Tham khảo Hướng dẫn sử dụng giấy đối với các tài liệu công bảo quản tạm thời và vĩnh viễn tại Lưu trữ bang Queensland (Australia)

Mục đích của hướng dẫn này là nhằm đề xuất loại giấy thích hợp cho tài liệu công có thời hạn bảo quản tạm thời và vĩnh viễn.

Tài liệu lưu trữ tạm thời trong Hướng dẫn bảo quản này được định nghĩa là tài liệu lưu trữ ngắn hạn (có thời hạn bảo quản dưới 30 năm) hoặc dài hạn (có thời hạn bảo quản từ 30 năm trở lên).

Ai nên đọc ?

Hướng dẫn này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước tại Queensland. Đây cũng là khuyến cáo đối với các cơ quan buộc phải tuân thủ theo Luật Lưu trữ công 2002 (của Australia) và những điểm chính đối với loại giấy được khuyến cáo để bảo đảm cho việc bảo quản tài liệu công.

Loại giấy nào?

Loại giấy được sử dụng thường là giấy mỏng được sản xuất từ bột gỗ. Đôi khi là loại giấy được sản xuất từ bông, lanh, cây gai dầu, và các loại sợi thực vật khác.

Độ bền vật lý của giấy tùy thuộc vào và loại và độ dài của sợi giấy. Giấy được làm từ loại sợi dài thường bền hơn loại giấy làm từ sợi ngắn. Giấy tái chế là loại giấy có sợi ngắn, và càng trở nên ngắn hơn sau mỗi lần tái chế lại.

Các loại giấy

Hiện nay có rất nhiều loại giấy được sử dụng trong các cơ quan nhà nước. Phần lớn trong số này được sử dụng với mục đích in ấn như: photocopy, giấy dùng máy fax, giấy in laser và in phun. Các loại giấy bao gồm giấy tái chế (recycled paper), giấy nhiệt (thermal paper), giấy có độ trường tồn (permanent paper).

Giấy tái chế

Giấy tái chế được sản xuất từ các loại giấy đã qua sử dụng đã khử mực hoặc đánh lại bột. Thành phần tái chế trong giấy được ghi trong trọng lượng giấy. Phần trăm của bột giấy tái chế có thể không được ghi chi tiết trên nhãn sản phẩm, việc này gây khó khăn trong việc xác định độ bền và tuổi thọ của giấy.

Thông thường, giấy chất lượng tốt, bao gồm cả giấy tái chế có thể được sử dụng trong bất kỳ ứng dụng nào không yêu cầu giấy có độ trường tồn, (chẳng hạn như đối với tài liệu có yêu cầu bảo quản ngắn hạn,  giấy nhớ/giấy nhắn, các giấy tờ thông thường khác trong văn phòng và dự thảo văn bản).

Giấy nhiệt

Giấy nhiệt thường không ổn định và việc sử dụng loại giấy này cũng không được khuyến khích. Việc dùng giấy này có thể khiến văn bản bị mờ đi trong vài tháng và không giữ được lâu quá 5 năm. Tài liệu công được tạo ra trên giấy nhiệt phải được sao chép sang một loại giấy khác.

Giấy có độ trường tồn

Một số loại giấy được quảng cáo là có độ bền 100 năm có thể không được coi là có thể “lưu trữ” hoặc “trường tồn”. Tuổi thọ của giấy phụ thuộc vào liệu loại giấy này có đáp ứng được một số tiêu chuẩn và quy chuẩn về độ bền và cách loại giấy này được lưu trữ.

Các tiêu chuẩn liên quan đến giấy

Giấy lưu trữ và giấy có độ trường tồn được quy định trong Tiêu chuẩn của Australia về Giấy trường tồn (AS 4003 – 1996) là “loại giấy lưu trữ dài hạn trong các thư viện, lưu trữ và các môi trường được bảo vệ khác sẽ ít bị thay đổi hoặc không bị thay đổi trong quá trình sử dụng”.

Tiêu chuẩn của Australia được dựa trên Các tiêu chuẩn quốc tế ISO 9706:1994 Thông tin và Văn thư – giấy dùng cho văn thư – Các yêu cầu đối với độ trường tồn nhưng phải sửa đổi để phù hợp với điều kiện của Australia.

AS 4003-1996 áp dụng đối với các loại giấy được lưu trữ trong môi trường có kiểm soát về khí hậu, nhưng thậm chí ngay cả ở điều kiện thời tiết lý tưởng thì cũng không chắc bảo đảm được độ bền của giấy.

Để bảo đảm việc bảo vệ các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ tạm thời có thời hạn từ 30 năm trở lên, loại giấy dùng được yêu cầu phải đáp ứng Tiêu chuẩn kỹ thuật của Lưu trữ Quốc gia Australia (NAA) đối với giấy lưu trữ. Những yêu cầu này đòi hỏi giấy phải tăng độ pH và  phi lignin (là một chất cao phân tử có cấu trúc vô định hình khác với xenlulo, trong công nghệ bột giấy người ta thường tìm cách loại bỏ lignin).

Lưu trữ bang Queensland ghi chú các tiêu chuẩn kỹ thuật của NAA đối với giấy lưu trữ, bìa hồ sơ và thẻ giấy nhăn.

Điều kiện bảo quản

“Điều kiện thích hợp” và “Điều kiện thư viện và lưu trữ”, thường được đề cập đến trong các tiêu chuẩn giấy, thông số kỹ thuật và thông tin tiếp thị sản phẩm giấy. Đây là những thuật ngữ dùng để xác định các yêu cầu về điều kiện môi trường tốt cho việc bảo quản tài liệu.

Điều kiện bảo quản thích hợp đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ tạm thời dài hạn trong 24/7 luôn phải đảm bảo ở mức môi trường như sau:

+ Nhiệt độ: 20 ^oC ± 2^oC;

+ Độ ẩm: 50% ± 5%;

+ Hạn chế tiếp xúc với ánh sáng;

+ Có lọc chất gây ô nhiễm không khí.

Nếu những điều kiện này không đáp ứng được, tài liệu được lưu trữ trong môi trường không đạt tiêu chuẩn trên có thể khiến cho tuổi thọ của giấy không đạt được như nhà sản xuất quảng cáo.

Điều kiện bảo quản tốt nhất

Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ tạm thời dài hạn: Phải lựa chọn giấy đáp ứng được tiêu chuẩn do NAA quy định. Không phải tất cả các loại giấy được quảng cáo là có thể đáp ứng được yêu cầu về lưu trữ và bảo quản vĩnh viễn có đủ tiêu chí theo yêu cầu của NAA. Những loại giấy đáp ứng được tiêu chí dành cho lưu trữ được NAA chứng nhận có biểu tượng theo quy định ghi rõ trên sản phẩm.

Đối với tài liệu bảo quản tạm thời dài hạn, có thể lựa chọn giấy chất lượng tốt, bao gồm cả giấy tái chế, từ các nhà sản xuất đã được công nhận đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9706.

Các loại giấy có thể thay thế

Các loại giấy thay thế để có thể coi là lựa chọn tốt nhất chỉ có thể khi giấy này được lưu trữ và sử dụng trong điều kiện môi trường áp dụng đối với thư viện và lưu trữ.

Các tiêu chí có thể chấp nhận phải đáp ứng được một trong những quy định sau đây của NAA:

Nếu không đủ điều kiện lưu trữ tài liệu theo điều kiện của thư viện và lưu trữ thì giấy dùng phải đáp ứng được tiêu chuẩn có tuổi thọ 500 năm theo tiêu chí của NAA.

Các tiêu chuẩn giấy nên chọn

* Nếu không được bảo quản trong điều kiện theo quy định thì phải lựa chọn loại giấy có biểu tượng có tuổi thọ trường tồn.

Nhà cung cấp giấy

Phải lựa chọn nhà sản xuất ra loại giấy đáp ứng được các tiêu chí như bảng trên.

Đặc tính giấy theo tiêu chuẩn ISO 9706:1994

– pH khoảng 7,5 và 10;

– Chất kiềm còn tồn  (tương đương calcium carbonate): 2 %;

– Chỉ số Kappa (khả năng chống ôxy hóa): Dưới 5;

– Khả năng chống rách: 350 mN với mọi loại giấy có định lượng trên 70g/m2.

 Thu Hà – Trung tâm Tin học ( Nguồn: Queensland State Archives, tháng 11/2011)

Nguồn: archives.gov.vn