Mạng xã hội với công tác lưu trữ trong thời đại công nghệ 4.0

Ngày nay, mạng xã hội (social network) đã trở nên rất phổ biến và gần như trở thành một phần không thể thiếu đối với cuộc sống hàng ngày của mỗi chúng ta. Những tiện ích đem lại từ mạng xã hội đã tạo ra sự kết nối to lớn giữa các cá nhân, cộng đồng, điều này đã được nhiều lĩnh vực sử dụng như là một phương tiện truyền thông tích cực. Trong xu hướng như vậy, lưu trữ cũng không phải là ngoại lệ bởi điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, cần nhìn nhận vấn đề này ở nhiều khía cạnh khác nhau.

1. Vai trò của mạng xã hội với việc quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Mạng xã hội (Social network sites), mạng xã hội trên internet, mạng xã hội trực tuyến, hay còn gọi mạng xã hội ảo là một khái niệm được hình thành trong thập niên cuối của thế kỉ XX, bắt đầu bằng sự ra đời của Classmates.com (1995), SixDegrees (1997), kế đến là sự nở rộ của một loạt các trang mạng khác như Friendster (2002), MySpace, Bebo, Facebook (2004) và tại Việt Nam là Yobanbe (2006), Zing me (2009), Zalo (2012). Trên thực tế, mạng  xã  hội là một dịch vụ kết nối các thành viên cùng sở thích trên internet lại với nhiều mục đích khác nhau[1]. Khi các cá nhân tham gia vào mạng xã hội ảo thì khoảng cách về không gian địa lý, giới tính, độ tuổi, thời gian trở nên vô nghĩa. Những người sử dụng mạng xã hội được gọi là cư dân mạng. Nhờ vào những ưu việt này mà mạng xã hội đang có tốc độ phát triển chóng mặt ở mọi lứa tuổi, đặc biệt là  giới trẻ. Với những tính năng tương tác ngày càng đa dạng, mạng xã hội đã trở thành một nhu cầu tất yếu trong việc tiếp cận thông tin và thụ hưởng các dịch vụ trên internet của bất kỳ ai. Tốc độ phát triển người dùng của các mạng xã hội ngày càng tăng, điển hình như mạng xã hội lớn nhất hiện nay là Facebook có hơn 2 tỷ người dùng[2], trong đó Việt Nam có khoảng 58 triệu người tham gia[3],  Zalo có khoảng 100 triệu thành viên. Đây có thể là kênh truyền thông mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể tiếp cận sử dụng trong việc nâng cao hình ảnh, đẩy mạnh trao đổi thông tin đối với các đối tượng khách hàng.

Chính vì vậy, xét về mặt lý thuyết, việc sử dụng mạng xã hội đối với các cơ quan lưu trữ hoàn toàn khả thi vì một số lý do sau đây:

– Mạng xã hội có thể là kênh kết nối giữa các cơ quan lưu trữ với nhau hay giữa những người cùng làm trong một lĩnh vực liên quan tới công tác lưu trữ. Điều này có thể được thể hiện dưới dạng các cộng đồng ngành nghề ảo trên mạng xã hội, giúp cho việc kết nối, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau khi cần.

– Với tính chất tương tác thông tin nhanh và rộng, mạng xã hội có thể là kênh quan trọng trong việc phổ biến, lưu trữ các quy định của ngành, nhất là việc cập nhật những văn bản mới. Các phản hồi của người dùng có thể là cơ sở quan trọng trong việc định hướng xây dựng các quy chuẩn nghiệp vụ một cách hợp lý và phù hợp với thực tiễn;

– Mạng xã hội giúp cho việc đưa tài liệu tới gần các đối tượng công chúng hơn. Trong thực tế, công bố tài liệu trên mạng xã hội không phải là vấn đề mới với nhiều nước. Nó có tác dụng không nhỏ trong việc quảng bá, giới thiệu thông tin tài liệu lưu trữ một cách chủ động, hướng độc giả tới các nguồn thông tin mà không phải lúc nào họ cũng biết tới. Từ đó góp phần nâng cao vị thế của ngành nghề đối với đời sống xã hội

– Với mục tiêu thỏa mãn các nhu cầu tiện ích tối đa, từ đó làm cơ sở cạnh tranh, thu hút người sử dụng, các mạng xã hội đều luôn cố gắng cải tiến, nâng cấp chất lượng và cập nhật các tính năng mới. Điều này giúp cho mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trong đó có ngành lưu trữ có thể tranh thủ những thay đổi của công nghệ trong tương lai được tích hợp qua các mạng xã hội để phát huy vai trò của mình tốt hơn như: khả năng lưu trữ dữ liệu, đồng bộ hóa, chủ động xây dựng các bộ sưu tập theo nhu cầu…

2. Quản lý và phát huy tài liệu lưu trữ qua mạng xã hội – Thực tế tại Việt Nam

Ở nước ta, việc đưa tài liệu lưu trữ lên môi trường mạng internet nhìn chung là khá hạn chế vì nhiều lý do khác nhau. Nếu như ở nhiều nước, việc xây dựng các dự án sưu tầm, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên nền tảng ứng dụng của các mạng xã hội khá phổ biến thì ở nước ta tiên phong trong lĩnh vực này là Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước và một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia, chủ yếu qua Facebook. Qua khảo sát, mạng xã hội này được các cơ quan lưu trữ sử dụng cho một số vấn đề sau:

– Kênh thông tin Facebook của các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam được xây dựng dưới dạng fanpage, điều này giúp tạo ra một nhóm cộng đồng những người có cùng sở thích hoặc mối quan tâm tới tài liệu lưu trữ. Khả năng chia sẻ và tính năng mời tham gia của các fanpage giúp thuận tiện trong việc mở rộng số lượng người quan tâm;

– Thông tin về các hoạt động lưu trữ của cơ quan hoặc Ngành. Đây là một trong những nội dung cơ bản được đưa lên mạng xã hội của các cơ quan. Điều này giúp hỗ trợ trong việc đưa tin trên các webside chính thức của cơ quan;

– Giới thiệu, công bố về tài liệu lưu trữ. Có thể thấy đây là mảng thông tin chủ yếu được các cơ quan tích cực đưa lên trên các fanpage. Các tương tác của người dùng cũng chủ yếu ở những bài đăng có tính chất công bố tài liệu, nhất là những vấn đề mà dư luận xã hội đang quan tâm hoặc nhân dịp kỷ niệm một sự kiện lịch sử nào đó.

Nhìn chung, thời gian qua việc sử dụng mạng xã hội cho công tác lưu trữ đã tạo ra sự thay đổi không nhỏ trong tư duy truyền thông của các cơ quan lưu trữ. Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã dần rút ngắn khoảng cách giữa người dùng và tài liệu. Điều này thể hiện ở một số khía cạnh như:

– Các cơ quan lưu trữ đã nhận thức rõ về vai trò của mạng xã hội trong công tác truyền thông một cách chủ động. Nếu như trước kia, việc công bố tài liệu lưu trữ thường được thực hiện thông qua các hoạt động mang tính truyền thống như: triển lãm, xuất bản phẩm, sau này là các webside thì sự tham gia của mạng xã hội trực tuyến trong lĩnh vực này được coi là sự thay đổi khá nhiều về tư duy lưu trữ. Rõ ràng, sự e ngại do những phức tạp về thông tin từ mạng xã hội đã không khiến các cơ quan này bỏ qua cơ hội đưa tài liệu lưu trữ gần hơn với các đối tượng công chúng nhờ những tính năng tương tác mang tính lan tỏa mạnh từ các mạng xã hội. Việc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đưa vấn đề này trong kế hoạch công tác đã chứng tỏ cho việc triển khai một cách nghiêm túc trên thực tế;

– Tuy chưa có bộ phận truyền thông riêng, các cơ quan lưu trữ như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đều có cán bộ phụ trách thực hiện việc viết bài và tương tác với người xem trên mạng xã hội. Điều này là cần thiết để đảm bảo cho việc duy trì các hoạt động của fanpage một cách thường xuyên;

– Nhiều bài viết đã thu hút được một số lượng người xem và tương tác lớn đã chứng minh cho tính đúng đắn trong việc đẩy mạnh công bố tài liệu trên các mạng xã hội.

Ví dụ: Bộ phim “Phong Nha-Kẻ Bàng, dấu ấn từ quá khứ” được Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV đưa lên fanpage ngày 18/9/2018 đã thu hút tới 5.811 lượt xem.

Tuy nhiên, cần khách quan đánh giá việc sử dụng mạng xã hội để truyền thông ở các cơ quan lưu trữ còn một số tồn tại sau:

– Chưa có sự đồng đều trong việc sử dụng mạng xã hội như một kênh truyền thông nghiêm túc của các cơ quan lưu trữ. Hiện chủ yếu mới ở một số cơ quan đầu ngành như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, ngoài ra một số chi cục địa phương cũng có fanpage, song các thông tin đưa lên rất sơ sài và hiệu quả tương tác không cao;

– Tuy về cơ bản có chủ trương đồng ý cho việc sử dụng facebook trong việc đẩy mạnh phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ song các cơ quan lưu trữ nhìn chung chưa có một chiến lược truyền thông bài bản cho vấn đề này, sự triển khai vì thế mà thiếu tính đồng bộ và khá tự phát ở mỗi đơn vị. Vấn đề bản quyền và trích nguồn trong các tài liệu công bố chưa được chú dẫn một cách đầy đủ;

– Hiệu quả đem lại về mặt thông tin còn khá hạn chế ở một số fanpage, thậm chí một số fanpage chỉ có vài bài đăng với thông tin khá sơ sài, số lượng lượt xem, chia sẻ rất ít. Sự không đồng đều về lượt tương tác, theo dõi giữa các thông tin thể hiện ở sự chênh lệch giữa các tin hoạt động với các bài công bố, giữa tin ảnh với các tin video clip…;

– Nội dung các bài đăng trên fanpage mới chỉ tập trung vào lĩnh vực công bố và đưa tin là chính, chưa có nhiều bài viết mang tính nghiên cứu, trao đổi sâu các nội dung về tổ chức quản lý và nghiệp vụ lưu trữ. Các vấn đề mới của ngành ở trong nước và thế giới gần như vắng bóng trong các bài đã đăng là một hạn chế có thể dễ hiểu ở mạng xã hội, nơi vốn chủ yếu dành cho số đông;

– Sự kết nối của các fanpage của các cơ quan lưu trữ với nhau và với các fanpage khác trong cùng lĩnh vực cũng chưa có nhiều. Điều này ảnh hưởng phần nào tới khả năng quảng bá, lan tỏa thông tin từ mạng xã hội song để làm được điều này thì cũng cần phải có kinh phí và chiến lược cụ thể;

– Tuy mạng xã hội có nhiều tiện ích, song việc tự do trong các tương tác và đưa thông tin trong các bài đăng luôn tiềm ẩn nhiều nguy cơ cho các vấn đề kiểm soát thông tin. Mặt khác, các tài liệu được công bố có thể dễ dàng được tải xuống, chỉnh sửa và sử dụng với các mục đích mà cơ quan lưu trữ khó có thể kiểm soát hết. Đây là nguy cơ mà chúng ta phải chấp nhận đối mặt và có phương án xử lý.

3. Một số đề xuất.

Như đã phân tích, sử dụng mạng xã hội phục vụ cho công tác truyền thông trong lưu trữ là cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Song, mạng xã hội cũng luôn tồn tại những mặt trái mà chúng ta cần có sự đánh giá và dự báo các xu hướng phát triển của nó. Từ góc độ chủ quan của người sử dụng mạng xã hội, tôi cho rằng, ngành Lưu trữ cần lưu ý một số giải pháp sau:

– Các cơ quan lưu trữ cần có sự đánh giá một cách chủ động về hiệu quả cũng như những thách thức đặt ra của vấn đề truyền thông qua mạng xã hội. Rõ ràng, đây là một xu hướng không thể bỏ qua song nếu không có những nhận thức phù hợp, chúng ta khó có thể tranh thủ tối đa lợi ích mà mạng xã hội đem lại;

– Cơ quan quản lý về lưu trữ nên có những nghiên cứu về pháp lý, quy chuẩn công nghệđể có những chủ trương cụ thể hơn cho hoạt động truyền thông của các lưu trữ, trong đó có việc sử dụng mạng xã hội như là một công cụ hữu hiệu. Chủ động trong việc ban hành hoặc phối hợp với các cơ quan hữu quan về công nghệ để có những quy định, hướng dẫn cụ thể tạo các quy chuẩn thống nhất trong toàn Ngành;

– Vấn đề bản quyền luôn là một thách thức trong thời đại thông tin bùng nổ như hiện nay. Các mạng xã hội rõ ràng đã đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng nhưng những nguy cơ từ việc bị đánh cắp bản quyền, chỉnh sửa thông tin, tạo các fanpage giả, gây nhiễu dư luận là một thách thức có thực. Vì vậy, các giải pháp về công nghệ cần được các cơ quan lưu trữ nghiên cứu để khắc phục vấn đề này trong hiện tại và tương lai;

– Tuy các cơ quan lưu trữ hiện đều có cử người đảm nhiệm công việc đưa bài và kiểm soát các tương tác trên mạng xã hôi. Song, cá nhân tôi cho rằng thế vẫn chưa đủ nếu nhìn vấn đề truyền thông một cách bài bản. Để thông tin được liên tục, có chiều sâu và đặc biệt là đồng bộ hóa các hoạt động thông tin trên nhiều phương diện và phương tiện, các cơ quan lưu trữ nên thành lập bộ phận truyền thông chuyên trách, trong đó có những người có chuyên môn về báo chí, công nghệ…để thực hiện các hoạt động một cách chuyên nghiệp, trong đó có việc sử dụng mạng xã hội;

– Vấn đề liên kết giữa các cơ quan lưu trữ trong việc chia sẻ thông tin, tài liệu công bố trên mạng xã hội cũng đã được thực hiện trên thực tế. Tuy nhiên, sẽ là tốt hơn nếu có các hoạt động công bố theo chủ đề nhân dịp kỷ niệm những sự kiện, được chia sẻ đồng bộ trên các fanpage sẽ tạo ra điểm nhấn và hiệu ứng truyền thông tốt hơn;

– Ngoài các nội dung liên quan tới hoạt động của cơ quan, Ngành hay công bố tài liệu lưu trữ, những vấn đề chia sẻ kinh nghiệm, hỏi đáp nghiệp vụ cũng nên được quan tâm để tăng hiệu quả tương tác với người sử dụng. Có như vậy, fanpage mới có thể là diễn đàn thu hút đông đảo công chúng và người làm công tác chuyên môn;

– Bên cạnh đó, các cơ quan lưu trữ cũng nên nghiên cứu và dự báo xu hướng của người dùng trên các mạng xã hội để mở rộng hoạt động truyền thông sang các mạng xã hội khác nhau chứ không nên chỉ giới hạn ở Facebook như hiện nay. Xu hướng vận động liên tục của công nghệ thông tin đòi hỏi công tác truyền thông cũng cần được đổi mới không ngừng.

Như vậy, có thể thấy hoạt động truyền thông thông qua tương tác trên mạng xã hội là một xu hướng cần thiết trong bối cảnh hiện nay đối với các lưu trữ. Đây không chỉ dừng lại ở việc quảng bá mà đó còn là diễn đàn để chính các cơ quan lưu trữ hiểu và nắm bắt đúng những nhu cầu của độc giả, công chúng để từ đó có thể phục vụ những nhu cầu của xã hội ngày một tốt hơn./.

Ths. NGUYỄN HỒNG DUY

Phó Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng

Trường Đại học KHXH & NV. Đại học Quốc gia Hà Nội

[1] Trần Hữu Luyến,Đặng Hoàng Ngân, Mạng xã hội: khái niệm, đặc điểm, tính năng, áp lực và ý nghĩa trong thực tiễn và nghiên cứu, Tạp chí Tâm lý học, số 7(184),7-2014

[2]https://vtv.vn/cong-nghe/gan-mot-nua-dan-so-the-gioi-dung-mang-xa-hoi-dai-gia-facebook-va-ngoi-sao-wechat-20180420155050034.htm (01/10/2018)

[3]https://dantri.com.vn/suc-manh-so/viet-nam-co-so-luong-nguoi-dung-facebook-lon-thu-7-tren-the-gioi-20180418145327613.htm (01/10/2018)