Những nội dung cần tiếp tục nghiên cứu về lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh cải cách hành chính và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (i 4.0)

Nhân dịp Tọa đàm “Quản lý và bảo mật tài liệu điện tử trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0: thực trạng – giải pháp” tại Hà Tĩnh do nhiều cơ quan phối hợp tổ chức, có sự tham gia của các nhà khoa học, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn đến từ các cơ quan quản lý, cơ sở đào tạo và trong ngành Lưu trữ, Nhóm nghiên cứu dự kiến thực hiện đề tài “Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (I 4.0)” của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) trình bày một số nghiên cứu bước đầu[2] và cũng là những nội dung dự kiến cần tiếp tục nghiên cứu về lưu trữ tài liệu điện tử. Thông qua Tọa đàm này, nhóm nhiên cứu mong muốn được lắng nghe ý kiến của các chuyên gia, nhà khoa học, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn gợi mở và sẽ được nhóm nghiên cứu tiếp thu; góp phần thực hiện đề tài có cơ sở khoa học và thực tiễn.

1. Sơ lược tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước

– Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Nửa cuối thế kỷ XX, con người chứng kiến những bước ngoặt quan trọng đánh dấu sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện đại. Đó là sự ra đời của chiếc máy tính cá nhân đầu tiên dùng vi xử lý của IBM (1981), phát minh thẻ nhớ của Toshiba (1980), và đặc biệt là tháng 3/1989, Tim Berners-Lee đã khai sinh mạng thông tin toàn cầu World Wide Web (www), v.v… Tất cả thành tựu khoa học công nghệ này đã làm thay đổi phương thức tạo lập, tiếp cận và lưu giữ thông tin của con người. Trước đây, giấy là phương tiện chủ yếu để tạo ra văn bản, gắn liền với việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện nay đã làm xuất hiện một dạng tài liệu mới – tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử.

Khái niệm “tài liệu điện tử” đã xuất hiện từ những năm 1980, gắn liền với sự ra đời của máy vi tính và những thiết bị lưu trữ. Công tác lưu trữ không còn là công việc giấy tờ mà đòi hỏi cả công nghệ và phương pháp phù hợp. Kể từ đó đến nay, vấn đề quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử luôn nhận được sự quan tâm nghiên cứu từ các chuyên gia lưu trữ. Trên thế giới và ở Việt Nam đã có nhiều báo cáo, nghiên cứu, hội thảo, toạ đàm được tổ chức để thảo luận, trao đổi về quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử.

Báo cáo tháng 7/1999 của Cơ quan thẩm định trách nhiệm (GAO) gửi Chủ tịch Ủy ban về các vấn đề Chính phủ Hoa Kỳ đã tập trung vào vấn đề Lưu trữ quốc gia, đó là bảo quản tài liệu điện tử trong kỷ nguyên công nghệ thay đổi nhanh chóng (Preserving Electronic Records in an Era of Rapidly Changing Technology). GAO đã nhấn mạnh rằng các tài liệu điện tử đang ngày càng tăng về số lượng như thư điện tử (E-mail), tin nhắn, văn bản, CD-ROMs, các trang web… đang là một thách thức đối với Cơ quan Lưu trữ Hồ sơ Quốc gia Mỹ (NARA) và các cơ quan khác do sự phát triển nhanh chóng của công nghệ. GAO cũng đã cung cấp thêm thông tin về (1) những thách thức mà NARA và các cơ quan liên bang phải đối mặt do sự phụ thuộc vào các phương tiện điện tử; (2) tình hình quản lý hồ sơ điện tử của một số cơ quan; và (3) các chính sách và thủ tục quản lý hồ sơ điện tử (ERM) của các đơn vị được lựa chọn (trong và ngoài nước). Những báo cáo sau đó của GAO vào các năm 1999, 2002, 2004, 2005, 2008, 2009 và 2010 đều tiếp tục làm rõ những thách thức đặt ra đối với tài liệu điện tử, cũng như những kế hoạch để cải thiện lưu trữ điện tử.

Vào giai đoạn này, vấn đề bảo quản tài liệu điện tử vẫn đang được quan tâm hàng đầu. Vì thế, năm 2002, các chuyên gia lưu trữ nổi tiếng của Đại học British Columbia là Luciana Duranti, Terry Eastwood và Heather MacNeil đã cùng nghiên cứu về vấn đề Bảo quản tính toàn vẹn của hồ sơ điện tử (Preservation of the Integrity of Electronic Records). Nghiên cứu đã thiết lập những nguyên tắc để nhận diện một hồ sơ trong môi trường điện tử; xác định những hệ thống điện tử tạo lập hồ sơ; xây dựng các tiêu chí cho phép phân loại hồ sơ từ tất cả các loại thông tin, lưu trữ nhiều tập hợp dữ liệu khác nhau; đảm bảo độ tin cậy và tính xác thực của các hồ sơ trong các hệ thống điện tử…

Chính phủ liên bang Hoa Kỳ đã tạo lập và ngày càng tiết kiệm được một phần lớn hồ sơ khối lượng hồ sơ vì tài liệu được thể hiện dưới dạng điện tử. Năm 1998, NARA đã khởi động Chương trình Lưu trữ Điện tử (ERA) để tạo ra một hệ thống nhằm bảo vệ và cho phép truy cập vào hồ sơ điện tử liên bang. Để hỗ trợ dự án này, NARA yêu cầu Hội đồng nghiên cứu Quốc gia (NRC) tiến hành nghiên cứu hai giai đoạn để hỗ trợ, cố vấn xây dựng chương trình ERA. Báo cáo giai đoạn 1 Building an Electronic Records Archive at the National Archives and Records Administration: Recommendations for Initial Development (2003) cung cấp các đề xuất về thiết kế, kỹ thuật và các vấn đề liên quan mà chương trình phải đối mặt. Báo cáo giai đoạn 2 Building an Electronic Records Archive at the National Archives and Records Administration: Recommendations for a Long-Term Strategy (2005) tập trung vào các vấn đề dài hạn, có tính chiến lược hơn bao gồm các xu hướng công nghệ nhằm định hình hệ thống ERA, các quá trình lưu trữ của ERA và sự phát triển của hệ thống trong tương lai.

Bước qua thế kỷ XXI, tài liệu và hồ sơ điện tử trở thành một xu hướng tất yếu trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp và là đối tượng thu hút nhiều sự chú ý không chỉ từ các nhà lưu trữ mà còn từ những chuyên gia công nghệ thông tin. Azad Adam là một chuyên gia cố vấn công nghệ thông tin trong lĩnh vực Hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ điện tử (EDRMS), đã tham gia và thiết kế nhiều dự án liên quan đến giải pháp EDRMS ở Anh. Năm 2008, ông đã xuất bản cuốn sách Implementing Electronic Document and Record Management Systems (tạm dịch: Triển khai hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ điện tử). Trong tác phẩm này, ông đã trình bày cho độc giả những hiểu biết sâu sắc về EDRMS, lịch sử hình thành, các thành phần tạo nên hệ thống EDRMS, số hóa tài liệu và cuối cùng là các vấn đề về tiêu chuẩn và luật pháp có liên quan.

Trước xu hướng lưu trữ điện toán đám mây hiện nay, nhóm tác giả của Jan Askhoj – Trường Đại học Tsukuba (Nhật Bản) đã kiểm tra các đặc tính của quản lý hồ sơ trong môi trường điện toán đám mây và so sánh chúng với các mô hình lưu trữ hiện tại. Nghiên cứu này được đề cập đến trong bài viết Preserving records in the cloud (2011) (tạm dịch: Quản lý hồ sơ trong “đám mây”). Trong khi nhiều nghiên cứu khác tìm hiểu các khía cạnh kỹ thuật của lưu trữ tài liệu trên đám mây, thì nghiên cứu này tập trung vào cách thức tích hợp toàn diện việc lưu trữ và lưu trữ hồ sơ trong các hệ thống điện toán đám mây.

Ngành lưu trữ và quản lý hồ sơ còn đang tiến xa hơn với lưu trữ điện tử không chỉ trong lý thuyết mà còn trong các ứng dụng thực tiễn. Nghiên cứu Records & information management (2013) (tạm dịch: Quản lý thông tin và hồ sơ) cung cấp cho người đọc quan điểm toàn cầu về quản lý hồ sơ trong kỷ nguyên số của Phó Giáo sư Patricia C. Franks, Trưởng khoa Thông tin và Thư viện tại Đại học San José, California. Khác với quản lý hồ sơ truyền thống, tác giả đặt góc nhìn từ các doanh nghiệp bằng cách nhấn mạnh đến các hồ sơ kinh doanh. Tác giả đã trình bày cụ thể từ nguồn gốc đến sự phát triển của quản lý hồ sơ và thông tin trong đó bao gồm làm thế nào để xây dựng một chương trình quản lý thông tin trên một nền tảng vững chắc; tạo lập hồ sơ; nắm bắt, phân loại, và phát triển kế hoạch tập tin; ghi lại kế hoạch lưu giữ cho việc kiểm kê, thẩm định; duy trì và bố trí; truy cập, lưu trữ và truy xuất; hồ sơ điện tử và hệ thống quản lý hồ sơ điện tử; công nghệ mới và hồ sơ quản lý; giám sát, kiểm toán, và quản lý rủi ro; lưu trữ và bảo quản dài hạn.

Trước sự phát triển của tài liệu điện tử, một số tác giả cũng đã nghiên cứu ứng dụng vào các lĩnh vực y tế, giáo dục, kinh tế, pháp luật ở một số nước cụ thể. Công tác lưu trữ điện tử ở Úc đã được chính phủ xây dựng thành chiến lược quốc gia từ những năm 1990 nhằm đưa ra các khuôn khổ pháp lý cho việc lưu trữ hồ sơ điện tử, trong đó nhấn mạnh đến vấn đề hợp tác với các nhóm chuyên gia và không ngần ngại thử nhiệm các phương pháp mới. Bài báo Electronic records management in Australia (1997) của tác giả Barbara Reed đã khảo sát nhiều sáng kiến chiến lược trong bối cảnh tài liệu, hồ sơ điện tử ở Úc đang cần một hệ thống quản lý hiệu quả hơn.

E-records Management in an E-government Setting in Botswana (Quản lý hồ sơ điện tử trong xây dựng Chính phủ điện tử ở Botswana) của Julie Moloi and Stephen Mutula (2007) chứng minh rằng, với sự phổ biến rộng rãi của công nghệ thông tin và truyền thông (ICT), các hồ sơ điện tử đang được tạo ra ở nhiều tổ chức khu vực công ở Châu Phi, điều này dẫn đến nhiều thách thức mà các nhà lưu trữ và quản lý hồ sơ chưa từng trải nghiệm. Báo cáo cho thấy, các chính quyền ở châu Phi chưa xây dựng hệ thống và quy trình quản lý cả hồ sơ giấy và điện tử.

Nhìn chung, vấn đề quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử đã và đang được giới chuyên môn trên thế giới quan tâm và tiếp tục nghiên cứu làm rõ các khía cạnh từ pháp luật, hệ thống đến công nghệ, phương pháp.

– Tình hình nghiên cứu trong nước

Như trên đã trình bày, có thể thấy rằng lưu trữ tài liệu điện tử hiện đang là xu thế chung của thế giới và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trong đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là một trong những cơ quan đi tiên phong trong nghiên cứu về quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, bao gồm nghiên cứu về các vấn đề:

– Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số;

– Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm;

– Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia;

– Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ;

– Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ;

Tháng 12/1998, Hội thảo Lưu trữ tài liệu điện tử do Trung tâm nghiên cứu Khoa học lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức được xem là bước đi đầu tiên chính thức trao đổi về tài liệu điện tử ở Việt Nam. Vai trò, ý nghĩa quan trọng cũng như ưu thế vượt trội của tài liệu điện tử tiếp tục được khẳng định tại Hội thảo khoa học quốc gia về “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử – Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” ngày 25/11/2012 tại thành phố Đà Nẵng do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì. Đồng thời cũng nhấn mạnh rằng song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (website) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Hội thảo cũng ghi nhận nhiều ý kiến quý báu khác, từ thực tế hoạt động tại các cơ quan đã đưa ra những tham luận tập trung vào những vấn đề liên quan đến các quy định của Đảng, Nhà nước đối với công tác Lưu trữ tài liệu điện tử; vị trí, vai trò của công tác này trong nhận thức của xã hội; trao đổi về thực trạng công tác Lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức. Qua đó xác định những giải pháp để khắc phục tình trạng hiện đang còn nhiều bất cập, hạn chế để hệ thống văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác này thật sự được triển khai áp dụng trong thực tiễn.

Hội thảo khoa học quốc tế “Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức ngày 10/9/2014 tại Hà Nội. Hội thảo đã trao đổi và củng cố thêm cơ sở lý luận về tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, cơ sở thực tiễn đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử và trình bày các giải pháp đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử. Hội thảo cũng đã thông qua khuyến nghị đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác.

Bên cạnh các yếu tố về pháp lý và lý luận, việc lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở kỹ thuật, nguồn nhân lực. Hệ thống quản lý văn bản điện tử chưa được thực hiện đồng bộ. Từ Trung ương đến địa phương vẫn đang trong quá trình triển khai từng bước thực hiện kết nối thông tin qua các văn bản điện tử. Tọa đàm “Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử” do Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) tổ chức năm 2014, Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” do Đại học Nội vụ (Bộ Nội vụ) tổ chức ngày 01/09/2015 đã đưa ra một số nhận định về những vấn đề có liên quan. Thực trạng các cơ sở đào tạo đại học và cao đẳng cũng đang gặp nhiều khó khăn trong việc cập nhật những kiến thức mới về vấn đề lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ điện tử phục vụ giảng dạy các chuyên ngành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Những tọa đàm, hội thảo được tổ chức đã tập trung làm rõ khá nhiều vấn đề về cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc lập hồ sơ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử; các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan; phương pháp, quy trình lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu điện tử; tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử; thực trạng lập hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử hiện nay; số hóa và lưu trữ tài liệu số hóa…

Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam” vào ngày 22/09/2016 tại Hà Nội cũng đã trình bày những vướng mắc trong cơ sở pháp lý về lập hồ sơ điện tử; cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin; trình độ, kĩ năng tin học của công chức, viên chức; trách nhiệm, thói quen xử lý công việc trên môi trường mạng còn nhiều hạn chế đặc biệt là chưa có một tiêu chuẩn chung về mã hóa hồ sơ để áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

Thực tế ở Việt Nam, tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử vẫn là loại hình tài liệu còn nhiều vấn đề mới mẻ, chưa được nghiên cứu. Việc sử dụng tài liệu và tài liệu lưu trữ điện tử trong thực tiễn, trước hết là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn nhiều hạn chế. Quy định pháp luật về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử còn chưa đủ cơ sở để thực hiện, khiến nhiều cơ quan lúng túng trong triển khai. Các nghiên cứu thiết thực về lưu trữ điện tử hầu hết được đăng trên Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam và trao đổi trong các hội thảo, tọa đàm khoa học của ngành Lưu trữ và các cơ sở đào tạo lưu trữ trao đổi nhiều nội dung nhưng còn tản mạn, chưa giải quyết được các yêu cầu của thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành, hoạt động lưu trữ và trong nghiên cứu, giảng daỵ.

2. Tính cấp thiết hiện nay của việc nghiên cứu về lưu trữ tài liệu điện tử

– Thông qua các hội thảo, tọa đàm, chuyên đề trên tạp chí chuyên ngành, các tham luận đã công bố các kết quả nghiên cứu của các chuyên gia trong ngành hoặc có liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Đây là những nghiên cứu đơn lẻ liên quan đến ứng dụng tin học trong văn thư, lưu trữ mà chưa thực sự xác định mục đích và mục tiêu nghiên cứu để góp phần xác lập một loại hình mới trong văn thư, lưu trữ – đó là lưu trữ tài liệu điện tử;

– Các nghiên cứu trên chưa giải quyết những vấn đề cụ thể như:

+ Tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của tài liệu điện tử đơn lẻ hay cơ sở dữ liệu chung (cơ sở dữ liệu văn bản đi điện tử, cơ sở dữ liệu văn bản đến điện tử, cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử);

+ Chưa có nhiều đề tài nghiên cứu về các khái niệm và tiêu chí xác định giá trị pháp lý của bản gốc, bản số hóa, bản sao… của tài liệu điện tử;

+ Chưa xác định được những nội dung cơ bản của “mã hồ sơ” – một khái niệm quan trọng trong lập, quản lý và tra tìm hồ sơ điện tử – thành phần quan trọng trong quản lý tài liệu điện tử;

+ Phân cấp, phân quyền trong quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử.

Các vấn đề trên là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử (và cả văn thư điện tử – tiền đề của lưu trữ tài liệu điện tử). Một minh chứng rõ nhất là dự thảo Thông tư quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ biên soạn để Bộ Nội vụ dự kiến ban hành vào tháng 10/2017, đến nay dự thảo vẫn chưa được ban hành.

– Các nghiên cứu chưa thật sự đồng bộ và khai thác được các đặc trưng của lưu trữ tài liệu điện tử trong tất cả các khâu nghiệp vụ từ văn thư đến lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Yếu tố tin học hóa, tự động hóa chưa thay thế yếu tố thủ công (nhập dữ liệu, yêu cầu tra tìm… qua bàn phím);

– Chưa phân biệt được sự khác biệt giữa văn thư, lưu trữ truyền thống với văn thư – lưu trữ điện tử, chẳng hạn trong nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử. Sự khác biệt cần phân định là:

+ Tập hợp văn bản theo tình trạng vật lý khi văn bản lưu trữ cố định trong bìa hồ sơ (hồ sơ truyền thống – giấy);

+ Tập hợp văn bản trong một hồ sơ chỉ theo mã hồ sơ còn lưu trữ theo tình trạng vật lý thì theo cơ sở dữ liệu văn bản đi hay văn bản đến (với hồ sơ điện tử).

– Chưa có nghiên cứu về quy định phân quyền quản lý, sử dụng và chuyển giao văn bản điện tử trong phần mềm quản lý và chuyển giao văn bản trên mạng diện rộng;

– Chưa có nghiên cứu về chứng thực và cung cấp tài liệu lưu trữ điện tử, giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử khi được chứng thực của lưu trữ lịch sử.

Như vậy, có thể thấy rằng đang còn những hạn chế về trình độ khoa học và công nghệ, thể hiện như:

– Việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ trong đó có lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam hiện nay còn khá thủ công, hàm lượng khoa học – công nghệ, nhất là về ứng dụng công nghệ tin học trong các thao tác nghiệp vụ còn thấp. Các thao tác nghiệp vụ hiện nay và kể cả trong dự thảo Thông tư quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử chủ yếu là thực hiện thủ công, nhập dữ liệu và thông tin qua bàn phím;

– Việc ứng dụng tin học và các yếu tố khoa học khác (vật liệu học, bảo quản, lưu trữ, mạng diện rộng,…) chưa đồng bộ, chưa khai thác được sức mạnh của khoa học – công nghệ để tăng tính tự động trong quản lý và sử dụng tài liệu điện tử;

– Do hàm lượng khoa học – công nghệ trong các thao tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là lưu trữ tài liệu điện tử thấp nên tính minh bạch trong quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu điện tử chưa được thực hiện;

Các nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay trong công tác văn thư, lưu trữ còn mang hàm lượng khoa học thấp, chủ yếu là các thao tác mang tính thủ công, đơn giản trên máy tính. Các thao tác nghiệp vụ này trong các chương trình phần mềm như Văn phòng điện tử, chương trình Quản lý hồ sơ công việc… là những sản phẩm ứng dụng của các đơn vị chuyên môn về tin học mà chưa lồng ghép nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các phần mềm này.

Nhìn chung, phạm vi và đối tượng nghiên cứu cần bao phủ toàn bộ các vấn đề có liên quan đến lưu trữ tài liệu điện tử.

3. Một số nội dung cần tiếp tục nghiên cứu Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (I 4.0) như sau

Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách đặt ra từ tình hình nghiên cứu đề tài trong và ngoài nước, những hạn chế về trình độ khoa học và công nghệ như đã phân tích nêu trên, nhóm tác giả là giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã triển khai đề tài Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0) nhằm giải quyết các vấn đề có liên quan đến lưu trữ tài liệu điện tử, góp phần giải quyết một phần yêu cầu cấp bách trong hoạt động quản lý nhà nước của ngành văn thư, lưu trữ, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính dưới tác động của cách mạng công nghiệp 4.0. Bên cạnh đó, việc nghiên cứu đề tài này còn có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động đào tạo đại học và sau đại học ngành lưu trữ học ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) và các cơ sở đào tạo về lưu trữ học khác có thể tham khảo.

Bản thuyết minh đề tài đã được Hội đồng chuyên môn của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) thẩm định từ tháng 6/2018 và thống nhất đề nghị ĐHQG-HCM xem xét phê duyệt, giao nhiệm vụ nghiên cứu cho nhóm tác giả.

Trong thời gian chờ đợi ĐHQG-HCM xem xét, nhóm nghiên cứu vẫn tiếp tục chủ động triển khai thực hiện. Tọa đàm “Quản lý và bảo mật tài liệu điện tử trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0: thực trạng – giải pháp” là một cơ hội tốt để nhóm nghiên cứu lắng nghe ý kiến của các chuyên gia, nhà khoa học, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn gợi mở và sẽ được nhóm nghiên cứu tiếp thu; góp phần thực hiện đề tài có cơ sở khoa học và thực tiễn.

Theo nhóm nghiên cứu đã dự kiến, một số nội dung cần tiếp tục nghiên cứu Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (I 4.0) như sau:

3.1. Mục tiêu nghiên cứu 

– Mục tiêu chung: xác định cơ sở lý luận và thực tiễn của Lưu trữ tài tiệu điện tử; bước đầu áp dụng cho một vài trường hợp cụ thể một loại hình nghiệp vụ mới Lưu trữ điện tử nhằm góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính trong lộ trình xây dựng “Chính phủ điện tử”.

– Mục tiêu cụ thể:

+ Xác định được nội hàm của các đối tượng/thuật ngữ liên quan đến Lưu trữ tài liệu điện tử: bản gốc, bản sao, mã hồ sơ, chỉnh lý tài liệu điện tử, phân quyền trong chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên mạng diện rộng,… – cơ sở cho việc hình thành pháp luật chuyên ngành mà Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ đang dự thảo quy định có liên quan nhưng còn thiếu hoặc chưa rõ ràng;

+ Phương pháp lập hồ sơ điện tử và tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử qua Mã hồ sơ và Số ký hiệu hồ sơ;

+ Vận dụng các yếu tố đảm bảo tính xác thực, tính chống chối bỏ, tính toàn vẹn… của tài liệu điện tử (văn bản điện tử, số hóa…) để xây dựng tiêu chuẩn xác định yếu tố đảm bảo tính chứng cứ pháp lý của hồ sơ điện tử, hồ sơ hỗn hợp (văn bản trong hồ sơ vừa là giấy vừa là văn bản điện tử);

+ Quy trình tổ chức thu thập – chỉnh lý – quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử;

+ Xây dựng giáo trình điện tử môn học Lưu trữ hồ sơ điện tử (áp dụng cho Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM).

3.2. Nội dung và phương pháp nghiên cứu

3.2.1. Nội dung 1: Xác định đối tượng/thuật ngữ trong Lưu trữ tài liệu điện tử

Mục tiêu nội dung 1 Xác định được nội hàm các đối tượng/thuật ngữ cơ bản của Lưu trữ tài liệu điện tử.

Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về Lưu trữ tài liệu điện tử

3.2.1.1. Sơ lược lịch sử nghiên cứu vấn đề

3.2.1.2. Cơ sở pháp lý và các khái niệm cơ bản

– Các khái niệm cơ bản

– Các đối tượng của Lưu trữ điện tử (Văn thư, Lưu trữ cơ quan)

– Tài liệu điện tử (văn bản điện tử, văn bản số hóa)

– Tài liệu lưu trữ điện tử

– Lưu trữ điện tử

– Lưu trữ tài liệu điện tử

– Hồ sơ điện tử và vấn đề mã hồ sơ

– Sự khác biệt giữa tài liệu truyền thống (giấy và các vật mang tin khác) và tài liệu điện tử/giữa Lưu trữ truyền thống và Lưu trữ điện tử

– Đặc trưng của Lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử

– Cơ sở pháp lý và những vấn đề lý luận/thực tiễn cần giải quyết

– Cơ sở pháp lý về tài liệu điện tử và Lưu trữ điện tử

– Lưu trữ điện tử với các yếu tố tác động của CMCN lần thứ 4

– Lưu trữ điện tử với yêu cầu của cải cách hành chính và Chính phủ điện tử

– Những vấn đề lý luận/thực tiễn cần giải quyết (điều chỉnh, bổ sung) phù hợp với đặc trưng của Lưu trữ điện tử

– Những yêu cầu, tiêu chuẩn, quy định pháp lý về Lưu trữ điện tử

– Tài liệu điện tử (văn bản điện tử, văn bản số hóa, tài liệu lưu trữ điện tử)

– Với môi trường làm việc (trên mạng diện rộng và mạng nội bộ), phần mềm ban hành – chuyển giao – xử lý và lập hồ sơ – quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử

–  Công cụ quản lý, tra tìm hồ sơ/tài liệu điện tử (Mã hồ sơ, ký hiệu hồ sơ)

– Vai trò và hiệu quả Lưu trữ điện tử của việc hoạt động cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử

– Vai trò và tác dụng của Lưu trữ điện tử trong quản lý văn bản/tài liệu trong hoạt động của một cơ quan/tổ chức

– Vai trò và tác dụng của Lưu trữ điện tử trong công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ)

– Vai trò và tác dụng của Lưu trữ điện tử trong quản lý văn bản/tài liệu trong hoạt động “một cửa điện tử” của hoạt động cải cách hành chính và chuyển giao – xử lý – lưu trữ tài liệu điện tử/hồ sơ điện tử trong hoạt động của Chính phủ điện tử

– Những đề xuất/kiến nghị

– Với hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

– Với hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ điện tử trong hoạt động cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử

– Với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng.

Sản phẩm khoa học dự kiến và chỉ tiêu đánh giá

– Xác định được nội hàm của các thuật ngữ: văn bản điện tử, văn bản số hóa, mã hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử (vật lý/nghiệp vụ) đúng với kiến thức của công nghệ thông tin, quy định của pháp luật có liên quan;

– Xác định được các yếu tố đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản điện tử, văn bản số hóa để hồ sơ điện tử có giá trị chứng cứ pháp lý;

– Xây dựng quy trình ban hành tài liệu điện tử và xử lý tài liệu lưu trữ điện tử;

– Xây dựng được khung chương trình phần mềm quản lý tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ điện tử

3.2.2. Nội dung 2: Thực hiện xác định các quy trình và thao tác nghiệp vụ trong Lưu trữ tài liệu điện tử

Mục tiêu: Xác lập các quy trình và thao tác nghiệp vụ của văn thư, lưu trữ điện tử mà Lưu trữ tài liệu điện tử là nòng cốt

Phần thứ hai: Xây dựng các quy trình và thao tác nghiệp vụ trong lưu trữ tài liệu điện tử

3.2.2.1. Phương pháp lập hồ sơ điện tử và tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử

– Phương pháp chung

– Phương pháp xác lập Mã hồ sơ và Số ký hiệu hồ sơ

– Tổ chức lưu trữ hồ sơ điện tử theo Mã hồ sơ và ký hiệu hồ sơ theo quy trình và hệ thống nghiệp vụ mang yếu tố “smart” và kết nối của Internet vạn vật

– Thực hiện áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

3.2.2.2. Xây dựng tiêu chuẩn xác định yếu tố đảm bảo tính chứng cứ pháp lý của hồ sơ điện tử, hồ sơ hỗn hợp (văn bản trong hồ sơ là giấy, điện tử);

– Vận dụng các yếu tố đảm bảo tính xác thực, tính chống chối bỏ, tính toàn vẹn… của tài liệu điện tử (văn bản điện tử, số hóa…)

– Các giải pháp xác lập tính xác thực, tính chống chối bỏ, tính toàn vẹn của hồ sơ điện tử

3.2.2.3. Quy trình tổ chức thu thập – chỉnh lý – quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử

– Quy trình tổ chức thu thập, hoàn chỉnh hồ sơ điện tử nộp lưu

– Quy trình tổ chức thu thập – chỉnh lý – quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử nộp vào Lưu trữ hiện hành

– Quy trình tổ chức thu thập – chỉnh lý – quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ điện tử trong Lưu trữ lịch sử

3.2.2.4. Xác định nội dung và cơ sở phân quyền trong hoạt động ban hành – chuyển giao/tiếp nhận/ phân phối – xử lý – quản lý tài liệu điện tử trên mạng diện rộng

– Cơ sở pháp lý và nghiệp vụ.

– Các tiêu chí phân quyền.

– Nội dung tổ chức phân quyền.

Sản phẩm khoa học dự kiến và chỉ tiêu đánh giá

– Hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử có sử dụng Mã hồ sơ và Ký hiệu hồ sơ;

– Bảng phân quyền mẫu cho các cơ quan theo mô hình tổ chức;

– Bản hướng dẫn tổ chức thu thập tài liệu điện tử nộp lưu.

Phương pháp

– Xác định những nghiệp vụ văn thư lưu trữ truyền thống tương tự;

– Sử dụng các đặc trưng của công nghệ thông tin, nhất là các yếu tố “smart” và kết nối của Internet vạn vật của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 để xây dựng quy trình và phương pháp ban hành tài liệu điện tử (văn bản điện tử, văn bản số hóa), lập – quản lý – sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử;

– Vận dụng những yêu cầu của cải cách hành chính trong việc lập – chuyển giao – sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Phân tích và diễn giải số liệu thu được

– Hệ thống nghiệp vụ văn thư, lưu trữ truyền thống đã hình thành và đủ độ tin cậy về khoa học, có cơ sở pháp lý rõ ràng và có tính ổn định cao. Do vậy, khi xây dựng các quy trình và phương pháp áp dụng cho Lưu trữ tài liệu điện tử dựa trên cơ sở nghiệp vụ văn thư – lưu trữ truyền thống là hoàn toàn đảm bảo về tính khoa học và pháp lý.

– 02 yếu tố “smart” và kết nối của Internet vạn vật của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 là những yếu tố có thể góp phần xây dựng quy trình và phương pháp ban hành tài liệu điện tử (văn bản điện tử, văn bản số hóa), lập – quản lý – sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử. Đó là cơ sở để hình thành hình thái văn thư, lưu trữ điện tử nói chung và trước hết là Lưu trữ tài liệu điện tử.

– Việc sử dụng 02 yếu tố “smart” và kết nối của Internet vạn vật của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 sẽ góp phần làm khác biệt về tính đặc trưng của các quy trình và phương pháp nghiệp vụ của Lưu trữ điện tử mà không phiên ngang từ văn thư, lưu trữ truyền thống và cũng là khác biệt so với văn thư, lưu trữ truyền thống.

3.2.3. Nội dung 3: Tổ chức áp dụng kết quả nghiên cứu và giảng dạy môn Lưu trữ tài liệu điện tử

Mục tiêu: xây dựng hoàn chỉnh giáo trình môn học Lưu trữ tài liệu điện tử áp dụng cho Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng trong chương trình đào tạo cử nhân ngành Lưu trữ học – Quản trị văn phòng;

– Viết hoàn thiện Giáo trình điện tử dạng website môn học Lưu trữ tài liệu điện tử có thể sử dụng online/offline dùng cho giảng viên/sinh viên.

Phần thứ ba: Tổ chức nghiên cứu, giảng dạy môn học lưu trữ tài liệu điện tử

3.2.3.1. Cơ sở lý luận chung

– Cơ sở lý luận về phương pháp giảng dạy

– Cơ sở lý luận về phương pháp biên soạn, sử dụng giáo trình điện tử

3.2.3.2. Xây dựng chương trình giảng dạy môn học Lưu trữ tài liệu điện tử

– Xác định mục đích, yêu cầu,… của chương trình

– Xây dựng chương trình

3.2.3.3. Xây dựng giáo trình điện tử (online/offline) Lưu trữ tài liệu điện tử

– Xây dựng khung chức năng của giáo trình

– Xác định phần mềm sử dụng để viết giáo trình điện tử

– Thu thập dữ liệu

– Viết chương trình phần mềm giáo trình điện tử Lưu trữ tài liệu điện tử

– Thử nghiệm và viết hướng dẫn sử dụng

Sản phẩm khoa học dự kiến và chỉ tiêu đánh giá

– 01 chương trình giảng dạy môn học Lưu trữ tài liệu điện tử theo đúng quy định hiện hành;

– 01 Giáo trình điện tử dạng website môn học Lưu trữ tài liệu điện tử theo chương trình nói trên có thể sử dụng online/offline.

Phương pháp

– Thu thập và phân tích các chương trình giảng dạy và giáo trình môn học Lưu trữ tài liệu điện tử hiện có;

– Xây dựng chương trình giảng dạy mới có tiếp thu ưu điểm của các chương trình đã có và kết quả nghiên cứu của đề tài;

– Tiến hành viết chương trình phần mềm (ngôn ngữ CSS) giáo trình điện tử.

Phân tích và diễn giải số liệu thu được

– Chương trình giảng dạy môn học Lưu trữ tài liệu điện tử đã được xây dựng. Tuy nhiên đây là môn học mới, chưa có nhiều kinh nghiệm về lý thuyết và thực tế nên cần thu thập và phân tích để tiếp thu nội dung cơ bản và loại bỏ nội dung không còn phù hợp;

– Kết quả nghiên cứu mới phải đáp ứng các yêu cầu của cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) và cải cách hành chính nên đưa vào chương trình và giáo trình sẽ góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng yêu cầu của nhân sự làm việc trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

4. Những đóng góp của nghiên cứu

4.1 Đóng góp mới về tri thức; giải quyết vấn đề nghiên cứu đặt ra

– Việc xác định rõ khái niệm và các giá trị của các đối tượng/thuật ngữ của Lưu trữ tài liệu điện tử góp phần giải quyết những vấn đề có tính học thuật và pháp lý khi xây dựng các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng (Thông tư của Bộ Nội vụ quy định về quản lý văn bản điện tử, hồ sơ điện tử);

– Xác lập quy trình và các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Quy trình và các khâu nghiệp vụ này có những đặc điểm khác biệt so với công tác văn thư, lưu trữ truyền thống đang tồn tại hiện nay;

– Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử trong quá trình cải cách hành chính, xây dựng chính phủ điện tử hiện nay trong các cơ quan, tổ chức (cụ thể từ các cơ quan, tổ chức được áp dụng thử nghiệm);

– Từng bước hoàn chỉnh chương trình, giáo trình môn học Lưu trữ tài liệu điện tử của Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM), góp phần nâng cao chất lượng đào tạo về chuyên môn và phương pháp giảng dạy ở đại học.

4.2. Đóng góp thực tiễn về chính sách, về khả năng ứng dụng trong thực tế

– Cung cấp cơ sở lý luận và khoa học, đề xuất các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ (cụ thể là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước), soạn thảo và trình Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ điện tử trong thời gian tới;

– Cung cấp cơ sở lý luận và khoa học về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tài liệu điện tử cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, góp phần đẩy mạnh hơn nữa việc sử dụng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử trong các cơ quan, tổ chức hiện nay;

– Đẩy mạnh sử dụng tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử trở thành công cụ mang tính quyết định trong cải cách hành chính, xây dựng chính phủ một cửa điện tử tại các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước hiện nay;

– Kết quả nghiên cứu là cơ sở khoa học, tài liệu giảng dạy cho các bậc học chuyên ngành Lưu trữ học – Quản trị văn phòng và các ngành khác có liên quan.

4.3. Phát triển nhóm nghiên cứu

Thông qua việc thực hiện đề tài này, mong muốn của nhóm nghiên cứu trở thành nơi tập hợp các chuyên gia, nhà khoa học, giảng viên chuyên nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng, để trở thành nhóm nghiên cứu hạt nhân nòng cốt của Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) tham gia tích cực trong các đề tài nghiên cứu về tài liệu điện tử, chính phủ điện tử, cải cách hành chính.

Bên cạnh đó, với việc triển khai đề tài này, nhóm nghiên cứu có điều kiện phát triển năng lực nghiên cứu của từng thành viên, chất lượng nghiên cứu khoa học được nâng cao, tăng nhanh số lượng kết quả công bố trên các tạp chí khoa học có uy tín, tạo ra nhiều sản phẩm mới phục vụ yêu cầu của nhà trường, của ngành, của đất nước. Nhóm nghiên cứu còn có điều kiện tiếp cận với các công trình, đề tài nghiên cứu của quốc tế, thúc đẩy hợp tác và hội nhập quốc tế trong nghiên cứu khoa học, góp phần đào tạo nhân lực chất lượng cao của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM)./.

TS. ĐỖ VĂN HỌC[1]

Trưởng Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng

Trường Đại học KHXH & NV. ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh

 

[1] Chủ nhiệm và các thành viên: TS. Đỗ Văn Thắng, Nhà báo Nguyễn Văn Kết, ThS. Vũ Văn Tâm, ThS. Nguyễn Phạm Ngọc Hân, ThS. Lê Thị Vị, ThS. Phạm Thị Phi Yến, ThS. Nguyễn Thị Mỹ Diệu, CN. Phạm Vũ Tài thực hiện đề tài: Lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính quốc gia và tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (4.0)

[2] Tham khảo thêm các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam trong những năm qua của các tác giả trong nhóm nghiên cứu, Thư viên Bộ môn Lưu trữ học – Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM)