ liệu cho các ứng dụng AI. Đảm bảo khả năng kết nối, tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống và cơ sở dữ liệu lưu trữ số.

    – Bảo đảm an toàn, an ninh mạng: Cần triển khai đồng bộ các biện pháp kỹ thuật và quản lý để bảo vệ hệ thống lưu trữ số và các ứng dụng AI khỏi các mối đe dọa mạng. Tuân thủ các quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

    – Tăng cường hợp tác: Đẩy mạnh hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ, các viện nghiên cứu trong và ngoài nước để tiếp cận công nghệ AI tiên tiến và học hỏi kinh nghiệm triển khai.

    Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý tài liệu lưu trữ là một hướng đi tất yếu và đầy tiềm năng, phù hợp với chủ trương chuyển đổi số mạnh mẽ của Đảng, Nhà nước và Bộ Nội vụ. Chi bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của việc nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ mới, trong đó có AI, để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ.