Khó khăn, vướng mắc trong việc triển khai nhiệm vụ thu nộp tài liệu lưu trữ số tại  Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản số lượng lớn tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho chứa đựng những thông tin của quá khứ, phản ánh các hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ qua các thời kỳ lịch sử từ năm 1954 đến nay. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính có tính chính xác cao do các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành trong quá trình hoạt động, tuân thủ các quy định của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội chủ yếu là tài liệu giấy.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được thiết kế là kho lưu trữ chuyên dụng, kho được đầu tư xây dựng trên diện tích đất 2.800m² tại số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội và đưa vào sử dụng từ năm 2006 với thiết kế kho 17 tầng có tổng diện tích sử dụng là 6.081,68m², khả năng lưu trữ tối đa 14.000 mét tài liệu giấy; được trang bị 9.505 mét giá bảo quản (trong đó có 3.505 mét giá cố định và 6.000 mét giá di động), 54 giá bảo quản tài liệu ảnh, 02 thùng container bảo quản tài liệu phim, 50 tủ sắt bảo quản tài liệu bản đồ có kích thước từ A3 đến A0; 10.000 hộp free axit, khu vực kho có hệ thống camera quan sát, hệ thống chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO2 bên trong và hệ thống chữa cháy bằng nước bên ngoài kho; 58 bình chữa cháy khí và bọt; hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm; 16 máy hút ẩm; 01 hệ thống đo nhiệt độ, độ ẩm; hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu; hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm; 05 máy scan giấy A4; 01 hệ thống kiểm soát tài liệu ra vào kho bằng mã vạch (RFID),…

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố đã và đang từng bước thực hiện chuyển đổi số trong bảo quản tài liệu lưu trữ. Từ năm 2012, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố được UBND thành phố Hà Nội đầu tư trang bị công nghệ, kỹ thuật hiện đại như: hệ thống máy chủ gồm 01 máy chủ ứng dụng được kết nối với SAN chứa dữ liệu; 01 máy chủ chạy cơ sở dữ liệu; 01 máy chủ chạy ứng dụng; về cấu hình máy chủ gồm: bộ xử lý trung tâm sử dụng chíp Quad core xeon E5 2GHz; bộ nhớ trong 32Gb, mỗi máy có bộ nhớ ngoài 3 ổ 300Gb cấu hình Raid 5: thiết bị lưu trữ ngoài (SAN), gồm: 05 ổ 600Gb và 05 ổ 4TB cấu hình Raid5.

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đáp ứng các quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; Quyết định số 04/2014/TTBNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ thành phố trên nền tảng Webbase với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle gồm các phân hệ nghiệp vụ như: Thu thập tài liệu; Bảo quản tài liệu; Sử dụng tài liệu; Quản lý cơ sở dữ liệu; Tra cứu tài liệu; Quản trị hệ thống; Danh mục từ điển; Hệ thống báo cáo. Phần mềm hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ thành phố Hà Nội được xây dựng đáp ứng đầy đủ các trường thông tin dữ liệu đầu vào theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ được gắn chữ ký số. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã tổ chức số hóa 04 phông tài liệu gồm: Ủy ban hành chính thành phố Hà Nội từ năm 1953 – 1976; Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội từ năm 1977 – 2008 (phần hồ sơ tên gọi); Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố Hà Nội từ năm 1923 – 2000, Sở Nhà đất Hà Nội từ năm 1995 – 2007 (khối hồ sơ bán nhà theo Nghị định số 61/CP) với tổng số 2.846.676 trang; 383.639 văn bản và 90.575 hồ sơ.

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, vì vậy cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung và bảo quản tài liệu sẽ góp phần hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng Phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung và lưu trữ thành phố Hà Nội nói riêng.

Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ. Cùng với sự ra đời của máy tính và các phương tiện điện tử đã và đang trở thành một kênh chuyển giao, lưu trữ thông tin hữu hiệu trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Có thể nói, tài liệu điện tử đang dần khẳng định được vai trò và vị trí của nó trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc thu thập tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử là điều tất yếu trong quá trình chuyển đổi số hiện nay. Đây là một lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ nhưng cũng gặp không ít thách thức và khó khăn trong quá trình triển khai nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử, cụ thể là:

1. Các khó khăn

– Một là, khó khăn về công nghệ

(i) Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ: Công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu số thay đổi liên tục, đòi hỏi các hệ thống lưu trữ phải được cập nhật và nâng cấp thường xuyên. Điều này tạo ra áp lực lớn về chi phí cũng như thời gian cho các đơn vị quản lý tài liệu.  

– Việc kết nối, liên thông giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và Hệ thống lưu trữ điện tử còn có sự chưa đồng nhất theo hướng dẫn của các cơ quan trung ương, cụ thể là:

Về nội dung số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về quy định dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó quy định dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ lưu trữ như: Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc … Bên cạnh đó,

Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05 tháng

4 năm 2023 quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường mạng. Tại Điều 9 quy định các trường dữ liệu đặc tả khi bóc tách dữ liệu của giấy tờ gồm: Mã loại giấy tờ; số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức; tên giấy tờ; số ký hiệu giấy tờ; Mã kết quả số hóa…

Như vậy, các trường thông tin số hóa theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP không đồng nhất các trường dữ liệu được quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV, do vậy việc triển khai các nội dung sau đây gặp khó khăn:

+ Hệ thống lưu trữ số hóa kết quả thủ tục hành chính được số hóa từ bản giấy sang bản điện tử khi phải kết nối với Hệ thống lưu trữ điện tử;

+ Việc số hóa trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính đối với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố khi phải kết nối với Hệ thống lưu trữ điện tử (quy định tại Điều 5, Điều 6 Thông tư số 13/2023/TT-BNV).

• Việc kết nối, liên thông giữa các Hệ thống khác với Hệ thống lưu trữ điện tử.

Đối với Hệ thống lưu trữ điện tử, hồ sơ trước khi đưa vào hệ thống lưu trữ cần đảm bảo các điều kiện: tài liệu phải được lập hồ sơ, chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ. Nội dung này phù hợp với việc lưu trữ điện tử từ nguồn hồ sơ giấy. Tuy nhiên, đối với các Hệ thống thông tin hiện nay, chưa có quy định về việc đưa hồ sơ từ các Hệ thống thông tin khác vào Hệ thống lưu trữ (có cần chỉnh lý không, nếu không chỉnh lý thì phải đáp ứng các tiêu chuẩn nào…).

(ii) Về khả năng tương thích và chuẩn hóa:

Các tài liệu số thường được lưu trữ dưới nhiều định dạng khác nhau, gây khó khăn trong việc tích hợp và quản lý đồng bộ. Việc thiếu các tiêu chuẩn chung về định dạng dữ liệu và giao thức truyền tải cũng làm giảm hiệu quả của việc lưu trữ và truy xuất thông tin.   – Hai là, khó khăn về nhân lực  (i) Về chuyên gia có trình độ:

Ngành lưu trữ số đòi hỏi nhân lực có kiến thức sâu rộng về công nghệ thông tin, quản lý tài liệu và bảo mật dữ liệu. Tuy nhiên, hiện nay số lượng chuyên gia trong lĩnh vực này còn rất hạn chế.

• Về đào tạo và phát triển nhân lực:

Việc đào tạo và phát triển nhân lực chưa đáp ứng kịp thời với nhu cầu thực tiễn. Nhiều cán bộ quản lý tài liệu chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc với các hệ thống lưu trữ số hiện đại.

• Về tổ chức và nhân sự:
• Tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu mới, việc áp dụng và triển khai thực hiện rất phức tạp, đòi hỏi đội ngũ công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ phải có trình độ chuyên môn về văn thư, lưu trữ, phải có hiểu biết về công nghệ thông tin. Tuy nhiên, đa phần các cơ quan, tổ chức mới chỉ quan tâm bố trí người làm văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm thêm nhiều mảng việc khác và chưa được đào tạo theo đúng chuyên ngành;
• Nhận thức của công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử còn hạn chế gây khó khăn cho việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ điện tử trong thời gian tới;
• Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức đã được quan tâm nhưng nội dung tập huấn mới chỉ được giới thiệu sơ lược, khái quát, chưa đi sâu, tập trung vào từng nghiệp vụ cụ thể.
• Ba là, khó khăn về kinh phí (i) Về chi phí đầu tư ban đầu:

Đầu tư cho hạ tầng công nghệ, phần mềm và các thiết bị lưu trữ số đòi hỏi kinh phí lớn. Nhiều tổ chức, đặc biệt là các đơn vị công lập, gặp khó khăn trong việc huy động nguồn vốn để triển khai các dự án lưu trữ số.

