Quản trị rủi ro – một hướng tiếp cận trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, các phương tiện truyền tin, ghi tin không chỉ tồn tại dưới dạng tài liệu truyền thống như giấy, ảnh, ghi âm, ghi hình mà xuất hiện một hình tài liệu mới – tài liệu điện tử. Cũng như các loại hình tài liệu khác, những tài liệu điện tử có giá trị cần được bảo quản trong các lưu trữ để phục vụ cho mục đích khai thác, sử dụng lâu dài.

Hiện nay, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử không còn là khái niệm mới lạ. Tuy nhiên vấn đề làm sao để tổ chức, quản lý hiệu quả, an toàn loại hình tài liệu lưu trữ này đang đặt ra nhiều thách thức đối với lưu trữ các nước trong đó có Việt Nam. Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ điện tử sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với tài liệu lưu trữ truyền thống do đặc điểm cơ bản của thông tin điện tử là sự tách rời giữa chúng và vật mang tin. Thực tế hiện nay, nghiên cứu rủi ro (RR) xảy ra đối với tài liệu điện tử mới chỉ được nhìn nhận dưới góc độ tiếp cận của kỹ thuật công nghệ thông tin. Theo đó RR đối với tài liệu điện tử được xác định là những RR lộ thông tin khi lưu trữ, tài liệu bị chỉnh sửa và rủi ro tài liệu điện tử bị hỏng. Cùng với những RR được nhận diện, các giải pháp công nghệ đã được đặt ra. Tuy nhiên theo chúng tôi, RR đối với tài liệu lưu trữ điện tử thì không chỉ dừng lại như vậy. Lưu trữ tài liệu điện tử là một lĩnh vực phức tạp trong khi phần lớn các nhà lưu trữ nói chung và ở Việt Nam nói riêng chưa có nhiều kinh nghiệm. Trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng ở Việt Nam hiện nay chưa hình thành tư duy (cách nghĩ) hoặc chưa được cung cấp kỹ năng nhận diện, dự báo nguy cơ RR và đánh giá thiệt hại nếu RR xảy ra. Tư tưởng chủ quan đối với RR là thực trạng cần cảnh báo đối với các tổ chức lưu trữ ở Việt Nam. Vì vậy khi phát sinh RR, cán bộ thường bị động, lúng túng trong cách xử lý, do đó hậu quả thường nghiêm trọng. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin được tiếp cận quản lý tài liệu lưu trữ điện tử từ góc độ nghiên cứu ứng dụng lý thuyết quản trị rủi ro.

  1. Vai trò của việc ứng dụng lý thuyết quản trị rủi ro trong quản lý tài liệu lưu trữ nói chung và quản lý tài liệu điện tử nói riêng

Lưu trữ tài liệu điện tử cũng giống như lưu trữ các loại hình tài liệu khác là hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ và truyền lại cho muôn đời sau những thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt trên nhiều phương diện. Tuy nhiên trong hoạt động đó những yếu tố mất an toàn, gây thiệt hại bất ngờ vẫn thường xảy ra, người ta gọi đó là rủi ro. RR xảy ra đối với tài liệu lưu trữ điện tử thường dễ xảy ra và khó phát hiện hơn tài liệu lưu trữ truyền thống. Quản trị rủi ro (QTRR) là một giải pháp được thực hiện sẽ  chủ động xác định các yếu tố bất ngờ, từ đó xây dựng biện pháp dự phòng, kiểm soát những thiệt hại, tổn thất không mong muốn.

Thứ nhất, QTRR góp phần hình thành tư duy quản trị hiện đại đối với các nhà quản lý lưu trữ ở Việt Nam. Tiếp cận QTRR sẽ giúp các nhà hoạch định chính sách lưu trữ có ý thức nhận diện đúng, đủ, chính xác các loại RR đã, đang và có thể xảy ra đối với lưu trữ, từ đó xây dựng những quy định nguyên tắc và quy định nghiệp vụ có tính phòng ngừa cao.

Nhận diện các RR nói chung và trong lưu trữ nói riêng là một nội dung phức tạp của QTRR, bởi RR xảy ra rất đa dạng và do nhiều nguyên nhân, yếu tố tác động gây ra. Nhận diện RR là hoạt động quan trọng nhằm bảo vệ an toàn cho các đối tượng của lưu trữ từ gốc rễ. Khi nhận diện được RR, các nhà quản lý lưu trữ sẽ chủ động phân tích được nguyên nhân, đánh giá các nguy cơ RR, từ đó xây dựng các biện pháp phòng tránh, kiểm soát, ngăn ngừa thiệt hại, tổn thất. Điều đó sẽ được thể hiện một cách rõ nét trong nội dung các quy định, quy chế của các lưu trữ.

Hơn nữa, tư duy QTRR sẽ giúp các nhà quản lý lưu trữ nhận thức đúng đắn và nâng cao hơn nữa chất lượng của hoạt động tổng kết thực tiễn và dự báo tương lai. Rõ ràng là tổng kết thực tiễn sẽ giúp các nhà quản lý lưu trữ nhận diện được một cách đầy đủ nhất các RR đã xảy ra đối với các lưu trữ trong quá khứ, qua đó, có những quy định để RR cũ không có khả năng quay trở lại. Không chỉ dừng lại ở đó, quan tâm đến quá khứ không đồng nghĩa với việc xem nhẹ việc nắm bắt tương lai. Những RR mới vẫn luôn hiện hữu bên cạnh những RR cũ. Những quy định mang tính tiên lượng sẽ góp phần hạn chế sự bị động của các lưu trữ khi phải đối mặt với các RR mới. Tóm lại, tiếp cận QTRR giúp các chính sách lưu trữ được hoạch định một cách khoa học và thỏa mãn tối đa mục tiêu bảo vệ an toàn các đối tượng trong lưu trữ ở Việt Nam. Đặc biệt là các TLLT, nguồn thông tin quá khứ có giá trị, di sản văn hóa của quốc gia…

Thứ hai, QTRR góp phần hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp và thái độ trân trọng hoạt động lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng từ những viên chức tác nghiệp lưu trữ. Việc hội đủ kiến thức, nhận thức, kỹ năng và thái độ của những người thực hiện góp phần đem lại thành công khi tham gia bất cứ công việc nào, đặc biệt là hoạt động lưu trữ. Những người làm lưu trữ là đối tượng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hoạt động của các lưu trữ. Tư duy QTRR đem lại cho những người làm lưu trữ sự thận trọng cần thiết trong quá trình tác nghiệp. Hoạt động lưu trữ vốn vừa mang tính pháp chế vừa mang tính “cảm tính nhất định. Tính chất hai mặt này của hoạt động lưu trữ là yếu tố ẩn chứa rất nhiều RR, đặc biệt đối với những người tác nghiệp trực tiếp. Do vậy, sự thận trọng do tư duy QTRR trang bị rất có ý nghĩa đối những người làm lưu trữ. Sự thận trọng này đòi hỏi không chỉ ý thức tuân thủ các quy trình nghiệp vụ theo quy định mà còn sự cân nhắc trong nhiều quyết định mang tính định tính của người làm lưu trữ. Điều này còn đòi hỏi những viên chức lưu trữ không ngừng trau dồi kiến thức, đúc kết kinh nghiệm để thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội của nghề lưu trữ.

Thứ ba, QTRR góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Bản chất của hoạt động QTRR là nghiên cứu, đánh giá đo lường các loại RR và nguy cơ; kiểm soát những nguyên nhân mang đến những thiệt hại, tổn thất. Đo lường RR giúp các cơ quan, tổ chức lựa chọn, kiểm định hiệu quả của các biện pháp được lựa chọn trong điều kiện các nguồn lực bị hạn chế, đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra có hiệu quả, không bị gián đoạn. Đây là những nhiệm vụ phức tạp nhưng vô cùng quan trọng. Vì vậy, khi thực hiện các nội dung QTRR, đồng thời sẽ kiểm soát được những yếu tố bất lợi cho hoạt động của cơ quan, từ đó sẽ làm hoàn thiện, nâng cao chất lượng thực hiện hoạt động của cơ quan, tổ chức

  1. Xây dựng ý thức về RR trong lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử

Những lợi ích và hiệu quả to lớn mà thông tin điện tử, tài liệu điện tử ngày càng được ghi nhận. Tuy nhiên thực tế cho thấy, lưu trữ tài liệu điện tử cũng tồn tại  nhiều mối nguy cơ dẫn đến RR bất ngờ và khó lường. Với môi trường điện tử thông tin tài liệu bị sao chép rất nhanh, khó phát hiện.Vì vậy, xây dựng ý thức về RR được coi là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các cơ quan, tổ chức lưu trữ trong quá trình thực hiện QTRR. Ý thức về RR là phản ứng của các cán bộ lưu trữ đối với những RR mà họ phải đối mặt. Ý thức về RR được chia thành: ý thức trước khi xảy ra RR, ý thức trong khi xảy ra RR và ý thức sau khi xảy ra RR. Xây dựng được ý thức về RR một cách khoa học, khi RR xảy đến, mọi người sẽ ở trong trạng thái chủ động, có sự chuẩn bị trước, tích cực áp dụng các phương pháp đúng đắn để ứng phó với RR. Ngược lại, nếu không có được ý thức chính xác về RR, dễ dàng dẫn đến chủ quan, coi thường các yếu tố nguy cơ, đó là nguồn cơn làm phát sinh RR. Kết quả điều tra của chúng tôi cho thấy, có 45,61% ý kiến được hỏi cho rằng không quá lo ngại về các loại RR vì cơ quan chưa gặp RR bao giờ; 42.07% và 40,47% ý kiến tự tin rằng cán bộ nhân viên cơ quan được đào tạo bài bản qua các trường cao đẳng và đại học có sự hiểu biết và tri thức về cách dự phòng, ứng phó với RR. Đây là thái độ chủ quan rất nguy hiểm khiến gia tăng nguy cơ RR. Nâng cao ý thức của cán bộ lưu trữ về các RR có thể bắt đầu từ nhiều khía cạnh, nhưng theo chúng tôi có 03 việc có thể thực hiện ngay là:

Tăng cường tuyên truyền và giáo dục ý thức về RR: Công tác tuyên truyền và giáo dục cần được các cơ quan, tổ chức lưu trữ triển khai xoay quanh các biện pháp cụ thể sau đây:

+ Phổ biến, thông báo về các RR đã từng xảy ra và mức độ thiệt hại: Tâm lý chung của các cơ quan, tổ chức cá nhân khi đã bị RR thường che giấu thiệt hại do e ngại ảnh hưởng đến uy tín, quyền lợi của cá nhân người gây ra RR hoặc lãnh đạo cơ quan không muốn công khai RR. Kết quả là các RR đã xảy ra và sẽ tiếp tục có nguy cơ xảy ra do không biết để phòng tránh kịp thời, từ đó hình thành tư tưởng chủ quan nghĩ rằng cơ quan hoạt động an toàn, không có RR. Vì vậy, các cơ quan lưu trữ cần có kế hoạch để phổ biến cho toàn thể cán bộ công nhân viên về các loại RR đã từng xảy ra và mức độ thiệt hại của từng loại;

  + Hướng dẫn, xây dựng ý thức quan sát nhận diện các nguy cơ RR: Mỗi người khi nhận thấy một cái gì đó không bình thường có khả năng trở thành một RR phải có trách nhiệm báo cáo quan sát của mình và điều này phải được coi là một phần của nhiệm vụ công việc.

– Nâng cao tố chất toàn diện của cán bộ lưu trữ, tăng cường năng lực đảm đảo sự an toàn, hiệu quả là một nhiệm vụ quan trọng và bức thiết của các cơ quan lưu trữ. Thông qua việc triển khai bồi dưỡng, học tập thường xuyên nhằm tăng cường ý thức dự phòng, ý thức trách nhiệm, để hình thành một đội ngũ cán bộ lưu trữ nắm vững kiến thức khoa học kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn, có lòng yêu nghề, chính là tạo ra một sự bảo đảm về mặt nhân lực đáng tin cậy cho bảo đảm sự an toàn trong phòng chống RR:

 – Tổ chức diễn tập ứng phó với RR:

+ Quá trình diễn tập ứng phó là quá trình mô phỏng RR. Trong quá trình này, những tình huống thực tế được mô phỏng có thể giúp cho các cán bộ lưu trữ ý thức, giải quyết được những vấn đề trong thực tế, bảo đảm khi có RR xảy ra họ có thể bình tĩnh ứng phó;

+ Quan tâm đến hoạt động đào tạo, hướng dẫn ứng phó RR: Theo thông tin của tổ chức chữ thập đỏ, người bình thường hoạt động chỉ khoảng 20% khả năng trong trường hợp khẩn cấp. Vì vậy, họ khuyến cáo các cơ quan, tổ chức cần tạo khả năng làm việc cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp bằng cách đào tạo thành thục những kỹ năng. Bằng hình thức đào tạo, nhân viên sẽ thực hiện những việc cần phải làm trong trường hợp khẩn cấp một cách chuyên nghiệp ngay cả khi đang trong tình trạng bị sốc và sợ hãi. Đào tạo sẽ giúp xoá dần thói quen thụ động, thờ ơ với tình huống RR. Mọi người cần phải được đào tạo để biết công việc của mình là gì trong trường hợp khẩn cấp. Từ nhân viên đến người quản lý cần chuẩn bị cho tình huống xấu nhất, vì vậy sự tham gia của tất cả các nhân viên trong đào tạo là điều rất quan trọng

  1. Triển khai thực hiện các biện pháp toàn diện đánh giá nguy cơ RR

Đánh giá trước khi RR xảy đến, tức là tiến hành kiểm soát và đánh giá về những mối nguy hại trong quá trình lưu trữ tài liệu, dự tính về những mối nguy hại tiềm tàng và hậu quả có thể được tạo ra; áp dụng các biện pháp dự phòng để loại bỏ những ẩn họa này, giảm thiểu tối đa tổn thất và ảnh hưởng do sự phát sinh của nó. Đánh giá nguy cơ RR là nhận diện những yếu tố gia tăng khả năng xảy ra RR. Đây là bước đầu tiên rất quan trọng để xây dựng các biện pháp dự phòng, nhằm loại bỏ những ẩn họa, giảm thiểu tối đa tổn thất và ảnh hưởng do sự phát sinh của nó đối với các đối tượng trong lưu trữ. Quá trình nghiên cứu đánh giá nguy cơ và nhận diện RR phải được thực hiện theo phương pháp khoa học. Sau khi những rủi ro tiềm tàng và mối nguy hiểm đã được xác định, bước tiếp theo là thiết lập các ưu tiên về những đối tượng dễ bị tổn thương và những tài sản dễ bị thiệt hại. Khi thực hiện nhiệm vụ này cần xác định các vấn đề:

* Những đối tượng nào cơ quan, tổ chức cần/phải/ nên cố gắng bảo vệ nhất.

* Cái gì tổ chức có thể để mất và những gì là quan trọng không thể mất.

* Những loại nguy cơ RR nào cần hành động ngay để bảo vệ những đối tượng không thể mất.

* Mức độ bảo mật cần phải được duy trì khi quyết định những vấn đề trên và làm thế nào để thực hiện những điều đó.

Khi thực hiện QTRR trong lưu trữ, tài liệu lưu trữ có giá trị quan trọng đặc biệt phải được xác định từ đầu, nếu không có thể sẽ mất nhiều thời gian quý báu cho việc cân nhắc, quyết định cứu hộ hay không; hay mất thời gian tranh luận xem nên cứu khối tài liệu gì trước/ cái gì sau. Tốt nhất các cơ quan phải xác định rõ danh mục các tài liệu cần ưu tiên cứu trước theo thứ tự. Danh mục này phải được đính kèm vào kế hoạch đối phó với các RR, thảm hoạ. Tuy nhiên các cơ quan phải tính toán đến sự an toàn của những thông tin loại này, nên giới hạn chỉ những người có trách nhiệm mới được tiếp cận với những thông tin đó trước khi tình huống khẩn cấp thực sự xảy ra

  1. Triển khai, thực hiện các biện pháp phòng ngừa RR

Các biện pháp phòng ngừa là bước quan trọng trong quy trình QTRR, được chuẩn bị sẵn sàng cho phép tổ chức đáp ứng một cách nhanh chóng, hiệu quả trong các tình huống RR và có khả năng giảm thiểu tổn thất. Chuẩn bị sẵn sàng thực sự có thể ngăn ngừa một số trường hợp RR với nguyên tắc “lấy phòng là chính, kết hợp giữa phòng và trị”. Trong đảm bảo an toàn phòng tránh RR, phòng ngừa là biện pháp mà các cơ quan lưu trữ áp dụng để ngăn chặn sự phát sinh của RR, là phương thức để chế ngự, không để RR xảy ra. Để hạ thấp tối đa những rủi ro phát sinh, các cơ quan lưu trữ cần nỗ lực làm tốt công tác chuẩn bị phòng tránh và thực hiện giảm thiểu các yếu tố gia tăng RR trên cơ sở nguyên tắc về mức đô tác động và tính khả thi.

RR không tự nhiên xảy ra, nó là kết quả của những yếu tố bất lợi.RR khác cái tất yếu đó là tính bất ngờ không lường trước được thời gian, mức độ tổn thất. RR trong lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật chung đó. Ứng dụng lý thuyết QTRR là giải pháp hiệu quả, chủ động với mọi RR, nguy cơ RR và tìm cách kiểm soát, ngăn ngừa, hạn chế, khắc phục, vượt qua RR./.

 

PGS TS VŨ THỊ PHỤNG – NCS. TRẦN THANH TÙNG

Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng – Trường Đại học KHXH & NV. Đại học Quốc gia Hà Nội

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *