Phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – thực trạng và giải pháp

Tài liệu lưu trữ quốc là di sản văn hóa của mỗi quốc gia, dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc đối với từng quốc gia. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ của mỗi quốc gia. Trong những năm qua,  các Trung tâm lưu tữ quốc gia đã rất quan tâm đến công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ… có thể khẳng định, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vừa là mục tiêu của công tác lưu trữ và cũng là kết quả phản ánh hiệu quả của công tác lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ, có chức năng thu thập, chỉnh lý khoa học kỹ thuật, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia tại khu vực Nam bộ. Trung tâm hiện đang quản lý hơn 14km giá tài liệu trên các vật mang tin khác nhau, như: giấy, phim ảnh, băng từ,… được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức; các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu; phản ánh toàn bộ đời sống kinh tế – chính trị – văn hóa, xã hội vùng Nam bộ từ thế kỷ XIX đến nay. Đây là khối tài liệu lớn, quan trọng và có giá trị trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam – một trong những nguồn di sản quý báu của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước rất quan tâm và có nhiều văn bản chỉ đạo các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, coi mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho mọi yêu cầu, nghiên cứu sử dụng tài liệu của xã hội. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương khóa IX tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006 đã đề ra cho ngành lưu trữ nhiệm vụ “Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. Tiếp theo đó, Chỉ thị số 07/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ đã thể hóa chủ trương của Đảng về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Chủ trương này đặt ra cho ngành Lưu trữ Việt Nam nói chung và các cơ quan lưu trữ trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nói riêng những nhiệm vụ, vai trò trong công tác phát huy giá trị tài liệu.

Trong những năm qua, Trung tâm đã có nhiều cố gắng trong việc bảo vệ và phát huy giá trị di sản đặc biệt này để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc và các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của nhân dân. Tuy nhiên việc khai thác sử dụng khối tài liệu trên chưa được thực hiện một cách triệt để, đồng bộ và khoa học, do đó chưa phát huy được tối đa giá trị của những tài liệu này trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về thực trạng và giải pháp phát huy giá trị liệu tại Trung tâm.

1. Khái quát về thành phần, khối lượng tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Hiện tại, Trung tâm đang trực tiếp quản lý hơn 14km giá tài liệu lưu trữ (chưa kể tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ) có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính quyền nhà nước và các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trải qua các thời kỳ lịch sử ở khu vực phía Nam, bao gồm:

– Tài liệu thời phong kiến: với số lượng 86,7 mét, bao gồm một số phông, sưu tập như Sưu tập Sổ bộ Hán Nôm; Sưu tập tài liệu Mộc bản (bản dập; sưu tập tài liệu hán nôm về Cống quận công Trần Đức Hòa (1564 – 1715); sưu tập sắc phong của các vua nhà Nguyễn cho dòng họ Mạc tại Hà Tiên – Kiên Giang (1822 – 1850)^[1].

– Tài liệu thời Pháp thuộc (1858 – 1945): với tổng số 4.050 mét, bao gồm tài liệu của 27 phông và sưu tập tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức của chính quyền thực dân Pháp ở miền Nam Việt Nam từ 1858 đến 1945, như: Phủ Thổng đốc Nam Kỳ, Hội đồng Tư mật Nam Kỳ, Hội đồng Thuộc địa Nam Kỳ, Sở Thương chánh Nam Kỳ, Tòa Đốc lý Sài Gòn; Văn phòng các tỉnh Bạc Liêu, Bến Tre, Cần Thơ…^[2].

– Tài liệu thời kỳ chính phủ Quốc gia Việt Nam (1949-1954): với tổng số 230 mét, bao gồm tài liệu của 2 phông là Phông Phủ thủ hiến Nam Việt (9/1945-4/8/1954) và Phông Phủ Thủ tường Quốc gia Việt Nam (1948-25/10/1955)^[3].

– Tài liệu của chính quyền Việt Nam Cộng hòa (1955-1975) với hơn 7.809 mét, bao gồm 85 phông và sưu tập lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức của chính quyền Sài Gòn, bao gồm các phông: Phủ Tổng thống đệ nhất, đệ nhị cộng hòa; Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa và các cơ quan, tổ chức trực thuộc, các bộ ngành trung ương và Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ…^[4].

– Tài liệu thời kỳ cách mạng (1975 – 2010): với 589 mét tài liệu của các cơ quan đại diện của cơ quan trung ương thuộc chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; các doanh nghiệp trung ương tại miền Nam (1975 – 2005) Phông Trung tâm (1976 – 2010)^[5].

– Tài liệu nghe nhìn:

+ Sưu tập tài liệu microfilm với 161 cuộn microfilm của Mỹ (1833-17/5/1897) và Microfilm Châu bản triều Nguyễn thời Gia Long và Minh Mạng

+ Sưu tập tài liệu ghi âm (1967-22/4/1975), với 597 cuộn băng gốc, 599 cuộn băng sao, 122 đĩa CD-Rom, 429 giờ phát

+ Sưu tập tài liệu video (15/01/1974-19/01/1974) với 21 cuộn

+ Sưu tập tài liệu phim (1939-1975) với 40.234 tấm phim

+ Sưu tập tài liệu đĩa hát (trước 30/4/1975) với 3.951 đĩa

+ Sưu tập tài liệu ảnh (1939-1975) với 104.800 tấm^[6]

– Tài liệu khoa học – kỹ thuật:

+ Sưu tập Bản đồ thời kỳ Pháp thuộc và Mỹ ngụy (1852-1975): Với Số lượng tài liệu: 23, 296 bản đồ, trong đó: 6,052 bản đồ thời kỳ Pháp thuộc và 17,244 bản đồ thời kỳ Mỹ – Ngụy

+ Tài liệu của các dự án xây dựng và giao thông ở miền Nam (1982 – 2012) với tổng số 469 mét tài liệu

Ngoài ra Trung tâm còn đang bảo quản tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Đó là tài liệu của các nhà văn, nhà thờ, nhạc sỹ, nhà khoa học, tưỡng lĩnh, các bà mẹ Việt Nam anh hùng tại miền Nam.

Bên cạnh số tài liệu lưu trữ trên, Trung tâm còn đang bảo quản một số loại tư liệu có giá trị như: Sưu tập sách bổ trợ (1865-2014) với 556 mét; Sưu tập Công báo (1862-2014) với 249 mét; Sưu tập báo (1968-2015) với 154,1 mét; Sưu tập tạp chí (1964-2015) với 203 mét.

Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm tuyệt đại đa số là bản gốc, bản chính được ghi trên các loại chất liệu khác nhau, bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, như: Pháp, Anh, Việt và viết bằng chữ Hán Nôm.

Trong thời gian qua, tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm được khai thác sử dụng đã phát huy tác dụng, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nhiều công trình giao thông đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường hàng không; các công trình thủy lợi đồng bằng sông Cửu Long; các công trình như bệnh viện, nhà hát, công sở,… ở phía Nam, khi xây dựng, sửa chữa nhờ có tài liệu lưu trữ đã rút ngắn thời gian khảo sát, thiết kế, thi công và giảm thiểu chi phí cho công trình. Những năm qua tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ chủ quyền lãnh thổ Việt Nam trên đất liền, như biên giới Việt Nam – Campuchia, Việt Nam – Lào; trên biển như Hoàng Sa và Trường Sa; tổng kết kinh nghiệp chiến tranh, biên soạn lịch sử quân sự và lịch sử các cơ quan, đơn vị, các ngành, các địa phương ở phía Nam….

Có thể nói, tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm không những lớn về khối lượng, đa dạng về thể loại mà còn hết sức phong phú về nội dung, phản ánh tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội ở miền Nam nói chung và vùng Nam bộ nói riêng hơn 200 năm qua. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm còn chứa đựng những thông tin sát thực về nhiều vấn đề, sự kiện và biến cố lịch sử mà các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước, cũng như toàn xã hội đang quan tâm. Với những nội dung như vậy, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm không chỉ là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho nghiên cứu lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt đối với hoạt động thực tiễn, phục vụ trực tiếp cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cũng như phục vụ lợi ích của nhân dân.

2. Hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm II

2.1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc

Sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…

Ý thức được điều  đó, Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác. Nhờ những cố gắng đó mà số lượng độc giá đến khai thác tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng.

Theo kết quả thống kê tại Phòng đọc “từ năm 1976 – 2000 Trung tâm đã tiếp và phục vụ 13.380 lượt độc giả với 1.982 đề tài nghiên cứu trên nhiều lĩnh vực, đưa ra phục vụ được 43.112 đơn vị bảo quản, cấp 94.066 trang A4 bản sao tài liệu, 561 Giấy chứng nhận lưu trữ”^[7]. Các đề tài nghiên cứu chia theo các lĩnh vực: Lịch sử; kinh tế; chính trị; quân sự; ngoại giao; giáo dục, văn hóa, xã hội; khoa học kỹ thuật; đoàn thể, tôn giáo; biên giới; bải đảo; địa chính; tư pháp; lao động; giao thông công chánh, xây dựng; tổ chức, hành chính quản trị, nhân sự; văn thư lưu trữ.

Từ năm 2001 – 2015, Trung tâm phục vụ tại độc giả tại Phòng Đọc với kết quả cụ thể như sau: phục vụ 26.036 lượt độc giả, trong đó có 16.974 lượt độc giả trong nước và 9.055 lượt đọc giả nước ngoài; số lượng hồ sơ (ĐVBQ)  phục vụ là 85.140 hồ sơ; số trang bản sao cung cấp là 279.535 trang tài liệu; phục vụ mục đích nghiên cứu như: 254 luận án tiến sỹ, 264 luận văn thạc sỹ, 422 công trình nghiên cứu lịch sử và xuất bản và 1.705 mục đích nghiên cứu khác. Theo số liệu ghi nhận từ năm 2001-2015 Trung tâm đã phục vụ độc giả như sau:

Năm	Số lượng độc giả			Số lượng hồ sơ (ĐVBQ)  phục vụ	Số trang bản sao cung cấp	Mục đích nghiên cứu
	Tổng số	Trong nước	Nước ngoài			Viết luận án Tiến sỹ	Viết luận văn Thạc sỹ	Nghiên cứu lịch sử và xuất bản	Khác
2001	907	803	104	2.809	6.023	23	03	16	279
2002	1.670	1257	416	4.856	19.493	18	08	28	109
2003	1.218	813	395	5.316	14.155	12	07	25	118
2004	927	621	306	3.671	15.337	8	06	13	117
2005	1.078	758	320	4.160	17.623	14	08	08	119
2001 -2005	5.800	4.252	1.541	20.812	72.631	75	32	90	742
2006	1.780	1.202	578	3.489	9.312	12	17	16	84
2007	1.413	698	715	5.005	8.541	21	11	12	134
2008	1.285	584	701	5.596	25.180	18	14	26	113
2009	1.432	600	832	5.095	10.750	12	16	10	120
2010	1.370	701	669	7.029	11.201	10	32	33	97
2006 – 2010	7.280	3.785	3.495	24.214	64.984	73	90	97	548
2011	3.073	2.353	720	8.444	24.338	21	28	63	105
2012	2.270	1.593	677	10.793	30.139	32	28	53	103
2013	2.269	1.566	703	8313	32.528	20	20	66	76
2014	3014	1919	1095	3.835	18.094	12	31	38	57
2015	2330	1506	824	6.729	36.821	21	35	15	74
2011 -2015	12.956	8.937	4.019	38.114	141.920	106	142	235	415
TC	26.036	16.974	9.055	85.140	279.535	254	264	422	1.705

Nguồn: Tác giả tổng hợp từ Báo cáo Tổng kết hoạt động hàng năm và Sổ giao nhận tài liệu giữa Phòng đọc với độc giả của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (từ 2001-31/12/2015).

Số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu trong giai đoạn 2001-2015 tăng lên nhanh chóng so với giai đoạn trước đây (1976-2000). Trong giai đoạn 2001-2015, số lượt người sử dụng tài liệu 1,95 lần; số lượng hồ sơ (ĐVBQ) phục vụ tăng gấp 1,97 lần; số trang bản sao cung cấp tăng gấp 2,97 lần so với 25 năm đầu trong quá trình hoạt động của Trung tâm.

Trong năm 5 năm gần đây (2011-2015) tình hình sử dụng tài liệu có những bước tiến nhanh chóng  hơn so với giai đoạn 5 năm (2001-2005), chẳng hạn như số lượt độc giả đến sử dụng tài liệu đã tăng gấp 2,2 lần, trong đó độc giả trong nước tăng gấp 2,1 lần, độc giả nước ngoài đến sử dụng tăng gấp 2,6 lần; số lượng hồ sơ (ĐVBQ) phục vụ tăng gấp 1,83 lần; số trang bản sao cung cấp tăng gấp 1,95 lần. Đặc biệt trong giai đoạn này, việc cung cấp tài liệu phục vụ nghiên cứu hoàn thành các luận án, luận văn, nghiên cứu hoàn thành các ấn phẩm lịch sử, văn hóa và các lĩnh vực khác đã tăng lên nhanh chóng. Với một vài con số phân tích nêu trên cũng đã cho thấy nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng và cũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn.

2.2. Công bố, giới thiệu tài liệu tài liệu trên các phương tại thông tin đại chúng 

Công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, tạp chí chuyên ngành, trang thông tin điện tử, đài phát thành và truyền hình) là việc thông báo trực tiếp hoặc thông qua phương tiện thông tin đại chúng để cơ quan lưu trữ giới thiệu với cơ quan, tổ chức, cá nhân về tài liệu hoặc thông tin tài liệu thuộc phạm vi mình quản lý.

Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ đã được Trung tâm thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như: viết bài công bố, giới thiệu tài liệu đăng trên tạp chí chuyên ngành, trang thông tin điện tử; viết bài công bố, giới thiệu tại các cuộc hội thảo, tọa đàm khoa học và phối hợp xây dựng các phim phóng sự, phim tài liệu giới thiệu tài liệu trên truyền hình.