(ii) Về chi phí duy trì và vận hành:

Không chỉ chi phí đầu tư ban đầu, việc duy trì và vận hành các hệ thống lưu trữ số cũng đòi hỏi kinh phí đáng kể, từ việc nâng cấp phần mềm đến bảo trì thiết bị và đảm bảo an ninh mạng.   

– Bốn là, khó khăn về pháp lý và chính sách  (i) Về quy định pháp lý chưa đồng bộ:

• Hệ thống pháp luật liên quan đến việc quản lý và lưu trữ tài liệu số còn nhiều bất cập, chưa theo kịp với sự phát triển của công nghệ. Điều này gây khó khăn cho các tổ chức trong việc thực hiện đúng các quy định về lưu trữ và bảo mật thông tin.
• Chưa có văn bản quy định về tiêu chuẩn Kho lưu trữ số để hướng dẫn chung các tỉnh, thành, địa phương thực hiện;
• Chưa có văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật kết nối liên thông giữa Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với các Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan; giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan với Hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và kết nối các hệ thống về lưu trữ điện tử của cơ quan Trung ương;
• Chưa có văn bản hướng dẫn, quy định chức năng, tính năng kỹ thuật cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử;
• Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử, tuy nhiên để thực hiện được việc thu tập tài liệu lưu trữ số theo quy định thì đòi hỏi hệ thống hạ tầng cơ sở dữ liệu, kết nối liên thông giữa lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan (các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu) phải đảm bảo tích hợp, kết nối dữ liệu theo quy định… (ii) Về bảo mật và quyền riêng tư:

Việc bảo mật thông tin và đảm bảo quyền riêng tư cho các tài liệu lưu trữ số là vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, nhiều tổ chức chưa có các chính sách và biện pháp bảo mật phù hợp, dẫn đến nguy cơ bị mất mát hoặc lộ lọt thông tin.  – Năm là, khó khăn về tâm lý và nhận thức  (i) Về sự thay đổi thói quen làm việc:

Chuyển từ quản lý tài liệu truyền thống sang quản lý tài liệu số đòi hỏi sự thay đổi lớn về thói quen làm việc của cán bộ, nhân viên. Nhiều người còn e ngại và chưa sẵn sàng tiếp nhận các công nghệ mới.

(ii) Về nhận thức về tầm quan trọng của lưu trữ số:

Nhiều tổ chức và cá nhân chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc lưu trữ số, dẫn đến thiếu sự quan tâm và đầu tư cần thiết cho công tác này.

2. Một số đề xuất, kiến nghị

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu Bộ Nội vụ ban hành:

• Hướng dẫn chi tiết về các trường thông tin Kho lưu trữ điện tử; cơ chế, các điều kiện đảm bảo việc kết nối giữa các Hệ thống thông tin với Hệ thống lưu trữ điện tử;
• Quy định về cấp mã định danh số của cán bộ, công chức, viên chức;
• Quy định về tiêu chuẩn Kho lưu trữ số để hướng dẫn chung các tỉnh, thành, địa phương thực hiện;
• Hướng dẫn về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật kết nối liên thông giữa Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với các Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan; giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan với Hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố và kết nối các hệ thống về lưu trữ điện tử của cơ quan Trung ương;
• Hướng dẫn, quy định chức năng, tính năng kỹ thuật cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử;
• Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử: thu thập, xác định giá trị, tổ chức sử dụng, an ninh thông tin, chuyển đổi dữ liệu và siêu dữ liệu, hủy tài liệu điện tử hết giá trị.

Kết luận: Việc triển khai nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ số tuy gặp nhiều khó khăn, nhưng cũng mở ra nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. Đặc biệt là sau khi Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2024. Để vượt qua các thách thức này, cần có sự chung tay của các cơ quan quản lý, các tổ chức và cá nhân trong việc nâng cao nhận thức, đào tạo nhân lực, đầu tư hạ tầng công nghệ và hoàn thiện hệ thống pháp lý. Chỉ có như vậy, công tác lưu trữ số mới thực sự phát huy được hiệu quả và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của xã hội./.

                                                                            ThS. Phạm Tuấn Anh

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội