Khó khăn và giải pháp khắc phục trong triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới đơn vị hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và công vụ; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tín ngưỡng, tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý của Bộ.

Với chức năng, nhiệm vụ đó, Bộ Nội vụ đặc biệt chú trọng đến hoạt động văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với các lĩnh vực được giao, đặc biệt đối với việc tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử tại phần mềm quản lý văn  bản và điều hành (Voffice) và phần mềm Lưu trữ điện tử – vì đó là nguồn dữ liệu đầu vào đầy đủ theo thời gian thực, chuẩn mực nhất, công tác này cung cấp nguồn thông tin cấp 1, nguồn dữ liệu là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra – có giá trị pháp lý rất cao và được kiểm soát nghiêm ngặt qua quá trình chuyển giao, xử lý, trình ký văn bản, tiếp nhận vào phần mềm lưu trữ cơ quan để quản lý, khai thác, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đối với khối hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Đồng thời là nguồn lớn nhất, thường xuyên, liên tục nhất bổ sung vào cơ sở dữ liệu lưu trữ mà không cần phải qua giai đoạn chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ giấy mới có được.

I. Thực trạng triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số tại Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ đã nghiên cứu nhiều giải pháp ứng dụng đối với tài liệu lưu trữ số nhằm chuẩn hóa dữ liệu, tương thích với phần mềm lưu trữ lịch sử để nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử thuận lợi. Tuy nhiên, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ số trong giai đoạn chuyển giao phương thức quản lý văn bản giấy sang quản lý văn bản điện tử còn gặp nhiều khó khăn thách thức, đặc biệt đối với việc hoàn thiện các tính năng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm lưu trữ điện tử để phù hợp, tương thích giao nộp tài liệu số vào lưu trữ lịch sử.

1. Triển khai chuẩn hóa dữ liệu đầu vào ngay từ giai đoạn văn thư

Công tác Văn thư: Là công tác cung cấp nguồn dữ liệu đầu vào lớn nhất, là khâu đầu tiên, khởi nguồn cho mọi hoạt động, nếu chuẩn hóa ngay từ khâu đầu vào để tận dụng nguồn dữ liệu này sẽ tăng hiệu quả, chất lượng hồ sơ, tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhân lực, kinh phí, quyết định đến hiệu quả, chất lượng của hồ sơ lưu trữ.

Thực hiện chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, Bộ

Nội vụ đã tổ chức xây dựng và đưa vào vận hành Hệ thống quản lý văn bản và Một cửa điện tử tại Bộ Nội vụ với mục tiêu cơ bản là:

  • Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử của Bộ Nội vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Công khai, minh bạch hoạt động của Bộ Nội vụ trên môi trường mạng.
  • Việc gửi, nhận văn bản điện tử của Bộ Nội vụ phải bảo đảm chia sẻ, công khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các hệ thống thông tin khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
  • Nâng cao chỉ số ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành của Bộ Nội vụ, góp phần cải thiện chỉ số cải cách hành chính của Bộ.
  • 100% văn bản trao đổi giữa Bộ Nội vụ và các cơ quan nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử và được ký số bởi chữ ký chuyên dùng trừ các văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định.
  • Hệ thống đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ trong công tác chỉ đạo, điều hành, xử lý văn bản đến, đi, hồ sơ điện tử, tra cứu, tìm kiếm văn bản của công chức, viên chức Bộ Nội vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.
  • 100% các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ đã cập nhật hồ sơ của công chức, viên chức lên cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra cứu, tìm kiếm.

Đến nay, sau gần 6 năm triển khai thực hiện, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ Nội vụ được triển khai và đưa vào hoạt động từ ngày 01 tháng 10 năm 2018 đã kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia. Tính đến thời điểm hiện tại, 100% việc gửi, nhận văn bản đã được thực hiện trên môi trường điện tử (trừ văn bản mật và các văn bản khác do Lãnh đạo Bộ yêu cầu) và có khoảng 1.600 tài khoản đã được cấp, khoảng hơn 60.000 văn bản đi được phát hành và khoảng 260.000 văn bản đến được tiếp nhận từ trục liên thông văn bản quốc gia qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Voffice. Dữ liệu số của Bộ Nội vụ kế thừa toàn bộ dữ liệu điện tử của phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Voffice, cập nhật thường xuyên hàng ngày, liên tục, dữ liệu ngày càng nhiều để đưa vào bảo quản, khai thác, tích hợp, tái sử dụng các thông tin đã được lưu trữ.

