Tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng khẳng định vai trò của mình đối với không chỉ các hoạt động nghiên cứu lịch sử mà còn đối với nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội. Tuy nhiên, việc luận bàn về giá trị của tài liệu lưu trữ vẫn luôn là một trong những vấn đề mang tính chất thời sự. Sự gia tăng về mặt khối lượng tài liệu lưu trữ truyền thống trên vật mang tin bằng giấy, mặc dù có sự xuất hiện của tài liệu lưu trữ điện tử, đang đặt ra nhiều thách thức đối với ngành lưu trữ. Mặt khác, giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ được khẳng định khi và chỉ khi duy trì được sự nguyên vẹn cả vật mang tin lẫn thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ theo thời gian bảo quản. Các tác nhân tác động đến “sự nguyên vẹn” của tài liệu lưu trữ có thể kể đến như: Tác nhân từ thiên tai (lũ lụt, hạn hán, giông bão); tác nhân từ con người (chiến tranh; tần suất khai thác, sử dụng; cháy nổ); tác nhân từ các vi sinh vật, sinh vật gây hại (bọ ba đuôi, nấm mốc…) thậm chí tác nhân gây hại đến từ chính bản thân tài liệu (tài liệu lão hóa theo thời gian). Khối lượng tài liệu lưu trữ đã, đang và sẽ bảo quản ngày một lớn, tác nhân ngày càng khó kiểm soát… thực sự tạo ra áp lực rất lớp đối với ngành lưu trữ. Trước áp lực như vậy, một thuật ngữ mới xuất hiện trong lưu trữ học là “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” cùng với đó là những chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu này cũng ra đời. Có một số quan điểm cho rằng, đây là “chủ nghĩa xét lại” của ngành lưu trữ hoặc tạo ra sự bất bình đẳng đối với tất cả các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong các kho lưu trữ. Theo chúng tôi, thuật ngữ mới này hoàn toàn cần thiết, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay ở Việt Nam. Xuất phát từ quan điểm như vậy, bài viết này hướng tới việc giải mã khái niệm “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” và bước đầu nghiên cứu đề xuất các tiêu chí để xác định loại hình tài liệu lưu trữ này so với khối tài liệu lưu trữ còn lại.

1. Khái niệm

Ở Việt Nam, khái niệm “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm” được nhắc đến trong khoản 3 Điều 26 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt. Như vậy, tài liệu lưu trữ quý, hiếm được nhắc đến với tư cách là một đối tượng đặc biệt của ngành lưu trữ cần tiến hành các chế độ bảo quản đặc biệt. Luật Lưu trữ định nghĩa loại tài liệu lưu trữ đặc biệt này
như sau:

“Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:

  1. a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế – xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
  2. b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
  3. c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”.

Như vậy, có thể hiểu, những tài liệu lưu trữ quý, hiếm (Especially vital records)1, là tài liệu có giá trị cao, phản ánh về một vấn đề lịch sử và có thể số lượng tài liệu còn rất ít. Ta có thể hiểu tài liệu lưu trữ quý, hiếm có mối quan hệ biện chứng nhưng không phải khi nào cũng đồng nhất với nhau, tài liệu quý không có nghĩa là hiếm và ngược lại. Quan điểm của chúng tôi trong khuôn khổ bài viết này tán đồng với khái niệm của Luật Lưu trữ. Tuy nhiên, khi đánh giá một tài liệu lưu trữ liệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta đang đánh giá về cả giá trị nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu:

  • Quý về giá trị nội dung của tài liệu

Tài liệu lưu trữ được đánh giá là quý về mặt nội dung khi nội dung của nó chứa đựng các thông tin có giá trị đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hay đối với một ngành, một lĩnh vực hoặc một địa phương cụ thể. Ví dụ: Tài liệu Châu bản triều Nguyễn rất quý trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc Việt Nam thời phong kiến (cụ thể là nhà Nguyễn) hoặc tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân hành chính Hà Nội năm 1972 có giá trị lịch sử – chính trị rất lớn không chỉ với riêng Hà Nội mà đối với cả cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc Việt Nam. Chính vì vậy, khi xem xét một tài liệu chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá tài liệu dưới nhiều góc độ khác nhau để thấy được hết giá trị của tài liệu.

  • Quý về giá trị hình thức, vật mang tin

Đối với các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử, đối tượng nghiên cứu không chỉ là những thông tin được trình bày trong nội dung tài liệu mà đối tượng nghiên cứu nhiều khi nằm ở chính vật mang tin tài liệu. Vật mang tin tài liệu được coi là quý trong nhiều trường hợp, cụ thể: vật mang tin được làm từ các vật liệu giá trị (vàng, bạc, gỗ, đá quý,…).

Khi một vật, một sự việc được đánh giá là hiếm là khi người ta đang nhìn nhận tần suất, số lượng xuất hiện ít ỏi, hãn hữu của sự vật, sự việc đó. Tuy nhiên, một tài liệu lưu trữ được đánh giá là hiếm khi cả nội dung lẫn hình thức, vật mang tin tài liệu có số lượng ít, thậm chí là độc bản.

  • Hiếm về nội dung tài liệu

Xét dưới khía cạnh nội dung của tài liệu, có rất ít tài liệu đề cập, phản ánh vấn đề, nội dung giống, tương tự nội dung mà tài liệu được xét phản ánh. Thậm chí có duy nhất tài liệu được xét phản ánh nội dung trong tài liệu. Ví dụ, Châu bản đề cập tới việc vua Triều Nguyễn cử quân lính ra đảo Trường Sa khai thác sản vật và cắm mốc chủ quyền. Tài liệu này được xét là quý bởi vì ngoài Châu bản kể trên rất ít hoặc không có tài liệu thứ hai đề cập tới nội dung tương tự.

  • Hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu

Một tài liệu được xác định là hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu khi vật mang tin nội dung tài liệu đó có số lượng hạn chế, mang nét đặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra tài liệu đó. Ví dụ, vật mang tin được làm từ các vật liệu đặc trưng của từng thời kỳ lịch sử (giấy dó, đồng, gỗ,…) bản khắc gỗ Chiếu dời đô của Lý Công Uẩn là bản khắc gỗ duy nhất tại Việt Nam.

Tài liệu quý, hiếm là tài liệu có thể hội tụ đủ cả bốn yếu tố trên. Tuy nhiên, theo quan điểm của chúng tôi trình bày trong đề tài, tài liệu lưu trữ được coi là quý, hiếm là tài liệu có giá trị cao về nội dung và số lượng rất ít thậm chí là độc bản. Nếu chỉ có một trong hai yếu tố như: tài liệu có giá trị cao nhưng được xuất bản nhiều hoặc số lượng tài liệu ít ỏi nhưng nội dung không hàm chứa giá trị to lớn thì đều không được coi là tài liệu có giá trị quý, hiếm. Đối với những tài liệu được xếp vào danh mục tài liệu quý, hiếm, các lưu trữ lịch sử sẽ thực hiện các quy trình kỹ thuật lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

  1. Tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tập hợp các thuộc tính hoặc đặc điểm của tài liệu lưu trữ dùng để lựa chọn và xếp hạng các tài liệu lưu trữ. Hay nói cách khác, tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ quý, hiếm chính là việc xác định các đặc điểm quý và hiếm về thông tin và vật mang tin của tài liệu lưu trữ, qua đó, lựa chọn, sàng lọc những tài liệu lưu trữ đủ tiêu chuẩn để tiến hành bảo hiểm và cao hơn nữa là việc lựa chọn hình thức bảo hiểm phù hợp với từng tài liệu với những giá trị và mục đích bảo hiểm khác nhau. Ngoài ra, việc lựa chọn đúng tài liệu quý, hiếm cần bảo hiểm còn góp phần tiết kiệm, nâng cao hiệu quả và tính ổn định cho công tác này tại các lưu trữ lịch sử.

Căn cứ quan trọng nhất để xây dựng được tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm đó là lý luận xác định giá trị tài liệu trong lưu trữ nhưng ở mức độ cao hơn. Vì vậy, cũng có thể coi tiêu chí xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tiêu chí “siêu xác định giá trị”, lựa chọn tài liệu có giá trị cao nhất trong số các tài liệu có giá trị cao. Việc xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm có tính khắt khe, chi tiết hơn so với tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.

Để xác định các tài liệu lưu trữ quý, hiếm, chúng tôi đề xuất 04 nhóm tiêu chí sau đây:

Thứ nhất, nhóm tiêu chí về xuất xứ của tài liệu

Trong nhóm tiêu chí về xuất xứ của tài liệu bao gồm 03 tiêu chí, cụ thể:

  • Ý nghĩa của cơ quan, đơn vị hình thành phông

Mỗi phông lưu trữ do một cơ quan, đơn vị hay cá nhân sản sinh ra trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Điều này được thể hiện thông qua vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân đó trong xã hội. Khi vận dụng tiêu chí này trong một kho lưu trữ lịch sử, ta tập trung vào việc xác định những phông, khối tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý Nhà nước, kinh tế, chính trị, văn hóa,… Những cơ quan, đơn vị, cá nhân càng có vai trò quan trọng thì tài liệu trong phông đó càng có giá trị cao, khả năng chứa đựng các tài liệu lưu trữ quý, hiếm càng lớn.

Dựa vào tiêu chí này, các Lưu trữ lịch sử có thể xây dựng được một danh sách các phông, phân loại phông (phông loại 1, loại 2,…) theo số lượng tài liệu quý hiếm trong phông.

  • Mức độ hoàn chỉnh của phông tài liệu

Lựa chọn tài liệu để bảo hiểm theo phông, không phải lựa chọn tài liệu riêng lẻ. Chính vì vậy, ở những phông lưu trữ hoàn chỉnh tài liệu sẽ có giá trị hơn rất nhiều so với những phông không hoàn chỉnh. Tuy nhiên, đối với những phông mà mức độ hoàn chỉnh thấp, tức là hồ sơ, tài liệu lưu trữ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông không nhiều. Trường hợp này, tài liệu của phông được xếp hạng là “hiếm”. Do vậy, đối với những phông tài liệu bị thất lạc nhiều hồ sơ, thiếu sự hoàn chỉnh khi xác định sự quý, hiếm của tài liệu cần lựa chọn cả những tài liệu có nội dung không thực sự có giá trị cao (đặc biệt vận dụng yếu tố này với những phông tài liệu được hình thành trong giai đoạn cách xa ngày nay).

  • Tác giả của tài liệu

Hồ sơ, tài liệu trong một phông lưu trữ có thể có thể do các tác giả khác nhau xây dựng, ban hành (cơ quan hình thành phông, cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới, cơ quan ngang cấp,…). Trong đó, hồ sơ, tài liệu do chính cơ quan, đơn vị hình thành phông sản sinh sẽ có ý nghĩa quan trọng hơn cả, những tài liệu như vậy được ưu tiên xác định về tính quý, hiếm.

Ngoài ra, tiêu chí này nhằm tới các tài liệu có bút tích của các nhân vật kiệt xuất thuộc các lĩnh vực, áp dụng với các phông có xuất xứ cá nhân. Tiêu chí này cũng được áp dụng trong việc lựa chọn tài liệu của các phông lưu trữ cơ quan, đơn vị khi trong các phông này có tài liệu của các nhân vật quan trọng, nhân vật kiệt xuất mà hoạt động của họ gắn liền với hoạt động của cơ quan đơn vị đó.

Thứ hai, nhóm tiêu chí về giá trị thông tin của tài liệu

Nhóm tiêu chí về giá trị thông tin của tài liệu bao gồm 03 tiêu chí cụ thể:

  • Ý nghĩa nội dung của tài liệu

Giá trị thông tin quý, hiếm trong tài liệu được đánh giá thông qua các yếu tố cụ thể như:

  • Ý nghĩa của sự kiện, hiện tượng, vấn đề được phản ánh trong tài liệu;
  • Mức độ chi tiết, đầy đủ của thông tin về sự kiện, hiện tượng, vấn đề mà tài liệu phản ánh;
  • Tính mới của thông tin, không trùng lặp.

Vận dụng tiêu chí này ở các Lưu trữ lịch sử nhằm xác định những nhóm tài liệu có giá trị phản ánh các lĩnh vực đa dạng của đời sống chính trị, văn hóa – xã hội của đất nước để lập phông bảo hiểm,

Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu

Đa phần thời gian, địa điểm hình thành tài liệu trùng khớp với thời gian, địa điểm của vấn đề, sự việc được phản ánh trong tài liệu. Các tài liệu được sản sinh trong các thời kỳ, giai đoạn lịch sử khác nhau có giá trị không như nhau. Khi xác định giá trị quý, hiếm của một tài liệu cần đặt tài liệu vào đúng thời gian, địa điểm mang tính lịch sử hình thành tài liệu đó. Có nhiều tài liệu mà giá trị của chúng được xác định không chỉ ở thể thức, giá trị pháp lý, nội dung thông tin mà yếu tố quan trọng nằm ở thời khắc, giai đoạn lịch sử chúng được sản sinh so với thời điểm sự việc, sự kiện được diễn ra.

Khi vận dụng tiêu chí này để xác định tính quý, hiếm của tài liệu, chúng ta không những quan tâm tới thời gian, địa điểm hình thành tài liệu mà còn phải quan tâm tới ý nghĩa của vấn đề, sự việc được phản ánh trong tài liệu. Có như vậy, tiêu chí này mới có thể lựa chọn chính xác tài liệu có giá trị cao để tiến hành bảo hiểm.

  • Độ tin cậy và tính chân thực của tài liệu

Những tài liệu có đầy đủ các yếu tố pháp lý, thông tin trong tài liệu sẽ có độ chân thực cao hơn. Tiêu chí này là căn cứ sắp xếp những tài liệu có giá trị pháp lý trong quá trình xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Những tài liệu có đầy đủ giá trị pháp lý, thông thường là bản gốc, bản chính sẽ được ưu tiên lựa chọn trước, nếu không có bản chính có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp của tài liệu. Trong trường hợp đặc biệt, không có cả bản chính lẫn bản sao hợp pháp mà tài liệu có ý nghĩa nội dung quan trọng có thể sử dụng bản sao thường của tài liệu. Có nhiều trường hợp tài liệu được tạo lập vào những thời kỳ khó khăn, thời khắc lịch sử cấp bách nên tài liệu không có đầy đủ các yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký, thể thức văn bản) nhưng do nội dung tài liệu quan trọng (vận dụng tiêu chuẩn giá trị thông tin của tài liệu; tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu), tài liệu đó vẫn được chọn lựa là tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Thứ ba, tiêu chí về tình trạng vật lý của tài liệu

Các phông lưu trữ được thu thập, bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử đều có thời hạn bảo quản là vĩnh viễn. Điều này có nghĩa, các Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu trong hết khả năng có thể. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khiến tài liệu lưu trữ gặp phải các vấn đề khác nhau dẫn tới việc xuống cấp vật mang tin của tài liệu. Dấu hiệu của tài liệu bị xuống cấp đó là: mờ chữ, đổi màu giấy, giấy giòn dễ vỡ, mối mọt, nấm mốc, thủng hoặc rách… khi áp dụng đặc tính này vào kho Lưu trữ lịch sử, phông lưu trữ nào có khối lượng cũng như mức độ tài liệu xuống cấp nhiều sẽ được ưu tiên lựa chọn, trong số những tài liệu có tình trạng vật lý xuống cấp, các tài liệu lưu trữ có giá trị cao sẽ được xác định là tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Thứ tư, nhóm tiêu chí phản ánh tính độc đáo (Vật mang tin độc đáo, ngôn ngữ và nghệ thuật chế tác)

Tính độc đáo nằm ở chất liệu vật mang tin, tính nghệ thuật nằm ở kỹ thuật chế tác, tính thủ công của việc chạm khắc, trình bày tài liệu. Các vật mang tin độc đáo có thể kể tới như: lụa, gỗ, kim khí,… Ngôn ngữ cổ gắn liền với đặc trưng của từng giai đoạn lịch sử cụ thể luôn được ưu tiên lựa chọn tiến hành bảo hiểm, những loại ngôn ngữ cổ của Việt Nam có thể kể tới như: Chữ Nôm,… Nghệ thuật chế tác phản ánh trình độ nghệ thuật đặc trưng của từng thời kỳ. Những loại tài liệu như vậy còn lại rất ít về số lượng và chất lượng có tình trạng vật lý không tốt. Đôi khi chính đặc điểm độc đáo của kỹ thuật chế tác của tài liệu lại cung cấp cho các nhà nghiên cứu những thông tin quý giá về tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa – nghệ thuật,… của thời kỳ lịch sử sản sinh ra tài liệu. Chính vì vậy, khối tài liệu có chứa các đặc điểm cổ tự, nghệ thuật chế tác độc đáo cần được ưu tiên xem xét, đánh giá và xếp loại là tài liệu lưu trữ quý, hiếm.

Mỗi một tiêu chí có thể đảm nhiệm việc xác định giá trị tài liệu một cách độc lập. Tuy nhiên, để lựa chọn được tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm và có chế độ quản lý phù hợp cần vận dụng linh hoạt các tiêu chí. Khi vận dụng những nhóm tiêu chí nêu trên trong xác định tính quý, hiếm, tài liệu lưu trữ cẩn thỏa mãn tổng hòa các nhóm tiêu chí, trong đó có hai nhóm tiêu chí đóng vai trò rất quan trọng và là những tiêu chí ưu tiên, đó là:

  • Nhóm tiêu chí về giá trị thông tin của tài liệu
  • Nhóm tiêu chí về tính độc đáo (Vật mang tin độc đáo, ngôn ngữ và nghệ thuật chế tác)

Sau đây là bảng tổng hợp các tiêu chí khi xác định được tài liệu lưu trữ quý, hiếm:

Nhóm tiêu chí/
Tiêu chí

Đặc điểm

1.  Nhóm tiêu chí về xuất xứ của tài liệu
 
1.1. Ý nghĩa đơn vị hình thành phông
–  Phông có vai trò quan trọng trong hệ thống cơ quan quản lý Nhà nước;
–  Vai trò, vị trí của ngành, lĩnh vực trong xã hội so với cơ quan hình thành phông quản lý;
–  Tài liệu của doanh nghiệp có quy mô lớn, sức ảnh hưởng sâu rộng trong nền kinh tế của địa phương, đất nước.
1.2. Mức độ hoàn chỉnh của phông tài liệu –  Những phông đầy đủ về tài liệu sẽ có nhiều tài liệu mang giá trị cao;
–  Những phông không hoàn chỉnh do tài liệu bị thất lạc, mất mát có thể lựa chọn cả những tài liệu có nội dung không mấy quan trọng để bảo hiểm.
 
1.3. Tác giả của tài liệu
 

–  Tác giả của tài liệu là cơ quan, đơn vị hình thành phông;

–  Bút tích của các nhân vật kiệt xuất, nổi tiếng trong các lĩnh vực hoạt động (kinh tế, chính trị, quân sự, khoa học…);

–  Bút tích của các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao của Đảng và Nhà nước.

2.      Nhóm tiêu chí về giá trị thông tin của tài liệu
2.1.    Ý nghĩa
nội dung tài liệu
–  Tài liệu phản ánh chế độ chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương, dân tộc qua các thời kỳ;
–  Tài liệu phản ánh những sự việc, sự kiện, vấn đề quan trọng đối với địa phương, dân tộc;
–  Tài liệu liên quan tới lĩnh vực ngoại giao, đối ngoại của địa phương, đất nước đối với các vùng lãnh thổ, quốc gia láng giềng về các nội dung quan trọng;
–  Tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của các nhân vật tiêu biểu, nổi tiếng trong các lĩnh vực: kinh tế, chính trị,…;-  Tài liệu phản ánh những phát minh khoa học, công trình, tác phẩm nghệ thuật,… có ảnh hưởng rộng rãi trong phạm vi toàn tỉnh và đất nước, được tặng thưởng các danh hiệu cao quý của Nhà nước.
 
 
 
 
2.2.    Thời gian,
địa điểm hình thành tài liệu
–  Tài liệu được hình thành tại các thời điểm cách khá xa ngày nay, lùi sâu vào mốc cấm tiêu hủy (1954);
–  Tài liệu được hình thành tại các thời điểm cách không quá xa ngày nay nhưng do nhiều lý do khiến tài liệu trong phông không còn nhiều (năm 1954 – 1975);
–  Tài liệu được hình thành trong những thời kỳ lịch sử đặc biệt của địa phương, dân tộc;
–  Tài liệu được sản sinh đồng thời hoặc sát thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện, sự việc quan trọng được phản ánh trong tài liệu;
–  Tài liệu được hình thành tại những nơi chốn, địa điểm, địa bàn, thời gian lịch sử có nhiều ý nghĩa quan trọng.
2.3.    Độ tin cậy và tính chân thực của tài liệu –  Văn bản Luật, Nghị quyết, Lệnh,… của các cơ quan quản lý nhà nước.
–  Tài liệu có đầy đủ các yếu tố pháp lý;
–  Bản sao thông thường trong trường hợp không có bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
3.  Nhóm tiêu chí về tình trạng vật lý của tài liệu
 
 
Tình trạng vật lý
 của tài liệu
–  Tài liệu bắt đầu có các dấu hiệu xuống cấp
+ Mờ chữ
+ Chất liệu giấy giòn
+ Nấm, mốc
+ Mối mọt
+ Bết dính,…
4.  Nhóm tiêu chí về tính độc đáo (Vật mang tin độc đáo, ngôn ngữ và nghệ thuật chế tác)
4.1.    Vật mang tin độc đáo –  Vật mang tin là những chất liệu đặc biệt (giấy dó, lá cây, đá, gỗ, kim loại…).
4.2.    Đặc điểm ngôn ngữ –  Ngôn ngữ thuộc các thời kỳ lịch sử đặc biệt, cách xa ngày nay của dân tộc (chữ Khoa đẩu, chữ Nôm,…)
4.3.    Đặc điểm nghệ thuật chế tác –  Kỹ thuật chế tác tinh xảo, thủ công.
  1. Kết luận

Xác định các tài liệu lưu trữ quý, hiếm để các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử tiến hành các biện pháp quản lý phù hợp, trong đó có công tác bảo hiểm tài liệu là một trong những sứ mệnh quan trọng của ngành lưu trữ. Xây dựng các tiêu chí sẽ góp phần lựa chọn một cách chính xác tài liệu lưu trữ, qua đó giúp nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước. Bài nghiên cứu này bước đầu đề xuất một số tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần bảo hiểm. Tuy nhiên, để có thể khẳng định tính khả thi và chính xác của bộ tiêu chí cần rất nhiều những kết quả nghiên cứu, khảo nghiệm tiếp theo cũng như sự đóng góp của nhiều đối tượng hữu quan. Hy vọng bài viết là sự gợi ý nhỏ của chúng tôi cho các cơ quan lưu trữ trong sự nghiệp bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu lưu trữ quý, hiếm nói riêng của Việt Nam.

TS Cam Anh Tuấn* – ThS Đặng Văn Phong**

* Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HN.

** Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Nguyễn Thị Bắc. (2015). Những kinh nghiệm từ dự án Số hóa tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam. Hội thảo khoa học “Số hóa phục vụ công tác bảo tồn và phát triển. Truy xuất từ http://luutruvn.com/index.php/2015/10/23/nhung-kinh-nghiem-tu-du-an-so-hoa-tai-lieu-phap-ngu-co-tai-viet-nam/;
  2. Cục Lưu trữ Nhà nước. (2003). Công văn số 192/VTLTNN-NVTW ngày 31 tháng 10 năm 2003 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm. Hà Nội.
  3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 quyết định ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng. Hà Nội.
  4. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. (2009). Kỷ yếu hội thảo khoa họcSố hóa tài liệu lưu trữ – Chia sẽ kinh nghiệm”. Hà Nội.
  5. Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh. (2013). Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 11/2013 (tr.07-10).
  6. Nguyễn Thị Hà. (2007), Giải pháp công nghệ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Kỷ yếu Hội nghị Khoa học về 45 năm hoạt động khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.
  7. Trịnh Thị Hà – Dương Thị Huyền. (2015). Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư, Lưu trữ giai đoạn 1962 – 2012. Kỷ yếu hội thảo khoa học Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệ Văn thư, Lưu trữ từ 1962 đến 2012 và định hướng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020.
  8. Dương Văn Khảm. (2015). Từ điển tra cứu nghiệp vụ văn phòng – văn thư – lưu trữ, NXB Văn hóa-Thông tin, Hà Nội.
  9. Quốc hội. (2011). Luật Lưu trữ. Hà Nội.
  10. Nguyễn Thị Tâm. 2003). Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (Luận văn thạc sỹ khoa học). Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HN.

1 Walne, Peter, ed.(1988), Dictionary of Archival Terminology: English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish – 2nd ed. K. G. Saur, page 144.

 

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *