Thu nộp tài liệu lưu trữ là trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu trong quá trình giải quyết công việc và là nhiệm vụ đầu tiên, quan trọng nhất của Lưu trữ lịch sử nhằm bảo quản an toàn, gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có giá trị cho thế hệ tương lai.
Trong bối cảnh Chuyển đổi số, thu nộp tài liệu lưu trữ số đang là nhiệm vụ đặt ra đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và Lưu trữ lịch sử nói riêng. Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định cụ thể trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ, đồng thời quy định cụ thể nghiêp vụ thu nộp tài liệu lưu trữ số. Xét từ góc độ quy phạm pháp luật, Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành như một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết một số điều khoản của Luật, nhưng trong thực tế, Công văn số 903/VTLTNN-QLII chính là một biện pháp thử nghiệm thực tiễn để có cơ sở đưa ra một số quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024.
Trong phạm vi báo cáo này, tác giả giới thiệu và phân tích quy trình, cách thức thu nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử theo hướng dẫn tại Công văn số 903/VTLTNN-QLII nhằm cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan và đúng bản chất của việc thu nộp tài liệu lưu trữ số.
1. Quy trình
Theo Công văn số 903/VTLTNN-QLII, việc thu nộp tài liệu lưu trữ số được thực hiện qua hai công đoạn (1) đăng ký nộp và (2) thực hiện thu nộp.
Đăng ký nộp tài liệu được thực hiện bằng ba bước sau:
- Cơ quan, tổ chức nộp tài liệu gửi yêu cầu đến Lưu trữ lịch sử;
- Lưu trữ lịch sử tiếp nhận và xử lý yêu cầu;
- Lưu trữ lịch sử xác nhận yêu cầu nộp tài liệu và thông báo kết quả xử lý yêu cầu cho cơ quan, tổ chức nộp tài liệu.
Thực hiện thu nộp tài liệu được thực hiện bằng các bước sau đây:
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại nguồn nộp lưu;
- Nộp lưu hồ sơ, tài liệu;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Thẩm định và xử lý nghiệp vụ tại lưu trữ lịch sử;
- Phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ;
- Thực hiện kết quả phê duyệt tại lưu trữ lịch sử; – Hoàn thành nộp lưu.
Các bước đăng ký nộp được thể hiện khái quát qua sơ đồ sau:
Các bước thực hiện thu nộp được thể hiện khái quát qua sơ đồ sau:
2. Cách thức thu nộp
Để thực hiện mục tiêu thu được tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử và đáp ứng yêu cầu thực trạng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số tại Việt Nam hiện nay, Công văn số 903/VTLTNN-QLII hướng dẫn hai cách thức thu nộp tài liệu lưu trữ số, đó là thu nộp trực tiếp và thu nộp trực tuyến, cụ thể cho các trường hợp sau đây:
- Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp lưu trữ lịch sử và nguồn nộp lưu (cơ quan, tổ chức nộp tài liệu) đã có Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.
- Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp lưu trữ lịch sử và nguồn nộp lưu sử dụng chung Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hoặc đã có Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.
Do sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ số và trí tuệ nhân tạo đã nâng cao khả năng tìm kiếm, tổng hợp thông tin của các Hệ thống, một số Hệ thống có tính năng liên kết các tài liệu, dữ liệu về cùng vấn đề để hiển thị và kết xuất đáp ứng yêu cầu của một hồ sơ. Thêm vào đó, kết quả khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong quá trình xây dựng Dự án Lưu trữ tài liệu điện tử Phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam chỉ ra hơn 60% cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhà nước cấp trung ương chưa thực hiện thao tác lập hồ sơ trên Hệ thống. Do đó, Công văn số 903/VTLTN-QLII hướng dẫn như sau:
- Trường hợp Nguồn nộp lưu đã lập hồ sơ điện tử: cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp là SIP_hoso hoặc AIP_hoso.
- Trường hợp Nguồn nộp lưu chưa lập hồ sơ điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ thành hồ sơ theo yêu cầu của người sử dụng, cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp là SIP_tailieu hoặc AIP_tailieu.
Thu nộp tài liệu lưu trữ số bản chất là việc trực tiếp đưa dữ liệu vào Hệ thống của lưu trữ lịch sử hoặc truyền dữ liệu từ Hệ thống của cơ quan, tổ chức nộp tài liệu sang Hệ thống của lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, với tinh thần thiết lập Nền tảng số dùng chung của các địa phương trong những năm gần đây, việc thu nộp tài liệu lưu trữ số giữa lưu trữ lịch sử và cơ quan, tổ chức nộp tài liệu trong một Nền tảng số dùng chung chính là việc chuyển đổi thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ số đã lưu trữ sẵn trong Hệ thống. Chính vì vậy, Công văn số 903/VTLTNN-QLII làm rõ các cách thức thu nộp tài liệu lưu trữ số trong cùng Hệ thống và giữa hai Hệ thống khác nhau như sau:
- Trường hợp nguồn nộp lưu và lưu trữ lịch sử sử dụng hai Hệ thống khác nhau, hai bên thống nhất cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp (SIP_hoso) hoặc cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp (SIP_tailieu) và thực hiện thu nộp bằng hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến.
- Trường hợp nguồn nộp lưu sử dụng chung Hệ thống với lưu trữ lịch sử, hai bên thống nhất cấu trúc dữ liệu hồ sơ lưu trữ (AIP_hoso) hoặc cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ (AIP_tailieu) và thực hiện thu nộp bằng các thao tác trên Hệ thống.