Như vậy, mỗi năm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Voffice tiếp nhận khoảng 45.000 văn bản đến từ trục liên thông văn bản quốc gia; phát hành khoảng hơn 11.000 văn bản đi, toàn bộ số lượng văn bản đó được định hướng chuẩn hóa dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn thông tin đầu vào quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Hơn nữa, Bộ yêu cầu chuyên viên tạo lập hồ sơ từ văn bản đến và toàn bộ tài liệu kèm theo khi trình ký nhằm theo dõi được quy trình khép kín vòng đời của văn bản, bắt trọn toàn bộ quá trình xử lý văn bản trên điện tử để khi truy xuất là có dữ liệu ngay, đầy đủ và thống nhất, đảm bảo theo dõi được văn bản hoàn thành trước hạn, trong hạn, quá hạn để biểu dương công chức xử lý văn bản trước hạn cũng như đôn đốc, có biện pháp quản lý đối với những văn bản quá hạn, phục vụ tốt nhất sự chỉ đạo, điều hành của các cấp Lãnh đạo.

Có thể nói, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Voffice của Bộ Nội vụ triển khai thời gian qua không những đã đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản của Bộ Nội vụ, đáp ứng các nhu cầu kết nối liên thông dữ liệu theo yêu của Chính phủ góp phần xây dựng phong cách làm việc hiện đại, đồng bộ và rút ngắn khoảng cách về thời gian, không gian khi thực hiện tạo lập hồ sơ trình ký, gửi, nhận và ký số văn bản điện tử mà còn xây dựng được nguồn dữ liệu vô cùng lớn, tiết kiệm rất nhiều cho công tác chuyển đổi số cả về thời gian, nhân lực và kinh phí.

2. Thực trạng chuyển đổi số đối với công tác lưu trữ

Đối với khối tài liệu lưu trữ bản giấy hiện đang lưu tại Kho lưu trữ cơ quan Bộ bảo quản khối tài liệu lưu trữ từ năm 1980 đến nay, bao gồm 2 phông tài liệu, đó là phông Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ và phông Bộ Nội vụ, Bộ đã thực hiện theo lộ trình thực hiện chuyển đổi số tại Bộ Nội vụ:

a) Giai đoạn 1 (Năm 2021 – 2022)

  • Số hóa, chỉnh lý hồ sơ tài liệu (giai đoạn 1) và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử;
  • Xây dựng hệ thống họp không giấy tờ, hội nghị truyền hình trực tuyến của Bộ Nội vụ.
  • Nâng cấp phần mềm theo dõi trả lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội;
  • Nâng cấp Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ;
  • Nâng cấp hệ thống phần mềm thi đua khen thưởng và phát triển các hệ thống nền tảng đặc thù dùng chung cho lĩnh vực thi đua khen thưởng (giai đoạn 1);
  • Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Nội vụ.
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ các hệ thống phần mềm.
  • Đào tạo chuyển giao công nghệ.

b) Giai đoạn 2 (Năm 2023 – 2025) Năm 2023:

  • Số hóa và chỉnh lý hồ sơ tài liệu (giai đoạn 2);
  • Nâng cấp phần mềm quản lý nhiệm vụ;
  • Nâng cấp phần mềm tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân;
  • Nâng cấp hệ thống phần mềm thi đua khen thưởng và phát triển các hệ thống nền tảng đặc thù dùng chung cho lĩnh vực thi đua khen thưởng (giai đoạn 2);
  • Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Nội vụ;
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ các hệ thống phần mềm;
  • Đào tạo chuyển giao công nghệ.

Năm 2024:

  • Số hóa và chỉnh lý hồ sơ tài liệu (giai đoạn 2);
  • Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Nội vụ;
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ các hệ thống phần mềm;
  • Đào tạo chuyển giao công nghệ.

Năm 2025:

  • Đầu tư trang bị cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Bộ Nội vụ; thư viện số Bộ Nội vụ;
  • Xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu chuyên ngành đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của Bộ Nội vụ;
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ các hệ thống phần mềm.

Năm 2023 đã triển khai thực hiện số hóa theo gói thầu số 2 của Đề án Chuyển đổi số Bộ Nội vụ “Nâng cấp phần mềm và chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ” thuộc Dự án “Chuyển đổi số của Bộ Nội vụ giai đoạn 2021 – 2025 và định hướng đến năm 2030 để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của Bộ Nội vụ – giai đoạn 1”. Theo đó, đã chỉnh lý 1.226 mét tài liệu, số hóa 2,6 triệu trang văn bản; nâng cấp hệ thống báo cáo thống kê, hệ thống báo cáo định kỳ ngành Nội vụ…

Kết quả đạt được

Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ và kỳ diệu của công nghệ đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội. Cốt lõi của của cách mạng công nghiệp 4.0 vẫn là công nghệ thông tin và nó có mối quan hệ mật thiết với Chính phủ điện tử. Điều này có tác động to lớn đối với xã hội nói chung và lĩnh vực văn thư, lưu trữ nói riêng. Do văn bản, tài liệu là sản phẩm trong hoạt động của cơ quan nhà nước, những thay đổi trong phương thức hoạt động của cơ quan nhà nước theo hướng phù hợp với môi trường công nghệ đã kéo theo những tác động nhất định đối với công tác văn thư, lưu trữ. Tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử đã phát huy những ưu điểm vượt trội so với bản giấy trong quy trình ban hành văn bản, tiếp nhận và giải quyết văn bản, phục vụ sử dụng và đáp ứng nhu cầu của xã hội.

Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 hướng tới xây dựng Chính phủ điện tử, Bộ Nội vụ đã từng bước hoàn thiện cơ sở pháp lý, quy định nghiệp vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ điện tử, cụ thể như sau:

Thứ nhất, đã ban hành các văn bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, trong đó quy định rõ nguyên tắc, yêu cầu, trách nhiệm của các đối tượng có liên quan trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Thứ hai, Bộ Nội vụ quan tâm đầu tư kinh phí, cơ sở hạ tầng, xây dựng kế hoạch và lộ trình về quản lý tài liệu điện tử theo từng giai đoạn, xác định mục tiêu cụ thể bảo đảm phù hợp với điều kiện của cơ quan Bộ, hướng tới xây dựng kho lưu trữ số để thu thập, bảo quản, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ và các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp trong bối cảnh cải cách hành chính, Chính phủ điện tử và cách mạng khoa học công nghệ 4.0.

Thứ ba, Bộ Nội vụ đã quan tâm đến bổ sung nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử cho tất cả công chức, viên chức trong Bộ. Hằng năm, mở các lớp tập huấn cho các công chức, viên chức trực tiếp làm nhiệm vụ chuyên môn và các công chức mới được tiếp nhận về Bộ, nâng cao nhận thức, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng.

Thứ tư, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu điện tử đã góp phần nâng cao hiệu suất lao động, rút ngắn thời gian tiếp nhận, trình chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi, tiết kiệm số lượng kinh phí vật tư, văn phòng phẩm không nhỏ trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

II. Các khó khăn, vướng mắc và giải pháp thúc đẩy, nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ và nộp lưu tài liệu số

1. Khó khăn, vướng mắc

Công tác lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Bộ Nội vụ gặp phải những vướng mắc, khó khăn, cụ thể như sau:

  • Lãnh đạo một số đơn vị chưa nhận thức rõ trách nhiệm, nghĩa vụ trong việc sử dụng và xử lý công việc trên Hệ thống Voffice. Lãnh đạo đơn vị chưa quán triệt việc sử dụng Hệ thống Voffice trong quá trình giải quyết công việc đến toàn thể công chức, viên chức;
  • Hệ thống văn bản quy chế, quy định, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ điện tử của Bộ chưa được đầy đủ;
  • Hệ thống Voffice chưa đầy đủ các tính năng theo yêu cầu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 02/2019/TT-BNV.

2. Các giải pháp áp dụng để nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ và nộp lưu tài liệu lưu trữ số tại Bộ Nội vụ

2.1. Chuẩn hóa thông tin đầu vào ngay từ khâu nghiệp vụ văn thư:

a. Thực hiện chuyển đổi số, chuẩn hóa dữ liệu theo tiêu chuẩn ngay từ khi tiếp nhận, xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi:

Cài đặt các chế độ của máy Scan, máy tính của toàn thể chuyên viên theo chế độ phù hợp để đáp ứng đúng các tiêu chuẩn đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử như: Máy Scan để ở chế độ tiêu chuẩn file PDF (không phải file ảnh), độ phân giải tối thiểu 300DPI… để đảm bảo khi vào phần mềm Lưu trữ điện tử các file văn bản đến, văn bản đi đã được chuẩn hóa, có thể tiếp nhận được luôn, phần mềm không phải trả lại để sửa đổi, tiết kiệm thời gian, kinh phí và có dữ liệu chuẩn ngay từ khâu đầu vào, hồ sơ lưu trữ điện tử tiếp nhận từ phần mềm quản lý văn bản tại Văn thư sẽ được cấp mã số lưu trữ, làm giàu dữ liệu thường xuyên, để khai thác, cập nhật và chia sẻ phục vụ chuyển đổi số. Đó là nguồn thông tin chính thống, cập nhật nhanh chóng, kịp thời nhất cho chuyển đổi số mà không phải tốn thêm nhiều thời gian, kinh phí, nhân lực để có được nguồn dữ liệu khổng lồ luôn luôn cập nhật thường xuyên, liên tục từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành…

b. Tạo lập hồ sơ từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành (Voffice): Hướng dẫn, yêu cầu chuyên viên tạo lập văn bản đi trên nền văn bản đến, đồng thời yêu cầu kèm theo toàn bộ tờ trình, văn bản, tài liệu kèm theo khi trình ký, đảm bảo phản ánh đầy đủ, toàn diện quá trình diễn biến của sự việc và toàn bộ nội dung trình của chuyên viên; ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, lưu vết toàn bộ quá trình trình ký theo đường đi của văn bản, cho đến khi văn bản được lãnh đạo ký, văn thư cấp số ban hành, hoàn thành toàn bộ luồng trình ký trên điện tử cũng là khi hồ sơ có đầy đủ quá trình trình ký, văn bản, tài liệu kèm theo, ý kiến chỉ đạo như 1 bộ hồ sơ trình bằng văn bản giấy.

c. Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và điều hành để có đầy đủ các chức năng tạo lập hồ sơ hoàn chỉnh. Do từng văn bản tạo lập hồ sơ mới là từng lần trình ban hành văn bản trong quá trình giải quyết trọn vẹn 1 công việc, muốn tạo lập toàn bộ quá trình giải quyết của một công việc, sâu chuỗi thành hồ sơ đầy đủ qua từng lần trình ban hành văn bản cần phải ghép các hồ sơ nhỏ đó lại mới thành 1 hồ sơ công việc đầy đủ từ khi khởi nguồn đến khi hoàn thiện, kết thúc công việc. Vì vậy, giải pháp cần thiết để kết nối các lần trình đó lại với nhau trên điện tử là mở rộng chức năng lập hồ sơ ngay từ khi tạo lập hồ sơ trình ký để chuyên viên trình ký ngay trên hồ sơ đã ban hành từ lần đầu cho đến khi kết thúc công việc (bổ sung nút ghép hồ sơ trên hồ sơ đã được ban hành – tương tự như đối với bản giấy thì công chức để cả tập trình ký lần lượt theo từng lần trình để lãnh đạo nắm được quá trình diễn biến của sự việc). Đến khi kết thúc công việc cũng là khi hồ sơ lưu trữ đã tập hợp đầy đủ quá trình trình ký từ khi công việc bắt đầu đến khi công việc kết thúc mà không cần phải có các thao tác thủ công cần đến công sức của người lập hồ sơ như tra cứu, nhập liệu bổ sung hoặc tìm kiếm văn bản bổ sung vào từng lần trình mà hồ sơ lại đầy đủ và phản ánh đúng nhất quá trình diễn biến của sự việc.

Sau khi ghép các lần trình trên điện tử, hồ sơ khi kết thúc thì tự động cập nhật sang phần mềm lưu trữ điện tử, phần mềm lưu trữ tự động kiểm tra các tiêu chuẩn thông tin đầu vào như: Toàn bộ là file PDF, độ phân giải đạt từ 300DPI trở lên… thì tự động chuyển vào phần chờ tiếp nhận. Công chức lưu trữ kiểm tra thành phần hồ sơ đủ thì bấm tiếp nhận, hồ sơ sẽ tự động sinh mã lưu trữ tự động, đóng băng hồ sơ, tự động lưu vào Kho lưu trữ theo thứ tự – Đã trở thành dữ liệu để khai thác, chia sẻ khi cần (quá trình này kết thúc ngay sau khi văn bản được ban hành, rất nhanh chóng, kịp thời, chính xác, bắt trọn lưu vết được quá trình diễn biến của sự việc).

2.2. Giải pháp dự kiến áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác Lưu trữ dựa trên việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử

a) Đối với việc thu thập hồ sơ lưu trữ điện tử:

Ý nghĩa của hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ mọi hoạt động của cơ quan, là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ công tác quản lý, điều hành đồng thời giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức.

Ý nghĩa của việc thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ đặc biệt quan trọng – Là khởi đầu cho sự thành công của toàn bộ quá trình nghiệp vụ lưu trữ – Thu về nguồn dữ liệu để khai thác, chia sẻ – Là một nhiệm vụ then chốt góp phần vào thành công của chuyển đổi số. Nếu đầu vào thu thập được đầy đủ, triệt để, chính xác toàn bộ diễn biến của quá trình diễn ra sự việc thì toàn bộ quá trình sau sẽ thuận lợi, sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu suất công việc, phản ánh được bức tranh toàn cảnh của phông lưu trữ của cơ quan. Bên cạnh đó, tập hợp được đầy đủ dữ liệu để khai thác, chia sẻ – đó là nguồn tài nguyên cơ bản để chuyển đổi số thành công nhanh và bền vững.

Thu thập ngay hồ sơ đã được tạo lập, trình ký trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành (Phần mềm văn thư) vào phần mềm Lưu trữ điện tử ngay sau khi văn thư ký số, ký dấu ban hành văn bản trên phần mềm Văn thư bằng hình thức tự động cập nhật sang phần mềm Lưu trữ điện tử tạo thành vòng tròn khép kín, kế thừa toàn bộ nguồn dữ liệu, tiết kiệm toàn bộ quá trình xử lý văn bản điện tử, tạo thành hồ sơ lưu trữ chuẩn để làm giàu dữ liệu số của Bộ Nội vụ một cách thường xuyên, liên tục, trở thành cơ sở dữ liệu số có hệ thống ngay từ khâu đầu vào để có dữ liệu chia sẻ kịp thời mà không mất thêm nhiều công đoạn số hóa từ văn bản, hồ sơ giấy thành dữ liệu phục vụ chuyển đổi số.

Thu hồ sơ điện tử ngay sau khi phát hành văn bản nhằm thu toàn bộ hồ sơ lưu trữ điện tử ngay sau khi phát hành văn bản đi, kế thừa toàn bộ thông tin đầu ra của công tác văn thư làm thông tin đầu vào của công tác lưu trữ đồng thời sao lưu dự phòng, quản lý, khai thác, chia sẻ và tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ.

b. Đối với việc thu hồ sơ giấy

Trong tình hình mới, văn bản giấy còn lại không nhiều (khoảng 10 – 15%) cần phải có phương án phù hợp để quản lý hiệu quả. Theo quy định hiện hành, Văn thư cơ quan sẽ phải dự thảo, xin ý kiến các đơn vị, trình người đứng đầu cơ quan Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ cần lập hằng năm (mất nhiều thời gian, dự kiến các đầu hồ sơ chung chung, chưa sát thực). Vì vậy, trong tình hình mới, việc ban hành Quyết định danh mục hồ sơ cần lập hằng năm mang tính hình thức, chưa sát với thực tế văn bản ban hành. Cho nên, cần thay bằng hình thức khác, sát thực, hiệu quả hơn (giải pháp là không ban hành Quyết định danh mục hồ sơ cần lập hằng năm, thay vào đó sẽ triết xuất trực tiếp từ phần mềm quản lý văn bản, in danh sách văn bản phát hành của từng chuyên viên hoặc căn cứ theo sổ ban hành văn bản mật, văn bản giấy để thu hồ sơ theo từng văn bản đã phát hành) nhằm đảm bảo kiểm soát, thu thập được 100% hồ sơ giấy mà không mất nhiều thời gian ban hành danh mục hồ sơ hằng năm một cách chung chung, hình thức (khó kiểm soát hồ sơ, chuyên viên có thể không nộp, chưa nộp do chưa chỉ đích danh từng hồ sơ).

