Nâng cao chất lượng tạo lập hồ sơ điện tử yếu tố quyết định chất lượng công tác thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử

Kỷ nguyên Công nghiệp 4.0 đưa đến sự hình thành tất yếu các khái niệm công dân số, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, chính phủ điện tử, thành phố thông minh… và dữ liệu số đã trở thành “tài nguyên mềm”, đầy tiềm năng của phát triển kinh tế – xã hội quốc gia và địa phương. Xu thế đó cũng đặt ngành lưu trữ trước những khó khăn, thách thức về quy trình xử lý nghiệp vụ đối với sự ra đời của loại hình tài liệu lưu trữ “mới” – tài liệu lưu trữ điện tử (tài liệu số).

Qua thống kê, đánh giá của các cơ quan, gần 20 năm (2005 – 2024) triển khai chủ trương của Đảng, dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), thúc đẩy chuyển đối số quốc gia và đã đạt được những kết quả tích cực. 100% Bộ, ngành, địa phương hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản điện tử thống nhất với Trung ương và minh bạch xử lý dịch vụ công trên cổng thông tin điện tử. Đồng nghĩa, có số lượng lớn tài liệu điện tử đã sản sinh và đang lưu thông trên hệ thống. Nhưng đến nay, quy trình xử lý nghiệp vụ tài liệu điện tử – từ tạo lập hồ sơ, thu thập, bảo quản cho đến quản trị và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả vẫn tồn tại nhiều khó khăn, vướng mắc. Các vấn đề tồn tại chính yếu được các cơ quan/tổ chức đánh giá, tập trung vào 3 vấn đề:

Một là, nhận thức chưa nhất quán về giá trị tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) hoặc “tuyệt đối hóa, lý tưởng hóa tài liệu điện tử” mà xem nhẹ, bỏ qua quy trình nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử; hay phủ nhận sự cần thiết lưu trữ tài liệu truyền thống; hoặc “cực đoan” nghi ngại về rủi ro công nghệ mà hạn chế “đóng” kết nối, chia sẻ và khai thác, sử dụng dữ liệu.

Hai là, tập trung đầu tư cho tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử nhưng thiếu giải pháp đầu tư hạ tầng thiết bị phần cứng và phần mềm dẫn đến quản trị, khai thác cơ sở dữ liệu kém hiệu quả và tiềm ẩn nguy cơ mất an ninh, an toàn cơ sở dữ liệu.

Ba là, đánh giá chưa đúng mức về xu thế công nghệ, cũng như những rủi ro trong quá trình triển khai chuyển đổi số dẫn đến đầu tư hạ tầng, sử dụng giải pháp công nghệ “lạc hậu”…

Ba vấn đề này đã góp phần tìm kiếm những giải pháp nâng cao chất lượng quản lý, tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử, từ góc nhìn của những người làm công tác lưu trữ, tham luận tập trung vào một số nội dung:

1. Thống nhất nhận thức về tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử

Trước hết, cần khẳng định, về khoa học và cơ sở pháp lý, thực tiễn khái niệm tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tự đã có sự “đồng nhất”.

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, thể hiện rất rõ sự “đồng nhất” về mặt khái niệm:

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Có thể thấy, về mặt khái niệm không có sự “tách biệt” giữa tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử chỉ mang tính giải nghĩa cho một loại hình tài liệu mang tính đặc thù. Từ đó đưa đến nhận thức, quy trình xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử là thống nhất. Đồng nghĩa, tài liệu lưu trữ điện tử cần thiết phải được “ứng xử” như đối với tài liệu lưu trữ truyền thống – từ khâu nghiệp vụ đầu tiên, tạo lập hồ sơ, cho đến quản trị và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.

Hay nói cách khác, những yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp xử lý nghiệp vụ truyền thống phải được áp dụng chặt chẽ đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Cụ thể:

• Quản lý tài liệu dựa trên ba tiêu chí cơ bản nhất: phông lưu trữ, hồ sơ tài liệu và thời gian hình thành tài liệu. Luật Lưu trữ năm 2011 quy định, phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Có nghĩa, đối với một phông lưu trữ (một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân) không thể có sự “tách rời” tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử. Tài liệu của phông lưu trữ (bao gồm tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử), do đó, cần thiết sử dụng một phương án phân loại, được đánh số, ký hiệu (hay mã hóa) thống nhất.
• Tạo lập hồ sơ:

“Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định^[1].

“Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. “Lập hồ sơ điện tử” là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử^[2].

Cũng như quản lý tài liệu, khái niệm hồ sơ, yêu cầu, nguyên tắc lập hồ sơ, quản lý tài liệu định dạng giấy và định dạng điện tử về bản chất là thống nhất. Sự thống nhất đó cần thiết phải được cụ thể hóa thành các yêu cầu, nguyên tắc tạo lập hồ sơ điện tử như đối với tài liệu truyền thống. Cơ sở pháp lý quy định rõ, việc tạo lập hồ sơ tài liệu do cá nhân chủ trì giải quyết công việc phụ trách; hoàn thành công việc, hồ sơ được giao nộp về phụ trách đơn vị quản lý cá nhân xử lý công việc; đến thời hạn theo quy định, phụ trách đơn vị giao nộp hồ sơ về lưu trữ cơ quan quản lý.

Nhưng với đặc thù được tạo lập từ “việc áp dụng công nghệ thông tin”, việc tạo lập, quản lý hồ sơ tài liệu điện tử căn bản phụ thuộc vào hệ thống công nghệ thông tin: hạ tầng kỹ thuật (phần cứng) và cấu trúc hệ thống quản trị (phần mềm). Trong đó, cấu trúc hệ thống quản trị đóng vai trò quyết định đến sản phẩm đầu vào của công tác lưu trữ – hồ sơ, phông tài liệu.

Thực tiễn, những quy định về xây dựng cấu trúc hệ thống quản trị, quản lý tài liệu điện tử, như: nguyên tắc, yêu cầu thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng; yêu cầu về quản trị hệ thống; chuẩn thông tin đầu ra, đầu vào… đã được ban hành. Tuy nhiên, kết quả khảo sát chỉ rõ hiện trạng “báo động” – “nhà nhà chuyển đổi số, người người xây dựng phần mềm”, có thể hiểu là, mọi pháp nhân có năng lực thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin đều có thể tham gia vào chuyển đổi số lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trong xây dựng cấu trúc hệ thống quản trị, họ tập trung vào đáp ứng yêu cầu về chức năng hệ thống, quản trị và bảo mật hệ thống mà không chú trọng nguyên tắc cấu trúc hệ thống phù hợp, đảm bảo yêu cầu, nguyên tắc, quy trình quản lý điều hành và xử lý nghiệp vụ của lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Về cơ bản là sử dụng các phần mềm cài đặt trên máy chủ/máy chạm, chạy trình duyệt web, hoặc ứng dụng windows/hay độc lập. Phần mềm có các chức năng cơ bản như: xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi, nhận văn bản điện tử qua mạng, xử lý công việc, lập hồ sơ công việc, quản trị hệ thống…; sử dụng chữ ký số cho văn bản, chữ ký số cho tài liệu lưu trữ; sử dụng ổ cứng máy chủ, máy tính cá nhân, ổ cứng cắm ngoài, USB flash, thiết bị lưu trữ chuyên dụng NAS, SAN… để lưu trữ cơ sở dữ liệu;… Tuy nhiên, do chưa đảm bảo yêu cầu, nguyên tắc, hệ thống phần mềm được các địa phương, cơ quan, tổ chức sử dụng có hệ thống cấu trúc quản trị không “đồng nhất”, sản phẩm tạo ra không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Vì vậy, cần thiết khẳng định nhận thức, chuyển đổi số là ứng dụng khoa học công nghệ biến máy móc thành công cụ thay thế lao động thủ công của con người trên cơ sở quy trình vận hành của con người. Trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là tạo ra hệ thống công nghệ thay thế con người trong việc tạo lập hồ sơ, phông tài liệu – yếu tố tiên quyết của tất cả các khâu nghiệp vụ kế tiếp của công tác lưu trữ, trên cơ sở tuân thủ đầy đủ, chặt chẽ quy trình quản lý điều hành, xử lý nghiệp vụ chuyên môn và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

2. Một số nội dung về nâng cao chất lượng lưu trữ tài liệu điện tử

Có thể khẳng định, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tác động trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ. Phương tiện điện tử đã và đang trở thành một kênh chuyển giao, lưu trữ thông tin hữu hiệu. Tài liệu điện tử đang dần khẳng định được vai trò và vị trí của nó trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơ quan, tổ chức gặp nhiều thách thức. Nguyên nhân bắt nguồn:

• Hành lang pháp lý về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử chưa quy định cụ thể, đặc biệt còn thiếu những quy định nhằm đảm bảo xây dựng cấu trúc hệ thống công nghệ phù hợp, tuân thủ yêu cầu, nguyên tắc, quy trình quản lý điều hành, xử lý nghiệp vụ chuyên môn và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
• Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử còn hạn chế.
• Quy định về tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ để lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử chưa ban hành.
• Thiết bị lưu trữ tài liệu còn chưa thống nhất, chưa đảm bảo an toàn.

Đối với lưu trữ tài liệu điện tử, những bất cập, hạn chế tập trung vào các nhóm vấn đề:

• Thứ nhất, phần mềm, thiết bị lưu trữ chưa đáp ứng quy định của Chính phủ và nghiệp vụ chuyên môn khoa học. Mặc dù thông tin bằng văn bản vẫn có thể cung cấp cho người lãnh đạo và các bộ phận quản lý một cách nhanh chóng, với độ tin cậy cao. Tuy nhiên, vì không đảm bảo đáp ứng về nguyên tắc, yêu cầu khi thiết kế hệ thống; yêu cầu đối với chức năng của hệ thống; yêu cầu về quản trị hệ thống; thông tin đầu ra của hệ thống; chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống nên tài liệu điện tử được lập hồ sơ không đảm bảo yêu cầu và chất lượng. Hồ sơ, tài liệu điện tử khó có thể đảm bảo để được đưa vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử xét cả về mặt nghiệp vụ và mặt công nghệ tin học.
• Thứ hai, trong giải quyết công việc chưa tạo lập thói quen, quy định xử lý văn bản, tài liệu và lập hồ sơ thông qua hệ thống phần mềm điện tử. Chuyên viên, nhà quản lý tập trung vào xử lý nội dung công việc mà bỏ qua vấn đề lập hồ sơ (điện tử) công việc. Vì vậy, ứng dụng công nghệ đảm bảo công việc xử lý nhanh chóng, hiệu quả, nhưng chất lượng tạo lập hồ sơ công việc hạn chế. Dẫn tới “nguy cơ” – nghiêm trọng hơn so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử ở tình trạng “tồn đọng”, “tích đống” khó có thể nhận biết và tiêu hao nguồn lực để chỉnh lý, sắp xếp, phân loại gấp nhiều lần so với tài liệu giấy.
• Thứ ba, hạ tầng công nghệ hạn chế, thiếu đồng bộ, thiếu sự phù hợp với xu thế phát triển của khoa học và công nghệ. Ở nhiều cơ quan, tổ chức còn phổ biến tình trạng xử lý văn bản đi, đến, giải quyết và theo dõi công việc, lập hồ sơ điện tử trên cơ sở thủ công, tạo Folder công việc và lưu file văn bản trên máy tính cá nhân. Dần tới hồ sơ tài liệu điện tử được tạo lập không đúng quy chuẩn và không được quản trị trên hệ thống của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, ba nhóm hạn chế tập trung vào yếu tố tiên quyết của toàn bộ hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử – tạo lập hồ sơ điện tử. Hay cần khẳng định, tạo lập hồ sơ điện tử đảm bảo quy chuẩn nghiệp vụ lưu trữ quyết định chất lượng tất cả các khâu nghiệp vụ kế tiếp – phân loại, hệ thống hồ sơ, thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng. Nhằm nâng cao chất lượng tạo lập hồ sơ điện tử, cần thiết chú trọng các vấn đề:

Một là, hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử: Giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ số; thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số; huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị; quy định về kho lưu trữ số và quy định về tài liệu lưu trữ điện tử khác. Đồng thời, thống nhất các quy định giữa lĩnh vực công nghệ thông tin và lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên cơ sở đảm bảo tuân thủ đầy đủ, chặt chẽ yêu cầu, nguyên tắc, quy trình quản lý điều hành, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong xây dựng cấu trúc hệ thống quản trị tài liệu điện tử.

Hai là, chú trọng nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, nhất là người đứng đầu cơ quan, đơn vị về vị trí, vai trò của tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Xác định thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử là nhiệm vụ trọng tâm, trách nhiệm của cấp ủy đảng, chính quyền và cá nhân. Đặc biệt nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo, viên chức trong chấn chỉnh tạo lập hồ sơ điện tử.

Ba là, xử lý dứt điểm (chỉnh lý, số hóa) tình trạng tồn đọng tài liệu truyền thống – tiền đề tiên quyết để tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử, cũng như giải quyết vướng mắc trong vấn đề liên kết, thống nhất quản lý giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử.

Bốn là, đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật đồng bộ, phù hợp xu thế phát triển của khoa học công nghệ. Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cần thiết đảm bảo phù hợp, tuân thủ yêu cầu, nguyên tắc và quy trình quản lý điều hành và quy trình nghiệp vụ. Đồng thời, đảm bảo bảo toàn và bảo mật cơ sở dữ liệu, thông tin tài liệu.

Năm là, đẩy mạnh đào tạo, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức và lưu trữ viên nói riêng về vai trò của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ.

Nhìn chung, thực tiễn ứng dụng khoa học công nghệ hiện nay cho thấy, về cơ bản cơ quan, tổ chức đã và đang hoạch định, triển khai chương trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành và công tác văn thư, lưu trữ. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin đã được khẳng định: thúc đẩy hiệu quả công tác quản lý điều hành, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Song, mục tiêu, triển khai ứng dụng công nghệ ở cơ quan, tổ chức còn mang tính tự phát theo nhu cầu quản lý của đơn vị, chưa có sự thống nhất, chưa phù hợp với yêu cầu, nguyên tắc và quy trình hoạt động quản lý điều hành, cũng như quy chuẩn văn thư, lưu trữ. Mức độ ứng dụng công nghệ chưa đồng đều, phụ thuộc vào hạ tầng kỹ thuật, trình độ công nghệ thông tin của các cơ quan, tổ chức: có đơn vị sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan để thông tin, trao đổi công việc, gửi bản sao văn bản; có đơn vị đầu tư hạ tầng kỹ thuật, xây dựng phần mềm quản lý và điều hành với quy mô, kinh phí lớn. Nhưng vấn đề tạo lập hồ sơ điện tử, xây dựng phông lưu trữ tài liệu điện tử còn rất hạn chế (về cơ bản chưa tạo lập hồ sơ điện tử). Do đó, vấn đề chấn chỉnh, nâng cao chất lượng tạo lập hồ sơ điện tử là cấp thiết, tiền đề tiên quyết quyết định hiệu quả, chất lượng toàn bộ công tác lưu trữ đối với loại hình tài liệu lưu trữ điện tử cũng như việc thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử các cấp./.

Võ Quang Sơn

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

[1] Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2024 của Chính phủ về công tác văn thư

[2] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