Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – quá trình đi lên hiện đại hóa

Tài liệu lưu trữ là di sản của quốc gia, dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Đặc biệt, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (Trung tâm II) – một trong bốn lữu trữ quốc gia của đất nước, nơi đang gìn giữ một khối tài liệu lớn, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức gắn liền với quá trình khai hoang lập làng, đấu tranh chống thực dân, đế quốc vào xây dựng bảo vệ vùng đất phía Nam của Tổ quốc từ cách nay gần 200 năm. Đây là khối tài liệu đặc biệt có giá trị, thể hiện trên nhiều mặt, nhiều lĩnh vực:

Về lịch sử: Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quý báu, phản ánh trung thực đời sống xã hội trên các phương diện, nó cung cấp những hiểu biết chính xác về các hoạt động cụ thể của con người trong từng thời kỳ, giai đoạn lịch sử. Trên cơ sở thu thập, nếu biết sắp xếp, xử lý và tổ chức hợp lý, khoa học sẽ phát huy tốt những giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ. Thực tế công tác nghiên cứu lịch sử từ sau ngày giải phóng (1975) cho thấy, Trung tâm II đã trở thành kho nguyên liệu quý cho nhiều công trình khoa học có giá trị của giới nghiên cứu sử học trong và ngoài nước.

Các phông tài liệu lưu trữ tại Trung tâm II cung cấp nhiều nguồn sử liệu có giá trị đáp ứng nhu cầu cho hoạt động nghiên cứu lịch sử Việt Nam từ thời Nguyễn đến đến nay. Trong đó có các khối tài liệu ở dạng độc bản mà giới nghiên cứu Sử học chỉ có thể tiếp cận được khi đến khai thác tại Trung tâm II, như khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền thực dân Pháp ở Nam Kỳ (1858-1945); chính quyền Quốc gia Việt Nam và các chế độ phụ thuộc Pháp ở miền Nam Việt Nam (1945-1954); chính quyền Việt Nam Cộng hòa và các cơ quan của Hoa Kỳ ở miền Nam Việt Nam (1954-1975),… Các khối tài liệu trên là nguồn sử liệu quan trọng, phong phú về lịch sử cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam của thực dân Pháp, đế quốc Mỹ; các nhà Sử học cũng có thể tham cứu về công cuộc khai phá vùng đất Nam bộ, việc xác lập chủ quyền quốc gia Việt Nam và mối bang giao quốc tế qua các thời kỳ; khôi phục bức tranh lịch sử nước ta ở khu vực phía nam từ lúc Pháp xâm lược cho đến năm 1975.

Theo thống kê chưa đầy đủ, đến nay đã có hàng ngàn công trình nghiên cứu lịch sử được hoàn thành trên cơ sở sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm II, từ khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các bộ địa chí, lịch sử Đảng bộ các tỉnh thành, huyện thị, cũng như sách chuyên khảo về các mặt đời sống xã hội, các nhân vật lịch sử chính diện và phản diện,…

Về kinh tế – xã hội, các khối tài liệu lưu trữ tại Trung tâm II trước hết thể hiện ở chỗ bản thân nó phản ánh một cách cụ thể và sinh động sự phát triển kinh tế – xã hội của vùng đất phía Nam nói riêng và đất nước nói chung ở mỗi thời kỳ lịch sử, từ tổ chức sản xuất đến phương thức phân phối sản phẩm; từ nhập khẩu đến xuất khẩu và quan hệ quốc tế trong sản xuất và tiêu thụ; từ công cuộc định cư đến di dân trong nền sản xuất xã hội với các chính sách của nhà nước ở mỗi thời kỳ cũng như việc tổ chức khai thác tài nguyên thiên nhiên vốn có kết hợp sự du nhập phương thức sản xuất từ bên ngoài, sự vận dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật của nhân loại,…

Các nhà nghiên cứu về kinh tế – xã hội có thể tìm thấy trong kho tàng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm nhiều cứ liệu quan trọng để xây dựng các luận điểm khoa học cho đề tài nghiên cứu của mình. Các nhà lãnh đạo các cấp tham khảo tài liệu lưu trữ để làm cơ sở cho việc hoạch định chính sách kinh tế – xã hội của cả nước cũng như của từng địa phương ở các chặng đường phát triển.

Về an ninh chính trị, quốc phòng, tài liệu lưu trữ do Trung tâm II quản lý được hình thành từ trong quá trình khai hoang lập làng, bảo vệ vùng đất phía Nam của Tổ quốc. Do đó, có nhiều tài liệu phản ánh việc xác lập chủ quyền của quốc gia Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử; cuộc đấu tranh bảo vệ biên cương, lãnh thổ quốc gia cũng như cuộc đấu tranh bảo vệ nền an ninh chính trị trước các thế lực phản động. Vì vậy, nó là những cứ liệu quan trọng trong công cuộc bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, cũng như hoạch định chính sách an ninh quốc phòng của đất nước.

Với những giá trị khoa học và thực tiễn như trên, kho tài liệu tại Trung tâm II đã, đang và ngày càng được đưa ra phục vụ và phát huy giá trị trong công cuộc xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, nhu cầu khai thác của độc giả và các nhu cầu của xã hội.

Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm II cho biết, ngay sau ngày giải phóng, mặc dù tài liệu tiếp quản còn bề bộn, chưa được sắp xếp, chỉnh lý, chưa có công cụ tra cứu hoàn chỉnh nhưng nhưng kho tài liệu của Trung tâm đã góp phần không nhỏ trong việc phục vụ sự nghiệp khôi phục, ổn định và phát triển đất nước. Theo thống kê, 10 năm sau giải phóng, Trung tâm II đã phục vụ 3.833 lượt độc giả với 11.777 hồ sơ, liên quan đến nhiều lĩnh vực, mang lại giá trị thiết thực về lịch sử, kinh tế xã hội và an ninh quốc phòng.

Về lịch sử có thể kể đến các đề tài nghiên cứu về thân thế và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh; tài liệu về cuộc khởi nghĩa ở Mỹ Tho năm 1883; tài liệu về Nam kỳ khởi khởi nghĩa; địa chí, lịch sử Đảng bộ các địa phương và nhiều nhân vật tiêu biểu trong lịch sử của dân tộc.

Về giá trị kinh tế có các đề tài nghiên cứu về công trình thủy điện Trị An, Đồng bằng sông Cửu Long, khôi phục đường sắt thống nhất Bắc – Nam, hệ thống sân bay, cầu cảng,…

Về an ninh chính trị, quốc phòng có các tài liệu phục vụ Ban Biên giới Chính phủ, Bộ Ngoại giao về quần đảo Hoàng Sa, Trường Sa; tài liệu về các thế lực phản cách mạng;…

Từ những năm cuối thập niên 90 của thế kỷ XX, gắn liền với công cuộc đổi mới, hiện đại hóa đất nước, Trung tâm II triển khai nhiều biện pháp cải cách công tác khai thác sử dụng, từ cải cách thủ tục hành chính đến ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác phục vụ độc giả. Các giải pháp đã mang đến hiệu quả, số lượng độc giả trong và ngoài nước đến khai thác tài liệu ngày càng lớn. Trung tâm II cũng là một trong những lưu trữ quốc gia của Việt Nam nhận được sự đánh giá cao của độc giả về thái độ và khả năng phục vụ. Tổng kết 10 năm (2001 – 2010), Trung tâm II phục vụ 14.524 lượt độc giả, với 48.716 hồ sơ tài liệu được nghiên cứu, cung cấp 145.492 trang bản sao tài liệu lưu trữ cho 1.352 đề tài nghiên cứu. Tính chung trong gần 40 hoạt động, Trung tâm II đã phục vụ gần 100.000 hồ sơ, cấp gần 250.000 trang bản sao tài liệu lưu trữ cho gần 30.000 lượt độc giả trong và ngoài nước với gần 3.500 đề tài nghiên cứu trực tiếp tại phòng Đọc. Có thể nói, Trung tâm II đã thực sự trở thành nơi hội tụ của các nhà nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước.

Những kết quả khả quan trong công tác phục vụ độc giả đã cho thấy nỗ lực không ngừng nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc nói riêng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nói chung. Đó trước hết là sự nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ – cái chỉ thực sự có giá trị khi được mang ra phục vụ nhu cầu của đất nước, nhu cầu của nhân dân và xã hội. Từ nhận thức đó, Trung tâm II đã từng bước có những cải cách không nhỏ trong công tác tổ chức khai thác sự dụng tài liệu. Đặc biệt trong những năm gần đây, không dừng lại ở tư duy phục vụ thụ động – đón tiếp và phục vụ độc giả tại phòng Đọc, Trung tâm II đẩy mạnh công tác công bố, giới thiệu tài liệu, chủ động mang tài liệu lưu trữ đến với công chúng thông qua các hoạt động biên soạn ấn phẩm, trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ, xây dựng phim tài liệu truyền hình,….

Tuy nhiên, so với khối lượng tài liệu đồ sộ và tiềm năng khai thác, những kết quả đạt được trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của Trung tâm II vẫn còn rất khiêm tốn. Những tồn tại trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu xuất phát từ cả nguyên nhân xuất chủ quan và khách quan.

Thực tế, trong hơn 14.000 mét giá tài liệu, Trung tâm II mới thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh được hơn 50%. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm II còn rất hạn chế. Ngoài phần mềm quản lý lưu trữ giúp độc giả tiếp cận và nhanh chóng với mục lục hồ sơ tài liệu, công tác số hóa tài liệu – chìa khóa quyết định, tạo bước đột phá trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đang được triển khai rất chậm. Tuy nhiên, đây cũng là những khó khăn chung của ngành lưu trữ Việt Nam. Do trải qua chiến tranh, khối liệu tài liệu lưu trữ tích đống, tồn đọng lớn, để xử lý dứt điểm đòi hỏi phải có sự đầu tư đồng bộ và to lớn về nhân lực và vật lực.

Trong công tác phục vụ độc giả, dù đã đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao tinh thần, trách nhiệm phục vụ của viên chức, ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng về cơ bản, Trung tâm II vẫn đang áp dụng phương thức phục vụ thủ công truyền thống, vừa gây khó khăn cho độc giả đến khai thác, vừa tạo ra nhiều tác nhân hủy hoại tài liệu. Để khắc phục tình trạng trên, bên cạnh việc tiếp tục cải cách thủ tục theo hướng nâng cao chất lượng phục vụ, Trung tâm II cũng nỗ lực triển khai dự án số hóa tài liệu. Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu đồ sộ, lên đến hàng trăm triệu trang, dự án số hóa không thể hoàn thành trong một sớm, một chiều.

Về khách quan, nhận thức của công chúng, của lãnh đạo các cấp, ngành về giá trị tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ còn khá hạn chế. Những năm gần đây, ngành lưu trữ đã giành được nhiều sự quan tâm đầu tư của Đảng, Nhà nước. Nhưng thực tế, ngành lưu trữ vẫn đang ở vị trí thứ yếu trong chính sách phát triển của đất nước. Đội ngũ cán bộ, viên chức tuy làm trong môi trường độc hại, nhưng đời sống chưa thật sự được đảm bảo. Sự đầu tư cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ chưa mang tính đồng bộ. Nhận thức của công chúng về giá trị tài liệu còn thấp, thậm chí đối với cả tầng lớp trí thức, các nhà nghiên cứu, việc đến lưu trữ khai thác tài liệu chưa được đặt lên hàng đầu trong công tác nghiên cứu.

Nhìn chung, trong gần 40 năm hoạt động, công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm II đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Kết quả đó, bên cạnh sự nỗ lực, sự lao động miệt mài cần mẫn, quá trình liên tục đổi mới tư duy, nhận thức của đội ngũ viên chức, là sự quan tâm của các cấp, ngành, của độc giả, công chúng đối với ngành lưu trữ nói chung và Trung tâm II nói riêng. Tuy nhiên, để Trung tâm thật sự trở thành điểm đến văn hóa của đất nước đòi hỏi cần phải có sự nỗ lực cao hơn từ phía Trung tâm và sự đầu tư thích đáng hơn nữa của các cấp, ngành.

Vũ Văn Tâm