c. Đánh giá lợi ích thu được hoặc có thể thu được do áp dụng giải pháp

Việc thu thập hồ sơ lưu trữ điện tử sẽ kế thừa lại toàn bộ quá trình trình ký ban hành văn bản, thu hồ sơ lưu trữ điện tử ngay sau khi văn thư Bộ phát hành văn bản từ phần mềm quản lý văn bản Voffice, kế thừa thông tin đầu ra của công tác văn thư làm thông tin đầu vào của công tác lưu trữ điện tử vừa đảm bảo sự thông suốt, liền mạch trong quá trình theo dõi hồ sơ; lưu trữ được toàn vẹn quá trình từ khi tiếp nhận, tham mưu của chuyên viên và toàn bộ sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, đó là nguồn dữ liệu vô cùng quý giá, đã được kiểm duyệt chặt chẽ. Bằng cách này, việc thu hồ sơ lưu trữ vô cùng nhẹ nhàng, hiệu quả, như vậy vừa có dữ liệu để khai thác ngay, đặc biệt là có thể sao lưu dự phòng, đề phòng việc mất dữ liệu trên phần mềm Văn thư (vấn đề này rất dễ xảy ra do đặc thù quản lý tài liệu trên điện tử, nếu xảy ra thì khó hoặc không lấy lại được dữ liệu).

Hơn nữa, thu thập như vậy sẽ thu tận gốc, triệt để, theo dõi được toàn bộ quá trình từ thời điểm văn bản đến, dự thảo của chuyên viên trình, ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo (đây là vấn đề đặc biệt quan trọng mà các phương án khác đưa ra chưa đảm bảo được sự liền mạch triệt để như vậy, sẽ bị đứt đoạn giữa giai đoạn văn thư với giai đoạn lưu trữ, khi khai thác hồ sơ lưu trữ vẫn có đầy đủ văn bản đến, file phiếu trình, văn bản phát hành nhưng không còn ý kiến comment của giai đoạn trình ký (trước đây văn bản giấy thì còn có ý kiến chỉ đạo trên giấy, nhưng văn bản điện tử chỉ thể hiện ở comment) – đó là bằng chứng xác đáng khi truy cứu trách nhiệm về sau – đây là ý nghĩa vô cùng quan trọng của phương án thu hồ sơ, tài liệu tự động từ phần mềm Văn thư sang phần mềm Lưu trữ đem lại mà không tính được bằng tiền.

Ngoài ra, giải pháp thu thập hồ sơ tự động còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:

+ Xây dựng, quản trị hệ thống dễ dàng (thuận theo tự nhiên), có thể chia sẻ dữ liệu khi cần: Thông thường, khi xây dựng một phần mềm sẽ chưa có dữ liệu, cần phải số hóa tài liệu giấy, nhập liệu vào phần mềm để có dữ liệu khai thác, chia sẻ, bên cạnh đó cần thử nghiệm cách quản lý dựa trên giả thiết, như vậy sẽ có nhiều nội dung chưa sát thực, phải mất một quá trình thử nghiệm, điều chỉnh, cải tiến, rút kinh nghiệm mới đưa được dữ liệu vào để quản lý, sử dụng. Quá trình đó vô cùng khó khăn và tốn kém. Còn đối với phương án thu thập hồ sơ, tài liệu tự động sẽ có sẵn dữ liệu cập nhật từ phần mềm Văn thư, chỉ cần dựa trên những yêu cầu đặt ra để xây dựng thành hệ thống phần mềm lưu trữ để quản lý, khai thác, vận hành, như vậy là “thuận theo tự nhiên”, dựa trên những nhu cầu thực vì vậy quá trình xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử sẽ nhanh chóng hiện thực hoá, sử dụng được ngay – đó là con đường ngắn nhất, nhanh nhất, bền vững nhất để tiến trình chuyển đổi số trong công tác lưu trữ thành công.

+ Dễ thực hiện, dễ quản lý:

Đối với toàn thể công chức: Huy động được sự vào cuộc của toàn thể công chức, mỗi công chức góp một phần mà không phải thao tác thêm vừa tiết kiệm thời gian, công sức và chỉ thao tác 1 lần đã hoàn thành việc tạo lập, trình ký và nộp được hồ sơ lưu trữ đầy đủ vào Kho lưu trữ (trút được gánh nặng lớn so với bản giấy, chuyên viên phải tập hợp toàn bộ văn bản, tài liệu kèm để lập hồ sơ, thống kê từng văn bản, lập biên bản để bàn giao vào Kho Lưu trữ), như vậy vừa nhanh chóng, gọn nhẹ, vừa chính xác, vừa đảm bảo toàn vẹn hồ sơ mà đặc biệt là giảm bớt áp lực, không còn tâm lý lo lắng chưa lập được hồ sơ, trình duyệt qua 6 bước để bàn giao về lưu trữ cơ quan. Thời gian thực hiện 6 bước có thể bằng thời gian dự thảo, trình, phê duyệt văn bản.

+ Đối với Lãnh đạo các cấp: Hồ sơ đầy đủ, đúng quy định mới ký văn bản, quá trình đó được lồng ghép luôn cùng quá trình phê duyệt hồ sơ nộp lưu, vừa sát thực và có căn cứ, nếu để hồ sơ sau mới nộp có thể chuyên viên nhầm lẫn gắn văn bản nọ vào hồ sơ kia, vừa khó kiểm soát, vừa mất gấp đôi thời gian.

Luôn yên tâm vì dữ liệu đã luôn đầy đủ, sẵn sàng, chuyên viên có thể báo cáo, thống kê ngay lập tức khi có yêu cầu, đáp ứng được sự chỉ đạo, điều hành nhanh chóng, kịp thời, chính xác của Lãnh đạo Bộ cũng như của Chính phủ.

Đảm bảo thực hiện đúng, đủ các quy định về quản lý hồ sơ lưu trữ – tài sản quốc gia (hiện vẫn là khâu thực hiện chưa tốt trong toàn quốc). Vì công chức nào cũng cố gắng trình giải quyết xong việc trước, còn việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ để lại, chưa tính đến, khi có văn bản yêu cầu mới đi dò lại, hồ sơ đủ, hồ sơ thiếu, lập lại hồ sơ, kê biên mục, trình phê duyệt qua 6 bước mất nhiều thời gian như khi dự thảo, trình ký ban hành văn bản điện tử nên công chức rất ngại lập hồ sơ giấy để bàn giao vào Kho Lưu trữ, do đó có thực trạng lưu trữ nhiều cơ quan phải thu tài liệu bó, gói và các khâu tiếp theo để giải quyết khối tài liệu lưu trữ bó, gói tồn đọng tốn rất nhiều thời gian, kinh phí và nhân lực.

+ Đối với công chức lưu trữ: Quản trị dữ liệu bằng tài khoản dễ dàng, có thể tra cứu mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào không gian, thời gian và địa giới hành chính. Kế thừa được toàn bộ việc quản lý văn bản theo số thứ tự ban hành văn bản và chia từng loại văn bản theo năm. Hơn nữa, hồ sơ lưu trữ điện tử sẽ được thu ngay sau khi phát hành văn bản đi của Bộ, phục vụ tra cứu nhanh chóng kịp thời, dễ cập nhật, chia sẻ dữ liệu khi cần – đáp ứng mục tiêu của chuyển đổi số.

Đối với đơn vị cung ứng dịch vụ: Việc cập nhật dữ liệu từ phần mềm Văn thư sang phần mềm Lưu trữ rất đơn giản; chỉ cần link sang là xong; việc sao lưu, cập nhật dữ liệu dễ dàng, đó là việc làm thường xuyên của các đơn vị cung ứng dịch vụ phần mềm.

+ Thu triệt để, nhanh chóng, tập trung

Toàn bộ hồ sơ, tài liệu thu được 100% ngay sau khi văn bản ban hành, kế thừa toàn bộ việc lưu theo hệ thống đã rất khoa học của công tác văn thư: Theo số thứ tự từ đầu năm đến cuối năm, theo loại văn bản: Công văn, Quyết định, Thông tư… rất dễ quản lý, tra cứu, sắp xếp.

+ Tiết kiệm thời gian, nhân lực và kinh phí: Nếu thực hiện theo giải pháp trên, theo tính toán sơ bộ chưa đầy đủ sẽ tiết kiệm được khoảng 17 tỷ đồng đối với việc thu hồ sơ điện tử và khoảng 79 triệu đồng đối với văn bản giấy từ khi ứng dụng quản lý văn bản điện tử ngày 01/01/2019 đến ngày 20/8/2024 (theo quy định tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính tại Khoản 3,

Khoản 4, Điều 27 Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính). Đặc biệt hơn, những giá trị không tính được bằng tiền, không diễn giải hết được do tiện ích và hiệu quả từ giải pháp đem lại như phân tích ở trên.

Hồ sơ văn bản giấy trước đây nếu thu được 50 – 60% là thành công lớn, chuyên viên nộp rải rác, phân tán, bó gói, để chỉnh lý, số hoá được thành từng hồ sơ như ban đầu trình ký là 1 quá trình dài tốn nhiều công sức và kinh phí. Trong khi đó, tài liệu phân tán không dứt điểm, mỗi một đợt chỉnh lý thời gian của tài liệu thường kéo dài từ 15 đến 20 năm, có thể dài hơn. Do vậy, việc tra cứu, quản lý rất khó khăn, những bất cập này sẽ được giải quyết triệt để khi áp dụng giải pháp trên.

+ Làm căn cứ để đưa ra phương án quản lý tối ưu trong toàn quốc: Phương án thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bộ Nội vụ nếu thành công là một hình thức mẫu để áp dụng trong toàn quốc vì Bộ Nội vụ là cơ quan được Chính phủ giao tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, nếu thực hiện tại Bộ Nội vụ thành công thì đó là căn cứ xác đáng để Bộ Nội vụ ban hành văn bản quản lý vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm triển khai trong toàn quốc (Như vậy thì công tác thu thập, quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử, hồ sơ giấy theo giải pháp dự kiến sẽ tiết kiệm được số tiền khổng lồ khi áp dụng trong toàn quốc).

+ Không trái với các văn bản quy định hiện hành: Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ là “Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc”. Vì vậy, việc thu hồ sơ ngay phù hợp với quy định, không phải chờ đến hết hạn (trong vòng 1 năm) mới nộp hồ sơ về Kho Lưu trữ như hồ sơ giấy (hồ sơ giấy còn phải gom lại chỉnh lý theo đợt, đến khi chỉnh lý xong đưa hồ sơ vào khai thác phải mất nhiều năm) – Đó là lợi ích của việc thực hiện quản lý hồ sơ điện tử – Chúng ta phải tận dụng để có được nguồn dữ liệu càng sớm càng tốt, như vậy Chuyển đổi số mới nhanh và bền vững, tiết kiệm và hiệu quả.

Từ những ưu điểm kể trên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử và hồ sơ lưu trữ văn bản giấy theo giải pháp đưa ra dự kiến sẽ góp phần thành công của chuyển đổi số nhanh và bền vững.

Như vậy, với quyết tâm cao, nỗ lực lớn, Bộ Nội vụ đã nghiên cứu nhiều giải pháp ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để tận dụng tối đa những lợi ích của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đem lại, đồng thời đặc biệt chú trọng hoàn thiện các tính năng của phần mềm để tối ưu hóa quy trình, chuẩn hóa ngay từ đầu vào đối với tài liệu lưu trữ số nhằm chuẩn hóa dữ liệu, tương thích với phần mềm lưu trữ lịch sử để nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử thuận lợi./.

ThS. Nguyễn Thị Hồng Vĩnh – Văn phòng Bộ Nội vụ

 

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *