Thực trạng và giải pháp để giao nộp tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh, chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng nói chung là xu hướng tất yếu không thể đảo ngược, công tác văn thư, lưu trữ đứng trước nhiều cơ hội và thách thức lớn. Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; đó là hoạt động thường xuyên nhằm đảm bảo thông tin cho công tác quản lý điều hành của mỗi cơ quan, doanh nghiệp được liên tục, thông suốt, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội; trong đó tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá và là minh chứng cho toàn bộ quá trình giải quyết công việc, chỉ đạo, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp qua các giai đoạn lịch sử hình thành và phát triển.

Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Ban Chấp hành Trung ương về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025 và định hướng đến 2030; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025, theo đó mục tiêu hướng tới “tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được tạo lập là điện tử, tối thiếu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào lưu trữ lịch sử…”. Với chủ trương đó đặt ra cho các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp phải nghiên cứu, đổi mới về cách nghĩ, cách làm nhằm thích ứng với bối cảnh mới, để có phương pháp quản trị nội bộ cho định hướng chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động của doanh nghiệp.

Nhận thức sâu sắc về kết quả tích cực chuyển đổi số có thể mang lại, ngày 17 tháng 02 năm 2021, Hội đồng thành viên Tập đoàn đã ban hành Nghị quyết số 68/NQ-HĐTV thông qua Đề án tổng thể chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Cụ thể hóa các nội dung quan trọng trong Đề án và thành lập các Ban chỉ đạo, Tổ công tác để triển khai thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Trên cơ sở các văn bản quy định của pháp luật, EVN đã chủ động nghiên cứu xây dựng các quy chế quản lý nội bộ, phát triển hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử từ những năm 1995 đến nay (qua các phiên bản E-Office 1.0, 2.0, 2.5, 3.0) và hiện nay là phiên bản Digital-Office (ra mắt ngày 10 tháng 01 năm 2021) ứng dụng chạy cả trên web và thiết bị điện tử cầm tay với nhiều chức năng vượt trội so với các phiên bản trước, đáp ứng đẩy đủ hầu hết các yêu cầu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành của nhà nước.

Cùng với việc xây dựng, nâng cấp các phiên bản phần mềm quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, EVN cũng hết sức chú trọng việc xây dựng và ban hành các quy định nội bộ, hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ứng dụng chữ ký số và lưu trữ hồ sơ điện tử, đồng thời tổ chức tập huấn, học và thi elearning về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Công tác này được triển khai áp dụng đồng bộ trong toàn EVN từ cơ quan Tập đoàn đến tất cả các đơn vị thành viên cấp 2,3,4. Ngoài ra, EVN còn ban hành các chỉ tiêu hiệu quả về công tác lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, qua đó đánh giá kết quả thực hiện, chấm điểm thành tích đến từng cá nhân hàng tháng. Đến nay, công tác này đã đạt được kết quả rất tích cực, từng bước nâng cao chất lượng hồ sơ công việc được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Song song với việc đánh giá, chấm điểm kết quả lập hồ sơ công việc của các Ban/Văn phòng tại Cơ quan EVN; công tác kiểm tra trực tuyến, đánh giá chấm điểm các đơn vị thực hiện trên cơ sở các chỉ tiêu hiệu quả được EVN ban hành hàng năm cho từng đơn vị, trong đó có lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ cũng được tiến hành thường xuyên. Định kỳ, hàng năm theo kế hoạch EVN sẽ triển khai kiểm tra trực tuyến kết quả thực hiện các chỉ tiêu của các đơn vị tập trung trên một biểu mẫu thống kê (công tác ban hành danh mục hồ sơ, kết quả ứng dụng ký số theo quy định, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chất lượng hồ sơ được tiếp nhận vào lưu trữ, thực hiện quy định về báo cáo, kết quả rà soát tài liệu giấy tồn đọng và việc áp dụng chỉ tiêu đánh giá chấm điểm tại các đơn vị, …); kết quả kiểm tra được ghi nhận bởi các biên bản làm việc, định hướng trong năm 2024 sẽ thực hiện ký số liên đơn vị và được thực hiện trên phần mềm mà không cần tổ chức họp và ký biên bản trực tiếp, tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc đi lại, ăn, nghỉ… so với phương pháp kiểm tra trực tiếp thông thường (năm 2023, EVN đã kiểm tra trực tuyến được hơn 200 đơn vị, bao gồm 32 đơn vị thành viên và gần 200 đơn vị cấp 3 trong thời gian làm việc khoảng 2 tuần).

Từ khi phần mềm D-Office được đưa vào sử dụng đến nay đã trải qua nhiều phiên bản nâng cấp để phù hợp với thực tế và các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Tập đoàn nhận được sự đánh giá cao và ghi nhận của Bộ Nội vụ, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước qua những đợt khảo sát, kiểm tra thực tế về tính tiên phong đi đầu trong định hướng chuyển đổi số về công tác văn thư, lưu trữ.

Cho đến thời điểm hiện tại, phần mềm D-Office đã được tích hợp trong ứng dụng SmartEVN (Ứng dụng phục vụ người lao động trong EVN). Smart EVN tích hợp Digital Office, HMRS, tiện ích văn phòng, EVNPortal, thông báo, định danh xác thực, ký số tập trung,… với các phân hệ chính như: Văn thư; văn bản; công việc; đăng ký nghỉ phép; chấm công; chấm điểm; thu nhập; đăng ký công tác; nhân sự; đào tạo; lịch tuần; y tế… đem lại hiệu quả công việc cao, cho phép trình duyệt mọi lúc mọi nơi, xử lý công việc nhanh chóng, đảm bảo tính xác thực bằng chữ ký số và an toàn thông tin cao, tăng cường tính minh bạch trong công tác quản lý, nâng cao năng suất lao động.

Hiện nay, phần mềm D-Office của EVN cơ bản đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ, tuy nhiên để công tác này thật sự mang lại hiệu quả thiết thực, chúng tôi đặt ra mục tiêu trong năm 2024 – 2025 là phải sớm xây dựng kho lưu trữ số đáp ứng tiêu chuẩn để vừa tiếp nhận được hồ sơ, tài liệu số vào Lưu trữ cơ quan, vừa bảo quản an toàn, tổ chức khai thác tài liệu hiệu quả, đồng thời sẵn sàng kết nối với các Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo hướng dẫn tại văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21 tháng 8 năm 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

 Để thực hiện được mục tiêu đó, EVN đã và đang chủ động nghiên cứu hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ tại văn bản số 903 và các quy định liên quan để xây dựng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện ngoài những ưu điểm thì còn có những tồn tại hạn chế nhất định, cụ thể như sau:

1. Về ưu điểm

Hệ thống hành lang pháp lý cho hoạt động chuyển đổi số nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng tương đối đồng bộ (Nghị quyết số 52NQ/TW ngày 27 tháng 9 năm 2019 của của Ban Chấp hành Trung ương về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số Quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030 và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 – 2025; Luật giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22 tháng 6 năm 2023; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Luật Lưu trữ năm 2011;Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ). Trên cơ sở đó, Tập đoàn đã cụ thể hóa và ban hành Đề án chuyển đổi số, thường xuyên cập nhật sửa đổi, bổ sung trong các quy chế quản lý nội bộ để làm định hướng cho việc sửa đổi phần mềm đảm bảo tiêu chuẩn thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử. Đây là nền tảng cơ sở pháp lý quan trọng để EVN tổ chức triển khai thực hiện các đề án, dự án về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hiện nay.

Bên cạnh đó, EVN có nền tảng hệ thống hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin rộng khắp cả nước, kết hợp với sự quan tâm chỉ đạo quyết liệt của các cấp lãnh đạo Tập đoàn, đơn vị, sự tâm huyết trách nhiệm của cán bộ tham mưu và đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin chất lượng cao…đã giúp cho việc triển khai đồng bộ từ cơ quan Tập đoàn đến các đơn vị thành viên luôn được kịp thời, hiệu quả. Điển hình là triển khai các nhiệm vụ trong hệ sinh thái số EVNConnect đó là: (i) Hoàn thành kết nối đến Cổng Dịch vụ công Quốc gia; (ii) Kết nối đến cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư của Bộ Công an; (iii) Kết nối đến Tổng cục Thuế về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử; (iv) Hoàn thành kết nối với nền tảng công dân số của các tỉnh (Thái Nguyên, Thừa Thiên – Huế, Vĩnh Phúc và Đồng Nai) qua mạng NDXP.

Hoạt động chuyển đổi số đồng bộ trong công tác lưu trữ đã góp phần: (i) nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của các công việc, thay thế làm việc thủ công truyền thống bằng phương thức hoạt động tự động góp phần tiết kiệm được nhiều chi phí có liên quan; (ii) minh bạch hóa các quá trình làm việc của các cấp; (iii) xác định trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của cán bộ một cách công tâm, khách quan.

2. Về hạn chế và nguyên nhân

Thứ nhất, về hành lang pháp lý: Mặc dù cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ số hiện nay đã tương đối đầy đủ, tuy nhiên còn thiếu những quy định cụ thể về Kho Lưu trữ số như: tiêu chí thành lập Kho lưu trữ số trong các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp; yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật; yêu cầu về hạ tầng công nghệ; yêu cầu chuẩn hóa về nghiệp vụ (tổ chức khoa học tài liệu trong Kho lưu trữ số, mượn, trả, khai thác tài liệu lưu trữ số; tổ chức gộp ghép hồ sơ tài liệu số có cùng tiêu chí như: cùng vấn đề, cùng hạng mục công trình dự án… thành một hồ sơ chung của dự án); bảo mật và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử.

Ngoài ra, trong giai đoạn chuyển giao hiện nay, tài liệu số và tài liệu giấy vẫn tồn tại song hành, trong các văn bản quy định của nhà nước chưa quy định rõ ràng việc lưu trữ tài liệu điện tử thì thôi không phải lưu trữ tài liệu giấy hoặc ngược lại dẫn đến phải lưu trữ đồng thời cả 2 dạng tài liệu (giấy và điện tử) nên gây lãng phí tài nguyên và làm phát sinh nhân công để thực hiện; quá trình thực hiện nộp lưu tài liệu lưu trữ số có thể sẽ không đầy đủ toàn vẹn do vừa lưu tài liệu giấy, vừa lưu tài liệu số. Bên cạnh đó, trong thực tế hiện nay chưa có cơ quan, tổ chức, đơn vị nào thực hiện việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ lịch sử trên môi trường số.

Thứ hai, chưa đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của quy định theo Công văn 903/VTLTNN-QLII 

Theo Công văn số 903 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành ngày 21 tháng 8 năm 2023 về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử, nên EVN đang tích cực hiệu chỉnh các tiện ích tương ứng của hệ thống phần mềm để có thể kết nối giao nhận được ngay với các Trung tâm lưu trữ lịch sử, cụ thể:

• Cấu trúc cơ sở dữ liệu hồ sơ: Phần mềm D-Office của EVN hiện mới quản lý một số thông tin cơ bản của một hồ sơ lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan gồm: mã định danh, số hồ sơ, năm hình thành, tiêu đề, đơn vị quản lý, người duyệt, thời hạn bảo quản, ngôn ngữ, thư mục, chế độ sử dụng, ghi chú); các tài liệu đưa vào lưu trữ là các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ; chưa quản lý thông tin ngoài file văn bản (tài liệu dạng ảnh, tài liệu âm thanh) cấu trúc dữ liệu hồ sơ lưu trữ chưa đáp ứng được đầy đủ theo hướng dẫn tại phụ lục IV của văn bản 903/VTLTNN-QLII;
• Cấu trúc cơ sở dữ liệu tài liệu: Mới quản lý một số thông tin cơ bản của các tài liệu lưu trữ (số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, tác giả, loại văn bản, số trang, file attatch); cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng được hướng dẫn tại phụ lục V của tại văn bản 903/VTLTNN-QLII;
• Hệ thống D-office của EVN chưa kết nối nộp lưu hồ sơ, tài liệu số và chưa tạo ra cấu trúc hồ sơ, tài liệu nộp lưu như hướng dẫn tại Phụ lục I, II và III của văn bản 903/VTLTNN-QLII.

Ngoài ra, đội ngũ CNTT mặc dù có trình độ cao về lĩnh vực công nghệ nhưng chưa hoàn toàn nắm bắt đầy đủ nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để triển khai lập trình, thực hiện đúng ý tưởng bài toán đặt ra. Hệ thống phần mềm giữa các cơ quan đơn vị ngoài ngành còn có những bất cập về các tiện ích, tính liên thông kết nối giữa các hệ thống phần mềm với nhau hoặc giữa đơn vị này với đơn vị khác chưa đồng bộ.

3. Một số đề xuất, giải pháp

Thực tiễn chuyển đổi số nói chung và trong hoạt động văn phòng, văn thư lưu trữ nói riêng cho thấy để chuyển đổi số thành công không chỉ đơn thuần là đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin mà là một công cuộc cải biến toàn diện và sâu sắc bắt đầu từ nhận thức, tới hành lang pháp lý đồng bộ cho công tác này như đã phân tích hạn chế nêu trên. Do đó, để đẩy mạnh lưu trữ số đòi hỏi phải thống nhất về quy trình nghiệp vụ, có hành lang pháp lý đủ mạnh và triển khai đồng bộ từ Chính phủ đến các Bộ, ngành, doanh nghiệp…, trên cơ sở đó EVN có một số kiến nghị như sau:

3.1. Đối với Bộ Nội vụ

• Hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ tài liệu điện tử như sớm ban hành các văn bản hướng dẫn (Nghị định, Thông tư) để hướng dẫn Luật Lưu trữ năm 2024 được Quốc hội thông qua tại kỳ họp tháng 6 năm 2024. Cần cụ thể hóa về các nội dung: tiêu chuẩn kỹ thuật của Kho lưu trữ số, tiêu chuẩn kỹ thuật của tài liệu lưu trữ số (thay đổi về mặt công nghệ lưu trữ, định dạng lưu trữ tài liệu …), thống nhất quy trình nghiệp vụ cho lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, không nên làm song song, phát sinh thêm chi phí và nguồn lực của đơn vị.
• Cần chuẩn hóa các tiêu chí cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị để thực hiện công tác lưu trữ số một cách có hệ thống về: (i) Kỹ thuật bảo toàn dữ liệu và bảo mật thông tin; (ii) Phần mềm phải chuyển đổi được dữ liệu cũ đã có và thực hiện liên thông với phần mềm của văn thư.
• Xây dựng các chế tài tương ứng để cán bộ công chức, viên chức của các Bộ, ngành và người lao động trong doanh nghiệp chấp hành tốt công việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng quy định; có cơ chế chính sách phù hợp, thỏa đáng nhằm khích lệ, động viên người làm công tác lưu trữ.

3.2. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

• Rà soát để công bố, bãi bỏ các văn bản do các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành (kể cả các văn bản hành chính do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn) đã hết hiệu lực về công tác văn thư, lưu trữ.
• Định kỳ hàng năm tổ chức các Hội nghị phổ biến, khóa đào tạo công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, lớp chia sẻ kinh nghiệm trong số hóa tài liệu lưu trữ … mở rộng tới đông đảo cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ và văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm trong cả nước (bằng hình thức trực tuyến).
• Xây dựng video E-learning hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan (giấy và điện tử), kèm theo hướng dẫn chuẩn hóa cách bố trí không gian kho lưu trữ, tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ, để phổ biến đến tất cả các cơ quan, đơn vị chủ động xem, học tập mọi lúc mọi nơi, góp phần tối ưu, tiết kiệm khâu đào tạo tập huấn và đạt chuẩn về nghiệp vụ trong toàn quốc.

 Trong những năm qua, Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã quyết liệt triển khai chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực và đạt được nhiều kết quả mang tính đột phá. Công tác chuyển đổi số đã lan tỏa và nhận được sự hưởng ứng tích cực của cán bộ, công nhân viên trong toàn Tập đoàn. Nhất là trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, Tập đoàn đã chủ động ứng dụng khoa học công nghệ và mạnh dạn thay đổi tư duy trong điều hành để vượt qua những khó khăn do đại dịch gây ra. Chuyển đổi số tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam đã góp phần quan trọng thúc đẩy, thay đổi mạnh mẽ trong quản trị và sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất trong toàn Tập đoàn, tạo sức bật lớn trên hành trình phát triển, góp phần đảm bảo cung cấp đủ điện cho phát triển kinh tế-xã hội và đời sống sinh hoạt của nhân dân. Hy vọng, thực tiễn chuyển đổi số trong công tác lưu trữ tại EVN sẽ là bài học quý báu để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác nghiên cứu tham khảo./.

ThS. Đoàn Văn Huy

Tập đoàn Điện lực Việt Nam