Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ – tiếp cận dưới góc độ thông tin học

Ngày 06 tháng 4 năm 2016 vừa qua, Quốc hội đã biểu quyết thông qua Luật Tiếp cận thông tin với 88,46% số phiếu tán thành. Đây là một bước đi quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hàng lang pháp lý hiệu lực và hiệu quả nhằm thực thi một trong những quyền cơ bản nhất của công dân được thừa nhận trong Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, đó là quyền được thông tin. Là một ngành hoạt động có chức năng quản lý một nguồn thông tin đa dạng, phong phú và rất đặc thù, hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung, các Lưu trữ lịch sử nói riêng (các Trung tâm Lưu trữ quốc gia) thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật nói trên. Văn bản quan trọng này sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2018.

Tiếp cận dưới góc độ thông tin không hoàn toàn là cách tiếp cận mới mẻ trong nghiên cứu về lý luận và thực tiễn lưu trữ học từ trước đến nay, tuy nhiên hiểu đúng và đầy đủ, đặc biệt vận dụng những lý luận của thông tin học vào những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của các nhà nghiên cứu. Trên thực tế, việc thừa nhận chức năng đảm bảo thông tin là chức năng cơ bản của công tác lưu trữ không song hành với việc sử dụng các lý thuyết thông tin học trong việc lý giải các vấn đề mang tính chuyên môn, nghiệp vụ của công tác này. Bài tham luận của chúng tôi tập trung phân tích việc vận dụng lý luận chung của thông tin học, cụ thể là vận dụng khái niệm và tính chất của thông tin, vào một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, đó là việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó, chúng tôi sẽ đặt ra những bài toán cần giải quyết và đề xuất một số kiến nghị đối với khâu nghiệp vụ này để ngày càng phù hợp với yêu cầu của thực tiễn đồng thời đáp ứng yêu cầu của Luật Lưu trữ, Luật Tiếp cận thông tin.

1. Tiếp cận từ khái niệm “Thông tin”

Thông tin được quan niệm là công cụ, phương tiện được con người tạo ra, sử dụng để tìm hiểu và nắm bắt thế giới, qua đó làm giảu thêm nhận thức của mình. Tuy nhiên, với vai trò quan trọng như vậy nhưng việc tìm hiểu và đưa ra một cách hiểu thống nhất về thông tin không thực sự đơn giản. Khái niệm này xuất hiện từ những năm 50 của thế kỷ XX nhưng đến nay, là một trong những khái niệm tồn tại nhiều cách định nghĩa nhất. Đứng dưới những góc độ tiếp cận khác nhau, các nhà khoa học đều có những cách định nghĩa khác nhau về thông tin. Một số cách định nghĩa về thông tin đang tồn tại hiện nay như: quy đồng thông tin là những tín hiệu; đồng nhất thông tin với quá trình xử lý của nó hay quy đồng thông tin với sự phản ánh… Các cách định nghĩa này ít nhiều đều có hạt nhân hợp lý. Thật vậy, tín hiệu như chữ viết, tiếng nói, hình ảnh hay số liệu… là phương tiện biểu hiện của thông tin. Bên cạnh đó, nếu quá trình xử lý là cách thức hình thành của thông tin thì sự phản ánh vừa là thuộc tính vừa là đầu vào của thông tin.

Trên cơ sở những cách hiểu này, các nhà thông tin học đã đưa ra một định nghĩa tương đối đầy đủ và khái quát về khái niệm này như sau: Thông tin là “sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu nhận được thành sự hiểu biết về những sự vật, hiện tượng”. Theo khái niệm này, quá trình thông tin chỉ kết thúc khi đem lại những hiểu biết nhất định về sự vật, hiện tượng cho người tiếp nhận thông tin, nếu ngược lại, thông tin chỉ dừng lại là các dữ liệu thô đơn thuần.

Theo khoản 1, điều 2 của Luật Tiếp cận thông tin, thông tin được hiểu là “tin được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn”. Cách hiểu này nhấn mạnh đến loại thông tin trên các vật mang tin khác nhau và được hình thành, sử dụng chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Xem xét từ 02 cách hiểu nói trên về thông tin, chúng ta dễ dàng nhận thấy một số vấn đề xoay quanh việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay. Thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử chính là loại tin được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhiều cơ quan nhà nước, được thể hiện trên nhiều vật mang tin khác nhau, phản ánh đồng thời là minh chứng cho những hoạt động đã diễn ra (thông tin quá khứ) trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước đó. Không chỉ dừng lại ở việc bảo quản tài liệu của các cơ quan đang hoạt động, các Lưu trữ lịch sử còn bảo quản nhiều tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan đã ngừng hoạt động, các cơ quan thuộc các chế độ chính trị trước như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bảo quản tài liệu Hán Nôm hình thành từ thời phong kiến và thời Pháp thuộc; Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu giữ tài liệu của thời Pháp thuộc và chế độ Việt Nam Cộng hòa… Như vậy, nguồn tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình và được hình thành bởi rất nhiều cơ quan dưới các chế độ khác nhau. Việc tiếp cận các thông tin tài liệu lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn nếu các người có nhu cầu dùng tin không có những hiểu biết nhất định về ngành lưu trữ. Xuất phát từ khái niệm về thông tin, việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử có thể được hiểu như dưới đây:

– Thứ nhất, các Lưu trữ lịch sử thực chất đang lưu giữ một kho dữ liệu khổng lồ, một kho thông tin đồ sộ nhưng chỉ dừng lại ở dạng tiềm năng. Nếu không được khai thác, sử dụng hiệu quả, tài liệu lưu trữ hay nói cách khác nội dung của những tài liệu lưu trữ này chỉ dừng lại là những dữ liệu thô, không được phát huy hết các giá trị to lớn mà nó đang có. Kho dữ liệu này chỉ thực sự phát huy ý nghĩa và trở thành nguồn thông tin hữu ích khi và chỉ khi thỏa mãn các nhu cầu khác nhau của người dùng tin.

– Thứ hai, xuất phát từ sự đa dạng về khối tài liệu lưu trữ được bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử, quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ cần được thể hiện ở 2 cấp độ khác nhau:

Cấp độ 1: Người có nhu cầu dùng tin được tiếp cận các thông tin chỉ dẫn về thành phần các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử, cũng như các công cụ tra cứu cần thiết đối với những tài liệu lưu trữ đó (thông tin cấp II). Bản chất của cấp độ này là tiếp cận thông tin về các nguồn tin. Đây là những chỉ dẫn quan trọng đề người tìm kiếm tài liệu lưu trữ đạt được các mục tiêu đề ra;

Cấp độ 2: Quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ cấp độ này là người có nhu cầu dùng tin được tiếp cận trực tiếp với nội dung của những tài liệu lưu trữ họ cần tìm bằng các hình thức khác nhau (thông tin cấp I). Tất nhiên là quyền tiếp cận thông tin cấp 2 phải dựa trên cơ sở tuân thủ việc bảo vệ bí mật Nhà nước của người dùng tin và các Lưu trữ lịch sử.

2. Tiếp cận từ tính chất của thông tin

Công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực chất là hoạt động cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ. Thông tin tài liệu lưu trữ cũng mang đầy đủ các tính chất của thông tin nói chung. Tính chất là những đặc điểm nhận dạng riêng của thông tin, để phân biệt chúng với các khái niệm khác như dữ liệu, tri thức, kinh nghiệm… và làm nên giá trị của thông tin. Như vậy, đảm bảo đầy đủ các tính chất của thông tin là yêu cầu bắt buộc, nếu ngược lại sẽ làm biến chất các thuộc tính của thông tin. Hơn thế nữa, thông tin bị biến thể, méo mó sẽ làm suy giảm các giá trị quan trọng của thông tin. Bài toán đặt ra đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phải bảo toàn các tính chất vốn có của thông tin nói chung nhưng cũng đảm bảo các tính chất đặc thù của thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Nếu thỏa mãn bài toán này, tài liệu lưu trữ sẽ thực sự phát huy giá trị của chúng trước những đòi hỏi khác nhau của những người dùng tin.

– Tính chính xác: Thông tin chính xác là phải phản ánh đúng sự vật, hiện tượng như vốn có của nó. Có như vậy, thông tin mới có khả năng đem lại những hiểu biết đúng đắn về một sự vật, hiện tượng. Đối với tài liệu lưu trữ, thông tin thường có độ tin cậy cao, do bản thân tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị hình thành phông. Nói như vậy không đồng nghĩa là bất cứ tài liệu lưu trữ bản chính, bản gốc nào cũng đều đảm bảo độ tin cậy, trên thực tế vẫn tồn tại những tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin không chân thực (do bị sửa chữa hoặc do chủ ý ngay từ ban đầu của người soạn thảo…). Những tồn tại này ít nhiều đã xảy ra khi nhiều báo cáo thống kê chứa đựng các con số không chính xác hoặc nhiều bản chính văn bản có nội dung không thống nhất với tập bản lưu ở văn thư cơ quan… Những tồn tại nói trên càng dễ dàng xảy ra khi quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử là trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc (theo khoản 1, điều 21 của Luật Lưu trữ năm 2011). Khoảng thời gian dài chờ nộp lưu này dễ dẫn đến nguy cơ tài liệu bị sửa chữa bởi chính các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu nhằm phục vụ các mục đích chủ quan của người soạn thảo và ban hành văn bản.

Để đảm bảo tính chất này đòi hỏi những cán bộ lưu trữ làm việc tại Lưu trữ cơ quan cũng như các Lưu trữ lịch sử phải không ngừng nâng cao năng lực, trình độ nghiệp vụ… để có khả năng phê phán, đánh giá tài liệu một cách chính xác nhất. Tất nhiên, đây là yêu cầu rất khó thực hiện trên thực tế. Việc xác định một tài liệu có chứa thông tin chính xác hay không hiện nay không nên chỉ đánh giá qua việc tuân thủ thể thức văn bản mà cần phải trải qua các khâu nghiệp vụ phức tạp hơn. Đó là việc phân tích và so sánh các tài liệu lưu trữ có nội dung liên quan đến nhau, được hình thành bởi các cơ quan hình thành phông khác nhau. Đây là một biện pháp hiệu quả nhằm tìm ra thông tin chính xác nhất về một sự vật, hiện tượng. Và cơ quan có điều kiện thực hiện công việc phức tạp này không ai khác chính là các Lưu trữ lịch sử, nơi tập trung bảo quản tài liệu lưu trữ của nhiều các cơ quan nhà nước khác nhau. Đảm bảo cung cấp các thông tin chính xác vừa là yêu cầu, vừa là kỳ vọng của xã hội đặt ra đối các lưu trữ. Về phần mình, đây cũng chính là trách nhiệm xã hội của các Lưu trữ lịch sử nói chung và các cán bộ làm công tác lưu trữ nói riêng.

– Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin phản ánh trọn vẹn, toàn diện về một sự vật, hiện tượng. Tính chất này của thông tin là bảo đảm không bỏ sót các tin tức thuộc phạm vi thông tin, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin. Thiếu thông tin sẽ làm thông tin bị sai lệch, trong khi đó, việc cung cấp thừa thông tin sẽ làm người dùng tin mất thời gian và công sức để xử lý. Tình trạng này cũng không phải hiếm gặp trong các Lưu trữ lịch sử. Nhiều tài liệu cần tìm nằm rải rác trong nhiều hồ sơ khác nhau trong cùng một phông, thậm chí thuộc nhiều phông khác nhau. Do vậy, trong hoàn cảnh thiếu các chỉ dẫn cần thiết của các cán bộ lưu trữ, người dùng tin muốn tìm hiểu hoàn chỉnh về một sự việc cần phải trang bị kỹ năng tra cứu và khả năng phán đoán “nhạy cảm” của một người tìm tin. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có thể do chất lượng hồ sơ lưu trữ không tốt (không lập theo đặc trưng vấn đề) hoặc do việc sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ không chuẩn (hồ sơ liên quan đến nhau nhưng được sắp xếp trật tư xa nhau).

Bên cạnh đó, tình trạng cung cấp thừa thông tin cũng xảy ra, nguyên nhân chủ yếu là thiếu sự liên kết hoặc chia sẻ thông tin giữa các phông với nhau. Đây là hiện tượng trùng lặp thông tin hoàn toàn trong nhiều phông lưu trữ cơ quan. Với trách nhiệm là cung cấp thông tin quá khứ một cách đầy đủ nhất, các Lưu trữ lịch sử phải đảm bảo chất lượng công tác từ khâu thu thập, đến khâu phân loại tài liệu, phân loại thông tin tài liệu và đặc biệt là công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

– Tính kịp thời: Thông tin kịp thời đòi hỏi phải đáp ứng các nhu cầu sử dụng một cách nhanh nhất và đúng lúc nhất. Nếu không đảm bảo tính chất này, thông tin nhiều khi trở thành vô ích và xa lạ với thực tế, không có tác dụng phục vụ thực tiễn. Yêu cầu này, nếu xét về logic hình thức, có thể mâu thuẫn với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với nhận thức cho rằng tài liệu lưu trữ là sản phẩm của quá khứ, do vậy, chúng sẽ rất khó để thỏa mãn tính kịp thời của thông tin. Đây là một quan niệm chưa thực sự chính xác, tài liệu lưu trữ vẫn giữ nguyên tính “mới” để đáp ứng các nhu cầu sử dụng ở thời hiện tại. Thực tế hiện nay, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường bị động và muộn hơn so với các nhu cầu dùng tin. Thông tin tài liệu lưu trữ tuy có sẵn nhưng nếu muốn sử dụng phải trải qua các giai đoạn xử lý thông tin. Chính giai đoạn này làm mất đi tính kịp thời của thông tin tài liệu lưu trữ.

Đảm bảo tính chất này của thông tin, đối với các Lưu trữ lịch sử, thực chất là đảm bảo tính sẵn sàng của thông tin tài liệu lưu trữ và tính chủ động của những người làm công tác lưu trữ. Nếu tính sẵn sàng thỏa mãn việc phục vụ tài liệu lưu trữ bất cứ thời điểm nào thì tính chủ động làm cho các cán bộ lưu trữ quan tâm hơn nữa đến các các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cá nhân hay tổ chức. Sự kết hợp này chắc chắn sẽ thay đổi không khí làm việc của các Lưu trữ lịch sử và làm cho tài liệu lưu trữ phục vụ hữu hiệu hơn các nhu cầu đa dạng của đời sống xã hội.

– Tính cơ mật: Đây là tính chất đặc thù của công tác thông tin tài liệu lưu trữ. Nhiều nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin thuộc Danh mục bí mật Nhà nước, do vậy nó thuộc nhóm những tài liệu hạn chế đối tượng tiếp cận. Để đảm bảo tính chất này, các Lưu trữ lịch sử cần tuân thủ quy định tại khoản 4, điều 30 của Luật Lưu trữ. Theo quy định này, tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau:

a/ Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

b/ Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;

c/ Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.

Tính hạn chế tiếp cận cũng được đặt ra đối với việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân, đặc biệt là những tài liệu được biếu, tặng hay ký gửi tại các Lưu trữ lịch sử. Khi có nhu cầu khai thác và sử dụng khối tài liệu này, yêu cầu những người dùng tin phải nhận được sự đồng ý của cá nhân hoặc gia đình có tài liệu bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử.

Đảm bảo tính chất này đòi hỏi các cán bộ làm công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, từ cán bộ phục vụ phòng đọc đến cán bộ làm công tác xét duyệt yêu cầu sử dụng tài liệu, cần phải có sự nhạy bén và linh hoạt nhất định. Nhiều tài liệu lưu trữ tuy không có chỉ dẫn dấu hiệu mật nhưng vẫn có khả năng gây ảnh hưởng nhiều mặt tới đời sống xã hội hay đời sống một cá nhân nếu được công bố rộng rãi, ví dụ những tài liệu về nhân thân, thân thế, sự nghiệp của một cá nhân… Mặt khác, các cán bộ lưu trữ cũng không nên dựa vào việc tuân thủ tính chất này để hạn chế các quyền tiếp cận và sử dụng các thông tin tài liệu lưu trữ chính đáng của người sử dụng.

3. Một vài kiến nghị thay lời kết

Tiếp cận dưới góc độ khoa học thông tin, cụ thể là từ khái niệm và tính chất của thông tin, góp phần hoàn thiện hơn nữa cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử nói riêng và trong các lưu trữ nói chung. Hơn nữa, những yêu cầu này nếu được đáp ứng sẽ nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, qua đó làm thay đổi nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác lưu trữ. Xuất phát từ góc độ tiếp cận nói trên, với mong muốn đóng góp nâng cao chất lượng công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị như sau:

– Để đảm bảo và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, các Lưu trữ lịch sử cần nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng thông qua việc đảm bảo các tính chất của thông tin nói chung, thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Chỉ khi đảm bảo các tính chất của thông tin, công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ mới đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, chất lượng và hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phụ thuộc rất nhiều vào các nghiệp vụ được tiến hành trước đó như các nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu lưu trữ hay xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Kết quả thực hiện các nghiệp vụ này tuy quyết định đến chất lượng tài liệu lưu trữ nhưng không thuộc trách nhiệm của các Lưu trữ lịch sử, mà là trách nhiệm của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào các Lưu trữ nói trên. Ví dụ: Tính chính xác và đầy đủ của tài liệu lưu trữ phần lớn phụ thuộc vào chất lượng công tác văn thư cũng như công tác lưu trữ hiện hành của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Nếu hai tính chất này không đảm bảo ngay từ các cơ quan hình thành phông thì việc đảm bảo chất lượng thông tin của Lưu trữ cơ quan rất khó trở thành hiện thực. Do vậy, việc đảm bảo tính chất của thông tin tài liệu lưu trữ phải trở thành phương châm hoạt động không chỉ của các Lưu trữ lịch sử mà của toàn ngành lưu trữ.

– Việc đáp ứng các nhu cầu chính đáng của các cá nhân, tổ chức là quyền lợi, nghĩa vụ, đồng thời là trách nhiệm xã hội của các Lưu trữ lịch sử. Nếu không, những tài liệu lưu trữ được bảo quản trong các Lưu trữ nói trên sẽ chỉ dừng lại là một kho dữ liệu khổng lồ nhưng không xác định được giá trị, hoặc giá trị luôn chỉ dừng lại ở mức tiềm năng. Tinh thần chủ động và sẵn sàng thỏa mãn các nhu cầu chính đáng trong khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải trở thành phương châm hoạt động, nhận thức chiến lược của các Lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử không phải là những “ốc đảo” cát cứ về mặt thông tin tài liệu lưu trữ mà cần được chia sẻ và phát huy giá trị trong đời sống xã hội nói chung. Hơn nữa, để đảm bảo đầy đủ các giá trị của tài liệu lưu trữ, không chỉ thay đổi trong nhận thức, các Lưu trữ lịch sử cần nâng cao hơn nữa chất lượng thực hiện các khâu nghiệp vụ. Và kim chỉ nam trong việc nâng cao chất lượng này chính là thõa mãn các tính chất của thông tin nói chung và thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Những tính chất của thông tin phải trở thành những định hướng quan trọng từ việc hoạch định chiến lược phát triển công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đến các thao tác nghiệp vụ cụ thể.

– Với thành phần tài liệu bảo quản phong phú và đa dạng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – với tư cách là cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ cho Bộ Nội vụ – có thể xuất bản trong khuôn khổ một xuất bản phẩm toàn bộ sách chỉ dẫn về các phông được bảo quản tại tất cả các Lưu trữ lịch sử quốc gia, từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đến IV. Như vậy, người khai thác tài liệu lưu trữ được tạo điều kiện rộng tãi trong việc nắm hiểu thành phần tài liệu của tất cả các phông, qua đó xác định được tất cả các tài liệu cần tìm kiếm để phục vụ nhu cầu của mình.

Song song với biện pháp này, các Lưu trữ lịch sử từ cấp tỉnh đến cấp Trung ương nên công khai các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên website chính thức của mình. Cách thức này giúp người khai thác, dù ở đâu cũng có thể nắm được thành phần tài liệu được bảo quản tại từng Lưu trữ lịch sử. Việc nắm được thành phần sẽ tạo điều kiện tối đa cho cá nhân, tổ chức tiếp cận hiệu quả thông tin tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử.

Trong bối cảnh bắt đầu diễn ra những thay đổi tích cực về vai trò của tài liệu lưu trữ trong xã hội Việt Nam ngày nay, cộng hưởng với trình độ dân trí ngày một nâng cao, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích đa dạng của đời sống xã hội sẽ trở thành một xu thế tất yếu. Việc đáp ứng nhu cầu chính đáng này sẽ tạo nên áp lực không nhỏ đối với toàn ngành lưu trữ. Đây sẽ vừa là thách thức, đồng thời mở ra nhiều cơ hội phát triển cho ngành lưu trữ Việt Nam. Trước sức ép này của xã hội, việc nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi một sự thay đổi mang tính toàn diện trong hoạt động các Lưu trữ lịch sử nói riêng và các lưu trữ khác nói chung. Tiếp cận dưới góc độ thông tin học chính là một trong những định hướng hợp quy luật nhằm giải quyết bài toán hóc búa nêu trên của các Lưu trữ lịch sử, cũng như của toàn ngành lưu trữ. Bài tham luận này hi vọng sẽ là một gợi ý nhỏ để có thể giải quyết bài toán đó.

 TS. Cam Anh Tuấn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cam Anh Tuấn (2004), Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ, Luận văn Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
2. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;
3. Đoàn Phan Tân (2006), Thông tin học, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, HN.