Một số khó khăn, vướng mắc trong việc triển khai nhiệm vụ thu nộp tài liệu lưu trữ số tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV

1. Đặt vấn đề

Tại Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, nước ta đặt ra mục tiêu trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới. Trong đó, mục tiêu cơ bản đến năm 2030 của nhiệm vụ phát triển Chính phủ số là cung cấp 100% dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 trên nhiều phương tiện truy cập khác nhau, bao gồm cả thiết bị di động; Xử lý trên môi trường mạng 100% hồ sơ công việc tại cấp Bộ, tỉnh; 90% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 70% hồ sơ công việc tại cấp xã…

Như vậy, cơ bản đến năm 2030, hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ trung ương tới địa phương sẽ chủ yếu được tạo lập, xử lý và lưu trữ trên môi trường điện tử, tài liệu lưu trữ giấy sẽ dần dần được thay thế. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử sẽ dịch chuyển đối tượng quản lý sang tài liệu điện tử, tài liệu số là chủ yếu.

Giống như tài liệu giấy, thu thập tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ lịch sử là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của lưu trữ lịch sử các cấp, là tiền đề cho các nghiệp vụ lưu trữ khác. Trong bối cảnh triển khai thực hiện Chính phủ số, công tác thu thập tài liệu lưu trữ số đã được quy định trong một số văn bản như: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Công văn số 903/VTLTNNQLII  ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử.

Tuy nhiên, trong thực tế triển khai thực hiện áp dụng các văn bản quy định của Nhà nước về công tác thu thập nói chung, thu thập tài liệu lưu trữ số nói riêng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV còn gặp rất nhiều khó khăn cả về nguyên nhân chủ quan và khách quan. Ngoài nguyên nhân xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ tài liệu số tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, còn nhiều vấn đề bất cập, hạn chế về điều kiện, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và nhân lực thực hiện công tác thu thập tài liệu số của Trung tâm cũng là một nguyên nhân khiến cho việc thu thập tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử còn nhiều khó khăn, trở ngại.

2. Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ số

2.1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở trung ương

Theo phân cấp phạm vi quản lý và thẩm quyền được giao, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV thực hiện nhiệm vụ thu thập đối với tài liệu có giá trị của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên; Các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật. Cụ thể theo quy định tại Khoản 6, Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp (sau đây gọi tắt là Thông tư 17), gồm:

  • Các tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, Cục, Ban, Ủy ban).
  • Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập.

2.2. Tài liệu của các công trình, dự án xây dựng cơ bản

Theo Điều 3 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Liên bộ Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, các dự án, công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, gồm:

  1. Dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết của Quốc hội.
  2. Công trình được xếp hạng di tích lịch sử – văn hóa, danh lam thắng cảnh (gọi chung là di tích) từ cấp II trở lên.
  3. Các công trình theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng gồm:

a. Công trình dân dụng từ cấp I trở lên; công trình phục vụ tín ngưỡng; công trình trụ sở cơ quan cấp tỉnh; công trình kho lưu trữ chuyên dụng cấp quốc gia và cấp tỉnh;

b. Công trình công nghiệp cấp đặc biệt; các công trình công nghiệp dầu khí, công trình năng lượng, công trình công nghiệp hóa chất và hóa dầu từ cấp I trở lên;

c. Công trình hạ tầng kỹ thuật cấp đặc biệt; công trình cấp nước, thoát nước từ cấp I trở lên;

d. Công trình giao thông từ cấp I trở lên;

đ. Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn từ cấp I trở lên.

Theo quy định, Chủ đầu tư có nhiệm vụ thực hiện lưu trữ và nộp lưu tài liệu các công trình, dự án thuộc diện giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Thực tế, Chủ đầu tư là các Bộ, ngành, Tập đoàn,… thường giao cho các Ban Quản lý dự án (một dự án) hoặc các Ban Quản lý dự án chuyên ngành thực hiện công tác lưu trữ và nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Theo quy định, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV sẽ thu thập cả tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và các dự án công trình thuộc diện nộp lưu trên địa bàn quản lý.

2.3. Một số khó khăn về lưu trữ tài liệu số tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

Thực tế công tác lưu trữ tài liệu số tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm còn tồn tại nhiều vấn đề, cụ thể là:

Thứ nhất, tài liệu điện tử hầu hết đã được hình thành tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thông qua việc số hoá tài liệu giấy. Tuy vậy, tài liệu điện tử được hình thành ở dạng rời lẻ, chủ yếu là văn bản đi – đến, chưa tích hợp được thành hồ sơ, chưa được quản lý một cách khoa học, thống nhất. Tài liệu chủ yếu dưới dạng analog, không theo định dạng chuẩn PDF/A của lưu trữ, chưa được ký số xác thực và có nhiều phiên bản. Bên cạnh đó, việc số hoá tài liệu thiếu sàng lọc, khi chưa thực hiện xác định giá trị tài liệu khiến cho việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử thiếu khả thi, không thể thực hiện được.

Theo quy định, đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Dữ liệu này phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, quá trình điện tử hoá văn bản tại các cơ quan, tổ chức đã diễn ra khá sớm nhưng chưa đồng bộ. Hiện nay, trong bối cảnh nửa truyền thống, nửa công nghệ thông tin đã phát sinh tình trạng trong hồ sơ giấy có bản in đen trắng của tài liệu điện tử, trên máy tính có hồ sơ dạng điện tử nhưng không đầy đủ thành phần, gây lãng phí công sức, tài nguyên vì theo quy định hiện hành khi thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, nếu tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Thứ hai, kinh phí cho việc chỉnh lý, số hoá tài liệu lưu trữ để thực hiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu khá hạn chế.

Tại Khoản a, Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm “Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp quy định “Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp”. Thế nhưng, trên thực tế, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống nhiều năm tại các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu khá phổ biến, nguồn kinh phí hạn hẹp, thiếu nhân sự có chuyên môn lưu trữ, nhận thức về công tác lưu trữ chưa cao hoặc cá biệt là tình trạng chây ì trong việc nộp lưu tài liệu,… khiến cho việc thu thập tài liệu giấy cũng không thể thực hiện được, chưa nói đến thu thập tài liệu điện tử.

Thứ ba, việc sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tài liệu số khác nhau giữa các cơ quan, tổ chức.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi bộ, ngành, cơ quan chủ quản. Sự khác nhau về điều kiện cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc, Hệ thống phần mềm quản lý và điều hành, phần mềm quản lý văn bản đi – đến và các tính năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, Phần mềm khiến cho mỗi hệ thống là hoàn toàn độc lập, khác biệt về tính năng như chuyển đổi định dạng tài liệu, tiêu chuẩn về lưu trữ văn bản, khả năng tích hợp, kết nối, chia sẻ với một hệ thống khác,…

Số lượng các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu được nâng cấp, phát triển, đáp ứng các chức năng cơ bản theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ là rất ít. Ngoài ra, việc sử dụng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau cũng đã xảy ra tình trạng mất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khi các phần mềm không tương thích. Do đó, việc quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử đang là một nhiệm vụ rất khó khăn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm.

3. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và nhân lực của lưu trữ lịch sử

3.1. Cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống này phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Khi thực hiện tiếp nhận nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Khoản 4, Điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định quy trình thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử như sau:

a. Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

b. Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

c. Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

d. Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ

điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

đ. Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử. Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chi tiết hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử. Theo đó, nếu lưu trữ lịch sử và nguồn nộp lưu sử dụng chung Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hoặc đã có Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống thì thực hiện nộp lưu trực tuyến. Nguồn nộp lưu sẽ nộp lưu trực tuyến bằng cách đẩy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử đã được đóng gói theo quy định vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ lịch sử thông qua kết nối Internet và tài khoản được cấp hoặc qua API kết nối giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của nguồn nộp lưu và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của lưu trữ lịch sử.

Như vậy, để có thể thực hiện được việc thu thập tài liệu lưu trữ số từ các nguồn nộp lưu, lưu trữ lịch sử cần phải chuẩn bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, trang thiết bị công nghệ thông tin, quan trọng nhất là phải xây dựng được Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Kho Lưu trữ điện tử) đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ và vận hành, bảo đảm cho việc tiếp nhận, tổ chức khoa học, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu số.

Đến thời điểm hiện tại, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang chủ trì xây dựng Trung tâm Dữ liệu tài liệu điện tử quốc gia, bao gồm: Hệ thống máy chủ, hệ thống phần mềm, hệ thống lưu trữ, hệ thống an toàn thông tin, hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng và các hệ thống phụ trợ khác. Trong thời gian tới, khi Trung tâm Dữ liệu tài liệu điện tử quốc gia vận hành ổn định, việc thu thập tài liệu số của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia sẽ được thực hiện hoàn toàn trực tuyến thông qua Hệ thống này.

3.2. Nhân lực thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ số

Chuyển đổi số tạo nên áp lực bắt đầu từ việc phải thay đổi nhận thức, tư duy của các nhà lãnh đạo cho đến toàn thể bộ máy công chức, viên chức, người làm lưu trữ. Việc thay đổi tư duy, nhận thức đầy đủ về những cơ hội và thách thức của việc chuyển đổi từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số, cùng với tinh thần nhập cuộc nhanh chóng của người đứng đầu sẽ tạo ra nhiều giá trị, chủ động theo kịp các yêu cầu thực tiễn đề ra.

Nguồn nhân lực hiện tại chưa đáp ứng được các yêu cầu của công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử. Nguồn nhân lực công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu là được đào tạo và có kinh nghiệm với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ truyền thống, chưa được đào tạo sâu về công nghệ thông tin, nhận thức chưa đầy đủ về chuyển đổi số, thiếu các kỹ năng thao tác với máy móc thiết bị công nghệ hiện đại. Tình trạng thiếu hụt nhân lực có kỹ năng về công nghệ thông tin, thiếu các chuyên gia CNTT (IT) khiến cho việc triển khai, vận hành các phần mềm, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu trong công tác thu thập tài liệu số gặp nhiều trở ngại và tốn nhiều nguồn lực (thuê chuyên gia, IT, tập huấn chuyển giao công nghệ…).

Nói chung, nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ cần phải được đào tạo, đào tạo lại để đáp ứng được các yêu cầu của công tác thu thập tài liệu số trong thời gian tới.

4. Kết luận

Hiện nay, công tác thu thập tài liệu lưu trữ nói chung, công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng tại các lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu ở trung ương đã có những chuyển biến tích cực. Hệ thống các văn bản pháp lý về văn thư, lưu trữ đang từng bước hoàn thiện, đáp ứng những yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Đứng trước yêu cầu của nền hành chính tiên tiến, hiện đại, các cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu cũng đã và đang chủ động dịch chuyển từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, lưu trữ số nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ lịch sử đang từng bước xây dựng Hệ thống kho lưu trữ số đáp ứng được các yêu cầu về tiếp nhận, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu điện tử, đồng thời có chiến lược phát triển ngành lưu trữ trong thời kỳ mới, gắn với đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực đáp ứng các yêu cầu của ngành trong giai đoạn hiện nay./.

Nguyễn Ngọc Châu

Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *