Công tác tổ chức quản lý khoa học tài liệu Mộc bản triều Nguyễn (P2) – Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV – hiện đại hóa công tác quản lý khoa học tài liệu Mộc bản

Người Đà Lạt thường gọi khu biệt điện của bà Trần Lệ Xuân (vợ của cố vấn Ngô Đình Nhu), số 2 Yết Kiêu Đà Lạt (Lâm Đồng) là “Dinh bà Nhu”. Được xây dựng từ năm 1958, trên ngọn đồi rợp bóng thông xanh rộng khoảng 13 ngàn mét vuông, gồm 3 ngôi biệt thự kiêu sa với những tên gọi mỹ miều. Biệt thự Lam Ngọc với những trang thiết bị đắt tiền được nhập khẩu từ Mỹ, Pháp, Ý về; ngoài chức năng nghỉ ngơi, còn có phòng làm việc, phòng họp, phòng khiêu vũ của bà Nhu. Ngôi biệt thự này có căn hầm trú ẩn, nắp hầm được làm bằng loại thép đạn bắn không thủng. Trên cao một chút là biệt thự Bạch Ngọc, được thiết kế bằng kính xung quanh đế ngắm cảnh, đây là nơi giải trí của gia đình bà Nhu. Cách biệt điện Bạch Ngọc khoảng 100m là Biệt thự Hồng Ngọc, được bà Nhu xây tặng cho thân phụ là ông Trần Văn Chương. Cạnh biệt điện Lam Ngọc có khu vườn Nhật Bản độc đáo, bà Nhu đã thuê các kỹ sư người Nhật đến thiết kế theo phong cách Nhật Bản; giữa khu vườn là một hồ nước hình bản đồ Việt Nam. “Dinh bà Nhu” nổi tiếng vì có một hồ bơi nước nóng độc nhất vô nhị ở Việt Nam lúc đó.

 Nổi tiếng là vậy, nhưng chẳng mấy ai được bước chân vào “Dinh bà Nhu” ngoại trừ các tướng lĩnh thân tín của ông bà cố vấn. Sau cuộc đảo chính 01/11/1963, chế độ Ngô Đình Diệm bị lật đổ. Tài sản gia đình họ Ngô bị tịch thu, khu Biệt điện Trần Lệ Xuân được chế độ ngụy quyền miền Nam dùng làm khu bảo tàng Sắc tộc Tây Nguyên nhưng không được phát triển.

Ngày 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, sau đó khu Biệt điện này được giao cho Sở Du lịch tỉnh Lâm Đồng quản lý.

Năm 1984, khu Biệt điện được UBND tỉnh Lâm Đồng giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) quản lý để làm nơi bảo quản khối tài liệu “Mộc bản triều Nguyễn”. Để bảo quản khối tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, năm 2002 Nhà nước đầu tư xây mới Kho chuyên dùng để bảo quản khối tài liệu quý hiếm này.

Ngày 25/8/2006, nhằm nâng cao chất lược quản lý khoa học tài liệu Mộc bản, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1176/QĐ-BNV thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, trên cơ sở phân chia địa bàn hoạt động và tách Kho 2 – Đà Lạt từ Trung tâm II.  Theo quyết định này, tài liệu Mộc bản được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV. Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV thành lập với chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn miền Trung và Tây nguyên để bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia từ Quảng Trị trở vào.

Sau khi được thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV đã tiến hành nâng cấp, trung tu khu biệt điện Trần Lệ Xuân. Đến năm 2007, về cơ bản Trung tâm đã hoàn tất việc trùng tu, nâng cấp Khu biệt điện xa hoa, lộng lẫy này và tổ chức Khu trưng bày tài liệu. Khu trưng bày tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV hiện nay nguyên là khu biệt thự Lam Ngọc, nhà khách của Trung tâm chính là Biệt thự Hồng Ngọc. Phòng trưng bày Mộc bản còn gắn liền với các nhân vật lịch sử như Ngô Đình Diệm, Ngô Đình Nhu, Trần Lệ Xuân và gia đình với các con từng sinh hoạt tại đây trong thời vàng son của gia đình họ Ngô. Bên cạnh đó, nơi đây còn trưng bày tài liệu, hình ảnh qua các thời kỳ lịch sử của cuộc kháng chiến chống Pháp, Mỹ của dân tộc ta và quá trình hình thành phát triển của Tây Nguyên và tỉnh Lâm Đồng, trong đó có thành phố Đà Lạt với trên 100 năm tuổi. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV đã trở thành điểm đến hấp dẫn của các nhà nghiên cứu, các du khách trong nước và nước ngoài quan tâm đến lịch sử và văn hóa Việt Nam.

Năm 2001, từ tình hình phát triển thực tế của công tác lưu trữ, trước những yêu cầu mới của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia. Trên cơ sở quán triệt chủ trương của Đảng đối với công tác lưu trữ, Pháp lệnh đã có những quan điểm mới, mở rộng hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho lưu trữ Việt Nam mở cửa và hội nhập với Lưu trữ thế giới. Pháp lệnh nhấn mạnh hơn nữa vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý thống nhất của Nhà nước, từ đó có những quy định cụ thể hơn về các hoạt động nghiệp vụ, cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các tổ chức, cá nhân đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ.

Năm 2002, được sự đầu tư của các cấp, ngành Dự án cải tạo, mở rộng và xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng T.IIB-O2 tại Đà Lạt được thực hiện. Theo đó, kho T.IIB-02 được xây dựng tại số 2 Yết Kiêu Đà Lạt với 5.000 mét giá tài liệu, là một kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị hệ thống thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ hiện đại với hệ thống điều hoà trung tâm, đảm bảo điều tiết được nhiệt độ, độ ẩm. Sau gần 20 năm, tài liệu Mộc bản, cũng như nhiều loại hình tài liệu khác được bảo quản trong điều kiện chủ động khống chế nhiệt độ, độ ẩm trong kho, giảm thiểu đến mức nhỏ nhất tác động hủy hoại của môi trường.

Cùng với việc hiện đại hóa kho lưu trữ chuyên dụng, từ năm 1999, thực hiện giai đoạn hai đề án cứu nguy tài liệu Mộc bản, đồng thời bước đầu áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu Mộc bản, ngành lưu trữ đã thực hiện số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và bảo hiểm bằng CD-ROM cho bản dập tài liệu Mộc bản. Theo đó, trên cơ sở chỉnh lý khoa học và in dập Mộc bản ra giấy dó, cơ quan lưu trữ đã tiến hành số hóa tài liệu bằng phương pháp scan 55.318 tờ bản dập Mộc bản thành 55.324 trang ảnh và được đưa vào bảo hiểm bằng đĩa CD-ROM, với 184 CD x 3 bộ = 552 CD, hoàn tất Mục lục CD tài liệu Mộc bản. Đồng thời xây dựng thành công cơ sở dữ liệu và phần mền quản lý tra tìm, đảm bảo độc giả có thể khai thác toàn bộ nội dung Mộc bản trên máy vi tính.

Ngày 25/8/2006, nhằm nâng cao chất lược quản lý khoa học tài liệu Mộc bản, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1176/QĐ-BNV thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, trên cơ sở phân chia địa bàn hoạt động và tách Kho 2 – Đà Lạt từ Trung tâm II. Theo quyết định này, tài liệu Mộc bản được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.

Tiếp tục phát huy nền tảng của thời kỳ trước, Trung tâm IV ngày một kiện toàn, nâng cao chất lượng quản lý khoa học tài liệu Mộc bản triều Nguyễn. Xác định phương châm công tác giai đoạn 2006 – 2010 là “bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”, với nhiệm vụ cụ thể, trọng tâm là bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tiếp tục thực hiện chỉnh lý khoa học các phông tài liệu, đặt trọng tâm vào nhiệm vụ sao bảo hiểm, số hóa và tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Bên cạnh việc hiện đại hóa kho lưu trữ chuyên dụng, Trung tâm tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý tài liệu Mộc bản.

Năm 2007, Trung tâm được đầu tư hơn 50 tỷ đồng để nâng cấp khu biệt điện Trần Lệ Xuân cũ (số 5 Yết Kiêu, phường 5, Ðà Lạt) và sau một năm thi công trùng tu, cuối năm 2008, khu biệt điện tráng lệ trở thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia hiện đại, sánh ngang với các quốc gia trong khu vực.

Đến nay, bản gốc tài liệu Mộc bản được bảo quản an toàn trong kho chuyên dụng có trang bị hiện đại nhất nước, với sức chứa khoảng 5.000 mét giá tài liệu với hệ thống điều hòa trung tâm, hoàn toàn khống chế về nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống an ninh phòng chống đột nhập và hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, đảm bảo tránh mọi nguy cơ hủy hoại của môi trường và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, Trung tâm đã thành lập Phòng Tin học và Công cụ tra cứu tài liệu cùng hệ thống trang thiết bị tiên tiến. Với việc hoàn thành số hóa và đưa vào khai thác phần mền quản lý tài liệu Mộc bản triều Nguyễn, Trung tâm không chỉ phục vụ nhanh chóng nhu cầu của độc giả mà đã tách hoàn toàn bản gốc tài liệu Mộc bản khỏi nguy cơ hủy hoại của con người (độc giả không khai thác trực tiếp trên bản gốc tài liệu Mộc bản). Đây là một trong những thành công to lớn, mà rất ít khối tài liệu có đủ điều kiện thực hiện được.

Minh Đức