Thu nộp tài liệu số theo quy định tại luật lưu trữ năm 2024

Thu nộp tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của ngành lưu trữ nói chung và cơ quan, tổ chức nói riêng nhằm quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ và lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị để lưu trữ cho thế hệ mai sau. Chính vì vậy, thu nộp tài liệu cũng là một trong những nghiệp vụ lưu trữ đầu tiên, quan trọng trong chương, mục quy định về nghiệp vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ năm 2024. Báo cáo này giới thiệu tổng quan những quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024 về thu nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử, đồng thời phân tích những điểm mới trong quy định về thu nộp tài liệu lưu trữ so với quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011.

1. Quy định chung về thu nộp tài liệu lưu trữ

Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu, bao gồm tài liệu số và tài liệu điện tử khác. Theo kết cấu Chương III Luật Lưu trữ năm 2024, các quy định về nghiệp vụ lưu trữ được phân chia thành 03 mục: mục 1 là quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ, mục 2 quy định các nghiệp vụ lưu trữ đặc thù đối với tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, mục 3 quy định các nghiệp vụ lưu trữ đặc thù đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Theo Điều 31 Luật Lưu trữ năm 2024, nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ và các quy định nghiệp vụ đặc thù đối với tài liệu điện tử.

1.1. Thẩm quyền thu nộp

Thẩm quyền thu nộp tài liệu lưu trữ được thực hiện theo thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Điều 12 Luật Lưu trữ 2024 quy định: Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật. Nói cách khác, lưu trữ hiện hành thu toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ lịch sử thu tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn từ lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Lưu trữ lịch sử của nhà nước được tổ chức ở cấp trung ương và cấp tỉnh.

Theo Điều 18, Lưu trữ lịch sử của nhà nước ở trung ương thu tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức sau:

• Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
• Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.
• Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.
• Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn.
• Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Lưu trữ lịch sử của nhà nước ở cấp tỉnh thu tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức sau:

• Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
• Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
• Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.

1.2. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ  Điều 17 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định:

• Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
• Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.
• Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

• Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
• Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
• Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

1.3. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Điều 19 quy định quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử như sau:

• Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
• Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó quy định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);
• Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;
• Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:

• Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
• Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
• Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
• Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
• Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

2. Quy định cụ thể đối với thu nộp tài liệu lưu trữ số

Về nguyên tắc, việc thu nộp tài liệu lưu trữ số phải tuân thủ quy định chung về thu nộp tài liệu lưu trữ đã đề cập ở mục I bài viết này. Tuy nhiên, do tính chất của loại hình tài liệu lưu trữ số, ngoài việc tuân thủ những quy định chung về thu nộp tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.

3. Nhận xét, đánh giá

Cùng với sự phát triển chung của toàn xã hội, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, sự thay đổi trong nhận thức của xã hội và của chính người làm lưu trữ về vai trò, mục đích của công tác lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 đã thay đổi cách dùng thuật ngữ để khẳng định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp tài liệu và cơ quan, tổ chức thu tài liệu lưu trữ, đồng thời điều chỉnh thời gian thu nộp và quy định rõ các trường hợp cụ thể khi thu nộp tài liệu ở định dạng giấy và tài liệu ở định dạng khác.

3.1. Về thuật ngữ

Như đã đề cập, việc thay đổi các thuật ngữ trong hệ thống pháp luật là cần thiết để bảo đảm phù hợp với sự phát triển tự nhiên của ngôn ngữ và mục tiêu cụ thể của các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn.

Luật Lưu trữ năm 2011 sử dụng thuật ngữ “thu thập tài liệu” để chỉ quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (Khoản 12 Điều 2) hoặc thuật ngữ “nộp lưu tài liệu” để chỉ trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp tài liệu vào lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2024 sử dụng thuật ngữ “thu nộp tài liệu” để chỉ hoạt động thu và nộp tài liệu vào lưu trữ thay cho hai thuật ngữ “thu thập” và “nộp lưu” đã được sử dụng trước đó. Bên cạnh đó, thuật ngữ “Lưu trữ hiện hành” cũng được sử dụng thay thế thuật ngữ “Lưu trữ cơ quan” để bảo đảm tính chất liên tiếp của việc quản lý tài liệu theo vòng đời và giá trị của tài liệu lưu trữ, từ “hiện hành” đến “lịch sử”.

3.2. Về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ

Về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, kế thừa quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định “Tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc”. Luật Lưu trữ năm 2024 không quy định việc đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ tài liệu đã đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành, bởi lẽ một trong những nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành là phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

Về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, so với quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 đã rút ngắn thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ “trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc,” thành “tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành”. Việc rút ngắn thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phù hợp với thời hạn của các giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp tiếp cận với thông tin tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, để bảo đảm đồng bộ với hệ thống pháp luật chuyên ngành và tạo thuận lợi nhất cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và phát huy giá trị tài liệu, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định “Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành”.

3.3. Về loại tài liệu nộp vào lưu trữ

Với tinh thần thu tài liệu vào lưu trữ nhằm mục tiêu bảo quản an toàn đi đôi với phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn, nhưng chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ số nộp vào lưu trữ trong bối cảnh Chuyển đổi số, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định:

• Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu số và tài liệu trên các vật mang tin khác thì thu nộp tất cả tài liệu trong hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
• Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo ra trên giấy và trên vật mang tin khác thì thu nộp tất cả các loại.
• Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện đối với cả tài liệu số và tài liệu giấy.

3.4. Về cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Luật Lưu trữ năm 2024 xác định rõ hơn các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên cơ sở kế thừa quy định pháp luật hiện hành về nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Điểm mới lớn nhất ở nội dung này chính là Luật Lưu trữ năm 2024 quy định Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Việc quy định nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gồm cả Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã xuất phát từ khảo sát thực trạng công tác lưu trữ cấp xã trong những năm vừa qua và nhằm mục tiêu gìn giữ lâu dài đối với tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn cho thế hệ mai sau.

3.5. Về trách nhiệm thu nộp vào lưu trữ lịch sử

Thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử là một nhiệm vụ tưởng chừng dễ dàng thực hiện khi đã có quy định cụ thể tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 16/2014/TT-BNV, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, thực tiễn vẫn có nhiều vướng mắc nên việc thu tài liệu vào lưu trữ lịch sử vẫn chưa đạt hiệu quả. Phần lớn tài liệu lưu trữ hình thành tại các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương được xác định thời hạn lưu trữ vĩnh viễn vẫn đang được bảo quản tại các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương, chưa được thu vào lưu trữ lịch sử để bảo đảm an toàn và phát huy giá trị tài liệu một cách hiệu quả.

Để khắc phục tình trạng này, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định cụ thể quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan, cụ thể là đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu và các lưu trữ lịch sử là đơn vị thực hiện nhiệm vụ thu tài liệu, cụ thể như sau:

• Đối với cơ quan, tổ chức nộp tài liệu: Đăng ký nộp và gửi Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện; nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của Lưu trữ lịch sử.
• Đối với Lưu trữ lịch sử: Hướng dẫn nộp hồ sơ, tài liệu; có ý kiến bằng văn bản về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; thu hồ sơ, tài liệu.

Bên cạnh đó, Luật cũng quy định lưu trữ lịch sử có quyền từ chối thu hồ sơ, tài liệu và cơ quan, tổ chức nộp tài liệu có quyền khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Đây là quy định mới so với Luật Lưu trữ năm 2011, bảo đảm tính khách quan, bình đẳng của hai cơ quan đều thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, về nguyên tắc, việc thu nộp tài liệu lưu trữ số trước hết phải tuân thủ các quy định chung về thu nộp tài liệu lưu trữ tại Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Bên cạnh đó, do đặc thù của tài liệu lưu trữ số nên trước khi thu nộp, tài liệu trữ số phải đảm bảo cấu trúc dữ liệu theo quy định; quy trình giao nộp phải căn cứ vào các giải pháp kỹ thuật và thực trạng hệ thống của hai cơ quan (giao, nhận). Để thực thi hiệu quả các điều khoản quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024, Bộ Nội vụ đang xây dựng dự thảo các văn bản quy định chi tiết Luật và ban hành, trình Chính phủ ban hành trong thời gian tới./.

   Tổ Biên tập Dự án Luật Lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước