Một số kinh nghiệm trong quá trinh xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ

ThS. Nguyễn Thị Tâm
Nguyên Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Cuối những năm 90 của thế kỷ XX, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) quyết định cho triển khai nghiên cứu xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám nhằm tổ chức thông tin tài liệu lưu trữ hình thành trong giai đoạn này. Khi bắt đầu nghiên cứu Khung phân loại này cũng có ý kiến đề xuất là có thể sử dụng Khung phân loại Paul Boudet (Khung phân loại do nhà cố tự học người Pháp là Paul Boudet biên soạn in trong cuốn “Cẩm nang của người làm lưu trữ”, xuất bản năm 1934) đế phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám được không? Đe giải đáp câu hỏi này, nhóm soạn thảo đã nghiên cứu Khung phân loại Paul Boudet và khảo sát thực tế việc áp dụng Khung phân loại này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lun trữ Quốc gia II. Ket quả nghiên cứu, khảo sát cho thấy Khung phân loại Paul Boudet có những ưu điếm và hạn chế sau đây:

Về ưu điểm:

Thứ nhất, Khung phân loại Boudet không chỉ dùng để phân loại tài liệu mà còn dùng để phân loại thông tin (dùng để tổ chức bộ thẻ hệ thống);

Thứ hai, cấp độ phân loại trong Khung phân loại khá đơn giản nên dễ nhớ, dễ vận dụng đế phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu trong thực tiễn;

Thứ ba, hệ thống ký hiệu tương ứng với các cấp độ phân loại trong Khung cũng đơn giản được thiết kế gồm ký hiệu chữ cái tiếng Pháp (25 chữ cái) kết hợp với chữ sổ thập phân (từ 0 đến 9).

Về hạn chế:

Thứ nhất, tính mở của đề mục (cấp độ 1) bị hạn chế vì chỉ giới hạn trong phạm vi 25 nhóm tương ứng với 25 chữ cái tiếng Pháp (A-Z).

Thứ hai, tính chi tiết hoá của các đề mục, mục, tiểu mục…cũng bị hạn chế bởi hệ thống số thập (từ 0 đến 9).

Do hạn chế trên nên nếu muốn bổ sung các lĩnh vực, các vấn đề phát sinh tương ứng với các đề mục, mục, tiểu mục…trong Khung phân loại Paul Boudet cả về chiều ngang lẫn chiều dọc là không thể. Chính vì vậy nên không thê sử dụng Khung phân loại Paul Boudet đê phân loại thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám vì sẽ không giải quyết được việc phân loại thông tin về những lĩnh vực, những vân đề mới phát sinh trong đời sống chính trị – kinh tế – xã hội Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến nay.

Một vấn đề khác cũng được đề cập đến là Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám ngoài việc dùng để phân loại thông tin tài liệu lưu trữ có thể dùng để phân loại tài liệu như Khung phân loại Paul Boudet được không? Trên thực tế, xét trên cả phương diện lý luận và thực tiễn, việc phân loại tài liệu lưu trữ ở Việt Nam được thực hiện theo các cấp độ sau:

Cấp độ 1, tài liệu được phân loại theo đặc trưng thời kỳ lịch sử, theo ý nghĩa trung ương và địa phương, theo đơn vị hành chính, theo vật mang tin… Kết quả của việc phân loại này là tạo ra mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử;

Cấp độ 2, trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu tiếp tục được phân loại theo phông hoặc theo đặc trưng liên kết nhất định. Ket quả của việc phân loại này là tạo nên các phông, các sưu tập lưu trữ;

Cấp độ 3, trong phạm vi một phông, một sưu tập, tuỳ thuộc vào lịch sử đon vị hình thành phông, lịch sử phông, tài liệu được tiếp tục phân loại theo cơ cấu tổ chức/mặt hoạt động hoặc vấn đề – thời gian và ngược lại. Ket quả của việc phân loại này là để tổ chức tốt các hồ sơ/đơn vị bảo quản.

Chính vì vậy, Khung phân loại thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám được xây dựng nhằm mục đích để phân loại thông tin tài liệu. Tuy nhiên, Khung phân loại này hoàn toàn có thể sử dụng vảo việc phân loại tài liệu như Khung phân loại Paul Boudet và nếu được sử dụng thì sẽ thống nhất hoá được việc phân loại tài liệu trong phạm vi từng phông hoặc từng sưu tập lưu hiện đang rất đa dạng.

Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám được xây dựng dựa theo mô hỉnh của Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Mười của Liên bang Nga gồm: 01 bảng chính với 45 đề mục và 05 bảng trợ ký hiệu là:

Bảng trợ ký hiệu ngành, lĩnh vực;

Bảng trợ ký hiệu địa danh trong nước;

Bảng trợ ký hiệu tên nước và các châu lục;

Bảng trợ ký hiệu các sự kiện lịch sử;

Bảng tra theo vần chữ cái.

Ngoài ra, còn có bản Hướng dẫn sử dụng Khung phân loại nhằm tạo sự thống nhất cao trong quá trình sử dụng Khung phân loại này.

Sau khi Khung phân loại được biên soạn hoàn thành năm 2001, Cục Lưu trữ Nhà nước đã quyết định cho áp dụng thử nghiệm để phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Qúa trình xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám đã rút ra được những kinh nghiệm gì?

Thứ nhất, Lãnh đạo Cục đã nhận thức được sự cần thiết phải xây dựng Khung phân loại này và từ đó đã có chỉ đạo bằng những việc làm cụ thể (Lựa chọn và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân; đầu tư kinh phí; kiểm tra, giám sát thường xuyên và yêu cầu báo cáo kịp thời kết quả thực hiện..

Thứ hai, phải có sự phối hợp chặt chẽ trong triển khai thực hiện nhiệm vụ giữa các đơn vị được phân công (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Phòng Nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ trung ương, Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ; Phòng Ke hoạch -Tài chính).

Thứ ba, những người thực hiện phải có quyết tâm cao, có lòng say mê công việc và nhất là phải có kiến thức rộng và am hiểu thực tế tài liệu.

Thứ tư, Khung phân loại phải có tính mở, cơ bản phải bao quát được các lĩnh vực của đời sông chính trị – kinh tê – văn hoá – xã hội và phải được chi tiết hoá ít nhất là 3 hoặc 4 cấp độ; hệ thống ký hiệu cũng phải được thiết kế theo hướng mở cả về chiều dọc và chiều ngang để dễ bổ sung các đề mục, mục, tiểu mục khi cần mà không làm phá vỡ hệ thống ký hiệu đã được xác định./.

Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học