Như vậy, thực tế Công văn số 903/VTLTNN-QLII hướng dẫn thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ số đối với bốn trường hợp cụ thể và tương đương với bốn cấu trúc hồ sơ, tài liệu khác nhau, cụ thể như sau:
- Nộp gói SIP_hoso: Đối với cơ quan, tổ chức nộp đã lập hồ sơ và sử dụng khác Hệ thống với Hệ thống của lưu trữ lịch sử.
- Nộp gói SIP_tài liệu: Đối với cơ quan, tổ chức nộp chưa lập hồ sơ và sử dụng khác Hệ thống với Hệ thống của lưu trữ lịch sử, trong đó, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ thành hồ sơ theo yêu cầu của người sử dụng.
- Nộp gói AIP_hoso: Đối với cơ quan, tổ chức nộp đã lập hồ sơ và sử dụng chung Hệ thống hoặc Nền tảng với lưu trữ lịch sử.
- Nộp gói AIP_tài liệu: Đối với cơ quan, tổ chức nộp chưa lập hồ sơ và sử dụng chung Hệ thống với lưu trữ lịch sử, trong đó, Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử có tính năng tìm kiếm thông minh bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ thành hồ sơ theo yêu cầu của người sử dụng.
3. Cấu trúc dữ liệu của hồ sơ, tài liệu thu nộp
Về cấu trúc dữ liệu, các gói tin có cấu trúc vật lý, cấu trúc kỹ thuật và cấu trúc nghiệp vụ. Xét dưới góc độ nghiệp vụ, cấu trúc dữ liệu của hồ sơ, tài liệu thu nộp phải bảo đảm đầy đủ các trường thông tin phục vụ việc quản lý và sử dụng hồ sơ, tài liêụ. Theo đó, các trường thông tin của các gói SIP và AIP theo hướng dẫn tại Công văn số 903/VTLTNN-QLII, gồm:
- Đối với SIP_hoso:
+ Các trường thông tin mô tả gói tin SIP_hoso chính là các trường thông tin mô tả hồ sơ, gồm: Mã hồ sơ; Tiêu đề hồ sơ; Thời hạn bảo quản; Chế độ sử dụng; Ngôn ngữ; Thời gian bắt đầu; Thời gian kết thúc; Từ khóa; Tổng số tài liệu trong hồ sơ; Số lượng tờ (hồ sơ số hóa); Số lượng trang; Tình trạng vật lý (nếu có); Ký hiệu thông tin (nếu có); Mức độ tin cậy; Mã hồ sơ gốc giấy (nếu có); Ghi chú.
+ Các trường thông tin mô tả tài liệu trong hồ sơ gồm: Mã định danh tài liệu; Mã lưu trữ của tài liệu; Thời hạn bảo quản; Tên loại tài liệu; Số của tài liệu; Ký hiệu của tài liệu; Ngày, tháng, năm tài liệu; Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; Trích yếu nội dung; Ngôn ngữ; Số lượng trang; Ký hiệu thông tin; Từ khóa; Chế độ sử dụng; Mức độ tin cậy; Bút tích (nếu có); Tình trạng vật lý (nếu có); Quy trình xử lý (nếu có); Ghi chú.
- Đối với SIP_tailieu:
+ Các trường thông tin mô tả gói SIP_tailieu gồm: Mã gói tin SIP_tailieu; Tiêu đề gói tin; Nguồn gốc; Tổng số tài liệu trong gói tin; Ghi chú.
+ Các trường thông tin mô tả từng tài liệu trong gói tin gồm: Mã định danh tài liệu; Mã lưu trữ của tài liệu; Thời hạn bảo quản; Tên loại tài liệu; Số của tài liệu; Ký hiệu của tài liệu; Ngày, tháng, năm tài liệu; Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; Trích yếu nội dung; Ngôn ngữ; Số lượng trang; Ký hiệu thông tin; Từ khóa; Chế độ sử dụng; Mức độ tin cậy; Bút tích (nếu có); Tình trạng vật lý (nếu có); Quy trình xử lý (nếu có); Ghi chú.
Trường thông tin mô tả tài liệu trong hồ sơ SIP_hoso và tài liệu trong gói SIP_tailieu giống nhau để bảo đảm tính thống nhất trong toàn hệ thống.
Tóm lại, quy trình, cách thức thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo hướng dẫn tại Công văn số 903/VTLTNN-QLII là những phương án chi tiết được đưa ra trên cơ sở kết hợp giữa các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ. Điều đó đặt ra yêu cầu người làm lưu trữ cần có sự phối hơp chặt chẽ với các chuyên gia công nghệ thông tin trong quá trình triển khai thực hiện. Bên cạnh đó, do hướng dẫn chi tiết nhiều trường hợp cụ thể nên nội dung của văn bản tương đối dài, tuy nhiên, mỗi cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu chỉ lựa chọn và thực hiện một trường hợp phù hợp cụ thể với thực tiễn hạ tầng công nghệ thông tin và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức./.
TS. Nguyễn Thị Chinh
Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ II, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Tin cùng chuyên mục:
Khó khăn và giải pháp khắc phục trong triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số
Thực trạng triển khai công tác lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc
Văn học Sài Gòn 1954-1975 những chuyện bên lề
Sài Gòn 1698-1998 Kiến trúc quy hoạch