Tổng quan một số nghiên cứu về tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở Việt Nam

Thuật ngữ tài liệu lưu trữ quý, hiếm (TLLTQH) lần đầu tiên được sử dụng trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 và tiếp tục được quy định thành một điều khoản độc lập (Điều 26) trong Luật Lưu trữ năm 2011. Để có cơ sở khoa học cho việc thực hiện những quy định nói trên, việc nghiên cứu về TLLTQH đã được quan tâm ở mức độ nhất định và vẫn đang tiếp tục. Bài viết của chúng tôi bước đầu khái quát một số kết quả nghiên cứu về TLLTQH, đồng thời gợi mở một số vấn đề cần được giới khoa học tiếp tục quan tâm, nghiên cứu trong thời gian tới.

1. Khái quát về các công trình nghiên cứu liên quan

Với từ khóa “tài liệu lưu trữ quý, hiếm”, bước đầu, chúng tôi đã khảo sát và thống kê được một số công trình nghiên cứu liên quan trực tiếp, cụ thể như sau:

• 01 Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2012 với chủ đề: Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam;
• 01 Đề tài khoa học cấp Bộ: Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm (do Thạc sĩ Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm);
• 02 luận văn cao học;
• 08 bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

Ngoài ra, tuy không sử dụng trực tiếp cụm từ “tài liệu lưu trữ quý, hiếm”, nhưng nội dung một số hội thảo, đề tài hoặc các sách tham khảo, bài viết trên tạp chí khoa học bàn về tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ, các nhân vật lịch sử,… đều có liên quan đến vấn đề này, đặc biệt là 02 hội thảo sau:

• Hội thảo khoa học: Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG HN) tổ chức tháng 12 năm 2012 (có nhiều bài viết về sưu tầm, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng).
• Hội thảo: Quản lý tài liệu lưu trữ tư do Cục Văn thư và Lưu trữ tổ chức năm 2021, trong đó có nhiều bài viết về công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ tư (cá nhân, cộng đồng) của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ các địa phương.

Về thời gian, hầu hết các nghiên cứu đều được công bố từ năm 2011 đến nay, tức là sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành và có 01 điều riêng về vấn đề quản lý TLLTQH.

Về nội dung, các nghiên cứu tập trung nhiều nhất là vấn đề sưu tầm TLLTQH, có một vài nghiên cứu bàn về vấn đề quản lý, số hóa và phát huy giá trị TLLTQH và các vấn đề khác liên quan (xem thêm chi tiết ở mục 2).

Như vậy, có thể thấy, TLLTQH là vấn đề đã được giới khoa học quan tâm, nghiên cứu, tuy nhiên, các công trình nghiên cứu chưa nhiều, chủ yếu được công bố trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây.

2. Những vấn đề đã được quan tâm, nghiên cứu

Theo khảo cứu bước đầu, các nghiên cứu về TLLTQH ở Việt Nam tập trung chủ yếu vào các vấn đề chính sau đây:

– Khái niệm TLLTQH;

– Công tác sưu tầm và phát huy giá trị TLLTQH;

– Các biện pháp quản lý TLLTQH.

2.1. Về khái niệm tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Trong Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng – văn thư – lưu trữ Việt Nam của PGS.TS Dương Văn Khảm (NXB Thông tin và Truyền thông, năm 2015), thuật ngữ “TLLTQH” được giải thích là những tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu hiện còn lưu giữ được rất ít.

Trong bài viết “Công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm ở Bắc Ninh, thực trạng và đề xuất”, tác giả Dương Thành Trung thừa nhận rằng TLLTQH là một khái niệm mới, nên chưa có nhiều nghiên cứu giải thích sâu. Từ thực tế tại địa phương, tác giả cho rằng, ngoài giá trị đặc biệt về nội dung thì tài liệu quý, hiếm phải độc đáo về vật mang tin, ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác, yếu tố bản gốc, bản viết tay, hoặc bút tích của các vị lãnh tụ, các cá nhân tiêu biểu có nhiều đóng góp trong lịch sử dân tộc, các vị là lãnh đạo Đảng, chính quyền qua các thời kỳ lịch sử.

Nguyễn Thúy Bình và Nguyễn Thùy Trang trong bài viết “Công tác sưu tầm TLLTQH của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 2007- 2011” cũng cho rằng, khái niệm và phương thức sưu tầm còn khá mới mẻ vì vậy cần phải xác định và làm rõ khái niệm này.

