Thực trạng triển khai công tác lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc

1. Khái quát chung

Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật. Từ năm 1993 trở về trước, tài liệu của Ủy ban Dân tộc thuộc nguồn nộp lưu vào Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Từ năm 1993 đến nay, tài liệu của cơ quan Ủy ban Dân tộc thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Trong quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc. Mặt khác theo thời gian, lượng tài liệu lưu trữ tăng lên, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống Internet (trang Web điện tử) thì việc ứng dụng các công nghệ, kĩ thuật hiện đại vào quản lý, khai thác các tài liệu điện tử có giá trị để dần thay thế cho phương pháp quản lý truyền thống đã trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ.

Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của Chính phủ, công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước đang được chuyển đổi mạnh mẽ, các quy trình được tin học hóa, tăng sự tiện lợi và chia sẻ dễ dàng hơn; hồ sơ, tài liệu điện tử được hình thành góp phần đẩy mạnh nhu cầu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, sự phát triển nhanh chóng của xã hội số làm nảy sinh vấn đề bảo đảm an toàn thông tin cho cho các hệ thống ngày càng cao và chặt chẽ. Lưu trữ tài liệu điện tử là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc quản lý lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra lưu trữ tài liệu điện tử giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Vì vậy, việc phát triển phần mềm và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật bảo đảm cho các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường mạng an toàn, hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu đối với công tác chuyển đổi số của Ủy ban Dân tộc.

2. Một số kết quả triển khai, thực hiện lưu trữ điện tử tại Ủy ban Dân tộc

Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong Hệ thống hành chính nhà nước. Triển khai Quyết định, Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc đã chỉ đạo các đơn vị chức năng rà soát, nâng cấp phần mềm và tích hợp với trục liên thông văn bản quốc gia để thực hiện gửi, nhận văn bản tới các địa chỉ đáp ứng gửi, nhận văn bản điện tử; 100% văn bản đi và đến đã được Ủy ban Dân tộc thực hiện số hóa và xử lý trên môi trường mạng (trừ các văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước). Vì vậy, công tác này đã thuận tiện trong theo dõi, chỉ đạo điều hành, rút ngắn thời gian chuyển giao văn bản và tiết kiệm được rất nhiều văn phòng phẩm.

Triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản hướng dẫn có liên quan, Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc đã quyết liệt chỉ đạo các vụ, đơn vị tham mưu, tổ chức triển khai thực hiện như: xây dựng, ban hành Kế hoạch triển khai Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020, Quyết định 406/QĐ-UBDT ngày 31 tháng 7 năm 2020 phê duyệt Đề án “Xây dựng cơ sở hạ tầng và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc năm 2021” theo Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ (Đề án). Mặc dù nguồn ngân sách nhà nước hằng năm cấp cho Ủy ban Dân tộc rất hạn chế nhưng với sự quyết tâm Lãnh đạo, Ủy ban đã phân bổ kinh phí để thực hiện Đề án với 3 giai đoạn: giai đoạn I năm 2021, giai đoạn II năm 2022 và giai đoạn III năm 2023 với tổng kinh phí là 4,1 tỷ đồng. Tuy nhiên, do một số yếu tố khách quan năm 2023 Ủy ban chưa hoàn thành tổ chức thực hiện Đề án.

Kết quả giai đoạn I, II của Đề án đã hoàn thành xây dựng các chức năng chính như: quản lý nhóm người dùng, cơ cấu tổ chức, các chức năng kết nối liên thông dữ liệu, khai thác tài liệu của người dùng, quản lý hồ sơ, thực hiện các chức năng quản lý, thiết lập các điều kiện hoạt động của hệ thống, các chức năng liên quan đến bảo mật, an toàn dữ liệu, thu thập ý kiến người dùng, thông tin tới người dùng, quản lý chuyển đổi dữ liệu đưa vào hệ thống lưu trữ điện tử, sắp xếp lưu trữ dữ liệu tài liệu theo Phông lưu trữ và danh mục hồ sơ tài liệu, thiết lập biểu mẫu và trường dữ liệu lưu trữ dữ liệu số, báo cáo thống kê dữ liệu đã lưu trữ tại cơ quan… Năm 2022, phần mềm quản lý văn bản và điều hành (C.Ofice) của Ủy ban Dân tộc đã được nâng cấp, công tác lập hồ sơ điện tử đã được thực hiện, phần mềm (C.Ofice) đã được thực hiện kết nối với phần mềm lưu trữ điện tử Ủy ban Dân tộc. Vì vậy, mỗi công chức, viên chức chỉ cần đăng nhập 1 tài khoản của người dùng là truy cập được 2 hệ thống. Tuy nhiên, năm 2023 chưa hoàn thiện thực hiện một số nội dung theo Đề án được phê duyệt tại Quyết định 406/QĐ-UBDT nên một số chức năng theo yêu cầu của Thông tư số 02/2019/TT-BNV và việc kết nối với Hệ thống lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa hoàn thành.

Việc xây dựng Đề án tại Quyết định 406/QĐ-UBDT ngày 31 tháng 7 năm 2020 được thực hiện từ năm 2020, các căn cứ để xây dựng Đề án là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 04 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử ở các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Đến nay, một số quy định về lưu trữ điện tử đã thay đổi, một số văn bản đã được ban hành hoặc thay thế để làm căn cứ triển khai lưu trữ điện tử như: Luật Lưu trữ năm 2024 được Quốc hội thông qua vào ngày 21 tháng 6 năm 2024, trong đó có một số quy định liên quan đến tài liệu điện tử, đồng thời có các quy định về kho lưu trữ số và việc bảo quản tài liệu lưu trữ số; Thông tư 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử quy định rõ trách nhiệm lưu trữ hồ sơ điện tử nộp lưu và kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử. Kịp thời nghiên cứu, rà soát các quy định của pháp luật hiện hành và với sự quyết tâm của Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc trong công tác chuyển đổi số, ngày 26 tháng 7 năm 2024, Bộ trưởng, Chủ nhiệm đã ký ban hành Quyết định số 482/QĐ-UBDT phê duyệt Đề án “Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc”. Nếu được bố trí kinh phí thực hiện trong năm 20252026, việc triển khai xây dựng phần mềm lưu trữ sẽ đáp ứng được các quy định hiện hành.

3. Một số thuận lợi, khó khăn trong việc triển khai Đề án “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” và kiến nghị, đề xuất

3.1. Thuận lợi, khó khăn

a) Thuận lợi

• Đối với Ủy ban Dân tộc: Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của Chính phủ, Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc đã quyết liệt chỉ đạo các vụ, đơn vị tổ chức xây dựng Kế hoạch và thực hiện theo các nội dung đã được giao tại Quyết định 458/QĐTTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ.

• Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Ủy ban Dân tộc luôn nhận được sự quan tâm, phối hợp và hướng dẫn Ủy ban Dân tộc trong công tác văn thư, lưu trữ, nhất là đối với nhiệm vụ chuyển đổi số vào công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình hiện nay.

b) Khó khăn

• Một là, hệ thống các văn bản quy định về lưu trữ điện tử chưa được đồng bộ, điều chỉnh, bổ sung kịp thời. Vì vậy, Đề án phê duyệt tại Quyết định 406/QĐ-UBDT của Ủy ban Dân tộc được xây dựng từ năm 2020 đến nay không còn phù hợp với các quy định hiện hành.

• Hai là, kinh phí để thực hiện xây dựng phần mềm và hạ tầng công nghệ thông tin lớn, nhưng nguồn ngân sách cấp hàng năm của Ủy ban Dân tộc còn hạn chế. Vì vậy, việc bố trí còn dàn trải, đề án triển khai kéo dài phần nào gây lãng phí.
• Ba là, thiếu nguồn nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt chưa có nhân sự đáp ứng, nắm bắt được xu thế về chuyển đổi số trong công tác văn thư – lưu trữ.
• Bốn là, chưa hình thành thói quen thay đổi lưu trữ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử của một bộ phận công chức, viên chức.

3.2. Kiến nghị, đề xuất

Để việc xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu thực tiễn, Ủy ban Dân tộc đề nghị Bộ Nội vụ:

• Sớm ban hành văn hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn liên quan về lưu trữ điện tử để bộ, ngành có cơ sở điều chỉnh, bổ sung cho thực hiện các nội dung liên quan xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử.
• Tổ chức các lớp bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đặc biệt bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên sâu về chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ điện tử để nhân sự thực hiện công tác văn thư kịp thời cập nhật ứng dụng vào thực tiễn.
• Ủy ban Dân tộc mong được tiếp tục hỗ trợ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nói chung và xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử nói riêng./.

Văn phòng Ủy ban Dân tộc