Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ và những vấn đề cần nghiên cứu

ThS. Lê Nguyên Ngọc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng, cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Acid, tia cực tím, nhiệt độ, độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên và các tác nhân hoá học đều có thể gây ra hư hại cho tài liệu. Bên cạnh đó các yếu tố chủ quan như: việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không họp lý cũng gây ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Vì vậy để bảo quản an toàn tài liệu, người làm công tác bảo quản phải sử dụng kiến thức của nhiều ngành tri thức khoa học, đặc biệt là hoá học, sinh học. Ngoài ra cần chú trọng công tác bảo quản phòng ngừa để tránh nguy cơ huỷ hoại tự nhiên hoặc bất thường đối với tài liệu, nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Do đó, chúng ta cần nghiên cứu kỹ các tác nhân của môi trường bảo quản, tác nhân sinh học phá hoại tài liệu, kho bảo quản tài liệu, các phương pháp bảo quản và sửa chữa tài liệu và các quy trình và thao tác bảo quản tài liệu.

1.   Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

1.1.  Nguyên nhân do môi trường

a)  Nhiệt độ và độ ẩm

Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng , mưa nhiều nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c và độ ẩm tương đối trên 80%; tuy nhiên trong 10 năm gần đây (2002 – 2011) nhiệt độ trung bình hằng năm đã tăng 25,4°c, độ ẩm tương đối 80,9% ( theo kết quả của Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷ văn Trung ương). Như vậy là trái đất ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện bất lợi cho công tác bảo quản an toàn tài liệu.

Chúng ta biết mặc dù giấy và mực có độ bền tương đối, song những chất liệu khác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới môi trường không đảm bảo. Dù chúng ta không thể triệt tiêu mọi quá trình lão hoá của tài liệu, song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể quá trình hư hỏng của tài liệu, thông qua việc tạo ra môi trường ôn hoà. Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tương đối là một nhiệm vụ khó khăn. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để kiểm soát môi trường hiệu quả, từ đó có kế hoạch tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ chống ỉại những biến đổi khí hậu có thể xảy ra. Việc kiểm soát môi trường rất quan trọng vì nhiệt độ, độ ẩm tương đối không thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng đến tuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự phát triển của nấm mốc, côn trùng. Chúng ta biết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tố này, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia. Ví dụ: ở nhiệt độ 0°c mỗi m3 không khí có thể chứa 6g hơi nước và ở 20°c sức chứa tăng lên 17g/m3 không khí. Qua đó ta thấy rằng không khí ấm giữ nhiều độ ẩm hơn không khí mát. Ngoài ra quá trình hư hỏng của tài liệu có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà chủ yếu là ảnh hưởng của môi trường vì nhiệt độ, độ ẩm làm gia tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứng hoá học có thể tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng thêm 10°c. Ảnh hưởng giao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối là mối quan ngại đến tình trạng vật lý của tài liệụ. Vì vậy chúng ta phải luôn cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định

b) Ảnh hưởng của bụi và khỉ hoá chất

Môi trường bên ngoài sản sinh ra bụi và khí hoá chất như khí thải của nhà máy, nhiên liệu cháy, từ các toà nhà đang xây dựng… Bụi cũng chứa chất hấp thu khác như dioxit sunfiir (SO2) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh sạch sẽ. Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtông, xi măng của toà nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu. Nếu trong kho tàng thiếu không khí thi acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra. Ngoài ra, trong công tác bảo quản chúng ta có thể đã dùng một số loại hoá chất như Gastoxin, photoxin… để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để xử lý nấm mốc hoặc hoá chất để khử acid thì bao giờ cũng còn một dư lượng hoá chất nhất định, nếu dư lượng này quá tiêu chuẩn cho phép thì sẽ xảy ra tác dụng ngược lại đối với tài liệu và người sử dụng.

Bụi và sự tác hại của chúng đối vói tài liệu: Những bụi từ bêtông, sàn kho thường gọi là hạt bụi, những hạt bụi này gây ra hư hại vật lý, đặc biệt có thể dẫn đến sự ăn mòn và làm xước tài liệu nếu như chúng ta lau chùi không đúng cách. Bụi sinh học có chứa các bào tử nấm mốc, các bào tử này sẽ phát triển nếu độ ẩm tương đối trong kho > 70%. Ngoài ra bụi còn thu hút và chứa các sinh vật gây hại, cho phép côn trùng ẩn nấp và làm tổ trong môi trường an toàn. Bụi là nguồn dinh dưỡng quan trọng cho các sinh vật khác. Vậy bụi cũng là nguyên nhân cho côn trùng và nấm mốc phát triển.

Khí hoá chất có thể là khí thải từ các dư lượng hoá chất còn lại trong công tác bảo quản, ô nhiễm từ môi trường bên ngoài hoặc sản sinh ra từ tài liệu. Khí hoá chất gồm có: Dioxitsunflir (S02), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (C02); khí ôzôn (03).. là những chất gây ra hư hại cho tài liệu. Một số khí acid có thể tạo thành acid nếu độ ẩm trong kho quá cao. Khí ôzôn là ôxy hoá phản ứng mạnh và có thể gây ra tai họa đặc biệt với giấy tráng nhũ gelatin. Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng của khí acid là nhiệt độ, độ ẩm cao trong môi trường kho, tất cả những điều này làm tăng tác động của khí acid lên tài liệu

c) Ánh sáng

Ánh sáng cũng góp phần làm hư hỏng tài liệu, tư liệu lưu trữ. Ánh sáng có thể làm suy yếu và làm giòn sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian làm bạc màu hoặc đổi màu giấy. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng cho dù chỉ trong thời gian ngắn đều gây hại cho tài liệu. Ánh sáng bình thường được đo bằng độ lux, mặc dù tất cả các bước sóng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với tài liệu lưu trữ, vì cường độ năng lượng của nó. Tia cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất lý, hoá. Khi giấy bị ánh sáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ liên kết gluxit và làm yếu các liên kết khác là hiện quang hoá học.

1.2. Nguyên nhân do sinh vật

a) Côn trùng

Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặc biệt là mối). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chất cặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển. Các loài côn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Côn trùng có trong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng, côn trùng có sẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào. Thức ăn chủ yếu của côn trùng là chất liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải..Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấu trùng và thành con trưởng thành. Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ ẩm. Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.

b) Nấm mốc

Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật. Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2 nhân tố: dinh dưỡng và môi trường sống. Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy, vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, độ ẩm, ôxy có vai trò quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc. Độ ẩm tương đối trên bề mặt chất liệu lớn hơn độ ẩm tương đối trong phòng kho là nhân tố tác động đến sự phát triển của nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào sự thông thoáng và nhiệt độ. Khi độ ẩm tương đối >70% thì các bào tử nấm mốc phát triển. Nhiệt độ trung bình phát triển của nấm mốc là trên 22°c, tuy nhiên cũng có ỉoài nấm mốc phát triển ở nhiệt độ, độ ẩm cao hơn hoặc thấp hom. Ôxy cũng rất cần cho sự phát triển của nấm mốc. Trong môi trường không có ôxy hoặc thiếu ôxy có thể tránh được sự xâm hại của nấm mốc. Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong môi trường nhờ sự lưu thông của không khí, sự di chuyển của côn trùng…

Nấm mốc và côn trùng có quan hệ tương tác lẫn nhau. Nấm mốc phát triển được ngoài nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích họp còn do sự di chuyển và chất đào thải của côn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng.

2. Một số biện pháp bảo quản

2.1. Biện pháp bảo quản phòng ngừa

Bảo quản phòng ngừa là sử dụng một loạt các biện pháp để ngăn ngừa sự huỷ hoại của tự nhiên hoặc con người đối với tài liệu lưu trữ, nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ cho chúng. Nếu như bảo quản thụ động nhằm vào những tài liệu bị hư hỏng, những thiệt hại đã được xác định thì bảo quản phòng ngừa là tác động vào những nguyên nhân gây ra sự huỷ hoại đối với tài liệu lưu trữ. Vì vậy công tác bảo quản phòng ngừa là sự tiếp cận tổng thể toàn bộ các loại hình tài liệu, bao gồm tất cả những nhân tố hợp thành: Môi trường (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí hoá chất..), tác nhân sinh học (côn trùng, nấm mốc, chuột..), cấu trúc địa điểm nhà kho, quá trình bảo quản, đặc điểm của giấy, con người. Trước khi xây dựng bảo quản phòng ngừa cần nghiên cứu các đặc điểm nêu trên.

Để xây dựng được chính sách bảo quản phòng ngừa phải dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác lập về bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ:

a) Đối với nhiệt độ, độ ẩm

Đảm bảo chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho từng loại hình tài liệu (tài liệu giấy, phim, ảnh, băng ghi âm…) trong đó độ ẩm tương đối là yếu tố quan trọng nhất. Mỗi loại hình tài liệu đều có tiêu chuẩn riêng về chế độ nhiệt độ, độ ẩm ví dụ: điều kiện bảo quản tài liệu giấy là ở nhiệt độ 20 ± 2°c, độ ẩm tương đối 50 ± 5%; phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ 16 ± 2°c, độ ẩm tương đối 45± 5%. Nếu độ ẩm thấp làm cho tài liệu bị mất nước dẫn đến khô Giòn, ố vàng, ngược lại độ ẩm cao > 70% thì nấm mốc, côn trùng phát triển, các khí hoá chất dễ tạo thành các chất acid để tấn công vào tài liệu. Với tiêu chuẩn đã được xác lập, điều kiện duy nhất đối với vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa như ở Việt Nam là phải xây dựng kho theo đúng tiêu chuẩn và có hệ thống điêu hoà, hút ẩm để đảm bảo đúng chế độ nhiệt độ, độ ẩm cho mỗi loại hình tài liệu.

b) Đối với bụi và khí hóa chất

Nguồn gốc gây ra bụi và khí hoá chất là từ bên ngoài xâm nhập vào, từ tài liệu bị mục mủn, từ dư lượng hoá chất trong quá trình bảo quản hoặc từ nhà kho. Để hạn chế bụi và khí hoá chất làm ảnh hưởng đến tình trạng vật lý tài liệu, chúng ta cần tiến hành một số công việc: tất cả tài liệu thu thập về trước khi nhập vào kho phải thực hiện công việc tẩy trùng và vệ sinh sạch sẽ đến từng hồ sơ. Tài liệu trong kho được đưa vào hộp theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc được bao gói cẩn thận. Thường xuyên sử dụng máy hút bụi để làm sạch bụi trên vỏ hộp, giá để tài liệu và đảm bảo tiêu chuẩn khí hoá chất trong kho: SO2 < 0,15mg/m3, NO2 khoảng 0,lmg/m3, C02< 0,15mg/m3 không khí. Vì vậy nếu sử dụng hoá chất để bảo quản tài liệu phải có thời gian thông gió thích hợp để hạn chế dư lượng hoá chất còn lại và không vượt quá tiêu chuẩn cho phép. Nếu hệ thống điều hoà không khí chưa có chức năng làm sạch không khí, thì cần sử dụng thêm hệ thống làm sạch không khí để loại bỏ không khí bị ô nhiễm, khử các khí hoá chất và các nguồn nhiễm bẩn khác.

c) Đối với ánh sáng

Toàn bộ hư hại tài liệu do ánh sáng gây ra là sự kết hợp giữa thời lượng và cường độ tiếp xúc của tài liệu với ánh sáng. Vì vậy chúng ta cần điều chỉnh ánh sáng ở mức phù hợp với người sử dụng và trong thời gian ngắn nhất cho phép. Tốt nhất là chỉ để tài liệu tiếp xúc với ánh sáng khi có người sử dụng và thực hiện công việc chuyên môn. Chỉ nên thắp sáng bằng các bóng đèn có ánh sáng nóng. Nếu trưng bày tài liệu, tuyệt đối không để ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu và nên trưng bày trong thời gian phù hợp. Đối với tài liệu giấy thì độ chiếu sáng lớn nhất không quá 501ux.

d) Đối với nấm mốc

– Một là, kiểm soát nguồn dinh dưỡng của nấm mốc tức là trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ không được phép đưa một số chất mà nấm mốc phát triển được như: dầu, mỡ, glycerine.. Ngoài ra trong bụi có các chất hữu cơ, vô cơ nên nấm mốc dễ phát triển và đó cũng là nguồn dinh dưỡng cho côn trùng phát triển. Vì vậy toàn bộ tài liệu phải được đưa vào hộp hoặc bao gói cẩn thận và thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho; tẩy trùng cho tài liệu trước khi nhập kho.

Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học