Trong gần 40 năm (1976-2016) việc công bố, giới thiệu tài liệu đăng trên tạp chí chuyên ngành như  Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Nghiên cứu Lịch sử, Tạp chí Xưa và Nay, Tạp chí Dấu ấn thời gian và trên các hội thảo khoa học do các cơ quan, trường đại học tổ chức. Chỉ tính riêng từ 1999-2006, Trung tâm đã có 31 bài gửi đang trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trong đó chủ yếu công bố, giới thiệu tài liệu thời kỳ Việt Nam Cộng hòa^[8]. Hầu hết các bài viết đều có tính chất nghiên cứu hoặc công bố tài liệu gốc, các tài liệu công bố lần đầu. Đặc biệt là tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 05/2007/CT-TTg về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đã mở ra thời kỳ phát triển mới trong công tác phát huy giá trị tài liệu nói chung và công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ nói riêng. Chính vì vậy, trong giai đoạn từ 2007-2015, số lượng bài viết công bố, giới thiệu đã tăng lên nhanh chóng, Trung tâm đã đăng được 126 bài viết trên các tạp chí chuyên ngành và hội thảo, tạo đàm khoa học^[9].

Thành phần tác giả các bài viết công bố, giới thiệu tài liệu tài liệu của trung tâm rất đa dang và phong phú. Đó là các bài viết cán bộ lãnh đạo, viên chức chuyên môn tại các đơn vị chức năng của Trung tâm. Đặc biệt Trung tâm cònnhận được sự cộng tác của các tác giả là những nhà khoa học, nhà quản lý, nhà báo có uy tín ở trong nước và nước ngoài.

Các bài viết công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ được thực hiện dưới giới thiệu một nhóm tài liệu về một vấn đề, sự kiện, một nhân vật. Các hình thức khác như giới thiệu toàn văn tài liệu; trích công bố một phần tài liệu, một tài liệu; giới thiệu một hồ sơ, một khối hồ sơ; giới thiệu một bộ sưu tập, một phông, một khối phông; công bố giới thiệu tài liệu theo một chuyên đề… rất ít được thực hiện.

Ngoài hình thức viết bài công bố, giới thiệu đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành, Trung tâm Lưu trữ quốc gia còn viết bài đăng trên các trang thông tin điện cũng được quan tâm hơn trước. Tuy nhiên số lượng bài viết được đăng trên 2 trang thông tin điện tử này còn ít, chưa có hệ thống.

2.3. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, Trung tâm cũng đã tiến hành xuất bản phẩm lưu trữ theo các chuyên đề để giới thiệu tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác. Cho đến nay, Trung tâm đã xuất bản 12 ấn phẩm lưu trữ để công bố giới thiệu tài liệu đến công chúng: “Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II” (xuất bản năm 2007, tái bản và bổ sung năm 2016); “Cuộc Tổng tiến công của quân giải phóng miền Nam Việt Nam năm 1968 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn” (xuất bản năm 2008, tái bản năm 2015); “Về Đại thắng mùa xuân năm 1975 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn” (2010); “Phú Quốc xưa qua tài liệu lưu trữ” (xuất bản năm 2011, tái bản năm 2015); “Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – 35 năm trên đường phát triển” (2011); Sưu tập sổ bộ Hán Nôm Nam kỳ (1819-1918) tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (2011); “Hiệp định Paris về chấm dứt chiến tranh, lập lại hòa bình ở Việt Nam năm 1973 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn” – tập 1: Đánh và Đàm (1968-1973) (2011); “Hiệp định Paris về chấm dứt chiến tranh, lập lại hòa bình ở Việt Nam năm 1973 qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn – tập 2: Ký kết và thực thi (1973-1975)” (2012); “Cuộc tổng tiến công xuân hè 1972 của Quân giải phóng miền Nam Việt Nam qua tài liệu của chính quyền Sài Gòn” (2012); Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ (1819-1918) tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (Sách tham khảo) (2012); Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam kỳ – Tiềm năng di sản tư liệu” (2014); “Tổ chức và hoạt động của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam và Chính phủ lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam qua tài liệu lưu trữ” (năm 2015).

2.4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

Triển lãm tài liệu lưu trữ (archival exhibition/exposition d’achives) là việc tổ chức trưng bày tài liệu hoặc phiên bản tài liệu lưu trữ (trên các vật mang tin khác nhau) trong một thời gian và địa điểm nhất định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến đông đảo công chúng trong xã hội.

Triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Hình thức công bố, giới thiệu tài liệu này đặc biệt quan trọng đối với những người làm lưu trữ cũng như đối với xã hội. Việc công bố tài liệu thông qua các cuộc triển lãm góp phần làm rõ với đông đảo công chúng những thông tin hay những sự kiện trong lịch sử một cách khách quan nhất.

Ý thức được tầm quan trọng của việc tổ chức tài liệu lưu trữ, Trung tâm đã có nhiều cuộc triển lãm trong những năm gần đây. Đặc biệt từ năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị 05/2007/CT-TTg về tăng cường phát huy giá trị tài liệu, đã mở ra thời kỳ phát triển mới trong công tác công bố tài liệu nói chung và hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nói riêng. Quán triệt tinh thần chỉ đạo của Chỉ thị 05, Trung tâm thành lập bộ phận chuyên trách phụ trách công tác công bố, giới thiệu tài liệu trực thuộc Phòng Tổ chức Sử dụng tài liệu. Song song với xây dựng đội ngũ cán bộ, Trung tâm chú trọng đưa công tác công bố cũng như hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm.

Trong giai đoạn từ 2007 đến nay, Trung tâm đã trực tiếp tổ chức hoặc phối hợp tổ chức với các cơ quan lưu trữ, bảo tàng, ban quản lý di tích lịch sử trong nước và nước ngoài đã tổ chức được 16 cuộc triển lãm như: “Từ dinh Norodom đến dinh Độc Lập” (2007); “Cuộc Tổng tiến công và nội dậy Tết Mậu Thân năm 1968 và mũi đánh chiếm dinh Độc Lập” (Năm 2008); “Đường Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ” (2009); “Từ Hiệp định Paris đến mùa xuân đại thắng” (2010); “Quan hệ Việt Nam – Hàn Quốc qua tài liệu lưu trữ” (tại Hàn Quốc năm 2010); “Triển lãm Văn hóa Lưu trữ quốc tế 2010 (IACE) tổ chức tại Seoul, Hàn Quốc” (năm 2010); “Hội nghị Paris – Tài liệu lưu trữ nhìn từ hai phía” (năm 2012); “Hoàng Sa – Trường Sa qua thư tịch cổ” (năm 2013); “Huyền thoại các tướng lĩnh QĐNDVN” (năm 2014); “30 năm kháng chiếu cứu nước (1945-1975) – qua sưu tập tài liệu ảnh về tướng lĩnh Quân đội nhân dân Việt Nam” (năm 2014); “Chặng đường đi tới ngày giải phóng – 30/4/1975” (năm 2015); “Chủ tịch Hồ Chí Minh với sự nghiệp giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước” (năm 2015); “Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ” (năm 2015); “Giáo dục ở Nam kỳ thời Pháp thuộc (1858-1945)” (năm 2015) và “Lịch sử Bình Phước qua tài liệu lưu trữ” (tháng 4/2016).

Thông qua các cuộc triển lãm tài liệu lưu tữ trong Trung tâm đã công bố được hàng chục ngàn trang văn bản, ảnh và bản đồ gốc hiện đang bảo quản tài Trung tâm để trưng bày rộng rãi, góp phần giáo dục truyền thống cho các thế hệ trẻ Việt Nam, cũng như tạo điều kiện cho công chúng, các học giả trong và ngoài nước tiếp cận các nguồn tài liệu vốn được coi là tài sản mật của quốc gia, thuộc dạng hạn chế khai thác, sử dụng.

Chủ của các đợt triển lãm tập trung chủ yếu vào các vấn đề như chính trị, quân sự, ngoại giao của chế độ Việt Nam Cộng hòa. Bên cạnh đó, bước đầu Trung tâm cũng chú ý xây dựng các chủ đề về giáo dục, văn hóa.

3. Kiến nghị đổi mới công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Việt Nam về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cho cơ quan lưu trữ thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. Trong thời gian tới Trung tâm cần kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền cần tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện một số quy định sau:

– Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Quy định rõ thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu hạn chế sử dụng; cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; công bố ấn phẩm lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu do cá nhân tặng, ký gửi; mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử…

+ Phân định rõ trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II trong việc xét duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

– Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Theo quy định tại Điều 32 của Luật Lưu trữ có 6 hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Đây là các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu cơ bản trong công tác phát huy giá trị tài liệu. Tuy nhiên, để đáp ứng tối đa các nhu cầu của độc giả, cơ quan lưu trữ lịch sử cần bổ sung thêm một số hình thức như: phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu từ xa; cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng; khai thác trực tuyến tài liệu…

Đồng thời, tiếp tục đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng đơn gian, nhanh gọn, minh bạch và hiệu quả để công chúng tiếp cần dễ dàng hơn với tài liệu.

3.2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu

Công cụ tra cứu là chìa khóa để thông báo, giới thiệu các thông tin và tra tìm tài liệu lưu trữ. Các loại công cụ tra cứu càng đầy đủ, càng chuyên sâu và càng hiện đại thì càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu. Như vậy, muốn đẩy mạnh việc tổ chức sử dụng tài liệu thì việc xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu là một yêu cầu rất cần thiết. Bên cạnh các công cụ tra cứu truyền thống như các bộ thẻ tìm tài liệu, sách hướng dẫn các phông nhất thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

Trong thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu thông qua phần mềm máy tính. Phần lớn các phông lưu trữ đã có dữ liệu để tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc tra tìm tài liệu mới dừng lại ở việc tra tìm tài liệu thông qua những thông tin về hồ sơ (tiêu đề hồ sơ, số lưu trữ, thời gian hình thành…). Để phục vụ có hiệu quả hơn nữa công tác khai thác, sử dụng thì cần nghiên cứu các loại phần mềm tra tìm thông minh và hiện đại hơn có thể giúp độc giả tra tìm tài liệu theo các lĩnh vực, chuyên đề một cách nhanh chóng, chính xác.

3.3. Chú trọng công tác tuyên truyền, quảng bá, giới thiệu công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ

Tiếp cận thông tin là quyền lợi, là lợi ích chính đáng của công dân. Song quan niệm hiện nay, nhiều người vẫn quan niệm cho rằng trung tâm lưu trữ là địa điểm dạnh riêng cho các nhà nghiên cứu. Bởi vậy, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II cần chủ động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Bên cạnh đó, cần vận dụng linh hoạt, đa dạng hóa các hình thức, phương thức tuyên truyền, giới thiệu thành phần, nội dung, giá trị tài liệu trên một số phương tiện truyền thông hiên đại như các website, trang thông tin điện tử và mạng xã hội.

Trong thời gian tới, Trung tâm cần xây dựng website và tạo lập tài khoản trên mạng xã hội (facebook) thực sự chất lượng cả về hình thức và nội dung. Nội dung trên website và facebook là nơi thông tin các hoạt động nôi bật, những thành tựu đạt được trong công các phát huy giá trị tài liệu và là nơi công bố, giới thiệu tài liệu có giá trị cho công chúng.

 Bên cạnh đó, Trung tâm cần chú trọng và hoàn thiện các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng chủ động để không ngừng phat huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ như thông báo thành phần nội dung tài liệu, công bố, giới thiệu tài liệu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, xây dựng các bộ phim, các sưu tập ảnh chuyên đề, xuất bản ấn phẩm giới thiệu về hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc thông qua các cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

3.4. Đa dạng hóa và đổi mới các hình thức khai thác sử dụng tài liệu

Trong gần 40 năm qua, Trung tâm đã có nhiều lỗ lực trong việc tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được áp dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và công chúng. Trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh việc tiếp tục củng cố và phát huy những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính truyền thống đã được áp dụng như tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc; cung cấp bản sao, bản chứng thực; trưng bày, triểm lãm tài liệu; xuất bản ấn phẩm…thì Trung tâm cần đa dạng hóa và đổi mới các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Ví dụ như:

– Xây dựng dịch vụ công phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ

Hệ thống dịch vụ công phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ là một biện pháp hữu hiệu nhằm đẩy mạnh hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Bởi khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ sẽ xóa bỏ rào cản về không gian và thời gian; giảm bớt chi phí đầu tư cơ sở vật chất phục vụ khai thác, sử dụng của Trung tâm và giảm bớt chi phí cho độc giả. Độc giả có thể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở bất cứ ở đâu, vào bất cứ thời điểm nào chỉ với một máy vi tính hoặc điện thoại smartphone được kết nói internet. Đồng thời, hệ thống này là cơ sở để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như: trưng bày, triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trực tuyến; nghiên cứu tài liệu trực tuyến…

– Tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động giáo dục, đặc biệt là phục vụ công tác giảng dạy lịch sử và văn hóa Việt Nam. Qua các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, học sinh sẽ tiếp cận với nguồn sử liệu gốc từ các chuyên đề minh họa trọng giờ dạy về lịch sử và văn hóa; các hoạt động ngoại khóa: tham quan kho lưu trữ, xem phim tư liệu lịch sử, xem triển lãm tài liệu lưu trữ… Và như vậy, những kiến thức lịch sử đến với học sinh một cách tự nhiên, sống động. Học sinh không chỉ biết đến lịch sử thông qua các con số, sự kiện, nhân vật trong sách giáo khoa mà còn được sống với không gian lịch sử thông qua tài liệu lưu trữ.

3.5. Đa dạng hóa các chủ đề, lĩnh vực tài liệu được công bố, giới thiệu

Trong thời gian qua, Trung tâm đã có gần 160 bài viết công bố, giới thiệu; 12 ấn phẩm lưu trữ được xuất bản và gần 20 cuộc trưng bày, triển lãm. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lĩnh tập trung chủ yếu vào các chủ đề, lĩnh vực về chính trị, quân sự, hành chính, còn các lĩnh về văn hóa, giáo dục, giao thông, xây dựng, kinh tế, thương mại… thì ít được khai thác. Chính vì vậy, trong thời gian sắp tới Trung tâm cần đa dang hóa các lĩnh vực tài liệu được công bố, giới thiệu giới thiệu. Sự đa dạng hóa này sẽ tạo ra “luồng sinh khí” mới và sức hút đối với công chúng trong giai đoạn hiện nay.

3.6. Tăng cường đầu cơ sở vật chất và trang bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu

 Việc tăng cường trang bị cơ sở vật chất cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu là một yêu cầu bức thiết trong hoạt động của Trung tâm hiện nay. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ của Trung tâm còn thiếu thốn, lạc hậu so với sự phát triển của trình độ kỹ thuật công nghệ hiện nay. Chẳng hạn như  không gian trưng bày, triển lãm có diện tích quá nhỏ; kiến trúc không gian chưa hấp dẫn; phương tiện trưng bày còn lạc hậu chưa tương xứng với khối tài liệu cần trưng bày, triển lãm. Chính vì vậy, công tác trưng bày, triển lãm của Trung tâm chưa thực sự thu hút được công chúng, kém hiệu.

Để đảm bảo hiệu quả trong công tác khai thác sử dụng tài liệu, Trung tâm cần tham mưu với cơ quan có thẩm quyền đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và hiện đại hóa phòng đọc và khu vực phục vụ công chúng.

3.7. Xây dựng một đội ngũ đồng bộ chuyên môn hóa để thực hiện các hình thức KTSD

Trung tâm cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng chất lượng cán bộ viên chức làm công tác công bố, giới thiệu tài liệu. Đối với cán bộ nghiên cứu phải có kiến thức, đặc biệt là kiến thức lịch sử đồng thời phải nắm vững nội dung tài liệu các phông lưu trữ ở Trung tâm, có khả năng biên tập các ấn phẩm, có ngoại ngữ tốt tiếp ứng với kho tài liệu hiện có ở từng Trung tâm.

3.8. Nghiên cứu và tham khảo cách thức phát huy giá trị tài liệu của một số nước trến thế giới để tài liệu lưu trữ của Việt Nam đến gần hơn với độc giả

Tại Hàn Quốc, “Cổng Internet của Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc được mở ra nhằm đẩy mạnh sự tiếp cận của công chúng với các thông tin trên tài liệu từ tháng 4 năm 2007. Nó bao gồm 28 mục quản trị và 11 chủ đề để dễ tiếp cận hơn. Nó cũng củng cố các chức năng tìm kiếm tích hợp. Bên cạnh đó, dịch vụ cung cấp trực tuyến các tài liệu lưu trữ với hệ thống bảo vệ chống giả mạo đã được mở cửa phục vụ công chúng. Cổng thông tin điện tử của Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc (tại địa chỉ http://contents.archives.go.kr) đã được 5000 người ghé thăm mỗi ngày kể từ khi mở cửa.”^[10]

Tại Thành phố Thượng Hải- Trung Quốc, “Ngày 30 tháng 12 năm 1987, căn cứ theo quy định của “Luật Lưu trữ nước CHND Trung Hoa”, Cục Lưu trữ thành phố Thượng Hải đã cho công bố lô tài liệu lưu trữ đầu tiên, từ đó về sau, công việc này đều được thực hiện liên tục mỗi năm. Tính đến năm 2007, tổng cộng đã mở cửa cho công chúng đến xem được 10 lô tài liệu, số lượng khoảng hơn 800.000 tài liệu. Năm 2007, Cục Lưu trữ thành phố Thượng Hải đã đón nhận 4.166 lượt người đến kho với tư cách tra cứu vì mục đích cá nhân, chiếm 36% so với tổng số lượng người đến kho, số lượng tài liệu được cung cấp là khoảng 12.000 quyển, nội dung của chúng chủ yếu đề cập đến các lĩnh vực như đăng ký công thương, đăng ký hôn nhân, nhà cửa, kinh doanh công- tư v.v… Như vậy có thể thấy rằng, nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích lợi ích cá nhân của quần chúng nhân dân là rất lớn.

Hiện nay, Lưu trữ thành phố Thượng Hải đã cho mở Trung tâm dịch vụ tra cứu, tìm đọc tài liệu lưu trữ, cung cấp các thông tin công khai chính vụ của các cơ quan Chính phủ cấp thành phố trực thuộc Thượng Hải và dịch vụ khai thác, tìm kiếm tài liệu. Dịch vụ “mở cửa” như thế này đã áp dụng hàng loạt biện pháp như cam kết phục vụ, mở cửa cả ngày lễ tết…, tạo sự thuận lợi cho nhân dân khi khai thác, sử dụng; mở nghiệp vụ dịch vụ tư vấn, cung cấp đầu mối khai thác tài liệu, giới thiệu về phương pháp sử dụng các công cụ tìm kiếm, giải đáp các câu hỏi khó, cung cấp các mục lục lưu trữ chuyên đề cho người sử dụng, đồng thời, có thể sử dụng các hình thức như thư tín, điện thoại, hòm thư điện tử v.v… để mời các cán bộ lưu trữ trong kho giúp tìm kiếm những tài liệu cần thiết và những tài liệu lấy ra để làm căn cứ.

Tăng cường việc xây dựng mạng lưới lưu trữ, phục vụ được tốt hơn cho quần chúng nhân dân. Để đáp ứng được nhu cầu của thời đại thông tin, tháng 10 năm 1999, Lưu trữ thành phố Thượng Hải đã mở chuyên mục “Mạng lưới thông tin lưu trữ Thượng Hải” trên mạng lưới internet liên thông. Trên website đó đã thiết kế mấy chục mục, thông qua những mục như thế này, có thể hiểu biết được những dấu ấn lịch sử về sự hình thành, phát triển và thay đổi của thành phố Thượng Hải, tìm hiểu về nguồn thông tin lưu trữ Thượng Hải, nắm bắt về những động thái mới nhất về nguồn thông tin công khai của các cơ quan thuộc chính quyền Thượng Hải. “Mạng lưới thông tin lưu trữ Thượng Hải” từ khi được mở đến nay đã có hơn 6.000.000 lượt người đến truy cập”^[11].

 Lưu trữ Quốc gia Singapore không khuyến khích việc tiếp xúc tài liệu gốc nên các mục tiêu bảo quản an toàn và phổ biến trở thành một vấn đề khó giải quyết vì việc cho phép tiếp cận tài liệu lưu trữ có thể làm hỏng những nỗ lực trong việc bảo quản.” Lưu trữ Quốc gia Singapore đã sử dụng công nghệ một cách triệt để giúp cho việc bảo quản và phổ biến các tài liệu lưu trữ đến công chúng.”^[12] Vì vậy,” Số hoá  tài liệu cho phép Lưu trữ Quốc gia Singapore thay đổi cách tiếp cận với những tài liệu bảo quản lâu dài. Quá trình này cho phép tài liệu được quét ở độ phân giải cao và ở chế độ màu và những hình ảnh có chất lượng cao hơn có thể được chuyển sang dạng vi phim để lưu giữ lâu dài. Điều quan trọng hơn là số hoá còn có tác động quan trọng đến chức năng của Lưu trữ Quốc gia Singapore, từ mục đích giáo dục cho đến quảng bá tuyên truyền”^[13].”Nhu cầu tiếp cận các tài liệu lưu trữ đến từ mọi nơi và vào mọi lúc đang ngày càng tăng lên. Những nhu cầu như thế không chỉ xuất phát từ Singapore mà A2O được truy cập từ nhiều lục địa khác nhau như Châu Á, Châu Âu và Châu Mỹ và thậm chí là một số nước ở rất xa như Nam Phi, Brazil và Ai Cập. Sau khi duyệt web, các nhà nghiên cứu có thể đến Phòng đọc Tài liệu lưu trữ để tiếp cận và xem tài liệu ở dạng hoàn chỉnh”^[14]

Kết luận

Nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để nguồn tài nguyên này “được tái sinh” và “tạo phúc cho dân” là một sứ mệnh hết sức thiêng liêng, vinh dự và đáng tự hào của ngành lưu trữ. Thiết nghĩ, các trung Tâm lưu trữ Quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trứ Quốc gia II nói riêng bên cạnh tổ chức khoa học tài liệu trong kho cần mạnh dạn đổi mới các hình thức khai thác sử dụng tài liệu để tài liệu lưu trữ  đến gần hơn với độc giả và phát huy tối đa giá trị của mình trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.Trên đây là những kiến nghị chung về những nội dung và biện pháp để đổi mới tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, tác giả xin nêu ra và mong được sự trao đổi, góp ý của các nhà khoa học, nhà quản lý, cán bộ chuyên môn và độc giả quan tâm tới công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

ThS. Nguyễn Thị Ly

^[1] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Nxb Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, năm 2016, tr.13-28

^[2] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, sđd, tr.29-135

^[3] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, sđd, tr.141-146

^[4] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, sđd, tr.154-451

^[5] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, sđd, tr. 453-533

^[6] Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, sđd, tr. 543-559

^[7] Báo cáo quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (1976-2006), Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, năm 2007

^[8] Trung tâm Lưu trữ quốc gia II,  Báo cáo quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản  tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (1976-2006),  tháng 7 năm 2007

^[9] Kết quả tác giả tổng hợp Báo cáo tổng kết hoạt động các năm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ 2007 – 2015

^[10] Jung Haekyo, Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản lý tài liệu tại Hàn Quốc, Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội, 2008,  Trang 22

^[11] Triệu Cương, Nghiên cứu giải pháp và thực tiễn kinh nghiệm của Thành phố Thượng Hải trong việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự nghiệp phát triển xã hội, Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội, 2008,  Trang 41-42

^[12] Yvonne Chan, Kinh nghiện của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản an toàn và phổ biến tài liệu lưu trữ, Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội, 2008,  Trang 48

^[13] Yvonne Chan, Kinh nghiện của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản an toàn và phổ biến tài liệu lưu trữ, Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội, 2008,  Trang 44

^[14] Yvonne Chan, Kinh nghiện của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản an toàn và phổ biến tài liệu lưu trữ, Kỷ yếu Hội thảo quốc tế về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc, Hà Nội, 2008,  Trang 47