Ngày 21 tháng 6 năm 2024, Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Luật này cũng quy định cụ thể về Kho lưu trữ số (Điều 35) và quy định về Tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 32). Như vậy, việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số vào Kho lưu trữ số của lưu trữ lịch sử là nghiệp vụ lưu trữ điện tử cần được các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện.
Đối với tỉnh Thái Bình để thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, trong đó việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử có những thuận lợi sau:
- Hiện nay, các cơ quan, đơn vị đang sử dụng hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh, có chức năng lập hồ sơ nên các văn bản điện tử đều có thể được lập hồ sơ điện tử qua Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị. Từ đó làm tiền đề để nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử.
- 100% các cơ quan, tổ chức thuộc UBND tỉnh, 80% các cơ quan, tổ chức thuộc UBND các huyện, thành phố đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh để công chức, viên chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc trên hệ thống Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh.
- Ngày 02 tháng 11 năm 2022, Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình đã ban hành Kế hoạch số 138/KH-UBND về việc đào tạo, bồi dưỡng chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2023 – 2025, trong đó có các nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Để thực hiện Kế hoạch này, trong năm 2023 và 2024 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Bình đã tổ chức 18 lớp đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức thuộc các Sở, ban, ngành; cán bộ, công chức thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thành phố và lớp bồi dưỡng cho công chức cấp xã với các nội dung như: Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc trên phần mềm
Mạng Văn phòng điện tử liên thông của tỉnh (trừ văn bản mật); Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phục vụ khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; Nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử tỉnh…
- Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Tại lưu trữ lịch sử tỉnh cũng đã trang bị hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được số hóa từ tài liệu giấy làm tiền đề cho việc xây dựng Kho lưu trữ số như quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024.
- Việc ban hành danh mục hồ sơ, cập nhật danh mục hồ sơ, lập hồ sơ điện tử là một trong các tiêu chí trong Bộ tiêu chí xác định chỉ số cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị. Do đó, cán bộ, công chức, viên chức đã nâng cao ý thức, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong công tác lưu trữ.
Bên cạnh những thuận lợi, căn cứ vào các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ trước khi Luật Lưu trữ mới có hiệu lực thi hành. Việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử còn có những khó khăn, vướng mắc sau:
- Qua kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cho thấy, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến, tuy nhiên vẫn còn tình trạng một số cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ điện tử còn nhiều bất cập. Việc bố trí người làm công tác lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm, chưa được đào tạo về lưu trữ điện tử, nên công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử còn nhiều hạn chế. Mặt khác, tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh chất lượng lập hồ sơ công việc chưa thực hiện tốt, nhiều hồ sơ lập chưa hoàn thiện; các cơ quan trực thuộc UBND huyện và UBND xã, phường, thị trấn có rất ít cơ quan lập hồ sơ điện tử. Nhiều cơ quan trực thuộc các sở, ban, ngành còn chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.
- Việc quản lý tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan còn nhiều bất cập, hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử chủ yếu được lưu trữ trên Hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh do Trung tâm công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông quản lý. Các cơ quan, đơn vị sử dụng hệ thống không có quyền quản lý riêng tài liệu của cơ quan mình, không trích xuất được các hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan để quản lý, việc phân quyền khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều bất cập. Từ đó, việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đối với các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn chưa thực hiện được. Ngoài ra, việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống mạng văn phòng còn chưa đáp ứng được yêu cầu tại Công văn số 370/VTLTNN-NV ngày 10 tháng 5 năm 2022 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
- Tại lưu trữ lịch sử, cơ sở vật chất như: Hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ đã được quan tâm đầu tư, tuy nhiên Hệ thống phần mềm để thực hiện hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử theo Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử chưa thể thực hiện được. Các gói hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại lưu trữ cơ quan sử dụng Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh chưa thể đóng gói được để chuyển về lưu trữ lịch sử và tại lưu trữ lịch sử cũng chưa có Hệ thống phần mềm để sử dụng gói hồ sơ, tài liệu liệu lưu trữ nên việc giao nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử chưa thể thực hiện được. Trong quá trình tìm những đơn vị có đủ uy tín, năng lực, độ tin cậy, đảm bảo hỗ trợ, nâng cấp lâu dài để xây dựng hệ thống phần mềm đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ điện tử, phù hợp với khả năng đầu tư của các cơ quan, đơn vị cũng là một bài toán khó đặt ra đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Việc bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ điện tử được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử trong bối cảnh an ninh an toàn thông tin có nhiều biến đổi như hiện nay cũng là một khó khăn, thách thức.
- Khi Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, các Nghị định, Thông tư, Hướng dẫn được ban hành sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với các nội dung được quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, các hướng dẫn cụ thể hơn về việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, về các tiêu chuẩn mới phù hợp hơn cho công tác lưu trữ nên việc tham mưu cho công tác lưu trữ cũng gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.
Từ những khó khăn như đã nêu trên, để thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024 được thông qua, nhằm từng bước cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ, trong đó có việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử, chúng tôi xin đề xuất, kiến nghị một số giải pháp sau:
- Cần hoàn thiện thể chế nhằm cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ, bên cạnh đó tăng cường sự hướng dẫn thực hiện về lưu trữ điện tử.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực về lưu trữ số, bố trí nhân lực đáp ứng yêu cầu về lưu trữ điện tử theo Luật Lưu trữ năm 2024.
- Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường việc số hóa, xây dựng, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tổ chức thực hiện lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật. Quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử. Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn.
- Tại Lưu trữ lịch sử việc đầu tư xây dựng, bố trí kho lưu trữ số, hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm cần được quan tâm hơn nữa để đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ điện tử, lưu trữ số.
- Quy định chế tài xử phạt vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ./.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Bình
Tin cùng chuyên mục:
Khó khăn và giải pháp khắc phục trong triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số
Thực trạng triển khai công tác lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc
Văn học Sài Gòn 1954-1975 những chuyện bên lề
Sài Gòn 1698-1998 Kiến trúc quy hoạch