- Tổng quan lịch sử hình thành và tình hình tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống nhất đất nước (30/4/1975), Bộ trưởng Văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định số 252/BT ngày 29/11/1976 về việc “Chuyển đổi tổ chức Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam cũ, để thành lập kho Lưu trữ TW II thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ Tướng đặt tại thành phố Hồ Chí Minh”, tức là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (Trung tâm II) ngày nay.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tiếp quản Nha Văn khố của chế độ Việt Nam Cộng hòa để lại. Sau đổ nát chiến tranh, cơ sở vật chất không còn gì, tài liệu phân tán mỗi nơi một ít, cán bộ Trung tâm phải đi sưu tầm, thu gom trong tình trạng tài liệu bị chất đống lộn xộn, mưa dột, thấm, ẩm, mối mọt, côn trùng gặm nhấm hủy hoại…. Trong khi đó, số lượng cán bộ chuyên môn ít ỏi – hầu hết sinh viên mới ra trường tình nguyện vào miền Nam công tác, đời sống vật chất lẫn tinh thần vô cùng thiếu thốn, khó khăn…
Trước tình hình này, nhận thức được vai trò của tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản đặc biệt của dân tộc. Ngày 02/07/1982, tại Kho Lưu trữ TW II đã diễn ra cuộc họp thảo luận, bổ sung ý kiến cho bản dự thảo pháp lệnh về việc bảo vệ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
Năm 1988, để đáp ứng các yêu cầu cấp bách của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ nhà nước đã ban hành quyết định số 385-QĐTC đổi tên Kho Lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II và đồng thời giao thêm nhiệm vụ:
– Hướng dẫn kiểm tra hồ sơ của các cơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào Trung tâm.
– Tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu và các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào nghiệp vụ của Trung tâm theo sự phân cấp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành QĐ số 20/QĐ – LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Tiếp đến để củng cố công tác quản lý và thu thập, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các tỉnh Phía Nam, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số 34/QĐ- Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Cho đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là cơ quan Lưu trữ Trung ương duy nhất ở phía Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn, toàn bộ tài liệu lưu trữ, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương thuộc chính quyền cũ và mới có trụ sở đóng trên lãnh thổ các tỉnh từ Quảng Trị trở vào phía Nam. Trung tâm hiện đang quản lý hơn 14.000 mét giá tài liệu với nhiều loại hình, như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ, tài liệu nghe nhìn,… được ghi tin trên nhiều chất liệu khác nhau, như: tài liệu giấy, giấy dó, bản đồ nổi, băng từ, microfilm,… Đây là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương thời kỳ phong kiến, Pháp thuộc; cơ quan Trung ương chế độ Việt Nam cộng hòa và các cơ quan của Mỹ trong 21 năm xâm lược Việt Nam; của chính quyền Cách mạng và chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở ở phía Nam.
Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm phần lớn là bản gốc, bản chính, có nội dung phản ánh quá trình lập ấp, lập làng ở vùng Nam Bộ trong thời kỳ phong kiến (dưới triều đại nhà Nguyễn (1802 – 1945); phản ánh quá trình xâm lược và đô hộ vùng đất phía Nam Tổ quốc của các thế lực thực dân đế quốc; và cuộc kháng chiến thần của nhân dân Nam Bộ, của dân tộc Việt Nam chống các thế lực đó; cùng với quá trình phát triển của vùng đất Nam Bộ trong hai thế kỷ XIX, XX,…
Đặc biệt, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II còn lưu trữ hàng trăm ngàn trang tài liệu của các cơ quan trung ương Việt Nam cộng hòa như Phủ Tổng thống, Phủ Thủ tướng, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Phủ Đặc ủy Trung ương tình báo, Trung tâm Tình báo hỗn hợp Mỹ – Việt Nam Cộng hòa, trong đó có nhiều tài liệu được chính quyền Sài Gòn xếp vào loại “mật”, “tối mật”. Đây là những tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan trung ương chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước năm 1975. Nguồn tài liệu này cung cấp thêm một nguồn sử liệu mới để bạn đọc, nhà nghiên cứu có thể so sánh, đối chiếu, nhằm làm rõ hơn nữa diện mạo cũng như tính chất oanh liệt của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta.
Nhận thức rõ giá trị của tài liệu lưu trữ, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đồng thời cùng với việc bảo vệ an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ còn chú trọng phát huy giá trị tài liệu qua các hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến với xã hội. Hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có những thành công bước đầu.
- Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
2.1. Công tác phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng Đọc
Ngay từ khi mới thành lập, mặc dù tài liệu tiếp quản còn bề bộn, chưa được sắp xếp, chỉnh lí, chưa có công cụ tra cứu hoàn chỉnh nhưng Trung tâm II đã khắc phục mọi khó khăn, bằng mọi cách phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu tài liệu của các tổ chức Đảng, Nhà nước, phục vụ sự nghiệp khôi phục, ổn định và phát triển đất nước trong những tháng năm đầu sau ngày đất nước được giải phóng.
Sau ngày đất nước đổi mới, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được ban hành; Các Đề án Châu bản – Mộc bản, Đề án Nâng cấp phông tài liệu được thực hiện, công tác tổ chức sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao, số lượng độc giả trong và ngoài nước đến khai thác tài liệu ở Trung tâm II ngày càng đông, đề tài nghiên cứu ngày càng đa dạng.
BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG ĐỘC GIẢ KHAI THÁC TÀI LIỆU
TẠI PHÒNG ĐỌC GIAI ĐOẠN 2001-2015[1]
Năm | Số lượt độc giả | Số lượng hồ sơ phục vụ | Tổng số đề tài nghiên cứu | ||
Tổng cộng | Trong nước | Nước ngoài | |||
2001 | 1.207 | 1.001 | 206 | 2.234 | 321 |
2002 | 1.670 | 1.254 | 416 | 4.856 | 163 |
2003 | 1.218 | 823 | 395 | 5.316 | 162 |
2004 | 927 | 621 | 306 | 3.671 | 144 |
2005 | 1.315 | 850 | 465 | 4.160 | 149 |
2006 | 1.780 | 1.202 | 578 | 3.489 | 129 |
2007 | 1.413 | 698 | 715 | 4.712 | 178 |
2008 | 1.285 | 584 | 701 | 5.345 | 171 |
2009 | 1.432 | 832 | 600 | 5.095 | 158 |
2010 | 1.370 | 1.112 | 258 | 7.029 | 172 |
2011 | 3.073 | 2.288 | 875 | 8.444 | 217 |
2012 | 2.270 | 1.593 | 677 | 10.793 | 216 |
2013 | 2.269 | 1.566 | 703 | 8.313 | 173 |
2014 | 3.014 | 1.919 | 1.095 | 7.407 | 148 |
2015 | 2.330 | 1.506 | 824 | 6.729 | 155 |
Chỉ tính từ năm 2002 đến năm 2006, đã phục vụ 6.910 lượt độc giả đến nghiên cứu tài liệu, trong đó có 4.750 lượt độc giả trong nước (tăng gấp 3 lần so với 5 năm trước đây), 2.160 lượt độc giả nước ngoài (tăng gấp 4 lần so với 5 năm trước đây), đã đưa ra phục vụ độc giả 21.492 đơn vị bảo quản (tăng gấp 3 lần so với 5 năm trước đây); chưa đầy 5 năm Trung tâm II đã phục vụ 747 đề tài nghiên cứu. Số lượt độc giả đến nghiên cứu tài liệu ngày càng tăng. Năm 2002 là năm được đánh giá là số lượt độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm II cao nhất (1.670 lượt). Nhưng đến năm 2006, Trung tâm II đã phục vụ 1.780 lượt độc giả đến nghiên cứu tài liệu (tăng gấp 3 lần so với các năm trước).
Từ năm 2011- 2015, sau 5 năm thi hành Luật Lưu trữ, công tác phục vụ độc giả của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã tăng vượt bậc. Có tới 12.956 lượt độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm, tăng gấp đôi số độc giả so với 5 năm trước, trong đó, độc giả nước ngoài là 4.174 lượt và 8.782 lượt độc giả trong nước. Với con số 41.686 đơn vị tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả, tăng gấp 5 lần so với 5 năm trước đây. Nội dung tài liệu phục vụ ngày càng mở rộng và chuyên sâu thể hiện trong con số đề tài nghiên cứu được phục vụ tại Trung tâm là 909 đề tài. Với những con số nêu trên, đã chứng minh rằng Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã, đang và sẽ là điểm đến, là nơi hội tụ của các Nhà nghiên cứu khoa học, của học giả trong và ngoài nước.
2.2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
Bên cạnh công tác phục vụ độc giả tại phòng đọc, Trung tâm còn tổ chức biên soạn và xuất bản các ấn phẩm lưu trữ. Đây là hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ tới công chúng một cách sâu sắc và toàn diện nhất. Thông qua các đề tài, (nhất là những sự kiện lịch sử lớn của dân tộc) có thể cung cấp cho người đọc những số liệu, thống kê cơ bản, những tài liệu có giá trị nhất, kể cả biểu đồ và hình ảnh về một vấn đề, một giai đoạn lịch sử, đôi khi cả một lĩnh vực rộng lớn. Cụ thể:
Năm 2004, Trung tâm xuất bản sách “Mộc bản triều Nguyễn – Đề mục Tổng quan”. Quyển sách đã có dịp trưng bày, giới thiệu tại Hội nghị Lưu trữ quốc tế SARBICA tổ chức tại Hà Nội.
Năm 2005, nhân dịp kỷ niệm 60 năm thành lập nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xuất bản ấn phẩm “Tuyên truyền Cách mạng trước năm 1945 – Sưu tập tài liệu lưu trữ”.
Năm 2007, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II xuất bản ấn phẩm “Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II” nhằm giới thiệu đến đông đảo công chúng toàn bộ tài liệu do đơn vị quản lý.
Nhân kỷ niệm 40 năm cuộc Tổng tiến công và nổi dậy Tết Mậu Thân (1968-2008), 35 giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (1975-2010), Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tổ chức biên soạn ấn phẩm: “Cuộc Tổng tiến công của Quân giải phóng miền Nam Việt Nam năm 1968 qua tài liệu lưu trữ”. Đến cuối năm 2009, bản thảo sách được chỉnh sửa hoàn chỉnh và gửi nhà xuất bản Chính trị Quốc gia in ấn với số lượng 600 cuốn.
Năm 2010, Trung tâm tiếp tục cho biên soạn và xuất bản ấn phẩm: “Đại thắng mùa xuân năm 1975 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn”.
Năm 2011, Trung tâm đã biên soạn và xuất bản các ấn phẩm như: “Phú Quốc xưa qua tài liệu lưu trữ” và “Trung tâm lưu trữ quốc gia II-35 năm trên đường phát triển”, “Sưu tập Sổ bộ Hán Nôm Nam Kỳ (1819-1918) tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II”.
Tiếp đó, năm 2012, nhân kỷ niệm 40 năm ngày ký kết Hiệp định Paris về chấm dứt chiến tranh, lập lại hòa bình ở Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tổ chức biên soạn bộ sách: “Hiệp định Paris về Việt Nam năm 1973 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn” gồm 2 tập: Tập 1 “Thế trận đánh – đàm (1968-1972)” và tập 2 “Ký kết và thực thi”. Trong tập 1 “Thế trận đánh – đàm (1968-1972)”, Ban biên soạn giới thiệu đến độc giả, các nhà nghiên cứu hàng nghìn trang tài liệu của các cơ quan trung ương của Chính quyền Sài Gòn, các cơ quan của Hoa Kỳ ở miền Nam Việt Nam về quá trình đám phán ở Paris từ năm 1968 đến năm 1972.
Cũng trong dịp này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II biên soạn sách “Từ Xuân – Hè 1972 đến Điện Biên Phủ trên không qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn”, giới thiệu đến độc giả hàng ngàn trang tài liệu của các cơ quan trung ương chính quyền Sài Gòn và các cơ quan của Hoa Kỳ tại miền Nam Việt Nam trước năm 1972 về những diễn tiến chính trị, quân sự của năm 1972 trong lịch sử cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc.
Đây là những ấn phẩm có có giá trị, ý nghĩa to lớn về cả hình thức lẫn nội dung. Được biên soạn từ hàng ngàn trang tài liệu của các cơ quan trung ương chính quyền Sài Gòn ở miền Nam Việt Nam trước năm 1975. Với việc hoàn toàn sử dụng tài liệu là các báo cáo, các bản tổng kết, tường trình mà chủ yếu là các tài liệu mật của các cơ quan trung ương Việt Nam Cộng hòa, những cuốn sách này cung cấp thêm một nguồn sử liệu mới để bạn đọc, các nhà nghiên cứu có thể so sánh, đối chiếu, nhằm làm rõ hơn nữa diện mạo cũng như tính chất oanh liệt của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân Việt Nam.
Năm 2015, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tiếp tục biên soạn và xuất bản sách “Từ Mặt trận dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam đến Chính phủ Cách mạng lâm thời cộng hòa miền Nam Việt Nam”; Biên tập, bổ sung và tái bản lần thứ nhất “Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II”.
2.3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
Sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu viết bài, công bố tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng là hình thức thông dụng, có ý nghĩa rất thiết thực. Có khả năng làm cho tài liệu lưu trữ sống lại một cách sinh động và phục vụ kịp thời cho nhu cầu của xã hội.
Trong những năm qua, Trung tâm II đã có một khối lượng đáng kể bài viết nhằm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng như Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, Tạp chí Xưa và Nay. Số lượng bài viết ngày càng nhiều. Chỉ tính từ năm 2001 đến tháng 9 năm 2006 đã có 31 bài gửi đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Riêng 9 tháng đầu năm 2006 đã có 11 bài gửi đăng trên 5 số của tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Hầu hết các bài viết đều có tính chất nghiên cứu hoặc công bố tài liệu gốc, rất có giá trị và cần thiết cho độc giả. Trong vòng năm năm trở lại đây, số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm.
2.4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Trưng bày triển lãm là hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng.
Tuy nhiên, muốn tổ chức một cuộc triển lãm và thu hút được người xem thì cần phải có phòng trưng bày triển lãm đảm bảo tính mỹ thuật cao, phải có họa sĩ chuyên nghiệp phối hợp thực hiện. Phải có sự bố trí hài hòa giữa tài liệu lưu trữ với tài liệu minh họa, sơ đồ, bản đồ, mô hình, tranh nghệ thuật…, làm cho cuộc trưng bày triển lãm đạt cả 2 mục đích: vừa hấp dẫn người xem, vừa không biến cuộc triển làm tài liệu lưu trữ thành một cuộc triển lãm nghệ thuật… là điều rất khó để thực hiện.
Tuy không có cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ chuyên môn cho công tác này, song trong các năm 2001 – 2015, bằng sự nỗ lực không ngừng, Trung tâm đã tổ chức và tham gia phối hợp với các đơn vị bạn tổ chức hơn chục cuộc triển lãm như:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã hợp tác với Bảo tàng Cách mạng Hà Nội, Bảo tàng Cách mạng Hồ Chí Minh và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tiến hành triển lãm, trưng bày tài liệu về “Nam bộ kháng chiến”; “25 năm Mặt trận Dân tộc Giải phóng miền Nam Việt nam”.
Nhân dịp Hội nghị tổng kết 5 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia của các tỉnh, thành trong cả nước được tổ chức tại Đà Lạt, TTLQGII đã tổ chức cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu Mộc bản để phục vụ Hội nghị. Cuộc triển lãm đã đón hơn 300 đại biểu từ khắp nơi trong cả nước đến tham quan. Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, lãnh đạo các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành và các đại biểu đã đánh giá cao về nội dung tài liệu đưa ra triển lãm, về cách thức tổ chức độc đáo, sinh động, thái độ phục vụ chu đáo, tận tình của CBCC Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Cuộc triển lãm đã gây được những ấn tượng, nhận thức mới với nhiều cảm tình tốt đẹp của mọi người đối với tài liệu lưu trữ Quốc gia nói chung và đối với ngành Lưu trữ nói riêng. Sau cuộc triển lãm co rất nhiều đoàn cán bộ các tỉnh, các đoàn sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ của các trường xin được đến tham quan tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Trong các từ 2007 – 2010, Trung tâm phối hợp với Hội trường Thống Nhất, Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức trưng bày, triển lãm thành công các chuyên đề: “Từ dinh Norodom đến dinh Độc Lập”; “Cuộc Tổng tiến công và nổi dậy tết Mậu Thân năm 1968 và mũi tiến công vào Dinh Độc lập”; “Đường mòn Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ”. Trong thời gian mở cửa các phòng trưng bày đều thu hút hàng trăm ngàn lượt khách đến tham quan và luôn nhận được sự đánh giá cao của các cấp, ngành cũng như của các nhà khoa học. Đặc biệt, nhân kỷ niệm 35 năm giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (30/4/1975 – 30/4/2010), ngay tại Dinh Độc Lập – cơ quan đầu não của chính quyền Sài Gòn trước đây, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phối hợp với Hội trường Thống Nhất Tp. HCM tổ chức trưng bày tài liệu lưu trữ chuyên đề “Từ hiệp định Paris đến chiến dịch Hồ Chí Minh”. Phòng trưng bày đã thu hút hơn 400.000 lượt khách tham quan, trong đó có hàng chục tướng lĩnh quân đội nhân dân Việt Nam, các nhân chứng lịch sử – những người đã cống hiến một phần xương máu cho sự tồn vong của dân tộc.
Năm 2014, phòng truyền thống và trưng bày triển lãm của Trung tâm tại lầu 1, tòa nhà 17A Lê Duẩn được xây dựng và khánh thành, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác trưng bày, triển lãm tài liệu tại Trung tâm. Tại phòng trưng bày này, Trung tâm đã tổ chức nhiều cuộc triển lãm nhân các ngày lễ lớn và đã giới thiệu tới công chúng hàng ngàn trang tài liệu quý như: Triển lãm “30 năm kháng chiến cứu nước – sưu tập tài liệu tướng lĩnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II”, nhân kỷ niệm 70 năm ngày thành lập quân đội nhân dân Việt Nam; Triển lãm về “Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ” nhân kỷ niệm 70 năm Cách mạng tháng Tám và quốc khánh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Triển lãm về “Giáo dục Nam Kỳ thời Pháp thuộc”…
Các triển lãm do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện đã thu hút được sự chú ý của các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước và của các tầng lớp nhân dân. Với hàng ngàn đại biểu và khách tham quan từ nhiều nơi tới, mỗi cuộc triển lãm đã gây được ấn tượng sâu sắc trong lòng du khách, phát huy nhận thức mới về tài liệu lưu trữ quốc gia và tăng cường tình cảm của nhân dân đối với ngành lưu trữ. Các cuộc triển lãm là dịp để quảng bá tài liệu quốc gia đến du khách và hình ảnh về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, qua đó, khơi gợi lòng yêu nước và lòng biết ơn của người Việt Nam đối với những con người đã nằm xuống vì sự sống còn của non sông Việt Nam ta.
2.5. Xây dựng các bộ phim tư liệu
Xây dựng các bộ phim, các bộ ảnh chuyên đề là một cách tổ chức sử dụng tài liệu mới, mang lại hiệu quả rất cao. Bộ phim tư liệu “Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – 35 năm xây dựng và trưởng thành” có sự tham gia của các nhà chuyên môn, nhà khoa học, các cán bộ trong kho lưu trữ… đã mang lại hiệu ứng rất tốt, giúp cho xã hội và người dân hiểu được vai trò vị trí của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Có tác dụng quảng bá rất lớn trong công chúng về sự phát triển của ngành lưu trữ của Trung âm Lưu trữ quốc gia II nói riêng và lưu trữ Việt Nam nói chung.
Bộ phim “Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – 35 năm xây dựng và trưởng thành” không những phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, cho công chúng tìm hiểu về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II mà còn phục vụ giảng dạy và học tập của các trường học.
Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Trung tâm thường xuyên đón tiếp và giới thiệu với các đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ. Tính từ năm 2000 đến nay, bình quân mỗi năm Trung tâm đón gần 30 đoàn tham quan với số lượng hơn 585 lượt khách. Ngoài ra Trung tâm còn phối hợp với các đơn vị tổ chức các hội thảo như: Hội thảo về “Lưu trữ Việt Nam cộng hòa (1955-1975) từ góc nhìn lịch sử và lưu trữ học”; “Di chúc của Chủ tịch Hồ Chí Minh, ánh sáng và niềm tin”…
- Nhận xét và kiến nghị
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm vừa được khai thác thường xuyên, rộng rãi nhưng vẫn bảo vệ được bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của công chúng, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên, với giá trị vốn có của khối tài liệu hiện nay đang được bảo quản tại Trung tâm II, việc tổ chức sử dụng tài liệu, đưa tài liệu ra phục vụ nhu cầu của cá nhân, tổ chức chưa tương xứng với tiềm năng thông tin mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang quản lý. Do đó, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm II chưa thực sự được phát huy hết giá trị vốn có của nó.
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm cần đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tiến hành phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh các phông tài liệu; Đẩy mạnh công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm ở trong, ngoài nước và cần thu thập đầy đủ tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu, nhất là tài liệu liên quan đến các sự kiện quan trọng. Tiếp tục xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.
Trải qua gần bốn mươi năm hình thành và phát triển, hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức Trung tâm. Trong tương lai, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II còn hứa hẹn bởi một tòa nhà lưu trữ – nơi giới thiệu những di sản của dân tộc, điểm tham quan du lịch của du khách, đặc biệt là đối với những người yêu thích văn hóa, lịch sử.
Lê Vị
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
[1] Số liệu tác giả tổng hợp từ báo cáo Tổng kết của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ năm 2001-2015.
Tin cùng chuyên mục:
Khó khăn và giải pháp khắc phục trong triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số
Thực trạng triển khai công tác lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc
Văn học Sài Gòn 1954-1975 những chuyện bên lề
Sài Gòn 1698-1998 Kiến trúc quy hoạch