Tổng kết đánh giá tình hình áp dụng khung phân loại thông tin tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trung ương

Tài liệu lưu trữ là sản phẩm được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể xã hội và cá nhân. Ngày nay, cùng với sự đa dạng trong các lĩnh vực hoạt động của xã hội, số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều, lượng thông tin tài liệu ngày càng phong phú, đồng thời, sự phát triển của công nghệ thông tin đã ảnh hưởng tới phương thức biên mục, tổ chức tài liệu và tìm kiếm thông tin trong các cơ quan lưu trữ. Để khai thác thuận lợi và hiệu quả thông tin tài liệu lưu trữ, cần tổ chức phân loại sắp xếp chúng một cách khoa học theo những nguyên tắc và phương pháp phù họp. Một trong những phương tiện hỗ trợ cho việc tổ chức, sắp xếp khoa học và xây dựng hệ thống công cụ tỉm kiếm thông tin đó là Khung phân loại thông tin tài liệu.

Trong nhũng năm gần đây, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã ứng dụng CNTT trong việc quản lý và tra tìm tài liệu với nội dung cơ bản là xây dựng các cơ sở dữ liệu, trong đó có việc sử dụng Khung phân loại thông tin tài liệu để biên mục ký hiệu thông tin vào Phiếu tin đế lập cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng Khung phân loại thông tin tài liệu để đánh ký hiệu thông tin cho tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia còn có một số vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, chỉnh sửa hoàn thiện Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám cho phù họp tình hình mới.

Là đon vị chức năng được giao nhiệm vụ tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quản lý nghiệp vụ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Phòng Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ trung ương xây dựng báo cáo tham luận này với mục đích bước đầu tổng kết, đánh giá những kết quả đã đạt được và những hạn chế trong quá trình áp dụng Khung phân loại thông tin tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm chỉnh sửa, hoàn thiện hệ thống phân loại thông tin tài liệu lưu trữ để áp dụng rộng rãi trong toàn quốc phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin số.

I. KHÁI QUÁT VỀ KHUNG PHÂN LOẠI THÔNG TIN TÀI LIỆU

 Khái niêm

 Khung phân loại thông tin là một hệ thống phân loại được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối quan hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm môn ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại tài liệu.

 Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ là bảng phân loại thông tin tài liệu lưu trữ theo những đặc trưng nhất định, được sắp xếp theo các cấp độ phân loại, kèm theo các đề mục và ký hiệu thông tin. Ký hiệu các cấp độ phân loại của Khung phân loại thông tin tàiliệu lun trữ là cơ sở để ghi ký hiệu thông tin khi biên mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Khung phân loại thông tin được xây dựng được xem như là từ điển từ chuẩn dùng để phân loại (đánh chỉ số) cho các nội dung thông tin trong từng cơ sở dữ liệu. Đây là phương tiện quan trọng giúp ta xác định được các nội dung cơ bản của từng văn bản thuộc từng hồ sơ, từng phông và các khối phông. Áp dụng Khung phân loại thông tin tài liệu sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc ghi chép, tìm kiếm các từ chuẩn, từ khóa, tránh tùy tiện, không thống nhất trong việc điền các thông tin lên phiếu tin .

 Các loại Khung phân loại thông tin tài liệu đang áp dụng tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Hiện nay các Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III đang sử dụng hai khung phân loại thông tin tài liệu để phân loại tài liệu và đánh ký hiệu thông tin cho tài liệu, đó là: Khung phân loại Paul Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945.

 Khung phân loại Paul Boudet

Đây là Khung phân loại do nhà cổ tự học người Pháp – Paul Boudet biên soạn in trong cuốn “Cẩm nang của người làm lưu trữ”, xuất bản năm 1934. Khung phân loại này được sắp xếp theo lĩnh vực, theo nội dung vấn đề và được sử dụng để lập hồ sơ, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ thời kỳ Pháp thuộc đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Trong Khung phân loại Paul Boudet, thông tin tài liệu được lập từ 3 đến 4 cấp độ phân loại, cấp độ 1: gồm 25 nhóm lớn được biểu thị bằng 25 chữ cái tiếng Pháp. Cấp độ 2: Trong mỗi nhóm lớn được chia tiếp thành 10 nhóm nhỏ hơn, được đánh số từ 0- 9. Mỗi cấp độ tiếp theo cũng gồm 10 nhóm nhỏ hơn và cũng được đánh số từ 0- 9.

Khung phân loại Paul Boudet đã phân chia các lĩnh vực hoạt động kinh tế- xã hội và các vấn đề trong từng lĩnh vực hoạt động thành các cấp độ phân loại theo hệ thống từ lớn đến nhỏ, từ chung đến riêng. Mã ký hiệu của tài liệu được biểu thị bằng một chữ cái và các chữ số ứng với các cấp độ phân loại.

 Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ thời kỳ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945

Nhận thức được vai trò và vị trí của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ (KPLTNTTTLLT), xuất phát từ nhu cầu và thực tiễn của ngành lưu trữ nói chung, đặc biệt là trên cơ sở đặc điểm và tình hình tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, từ năm 1999, Cục Lun trữ Nhà nước đã cho phép Trung tâm Lưu trữ quốc gia III triển khai nghiên cún, xây dựng KPLTNTTTLLT. Năm 2001, KPLTNTTTLLT đã được ban hành và sửa đổi năm 2003, hiện đang được áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

Đây là hệ thống phân loại thông tin về tất cả các ngành, các lĩnh vực của đời sống chính trị , kinh tế, văn hóa, xã hội được phản ánh trong tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam từ sau năm 1945, không phân biệt chế độ xã hội, nơi bảo quản và kỹ thuật làm ra tài liệu đó.

Mục đích chính của KPLTNTTTLLT là chuẩn hóa thông tin để phân loại nội dung thông tin cho toàn bộ các loại hình tài liệu lưu trữ thuộc phông lim trữ Nhà nước Việt Nam có giới hạn thời gian từ sau năm 1945, nhằm tạo cơ sở cho việc hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và tra tìm tài liệu.

Cấu tạo của KPLTNTTTLLT gồm có Lời nói đầu, Hướng dẫn sử dụng, Bảng chính, các bảng trợ ký hiệu ngành, lĩnh vực, địa dư, tên nước, những sự kiện lịch sử và Bảng tra cứu đề mục, tiểu mục trong khung chính theo vần ABC.

Nguyên tắc xây dựng KPLTNTTTLLT là phân loại thông tin theo ngành và lĩnh vực hoạt động xã hội, bao gồm 45 ngành, lĩnh vực, được xây dựng theo phương pháp hệ thống từ chung đến riêng, phân chia thành các cấp độ phân loại từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ (có 3-4 cấp độ). Mỗi cấp độ phân loại gồm hai chữ số Ả Rập; giữa hai cấp độ phân loại cách nhau bởi dấu cách; khi cần có thể bổ sung vào số lẻ.

Trong Bảng chính của KPLTNTTTLLT, thông tin được phân chia cơ bản theo 3 cấp độ và được hệ thống hóa theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể. cấp độ 1 : Thông tin được phân loại theo ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội được gọi là đề mục; cấp độ 2: Thông tin trong từng ngành , lĩnh vực hoạt động xã hội được phân chia theo các mặt hoạt động được gọi là tiểu đề mục Cấp độ 3: Thông tin trong từng mặt hoạt động được tiếp tục được phân chia theo vẩn đề gọi là mục. Ngoài 3 cấp độ nêu trên, trong một số mặt hoạt động, thông tin có thể được chi tiết hóa đến cấp độ 4 là tiểu mục.

Hệ thống ký hiệu thông tin trong từng cấp độ của khung chính được mã hóa theo nguyên tắc hệ thống số bách phân. Giữa các cấp độ được phân cách bởi một dấu chấm tương đương một ký tự. Hệ thống ký tự này có thể cho phép khung có thể mở rộng cả về chiều dọc và chiều ngang mà không phá vỡ hệ thống phân loại thông tin hiện tại.

II. TÌNH HÌNH ÁP DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THÔNG TIN TÀI LIỆU TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA.

Khung phân loại Paul Boudet

 Tại Trung tâm Lun trữ quốc gia I

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã áp dụng Khung phân loại “Paul Boudet” để phân loại, lập hồ sơ và đánh ký hiệu thông tin tài liệu của từng phông tài liệu. Tài liệu được phân loại theo thứ tự: nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhỏ nhất là hồ sơ (đơn vị bảo quản), mỗi hồ sơ được đánh ký hiệu tra tìm (Index) tương ứng với nội dung thông tin của tùng đề mục, tiểu mục trong Khung phân loai. Đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã đánh ký hiệu thông tin tài liệu cho 37 phông (3127 mét) trong tổng số 59 phông (5000 mét) tài liệu, chiếm hơn 62,7% số lượng tài liệu tiếng Pháp đang bảo quản tại Trung tâm.

 Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đang quản lý 4.342 mét tài liệu của 26 phông tài liệu tiếng Pháp, trong đó có 01 phông tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh và một phần tài liệu của phông Phủ Thống đốc Nam kỳ được chỉnh lý sơ bộ. Các phông tài liệu còn lại mới chỉ được xác định nội dung theo cặp, bó chưa được chỉnh lý. Tuy nhiên, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh hay sơ bộ hoặc chỉ được xác định nội dung theo cặp, bó thì một số phông tài liệu tiếng Pháp cũng đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Boudet. Tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh thì đánh ký hiệu thông tin chi tiết, cụ thể. Những phông tài liệu chỉ mới phân loại sơ bộ, chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, thì đánh ký hiệu thông tin mới dừng lại ở mức khái quát (đánh cho mục lớn). Đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã đánh ký hiệu thông tin cho 1952,3 mét trong tổng số 4342 mét tài liệu tiếng Pháp đang bảo quản tại Trung tâm (chiếm 45%).

Các phông tài liệu tiếng Pháp sau khi đánh ký hiệu thông tin đã được đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, phục vụ tra tìm khai thác tài liệu thuận lợi và nhanh chóng.

Tuy nhiên, việc áp dụng Khung phân loại Paul Boudet để đánh ký hiệu thông tin tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và II còn gặp một số khó khăn: việc áp dụng khung phân loại Paul-Boudet để phân loại sắp xếp tài liệu hành chính tương đối thuận lợi, đối với khối tài liệu kỹ thuật thì việc áp dụng khung phân loại này còn nhiều bất cập. Cách phân chia, sắp xếp một số tài liệu trong Khung phân loại Paul Boudet còn chồng chéo, chưa hợp lý, thống nhất. Cùng một nội dung tài liệu về tổ chức có thể đánh những ký hiệu thông tin khác nhau, có thể đánh mục D.13 (đề mục D) và H.01(đề mục H), hoặc mục N.90 (đề mục N) và D.33 (đề mục D)… tuỳ theo nhận thức của người đánh ký hiệu.

Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám

Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II

Việc áp dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám đã được thực hiện tại Trung tâm Lun trữ quốc gia II từ năm 2001, sau khi thử nghiệm và đưa vào áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Việc đánh ký hiệu thông tin được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu được áp dụng để đánh ký hiệu thông tin tài liệu đối với khối tài liệu thuộc thời kỳ Chính phủ Quốc gia Việt Nam (giai đoạn từ 1945 đến 1975) và khối tài liệu thuộc thời kỳ Cách mạng (từ năm 1945 đến nay). Đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đánh ký hiệu thông tin được 3597,8 mét trên tổng số 7321 mét tài liệu thuộc thời kỳ Chính phủ quốc gia Việt Nam (chiếm khoảng 49%). Khối tài liệu thời kỳ Cách mạng đã đánh được ký hiệu thông tin tài liệu cho 571,2 mét trên tống số 924,5 mét (chiếm khoảng 62%).

Mặc dù Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám có nhiều điếm ưu việt, nhưng vẫn chưa thực sự hoàn thiện: trong Khung chưa có các mục và chưa có các mã số dành cho tài liệu về hệ thống tổ chức của thời kỳ này ở miền Nam Việt Nam. Cụ thể, trong đề mục: “01.Tổ chức”, chỉ có: Mục 01 02: Tổ chức Nhà nước VNDCCH/CHXHCNVN; Mục 01 04: Tổ chức Nhà nước VNCH. Hệ thống ký hiệu thông tin thuộc mã số “01 04: Tổ chức Nhà nước VNCH” chỉ dùng để đánh ký hiệu thông tin cho các cơ quan tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hoà từ ngày 26 tháng 10 năm 1955 đến ngày 30 tháng 4 năm 1975. Như vậy, trong Khung phân loại thông tin tài liệu này, chưa có các ký hiệu thông tin dành cho tài liệu về hệ thống tổ chức thời kỳ từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến khi thành lập chính quyền Việt Nam Cộng hoà (26/10/1955).

Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Năm 2001, Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu đã được đưa vào ứng dụng thử nghiệm tại Trung tâm Lun trữ quốc gia III, phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cap II cho tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm.

Năm 2004 Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu đã được bổ sung và điều chỉnh lần 1 sau nhiều ý kiến góp ý và phản hồi của các đơn vị sử dụng. Từ đó đến nay, sau hơn chục năm ứng dụng, Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu đã được sử dụng đế đánh ký hiệu thông tin cho tất cả các loại hình tài liệu lưu trữ: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh ghi âm, tài liệu xuất xứ cá nhân sau khi đã chỉnh lý đưa vào bảo quản hoặc mới thu về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã có khoảng 100 phông tài liệu hành chính, nhiều công trình XDCB và băng ghi âm, tài liệu ảnh được xây dựng CSDL. CSDL này đã được lưu giữ và quản lý trong hệ thống máy chủ tại Phòng Tin học và công cụ tra cứu, được kết nối và phục vụ khai thác sử dụng tự động tại Phòng Đọc. Tính đến nay, tại Trung tâm, đại đa số viên chức nghiệp vụ đã có thể sử dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu để đánh ký hiệu thông tin.

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

Nhận xét về các Khung phân loại thông tin tài liệu

Khung phân loại tài liệu Paul Boudet

Ưu điểm:

Khung phân loại Paul Boudet cấp độ phân loại trong Khung phân loại; hệ thống ký hiệu tương ứng với các cấp độ phân loại trong Khung khá đơn giản nên dễ nhớ, dễ vận dụng để phân loại và đánh ký hiệu thông tin.

Hạn chế:

 Cấp độ phân loại tài liệu (đề mục) chỉ giới hạn trong phạm vi 25 nhóm tương úng với 25 chữ cái tiếng Pháp (A-Z), nên bị hạn chế về độ mở. Việc chi tiết hoá trong các đề mục, mục, tiểu mục.. .cũng bị hạn chế bởi hệ thống số thập (từ 0 đến 9). Do vậy, muốn bổ sung các lĩnh vực, các vấn đề phát sinh tương ứng với các đề mục, mục, tiểu mục…trong Khung phân loại Paul Boudet cả về chiều ngang lẫn chiều dọc là không thể.

 Khung phân loại Boudet thực chất là một khung phân loại theo mặt hoạt động, không có các Bảng trợ ký hiệu như Bảng trợ ký hiệu ngành, lĩnh vực, Bảng trợ ký hiệu tên nước, Bảng trợ ký hiệu địa dư trong nước nên trong quá trình áp dụng để đánh ký hiệu thông tin cho tài liệu cũng gặp khó khăn trong việc đối chiếu các thông tin khi cần thiết.

Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau Cách mạng tháng Tám

Ưu điểm:

 Ưu điểm của khung phân loại này là có thể mở rộng để phù hợp vơi tình hình phát triển kinh tế, xã hội

 Việc sử dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu khi đánh ký hiệu thông tin tương đối thuận ỉợi vì cấu trúc của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu cũng như các cấp độ thông tin trong Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu đã bao quát hầu hết các nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ. Những kí hiệu thông tin cho tài liệu lưu trữ sau năm 1945 trong Khung chính đã cơ bản đáp ứng được nội dung của tài liệu. Đây chính là điều thuận lợi, đáp ứng cơ bản yêu cầu đánh ký hiệu thông tin phục vụ cho tra tìm tài liệu tự động không chỉ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III mà cho tất cả các lưu trữ có tài liệu sau Cách mạng tháng 8 – 1945.

 Ngoài Khung chính là hệ thống thông tin phân chia theo ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội, Khung còn có các Bảng trợ ký hiệu giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu không những vừa nhanh chóng, đầy đủ, chính xác mà còn toàn diện, không bị sót thông tin cần tìm kiếm.

 Ngoài ra, Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu còn là công cụ hỗ trợ cho việc phân loại, sắp xếp khoa học tài liệu trong từng phông, từng kho lưu trữ.

Hạn chế:

 Về cấu trúc của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ:

+ Việc chia các cấp độ thông tin như: đề mục, tiểu đề mục, mục còn chưa thống nhất và thiếu lô gich, có chỗ thì quá bao quát (ví dụ nhóm thông tin về khoa học công nghệ, kiến trúc xây dựng, giáo dục), nhưng có mục thì còn quá chi tiết (ví dụ nhóm thông tin về y tế, Văn hóa, công nghiệp):

+ Có đề mục còn phân chia rất cồng kềnh, hệ thống ký hiệu còn rườm rà và còn gây khó khăn khi đánh ký hiệu thông tin cho tài liệu như đề mục về Tố chức nhà nước. Tài liệu của các ngành thì Bộ Nội vụ hay Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, đánh theo ký hiệu nào? Ở đây, sự phân loại thông tin không theo nguyên tắc phản ánh các mặt hoạt động của lĩnh vực tổ chức – cán bộ mà lại liệt kê các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, trong khi đó thực tế vấn đề tố chức các cơ quan nhà nước thường không ốn định, luôn có nhiều biến động do giải thế, thành lập hoặc bố sung mới;

+ Có nhũng nhóm nội dung thông tin quan trọng có trong tài ]iệu lưu trữ nhưng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ chưa bao quát hết, như: trong đề mục Kiến trúc – Xây dựng các nhóm thông tin trong Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ xếp theo giai đoạn xây dựng công trình mà không theo hạng mục; đề mục Khoa học – Công nghệ được kê theo các lĩnh vực khoa học nhưng còn thiểu nhiều; đề mục Giáo dục còn thiếu nhóm thông tin về các trường tư thục và bán công; Báo cáo công tác lao động tiền lương là một vấn đề lớn, trong khung phân loại không có, nếu đánh mã chung là 16.00.04 (Kế hoạch, báo cáo về lao động xã hội) thì quá chung vì thừa phần xã hội, nếu đánh mã 16.02 (Quản lý lao động) và mã 16.06.02 (Tiền lương) thì quá chi tiết và mất công, không đúng với yêu cầu của tài liệu; Trong bảng trợ ký hiệu địa dư còn thiếu thông tin về các Liên khu 8, 9 và tỉnh Vĩnh Linh;

+ Trong Bản hướng dẫn sử dụng Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ còn có sự nhầm lẫn ký hiệu thông tin: mục 4 của phần Hướng dẫn sử dụng khung phân loại thông tin ở “VD 15. Tập Nghị định của Chính phủ năm 1998 về quản lý ngành GTVT” có mã số là 08.02.14 (N34.14) trong đó mã 34.14 ở K chính là “hàng không”; hay “VD18. Chỉ thị của Thủ tướng CP về vấn đề du lịch năm 1989” có mã là 31.00.02. Vậy vấn đề đặt ra nếu ghi: “Tập Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về vấn đề du lịch” thì đánh mã 08.02.18 (N21) đúng hay mã 31.00.02 đúng?

+ Ngoài ra, một số thông tin phổ biến thường gặp trong biên mục tài liệu như định mức kinh tế kỹ thuật, trọng tài kinh tế, làm chủ tập thể, quyền con người, bảo vệ tài sản XHCN, chống tiêu cực…nhưng còn lúng túng khi tìm ký hiệu trong Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ…;

+ Phạm vi của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ rất rộng, bao quát tất cả các loại hình tài liệu hình thành từ sau năm 1945 đến nay, kế cả tài liệu lưu trữ của chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước đây, vì thế khi sử dụng nếu không thận trọng sẽ dễ bị nhầm lẫn ký hiệu thông tin.

 Một số nhóm tài liệu chưa có trong Khung phân loại thông tin nhưng có trong tài liệu lưu trữ, lý do là chưa có đủ điều kiện thời gian để khảo sát hết các nhóm tài liệu.

 Thiếu một số địa danh, khu vực địa lí, tên một số tỉnh và quốc gia.

Về tổ chức thực hiện áp dụng các Khung phần loại tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia

 Số lượng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã được đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại Paul Boudet và Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám khá nhiều và đã đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, phục vụ tra tìm thông tin tài liệu. Tuy nhiên, trên thực tế cho đến nay vẫn chưa có báo cáo đánh giá cụ thể về kết quả, chất lượng và hiệu quả của việc áp dụng Khung phân loại thông tin tài liệu đế hỗ trợ cho việc xây dựng hệ thống công cụ tìm kiếm thông tin tự động từ các Trung tâm Lun trữ quốc gia.

 Việc đánh ký hiệu thông tin tài liệu đòi hỏi cán bộ phải nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ, xử lý thông tin tốt thì mới có thể áp dụng Khung phân loại thông tin (hay còn gọi là mã hóa tiêu đề hồ sơ) chính xác được, tuy nhiên, trên thực tế, trình độ hiểu biết, nhận thức và khả năng khái quát hóa thông tin của một số cán bộ còn hạn chế, điều này cũng đã ảnh hưởng đến việc đánh ký hiệu không chính xác, đánh không đủ số mã cần thiết, nhiều trường họp bị mất thông tin.

 Tại Phòng đọc của các Trung tâm đã được trang bị hệ thống máy tính để có thể tra cứu tự động dưới dạng mã hoá của các Khung phân loại thông tin. Tuy nhiên, độc giả hầu như chưa sử dụng đến hệ thống tra cứu thông tin tự động hoá này mà chỉ sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống hoặc tra cứu trên máy tính dưới dạng từ khoá mà thôi. Lý do một phần có thể do thói quen tra tìm thủ công qua hệ thống mục lục, một phần vì một số độc giả không có khái niệm về tra tìm theo mã ký hiệu thông tin.

KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT

1. Giải pháp trước mắt

– Biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hành gắn với Khung phân loại thông tin và thường xuyên mở các lớp tập huấn; hướng dẫn việc đánh ký hiệu thông tin cho các viên chức làm trực tiếp công việc này;

 – Tăng cường việc kiểm tra đánh ký hiệu thông tin tại các Trung tâm lưu trữ và kiểm tra chéo giữa các Trung tâm để phát hiện và kịp thời sửa chữa nhũng sai sót;

 – Đối với Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu: Khắc phục những hạn chế đã nêu trên bằng cách bổ sung các cấp độ thông tin cho một số đề mục còn quá bao quát hoặc bổ sung thêm các ký hiệu thông tin tài liệu còn thiếu trên nguyên tắc không gây xáo trộn đối với CSDL đã lập.

2. Giải pháp lâu dài

a. Xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu chung, thống nhất về nghiệp vụ phân loại thông tin tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, trên cơ sở kế thừa, bổ sung, hoàn thiện Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ, không gây xáo trộn đối với CSDL đã lập, với các mục đích sau đây:

– Để lập hồ sơ (giấy và điện tử) ở giai đoạn văn thư (đánh ký hiệu hồ sơ, tài liệu).

– Mã hóa thông tin tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để quản lý, tra tìm thông tin tài liệu (xuyên phông) một cách nhanh chóng và thuận tiện.

– Tích hợp, chia sẻ dữ liệu thông tin tài liệu giữa các cơ quan lưu trữ.

 Sử dụng Khung phân loại tài liệu để phân loại tài liệu; quản lý được mức độ đầy đủ của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam cũng như của từng phông lun trữ để thu thập, bổ sung những nhóm thông tin còn thiếu, hoặc khi thu thập tài liệu của từng phông lưu trữ thì cần tập trung thu nhóm tài liệu nào

b. Nghiên cứu xây dựng chương trình phần mềm tối ưu đáp ứng nhu cầu quản lý và tra tìm thông tin cho các loại hình tài liệu nhanh chóng, chính xác, thân thiện, thuận lợi.

c. Đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên sâu về phân loại tài liệu, nắm vững về cấu trúc, nguyên tắc phân loại và kỹ năng sử dụng khung phân loại thông tin tài liệu./.