Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, có vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của đất nước. Vì vậy, nguồn sử liệu này cần phải được khai thác, sử dụng rộng rãi, nhằm phát huy hiệu quả giá trị của chúng. Việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung, trong đó có công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là rất cần thiết. Công tác quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, tổ chức có vị trí rất quan trọng trong hoạt động bảo đảm thông tin, truy cập và sử dụng khi cần thiết. Tuy nhiên, việc sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cũng đứng trước những khó khăn, thách thức như: bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn, tính bảo mật, bảo đảm tính sẵn sàng.
1. Thực trạng tài liệu điện tử ở các cơ quan là nguồn nộp lưu
1.1. Căn cứ pháp lý để thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa 13 thông qua ngày 01 tháng 01 năm 2011.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (Viết tắt là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP)
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử (viết tắt là Thông tư số 02/2019/TT-BNV) đã giải quyết được một số vấn đề như: tiêu chuẩn thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử, nguyên tắc, yêu cầu đối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Đây là nền tảng cơ sở pháp lý quan trọng để Lưu trữ lịch sử các cấp, các ngành triển khai thực hiện các đề án, dự án về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hiện nay.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư. Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025“ với mục tiêu quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng để các lưu trữ lịch sử tiến hành triển khai đồng bộ việc đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử trong thời gian tới.
1.2. Thực trạng
Hiện nay, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu đều đã sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc. Các cơ quan đã xử lý văn bản đến trên Hệ thống, các cơ quan đã xử lý văn bản đi trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc. Toàn bộ văn bản đến sau khi tiếp nhận, cập nhật trên phần mềm đã được chuyển đến phòng ban, chuyên viên để xử lý trên môi trường mạng. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng đã được kết nối liên thông với trục trục liên thông quốc gia đã góp phần vào việc tiếp nhận quản lý văn bản đi, đến, tích hợp chữ ký số, hộp thư điện tử để trao đổi công việc đảm bảo kết nối liên thông để gửi nhận văn bản, trao đổi công việc hiệu quả. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc phần lớn các cơ quan, tổ chức chưa thực hiện hoặc chưa thực hiện đầy đủ, nguyên nhân do Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng chư có chức năng lập hồ sơ việc, hoặc Hệ thống đã có chức năng lập hồ sơ việc nhưng chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ cũng ít đơn vị thực hiện dẫn đến việc khó khăn trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử. Thông qua việc khảo sát cũng như thu thập tài liệu điện tử trong các cơ quan là nguồn nộp lưu trong vài năm chúng tôi có một số nhận xét tổng hợp như sau:
- Cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc qua mạng nhưng chưa có chức năng lập hồ sơ công việc trên phần mềm cũng như chưa có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
- Cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc qua mạng nhưng đã có chức năng lập hồ sơ công việc trên phần mềm. Chức năng lập hồ sơ việc chưa đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp lật về công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, cơ quan chưa có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
- Cơ quan đã có Hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc qua mạng nhưng đã có chức năng lập hồ sơ công việc trên phần mềm. Chức năng lập hồ sơ việc đáp ứng yêu cầu theo quy định của pháp lật về công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ việc trên phần mềm chưa được thực hiện nguyên nhân, các công chức, viên chức chư biết cách lập hồ sơ. Ngoài ra, cơ quan đã có phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ mới chỉ quản lý tài liệu số hóa được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan.
- Cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc qua mạng nhưng đã có chức năng lập hồ sơ công việc trên phần mềm. Việc lập hồ sơ công việc đã được thực hiện trên Hệ thống, đơn vị đã xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ và đa tích hợp vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc qua mạng.
2. Những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử – Về hành lang pháp lý:
Mặc dù cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay đã có, tuy nhiên, hành lang pháp lý liên quan đến vấn đề này vẫn chưa được đầy đủ, còn thiếu những quy định cụ thể về xây dựng Kho lưu trữ số; quy trình thu thập, giao nộp, chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu điện tử; quy trình xây dựng phòng đọc trực tuyến. Vì vậy, đây chính là một trong những khó khăn, rào cản lớn trong việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng tại các lưu trữ lịch sử hiện nay.
- Về nguồn lực nhân sự tại các lưu trữ:
Nguồn nhân lực làm việc trong lĩnh vực lưu trữ hiện nay chủ yếu được đào tạo về công tác lưu trữ truyền thống, mà chưa được đào tạo, bồi dưỡng về công tác lưu trữ số. Công chức, viên chức chuyên trách về công nghệ thông tin thì còn thiếu và chủ yếu là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng rất lớn đến công tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ điên tử. Hiện nay, các cơ quan quản lý nhà nước chưa có cơ chế, chính sách thu hút người giỏi về công nghệ thông tin vào làm việc trong lĩnh vực lưu trữ, nên công tác tham mưu, đề xuất các giải pháp ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế.
- Về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin:
Hiện nay, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử phần lớn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn. Mặt khác, việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho công tác này vẫn chưa được triển khai kịp thời, đồng bộ. Vì vậy, việc thu thập tài liệu lưu trữ hầu như chưa được thực hiện tại các lưu trữ cơ quan. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do hành lang pháp lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ, còn thiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể về việc triển khai xây dựng Kho lưu trữ số (Hệ thống quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số. Tại các lưu trữ lịch sử, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sâu về công nghệ thông tin và am hiểu về công tác lưu trữ vẫn còn thiếu. Đặc biệt, nguồn kinh phí đầu tư cho công tác này là rất lớn, đòi hỏi các cơ quan phải xây dựng được đề án, dự án trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và việc cấp kinh phí cũng cần phải có lộ trình.
- Về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:
Hiện nay, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu thu thập. Trong thực tế, hầu hết lưu trữ cơ quan tại các bộ, ngành chưa thực hiện quy trình chỉnh lý khoa học và giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử các cấp vẫn chưa phối hợp thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo quy định tại Quyết định số 458/QĐTTg. Vì vậy, nguy cơ hình thành tài liệu điện tử tích đống, chưa lập hồ sơ và khả năng rủi ro mất dữ liệu là rất lớn.
3. Một số giải pháp đẩy mạnh thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
Để thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác phục vụ độc giả tại các lưu trữ lịch sử, cần tập trung một số giải pháp cụ thể sau:
- Thứ nhất, cần hoàn thiện cơ sở pháp lý và quy trình, nghiệp vụ về quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử.
- Thứ hai, cần đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về Lưu trữ số, về công nghệ thông tin cho công chức, viên chức trong các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
- Thứ ba, cần đẩy mạnh đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, phù hợp, hiện đại, làm nền tảng quản lý, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan.
- Thứ tư, cần phải chú trọng đến nội dung thiết kế, xây dựng phân hệ thu thập, nộp lưu tài liệu lưu trữ điên tử khi xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ./.
ThS. Dương Việt Đức
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Tin cùng chuyên mục:
Khó khăn và giải pháp khắc phục trong triển khai nhiệm vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ số
Thực trạng triển khai công tác lưu trữ điện tử của Ủy ban Dân tộc
Văn học Sài Gòn 1954-1975 những chuyện bên lề
Sài Gòn 1698-1998 Kiến trúc quy hoạch