Trong bài viết “Quản lý TLLTQH và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định của Luật Lưu trữ”, các tác giả Nguyễn Anh Thư và Nguyễn Thị Thanh Hương cho rằng, thực tiễn triển khai Đề án 644 về sưu tầm TLLTQH đã xuất hiện những quan điểm, nhận thức chưa thống nhất về TLLTQH, dẫn đến việc sưu tầm tài liệu chưa hiệu quả. Bàn về vấn đề này, các tác giả cho rằng, để được xác nhận là TLLTQH, trước hết tài liệu sưu tầm phải là tài liệu lưu trữ. Vì vậy các cơ quan lưu trữ cần xác định rõ đối tượng tài liệu cần sưu tầm là “tài liệu lưu trữ” nhằm mục đích “bổ sung vào các phông đang có trong các lưu trữ lịch sử” để làm đầy đủ, phong phú thêm khối tài liệu về các cơ quan, tổ chức nhà nước và các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử. Từ quan điểm đó, các tác giả cho rằng, những tài liệu liên quan đến tôn giáo (ví dụ Mộc bản kinh Phật), hoặc các sắc phong thần tại các đình, đền, chùa tại các địa phương không phải là tài liệu lưu trữ, nên không thuộc đối tượng quản lý của ngành lưu trữ mà là đối tượng quản lý của ngành văn hóa và tôn giáo, nên việc sưu tầm và bổ sung những tài liệu trên vào các lưu trữ lịch sử cần được xem xét, tránh chồng chéo với đối tượng sưu tầm của các ngành khác có liên quan.

Trong Luận án Tiến sĩ ngành Lưu trữ học “Chính sách quản lý tài liệu lưu trữ nhân dân ở Việt Nam”, Phạm Thị Diệu Linh đã chỉ ra sự khác biệt trong cách tiếp cận khái niệm TLLTQH được đề cập trong Đề án 644 so với trong Luật Lưu trữ năm 2011, sự tương đồng của các tiêu chí xác định TLLTQH ở Luật Lưu trữ năm 2011 với tiêu chí xác định bảo vật quốc gia được quy định trong Luật Di sản năm 2012. Theo tác giả, việc thiếu thống nhất trong việc sử dụng các thuật ngữ nói trên sẽ dẫn đến sự thiếu nhất quán trong chính sách quản lý tài liệu lưu trữ nhân dân.

Như vậy, cho đến nay, mặc dù đã có một số nghiên cứu đề cập tới, nhưng khái niệm TLLTQH vẫn chưa có được sự thống nhất. Vì vậy, mặc dù Điều 26, Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định, TLLTQH là những tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm như: có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế – xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia dân tộc, xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử, nhưng những đặc điểm trên vẫn chưa được nghiên cứu để có thể làm rõ hoặc cụ thể hơn.

2.2. Vấn đề sưu tầm và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành và đề án “Sưu tầm TLLTQH của Việt Nam và về Việt Nam” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, nhiều công trình nghiên cứu đã tập trung vào chủ đề này.

Năm 2012, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức Hội thảo “Sưu tầm TLLTQH và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam”. Hội thảo đã nhận được 24 tham luận đến từ nhiều cơ quan ở trung ương và địa phương, xoay quanh hai chủ đề chính là sưu tầm và phát huy nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Nhiều vấn đề được giới thiệu ở hội thảo như tài liệu sắc phong cổ, tài liệu Chăm pa cổ ở Kiên Giang, Ninh Thuận; tài liệu về phong trào Đông Kinh Nghĩa Thục, Hoàng Sa, Trường Sa lưu trữ tại Pháp,… Hội thảo cũng đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết như sự chồng chéo, lãng phí trong công tác sưu tầm; các cơ chế, chính sách, phương thức cần cụ thể để sưu tầm hiệu quả,… (Nguyễn Thúy Bình, Nguyễn Thùy Trang, 2012, tr. 7-9). Cũng trong bài viết tại hội thảo này, các tác giả Nguyễn Thúy Bình và Nguyễn Thùy Trang đã khái quát những thành tựu đáng ghi nhận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Cục VTLTNN) trong công tác sưu tầm TLLTQH kể từ khi triển khai Chỉ thị 05/2007/CT-TTg về tăng cường và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Các tác giả cho biết, ngoài việc chủ động xây dựng Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, Cục VTLTNN còn tăng cường đầu tư nhân lực, kinh phí thực hiện nhiệm vụ sưu tầm TLLTQH. Nhờ vậy, sau một thời gian ngắn, các đơn vị thuộc Cục VTLTVN đã sưu tầm được một khối lượng đáng kể TLLTQH ở trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, Cục còn tiến hành khảo sát, lập danh mục TLLTQH về Việt Nam đang được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ ở Trung Quốc, Pháp, Mỹ, Nga, Tây Ban Nha và Ý. Tuy nhiên, các tác giả cũng chỉ ra những tồn tại của công tác này như: định mức chi chưa đảm bảo, vẫn còn sự chồng chéo về nội dung sưu tầm giữa các đoàn, thiếu nguồn nhân lực có chất lượng. Từ đó, các tác giả đề xuất một số biện pháp như: cần phải có những hướng dẫn về phương thức sưu tầm cho các địa phương; quy định chặt chẽ phạm vi, nội dung và loại hình TLLTQH thuộc diện sưu tầm và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ (Nguyễn Thúy Bình, Nguyễn Thùy Trang, 2012, tr.13).

Lã Thị Duyên (2012) trong bài viết “Sưu tầm TLLTQH trong nước – Thực trạng và một số vấn đề đặt ra” đã khái quát những thành tựu trong công tác sưu tầm TLLTQH hiện còn đang lưu giữ ở trong nước của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các địa phương như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Bắc Ninh, Quảng Ngãi, Bình Định,… Tác giả đặc biệt chú ý đến khối tài liệu của các nhà văn hóa, các cá nhân tiêu biểu đã được các Trung tâm Lưu trữ sưu tầm được. Từ thực tế triển khai Đề án 644, tác giả chỉ ra những hạn chế trong công tác sưu tầm như: công tác tổ chức thiếu đồng bộ, chế độ, kinh phí của đề án phân bổ chưa hợp lý, sự phối hợp của các địa phương còn chưa hiệu quả. Vì vậy một trong những vấn đề then chốt để thực hiện thành công đề án đó là cách thức tổ chức thực hiện sưu tầm hợp lý và khoa học1.

Phạm Thị Huệ trong bài viết “Vài nét về công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Cộng hòa Pháp năm 2011” cho biết, trong năm 2011, Cục đã cử 01 đoàn công tác sang Kho Lưu trữ Hải ngoại Pháp để sưu tầm TLLTQH. Sau hơn 01 tháng làm việc, đoàn đã sưu tầm được 23.747 trang ảnh, trong đó 23.725 trang ảnh chụp tài liệu liên quan đến vấn đề biên giới đất liền và biển của Việt Nam. Qua thực tiễn triển khai việc sưu tầm TLLTQH ở nước ngoài, tác giả nhận thấy nguồn tài liệu về Việt Nam hiện đang lưu trữ ở Pháp rất phong phú và cần thiết để bổ sung cho những khuyết thiếu của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Bên cạnh đó, tác giả cho rằng việc được trang bị ngoại ngữ (cụ thể là tiếng Pháp, Hán Nôm) là rất cần thiết nhưng chưa đủ, bởi để sưu tầm hiệu quả cán bộ phải có sự am hiểu tường tận về thành phần tài liệu, có kiến thức lịch sử, có kinh nghiệm và phương pháp khai thác và đặc biệt phải có niềm say mê nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao2.

Trong một số hội thảo khác, các tác giả Hà Văn Huề, Trần Thị Thu đã có tham luận về công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I3 và III4. Tiếp đó, trong tham luận “Bàn thêm về thẩm quyền thu thập, sưu tầm tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, tác giả Hà Văn Huề nhận thấy một điều bất cập là phạm vi sưu tầm tài liệu của từng Trung tâm Lưu trữ quốc gia chưa được hiểu đúng và cũng chưa có quy định đầy đủ, rõ ràng về vấn đề này. Tác giả cho rằng việc chồng chéo trong sưu tầm tài liệu, trong đó có TLLTQH giữa các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Lưu trữ Lịch sử các tỉnh, thành phố cũng là một hiện trạng đáng quan tâm. Vì vậy, theo tác giả cần phải có quy định cụ thể để xác định loại tài liệu cần sưu tầm ở mỗi Trung tâm Lưu trữ Lịch sử ở các cấp (Hà Thị Huề, 2015).

Trên cơ sở Đề án 644 của Chính phủ, nhiều địa phương cũng tích cực xây dựng đề án sưu tầm tài liệu quý, hiếm về quê hương. Trong tham luận “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sưu tầm, phát huy giá trị tài liệu đạo sắc phong ở các cơ sở thờ tự và dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hà Nội”, tác giả Vũ Đức Tuyên đã giới thiệu những kết quả tiêu biểu của Trung tâm trong việc sưu tầm TLLTQH trên địa bàn thành phố. Theo đó, từ năm 2015 đến năm 2021, tổ công tác của thành phố đã tiến hành điều tra, khảo sát, xác minh nguồn gốc, thẩm định, lập hồ sơ trình Ủy ban nhân dân thành phố công nhận tổng số 4.733 đạo Sắc phong tại 442 cơ sở thờ tự, gia đình, dòng họ trên địa bàn 29 quận, huyện, thị xã thuộc Thành phố Hà Nội là tài liệu lưu trữ quý, hiếm.5

Dương Thành Trung trong bài viết “Công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm ở Bắc Ninh, thực trạng và đề xuất” cho biết: thành phần tài liệu quý hiếm của tỉnh Bắc Ninh rất phong phú và đa dạng, được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau. Tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh có khoảng 2.456 hồ sơ thuộc Phông lưu trữ Ủy ban Hành chính tỉnh Bắc Ninh được xếp vào tài liệu quý, hiếm. Qua thực tiễn công tác sưu tầm tại địa phương, tác giả nhấn mạnh cần phải nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân về TLLTQH; hoàn thiện cơ chế chính sách; nâng cao phương thức quản lý và cần xây dựng kế hoạch về thu thập tài liệu quý, hiếm (Dương Thành Trung, 2016, tr.47-51).

Ngô Kim Mỹ trong “Tỉnh Quảng Ngãi với công tác khảo sát, thống kê, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm” đã giới thiệu những kết quả trong công tác khảo sát TLLTQH tại địa phương. Theo tác giả, trên địa bàn Quảng Ngãi, thành phần TLLTQH chủ yếu là sắc phong, một số ít tài liệu là sắc chỉ, chiếu chỉ, mật chiếu, mật chỉ, công cụ, vi bằng, gia phả, khế ước, sách với nội dung rất phong phú. Tuy nhiên, một số tài liệu bị ẩm, rách, thủng, mối mọt xuống cấp trầm trọng6.

Từ góc độ lịch sử, TS Nghiêm Kỳ Hồng trong bài viết “Một kinh nghiệm hay của cha ông ta về sưu tầm tài liệu quý hiếm” đã giới thiệu đến bạn đọc một kinh nghiệm quý báu của các vua nhà Nguyễn khi sưu tầm tài liệu trong dân gian. Đó là việc vua Minh Mệnh xuống chiếu kêu gọi, khuyến khích quan lại, các bậc nho sĩ và dân chúng tìm kiếm tài liệu, thư tịch cũ rồi dâng nộp cho nhà nước để lĩnh thưởng. Tác giả cho rằng cơ chế hiến tặng tài liệu để lĩnh thưởng sẽ nhẹ nhàng, linh hoạt hơn, dễ đi vào lòng người, dễ thuyết phục hơn, do vậy cũng mang lại hiệu quả hơn so với cơ chế bán – mua tài liệu. Từ đó bài viết đặt vấn đề Nhà nước cần sớm đặt ra những quy định về khen thưởng khi cá nhân, tổ chức hiến tặng tài liệu7.

Tiếp cận từ góc độ tài chính, Lê Thị Bảo Liên trong “Một số vấn đề về cơ chế, chính sách tài chính đối với công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm” đã chỉ ra những khó khăn, vướng mắc trong công tác sưu tầm tài liệu hiện nay như: Nhà nước thiếu các cơ chế cần thiết cho việc hiến tặng, mua tài liệu lưu trữ quý hiếm; định mức giờ làm việc cho cán bộ sưu tầm; chi phí đi lại, xác nhận kinh phí của cơ sở,… Từ đó, tác giả đề xuất một số những cơ chế, chính sách tài chính đặc thù đối với công tác sưu tầm TLLTQH, trong đó trọng tâm là phân cấp thẩm quyền duyệt chi và mức chi phục vụ công tác sưu tầm8.

Về phát huy giá trị TLLTQH, cho đến nay, theo khảo sát bước đầu của chúng tôi, ở Việt Nam hiện đang có rất ít các nghiên cứu về vấn đề này. Trong bài viết “Vinh danh – cách thức mới để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”, hai tác giả Trần Hoàng và Trần Việt Hoa nêu quan điểm: không nên cho rằng TLLTQH tiêu biểu chỉ nên vinh danh theo Luật Lưu trữ mà không vinh danh theo Luật Di sản văn hóa. Các tác giả cho rằng, vì Luật Lưu trữ không có cơ chế công nhận (vinh danh) TLLTQH và không có danh hiệu cao hơn, nên có thể vận dụng Luật Di sản văn hóa để vinh danh những TLLTQH đặc biệt mang tầm quốc bảo. Từ đó, nhóm tác giả đã đề xuất xây dựng hệ thống tước hiệu Việt Nam để làm tiền đề vinh danh, tài liệu lưu trữ với 5 cấp từ tài liệu lưu trữ Quốc gia đến Di sản Tư liệu thế giới. Bên cạnh đó, các tác giả còn kiến nghị trong tương lai, ngành Lưu trữ nên phân loại cơ quan lưu trữ theo giá trị tài liệu được giao quản lý, trong đó có tiêu chí giá trị đối với tài liệu được vinh danh để ưu tiên đầu tư, xây dựng, cấp kinh phí, ưu tiên định biên, sắp xếp cán bộ lãnh đạo quản lý trình độ cao cho các cơ quan lưu trữ có tài liệu có giá trị cao, có nhiều tài liệu được vinh danh9.

2.3. Các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Cùng với hoạt động sưu tầm, vấn đề quản lý đối với tài liệu lưu trữ quý hiếm sau khi sưu tầm cũng được các nhà nghiên cứu quan tâm. TS Hà Văn Huề trong tham luận “Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” tại Hội thảo khoa học năm 200810 nhận định rằng, trong thời gian qua, một số vấn đề pháp lý liên quan đến lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã được điều chỉnh theo hướng tích cực, tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thực hiện một số nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại đang ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức, sử dụng tài liệu ở các cơ quan lưu trữ hiện nay. Từ đó, tác giả đề xuất trong thời gian tới cần phải nghiên cứu và quy định rõ thẩm quyền về tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng, hướng dẫn tiêu chuẩn tài liệu thuộc diện đặc biệt quý hiếm11.

Tại Hội thảo khoa học Quốc tế với chủ đề “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân” năm 201212, tác giả Hà Văn Huề tiếp tục có tham luận với chủ đề: “Hoạt động sưu tầm TLLTQH của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và những vấn đề đặt ra”. Tác giả nhấn mạnh cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý, chuyên môn ở trung ương và các địa phương để nâng cao chất lượng công tác sưu tầm TLLTQH. Việc quy định cụ thể định mức giá khi mua bán TLLTQH thuộc sở hữu của cá nhân, gia đình, dòng họ cũng là vấn đề đáng quan tâm. Và đặc biệt là cần có những hoạt động hợp tác quốc tế về lưu trữ để đẩy mạnh công tác sưu tầm TLLTQH hiện đang được lưu giữ ở nước ngoài13.

Nhóm tác giả Nguyễn Anh Thư và Nguyễn Thị Thanh Hương cho rằng, ở góc độ quản lý, Nhà nước đã quy định một số vấn đề như: các đặc điểm của TLLTQH, biện pháp quản lý và thừa nhận quyền sở hữu đối với chúng. Tuy nhiên theo các tác giả, việc sưu tầm tài liệu quý, hiếm còn bị chồng chéo về thẩm quyền và chức năng giữa các cơ quan, tổ chức lưu trữ với các cơ quan thuộc ngành văn hóa; giữa cơ quan lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước; giữa cơ quan lưu trữ trung ương và cơ quan lưu trữ địa phương14.

Ở khía cạnh các địa phương, từ thực tiễn công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm trên địa bàn Thành phố Hà Nội, tác giả Nguyễn Thị Hân (2020) kiến nghị “Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội cần sớm giao nhiệm vụ nghiên cứu và phê duyệt văn bản pháp quy về “quy định về quản lý, đầu tư tu bổ và phát huy giá trị tài liệu Đạo Sắc phong trên địa bàn Thành phố Hà Nội” nhằm tạo cơ sở pháp lý và cơ chế chính sách công tác quản lý và phát huy giá trị tài liệu trên toàn Thành phố”.

Một trong những biện pháp quản lý TLLTQH là tổ chức số hóa các tài liệu đã sưu tầm được. Năm 2013, đề tài “Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm” do ThS Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm được nghiệm thu và đánh giá cao về tính thực tiễn. Theo thống kê của đề tài, từ năm 2002 đến năm 2011, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành số hóa được 1.051.846 file ảnh tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, có rất nhiều tài liệu bị mờ chữ và mất nét. Vì vậy, nhóm nghiên cứu đề xuất giải pháp và đưa ra quy trình số hóa TLLTQH có tình trạng mờ chữ hoàn toàn không đọc được bằng mắt thường để lập bản sao bảo hiểm (Đỗ Thị Huyền, 2015, tr.27-30).

Tác giả Trần Hoàng trong sách “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” đã chỉ ra một thực tế là hiện nay ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, một số TLLTQH vẫn được đưa ra phục vụ bạn đọc ở dạng bản chính, vẫn được sao chụp làm ảnh hưởng xấu đến tình trạng vật lý của tài liệu. Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra những trao đổi cụ thể về chiến lược bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Việt Nam nhằm góp phần phát huy giá trị TLLTQH15.

Trong tham luận “Tổ chức khoa học và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sưu tầm được tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II”, tác giả Nguyễn Văn The chỉ ra những khó khăn trong công tác bảo quản sau sưu tầm, thu thập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II như: TLLTQH mang tính đặc thù, thể hiện sự đa dạng, phong phú về nội dung, loại hình, ngôn ngữ cũng như phương pháp ghi tin và vật mang tin. Sự phong phú, đa dạng không chỉ có ở các hồ sơ khác nhau, mà nằm ngay trong một hồ sơ. Trước tính đặc thù về sở hữu đối với tài liệu có xuất xứ cá nhân, Trung tâm đã nhanh chóng tiến hành việc phân loại, sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu, lập bản sao bảo hiểm và đưa vào kho chuyên dụng. Từ đó, tác giả đề xuất cần phải xây dựng mô hình “phòng trưng bày trong kho bảo quản” đối với loại hình TLLTQH. Bên cạnh yếu tố kỹ thuật thì các phòng này cần được thiết kế trang trọng và được tổ chức theo các chuyên đề như với một phòng trưng bày tài liệu16.

Nguyễn Văn Lăng trong “Thực trạng tài liệu lưu trữ cổ ở các địa phương và những vấn đề đặt ra cho công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm” cho biết thực trạng là do công tác sưu tầm chưa được toàn diện nên TLLTQH hiện đang lưu giữ ở nhiều nơi, chưa được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do đơn vị, tổ chức, cá nhân có tài liệu chưa thấy hết được giá trị của tài liệu, chưa có kỹ thuật để bảo quản, thiếu kinh phí đầu tư cho việc bảo quản nên tài liệu chưa phát huy được hết giá trị17.

Trần Thu Thị Thu Thủy trong “Nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh” cho biết hầu hết tài liệu quý, hiếm đang lưu giữ tại các địa phương trong tỉnh chưa được chỉnh lý và chưa áp dụng chế độ bảo quản khoa học mà hoàn toàn đang bảo quản trong điều kiện khí hậu tự nhiên khắc nghiệt, nhiều tài liệu có dấu hiệu hư hỏng, xuống cấp nghiêm trọng18.

3. Một số nhận xét và những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu về tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Qua việc bước đầu khảo cứu tình hình nghiên cứu về TLLTQH trong thời gian qua ở Việt Nam, chúng tôi nhận thấy:

Thứ nhất, TLLTQH là một chủ đề hấp dẫn thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu trong nước, đặc biệt là các học giả trẻ. Tuy nhiên, có một thực tế là các nghiên cứu trong thời gian qua chủ yếu được thực hiện bởi những người làm việc ở các cơ quan quản lý nhà nước, các trung tâm lưu trữ ở trung ương và địa phương. Những nghiên cứu về chủ đề này đến từ các viện nghiên cứu và các cơ sở đào tạo về lưu trữ học vẫn còn khiêm tốn.

Thứ hai, về mặt nội dung, các nghiên cứu chủ yếu tập trung vào việc tổng kết thực tiễn hoạt động sưu tầm, bảo quản và phát huy giá trị TLLTQH ở các cơ quan lưu trữ trung ương và địa phương; công bố giới thiệu các tài liệu lưu trữ có giá trị,… nhưng có rất ít các nghiên cứu mang tính lý luận về vấn đề này. Vì vậy, đến nay vẫn còn nhiều vấn đề chưa được làm sáng tỏ.

Thứ ba, về những vấn đề còn tồn tại, các nghiên cứu đã chỉ ra sự chưa thống nhất, chưa cụ thể trong các cách hiểu về TLLTQH; sự chồng chéo về thẩm quyền sưu tầm TLLTQH giữa các cơ quan lưu trữ địa phương và lưu trữ trung ương, giữa các cơ quan lưu trữ với các cơ quan có trách nhiệm ở các ngành lĩnh vực khác,…

Để giúp cho việc sưu tầm, bảo quản và phát huy giá trị TLLTQH được hiệu quả hơn trong thời gian tới, theo chúng tôi, các nghiên cứu cần tập trung làm rõ hơn những vấn đề sau:

1/ Cần làm rõ thêm khái niệm và giá trị của TLLTQH

Như đã phân tích ở phần trên, hiện nay còn nhiều cách hiểu khác nhau về TLLTQH. Có quan điểm cho rằng, TLLTQH chỉ gồm các tài liệu có giá trị đặc biệt, nhưng thuộc nhóm TLLT tư (thuộc sở hữu của các cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng). Nhưng quan điểm khác lại mở rộng, bao gồm cả tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu công (như tài liệu có giá trị đặc biệt của các lãnh tụ Đảng và Nhà nước). Về thành phần và loại hình tài liệu, có quan điểm cho rằng có nên xác định các loại sắc phong, gia phả thời phong kiến hay sách báo liên quan đến một cá nhân tiêu biểu là TLLTQH, cần xác định phạm vi để các cơ quan lưu trữ và cơ quan văn hóa, bảo tàng không bị chồng lấn khi cùng sưu tầm một đối tượng như nhau.

Về giá trị của TLLTQH, cho đến nay vẫn chưa có nhiều nghiên cứu. Vì vậy, rất nhiều vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu, làm rõ thêm. Nếu không làm rõ giá trị của các TLLTQH thì không thể có định hướng đúng cho việc sưu tầm và phát huy giá trị.

2/ Cần làm rõ cơ sở khoa học để xác định thẩm quyền sưu tầm, quản lý TLLTQH

Qua nhiều ý kiến từ các nghiên cứu nói trên, có thể thấy, việc chồng lấn trách nhiệm trong sưu tầm TLLTQH đang là một khó khăn không chỉ đối với ngành Lưu trữ mà liên quan đến nhiều ngành khác. Tuy nhiên, muốn giải quyết vấn đề này, cần nghiên cứu cơ sở khoa học (lý luận, pháp lý, thực tiễn) để có thể xác định rõ phạm vi không gian, thời gian, đối tượng cần sưu tầm thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngành Lưu trữ.

3/ Nghiên cứu, đề xuất thêm các biện pháp quản lý, phát huy giá trị TLLTQH

Mặc dù đã có một số nghiên cứu, nhưng các biện pháp quản lý vẫn chưa được đề cập đầy đủ trong các công trình gần đây. Vì vậy, các nhà khoa học cần tiếp tục nghiên cứu, đề xuất với Nhà nước các biện pháp hữu hiệu để có thể quản lý, bảo quản và phát huy ngày càng hiệu quả TLLTQH.

4/ Nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế

Vấn đề sưu tầm, phát huy giá trị TLLTQH ở một số nước đã được quan tâm từ sớm và có nhiều kết quả tốt. Vì vậy, Việt Nam cần có chương trình hợp tác, trao đổi, chia sẻ thông tin với lưu trữ hoặc bảo tàng của các nước về vấn đề này.

 

PGS. TS Vũ Thị Phụng – ThS Nguyễn Văn Ngọc*

* Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HN.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Thúy Bình, Nguyễn Thu Trang. (2012). Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 2007- 2011. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2012, tr. 13.
2. Nguyễn Thúy Bình, Nguyễn Thùy Trang. (2012). Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới và hải đảo của Việt Nam. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12/2012.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. (2012). Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học,
   Hà Nội.
4. Lã Thị Duyên. (2012). Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong nước – thực trạng và một số vấn đề đặt ra. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2012, tr.7-14.
5. Nghiêm Kỳ Hồng. (2014). Một kinh nghiệm hay của cha ông ta về sưu tầm tài liệu quý hiếm. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014.
6. Phạm Thị Huệ. (2012). Vài nét về công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Cộng hòa Pháp – năm 2011. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1/2012, tr.30-31.
7. Đỗ Thị Huyền. (2015). Tóm tắt kết quả đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ năm 2012: Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8/2015, tr. 27-30.
8. Bùi Thiết. (1988). Về một xu hướng lưu trữ hóa những tài liệu lưu trữ quý hiếm ở nước ta. Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 1/1988, tr.19-21.
9. Nguyễn Anh Thư, Nguyễn Thị Thanh Hương. (2017). Quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định của Luật Lưu trữ. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2017, tr.22-27.

      10. Dương Thành Trung. (2016). Công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm ở Bắc Ninh, thực trạng và đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2016, tr.47- 51.

1 Xem thêm: Lã Thị Duyên. (2012). Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong nước- thực trạng và một số vấn đề đặt ra. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2012, tr. 7-14.

2 Xem thêm: Phạm Thị Huệ. (2012). Vài nét về công tác sưu tầm tài liệu quý hiếm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Cộng hòa Pháp – năm 2011. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1/2012, tr.30-31.

3 Xem thêm Hà Văn Huề: “Hoạt động sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và những vấn đề đặt ra”. Tham luận tại Hội thảo Khoa học quốc tế với chủ đề “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân” năm 2012.

4 Xem thêm: Trần Thị Thu. Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của các nhà khoa học, văn nghệ sĩ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, 2012, tr. 52-57.

5 Xem thêm: Vũ Đức Tuyên. (2021). Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sưu tầm, phát huy giá trị tài liệu đạo sắc phong ở các cơ sở thờ tự và dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hà Nội. In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Quản lý tài liệu lưu trữ tư. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, tr.37-52.

6 Xem thêm: Ngô Thị Kim Mỹ. (2018). Tỉnh Quảng Ngãi với công tác khảo sát, thống kê, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3/2018, tr. 25-27.

7 Xem thêm: Nghiêm Kỳ Hồng. (2014)). Một kinh nghiệm hay của cha ông ta về sưu tầm tài liệu quý hiếm. Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014, tr. 25-26.

8 Xem thêm: Lê Thị Bảo Liên. Một số cơ chế, chính sách tài chính đối với công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm. In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, 2012, tr.29-35.

9 Xem thêm: Trần Hoàng, Trần Việt Hoa. (2013). Vinh danh – cách thức để mới để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10/2013, tr.1-3.

10 Hội thảo Khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tại Hà Nội năm 2008.

11 Xem thêm: Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc tế, Hà Nội, 2008.

12 Hội thảo do Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG HN) phối hợp với Trường Đại học Gakushuin (Nhật Bản) và Trường Đại học Myongji (Hàn Quốc) tổ chức tại Hà Nội.

13 Xem thêm: Hà Văn Huề. Hoạt động sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và những vấn đề đặt ra. In trong: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG HN). Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Quốc tế, 2012, tr.257-259.

14 Xem thêm: Nguyễn Anh Thư, Nguyễn Thị Thanh Hương. (2017). Quản lý tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ theo quy định của Luật Lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2017, tr. 22-27.

15 Xem thêm: Trần Hoàng. (2020). Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở Việt Nam. NXB Thông tin và Truyền thông, Hà Nội, tr.167-180.

16 Xem thêm: Nguyễn Văn The. Tổ chức khoa học và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sưu tầm được tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, 2012, tr.63-67.

17 Xem thêm: Nguyễn Văn Lăng. Thực trạng tài liệu lưu trữ cổ ở các địa phương và những vấn đề đặt ra cho công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm. In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm và phát huy giá trị nguồn sử liệu về biên giới, hải đảo của Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, 2012, tr.19-21.

18 Xem thêm: Trần Thị Thu Thủy. (2021). Nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh. In trong: In trong: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Quản lý tài liệu lưu trữ tư. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học, Hà Nội, tr.53-57.