Về tổ chức và bảo quản khối tài liệu của chính quyền thuộc địa Pháp ở Nam Kỳ – Ths. Nguyễn Văn Báu

1. Sơ lược về việc tổ chức và quản lý khối tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Nam kỳ trước 1955

Cuối thế kỷ 19, thực dân Pháp đã thiết lập được bộ máy hành chính “theo mô hình Pháp” ở Nam kỳ, những chức vụ quan trọng trong các cơ quan hành chính do người Pháp đảm nhận. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngày 3/10/1868, Thống đốc Nam kỳ ban hành Quyết định số 134 quy định các văn bản có tính pháp quy, tài liệu hành chính kế toán, tài liệu liên quan đến công trình xây dựng phải nộp vào lưu trữ. Lưu trữ hồ sơ tài liệu trong các cơ quan được quy định tại Quyết định số 70 ngày 17/2/1875 của Thống đốc Nam kỳ “Tất cả bản gốc của các quy định, nghị định, quyết định, lệnh, chứng chỉ, giấy ủy quyền, giao kèo mua bán, các dự toán, sơ đồ, bản đồ, các bản thanh toán và biên bản có liên quan đến công sở khác nhau ở Nam Kỳ, không có ngoại lệ đều phải nộp vào Lưu trữ của Hội đồng Tư mật để sao và cấp bản sao theo nhu cầu”[1].

          Ngày 26/11/1902 Thống đốc Nam kỳ ban hành Nghị định tổ chức Văn khố – Thư viện. Ngày 26/4/1909, Thống đốc Nam kỳ ban hành Nghị định thành lập Kho Lưu trữ Nam kỳ và quy định chức năng “Kho Lưu trữ Nam Kỳ là kho giữ toàn bộ giấy tờ tạo nên và chi phối sự tồn tại của thuộc địa, thuộc quyền công hành chính của thuộc địa và được tổ chức theo tỉnh”. Nghị định là một văn bản quan trọng đối với công tác lưu trữ Nam kỳ nói riêng và lưu trữ Việt Nam nói chung.

Tháng 6/1917, Paul Boudet quản thủ Văn khố Cổ tự học sang Đông Dương để điều tra về tình hình lưu trữ và sau đó ông đã trình Toàn quyền Đông Dương thực trạng lưu trữ tại Phủ Toàn quyền Đông Dương và các cơ quan hành chính. Từ đề nghị của Paul Boudet, Toàn quyền Đông Dương đã ban hành Nghị định ngày 29/11/1917. quy định việc thành lập Nha Văn khố Đông Dương tại Hà Nội, điều kiện tuyển dụng và nhiệm vụ của nhân viên ngạch lưu trữ, thư viện. Một năm sau đó, Toàn quyền Đông Dương ban hành Nghị định ngày 26/12/1918 quy định thành lập Kho Văn khố Trung ương ở Hà Nội; Kho Văn khố Chính phủ Nam phần ở Sài Gòn; Kho Văn khố Thống sứ Trung phần ở Huế; Kho Văn khố Thống sứ Cao Miên ở Nam Vang; Kho Văn khố Thống sứ Ai Lao ở Vạn Tường. Nghị định quy định Kho Văn khố Chính phủ Nam phần ở Sài Gòn lưu giữ tài liệu của Thống đốc Nam kỳ, tài liệu của các cơ quan trực thuộc Thống đốc và tài liệu các tỉnh Nam kỳ.

Tài liệu của kho Thống đốc Nam kỳ được phân chia và sắp xếp theo một khung phân loại của Boudet. Theo khung phân loại này thì tất cả các hồ sơ tài liệu, căn cứ trên tổ chức cơ cấu thực tế, được chia làm 25 đại mục tượng trưng bằng các mẫu tự. Mỗi đại mục chia ra nhiều tiểu mục, mỗi tiểu mục lại chia làm nhiều phân mục. Tiểu mục và phân mục được đánh số từ 0 đến 9 theo hệ thống thập phân. Số hiệu vị trí thực sự thì lại được ghi số liên tục từ 1 đến số vô tận theo thứ tự hồ sơ.

Năm 1945, cách mạng tháng Tám thành công. năm 1946 quân đội viễn chinh Pháp trở lại xâm lược Viêt Nam và lập lên một cao ủy Pháp để thay thế toàn quyền cũ, Pháp lập nên chính phủ Nam kỳ tự trị và khôi phục lại các cơ quan hành chính. Chính quyền thực Pháp ở Đông Dương đã ban hành Nghị định 25/7/1947 bổ sung về quy định chức năng nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ (Service des Archives et Bibliotheque du Haut Commissaire de Fance pour L’Indochine). Nghị định cao ủy ngày 25/7/1947 bãi bỏ Nha Văn khố và Thư viện Đông Dương thay bằng Sở văn khố và thư viện Phủ Cao ủy Pháp tại Đông Dương. Sở này có nhiệm vụ lưu giữ toàn bộ tài liệu lưu trữ cũ của chính quyền thuộc địa trước và tài liệu mới của Cao ủy phủ. Kể từ tháng  7/1947.

          Để phân chia việc quản lý tài liệu, năm 1950, Quốc trưởng Bảo Đại và Cao ủy Pháp L. Pignon đã ký Thỏa ước ngày 15/6/1950 về việc phân chia tài liệu giữa Pháp và các xứ Đông Dương (Việt – Miên – Lào). Theo Thoả ước này, tài liệu lưu trữ Kinh lược, tài liệu lưu trữ Hoàng triều, tài liệu lưu trữ Phủ Thống đốc Nam kỳ, Phủ Khâm sứ Trung kỳ và Phủ Thông sứ Bắc kỳ, tài liệu lưu trữ liên quan đến các Nha sở kỹ thuật địa phương, hành chính các tỉnh, các thành phố, xã thôn và các Hội đồng địa phương thuộc quyền quản lý của Việt Nam.

          Những tài liệu thuộc sở hữu của Pháp gồm: tài liệu lưu trữ của Chính quyền thuộc địa Pháp; tài liệu lưu trữ văn phòng Toàn quyền, tài liệu lưu trữ của văn phòng các Thống đốc, Khâm sứ và Thông sứ. tài liệu lưu trữ của văn phòng các Công sứ, tỉnh Trưởng, tài liệu lưu trữ của các Tòa án Pháp, tài liệu lưu trữ liên quan đến Hộ tịch Pháp và nhân viên Pháp

          Theo sự kiểm kê tài liệu của Ferréol de Perry vào năm 1950 và kiểm kê tài liệu của Bùi Quang Tung vào năm 1955 thì phần lớn tài liệu Hoàng triều và tài liệu Tòa Khâm sứ Trung kỳ bị tiêu hủy. Hồ sơ tài liệu của các Nha, Sở thuộc Phủ toàn quyền và các tỉnh từ Bắc đến Nam bị thất lạc, chỉ có tài liệu Thống đốc Nam kỳ ít bị mất mát, thất lạc.

Như vậy, tổ chức lưu trữ do Pháp xây dựng từ năm 1917 đến 1954 đã kết thúc, có thể nói trong giai đoạn này công tác lưu trữ ở Việt Nam nói riêng và ở Đông Dương nói chung đã đạt được những kết quả nhất định đó là việc thống nhất tổ chức lưu trữ tại Đông Dương do một cơ quan trung ương kiểm soát, tại các “xứ” đã thành lập các chi nhánh để lưu trữ tài liệu. Các nghiệp vụ phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu trong Nha Văn khố được tiến hành, tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính được lập hồ sơ và bảo quản.

2. Tổ chức, quản lý khối tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Nam kỳ (Phông Thống đốc Nam kỳ)

Nha Văn khố và Thư viện quốc gia được thành lập (1959), nhiệm vụ của Nha được ấn định trong Nghị định: “Thu thập, vào sổ các tài liệu và hồ sơ cũ do các cơ quan hành chính tại Sài Gòn gửi lưu trữ; thu thập, vào sổ những tài liệu và hồ sơ cũ do các tỉnh Nam phần, Cao nguyên Trung phần gửi lưu trữ”[2]. Sau khi thành lập, Nha Văn khố và Thư viện quốc gia đã tiếp nhận tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ Thống đốc Nam kỳ, kho lưu trữ Nguyễn Du và kho lưu trữ Thái Lập Thành.

Kho Thống đốc Nam kỳ lưu trữ hồ sơ, tài liệu của chính quyền thuộc địa Nam Kỳ gồm có: Tài liệu Văn phòng Thống đốc, tài liệu Sở Thanh tra Chính vụ và Hành chính, tài liệu Dinh Thượng thư (tài liệu hành chính, tổng quát, xã hội, kinh tế, tố tụng, tài liệu tài chính, kế toán, tài liệu vật liệu, đấu thầu), tài liệu về ngân sách (địa phương, Sài Gòn, Chợ Lớn, các tỉnh và Thị xã, vùng Sài Gòn – Chợ Lớn hầu hết chỉ là hồ sơ của ty Tài chính), tài liệu các tỉnh (Sổ bộ thuế má, hành chính), tài liệu Nha sở thuộc Phủ toàn quyền (Tài liệu về lương bổng và một số hồ sơ của Trà Vinh và Mỹ Tho, sổ công văn, nhân viên tố tụng thuốc phiện các chi nhánh, tài liệu kế toán, thuế má), tài liệu Nha sở địa phương (Địa chính, Học chính, Sở Thông tin và Sở Nhiên liệu). Tất cả tổng lượng khoảng 2.600 thước kệ. Tài liệu sắp xếp trong kho Gia Long vẫn sử dụng phương pháp sắp xếp của người Pháp, về sau có sửa đổi lại. Có liệt kê số mục và mục lục ABC[3].

Kho Nguyễn Du  bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tòa Đại biểu Nam phần: Tài liệu của Dinh thượng thư cũ, tài liệu Kinh lược Bắc kỳ, tài liệu Văn phòng Thống đốc Nam kỳ cũ, tài liệu Bộ Đặc nhiệm Văn hóa Xã hội, tài liệu Nha công vụ, Nha Quản thủ Điền địa. Tất cả tổng lượng khoảng 800 thước kệ. Tài liệu của kho Tòa đại biểu được sắp xếp theo khung Boudet, có liệt kê và mục lục ABC. Kho Kinh lược chỉ liệt kê được một phần nhỏ. Số tài liệu còn lại đều sắp xếp tạm thời theo phiếu gửi[4].

Theo công văn số 32 VKTV/ LT ngày 1/6/1964 của Chính Sự vụ Sở lưu trữ công văn và thư viện  gửi Giám đốc nha văn khố và thư viện quốc gia thì “Kho lưu trữ, 72 Nguyễn Du lưu trữ khoảng 63.500 hồ sơ”[5]

Kho Thái Lập thành bảo quản tài liệu của Mỹ Tho, tài liệu của Nha Tài chính của Tòa Đại biểu Nam phần cũ, các ấn phẩm (công báo);  Tất cả những loại hồ sơ này đặc sắp xếp trên khoảng 300 thước kệ.

Năm 1968, Nha Văn khố và Thư viện quốc gia đã thống kê khối tài liệu được bảo quản tại Nha Văn khố với số lượng: Kho Gia Long, bảo quản khoảng 100 văn kiện; kho Nguyễn Du, bảo quản 71,300 hồ sơ của Tòa Thượng thư Chính phủ Nam kỳ; tài liệu trong kho được chứa đựng trong 5000 hộp giấy cứng xếp trên 42 kệ, trọng lượng khoảng 25 tấn; Kho tổng Thư viện bảo quản100 thùng thuộc văn kiện của các Nha Sở thuộc Phủ Toàn quyền Đông Dương, Thống sứ Bắc kỳ và các Thư viện di chuyển vào Nam theo Hiệp định Gionevo 1954; Kho Thái Lập Thành bảo quản hồ sơ của tỉnh Mỹ Tho đã ký thác cho Văn khố quốc gia trước năm 1945, số lượng ước chừng 100 hộp[6]

Từ năm 1959, Nha Văn khố và Thư viện quốc gia đã kế thừa các nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ tài liệu của Lưu trữ và Thư viện thời kỳ Pháp tổ chức. Tất cả hồ sơ, tài liệu, Kho Thống đốc Nam kỳ, Kho Nguyễn Du,  Kho Thái Lập thành được phân chia thành 25 bộ tượng trưng bằng các mẫu ký tự từ A đến Z. Cụ thể như sau:

          A – Chánh thư;

          B – Thư tín tổng quát;

          C – Nhân viên công vụ;

          D – Hành chính tổng quát;

          E – Hành chính tỉnh;

          F – Chính trị;

          G – Tư pháp;

          H – Công chánh;

          I – Hầm mỏ – Khoáng vụ – Khoáng nghiệp;

          J – Hỏa xa – Vận tải – Thiết lộ;

          K – Bưu điện – Vô tuyến điện và điện thoại;

          L – Thương mại – Kỹ nghệ – Du lịch;

          M – Lao động – Điền thổ;

          N – Nông lâm;

          O – Hàng hải – Thủy vận;

          P – Hải quân;

          Q – Quân vụ – Lục quân – Không quân;

          R – Học chánh – Khoa học và Mỹ Thuật;

          S – Y tế – Cứu tế;

          T – Tài chánh;

          U – Thuế quan và công quản – Thuế gián thu;

          V – Văn khố và Thư viện;

          X – Tạp vụ;

          Y – Giấy tờ của tư nhân;

          Z – Sao lục sử liệu Việt Nam, Cao Miên, Ai Lao.

          Mỗi bộ trên đây lại được chia thành nhiều mục (tối đa là 10) và mỗi mục lại chia thành nhiều loại (tối đa là 10). Khung phân loại khối tài liệu này có đính kèm Bảng kê tài liệu Văn khố có thể hủy bỏ sau một thời gian.

Cùng với việc phân loại các hồ sơ, của Pháp ở Đông Dương, Nha Văn khố và Thư viện quốc gia còn tiến hành các hoạt động đánh số hồ sơ và lập thẻ đối với khối hồ sơ tài liệu này như sau:

Nguồn: Tổ chức và Hoạt động của Sở Lưu trữ Công văn và Thư viện 1959 – 1967

Ngoài những việc làm cụ thể như là thu thập, phân loại và lập thẻ đối với khối tài liệu của chính quyền Pháp ở miền Nam Việt Nam trước năm 1954, chính quyền Việt Nam Cộng hoà đã có công rất lớn trong việc bảo quản, bảo vệ khối tài liệu này không bị tiêu huỷ bởi bom đạn của chiến tranh. Đây là một thành công đối với công tác lưu trữ Việt Nam Cộng hoà nói riêng và công tác lưu trữ Việt Nam nói chung.

3. Một vài nhận xét

Thứ nhất, Việt Nam Cộng hoà tiếp nhận tương đối đầy đủ khối tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Nam kỳ. Từ năm 1950 đến năm 1954, theo nội dung của Thoả ước về phân chia tài liệu giữa Pháp và Việt Nam, Pháp đã chuyển một số tài liệu về chính quốc “Pháp đã chọn những tài liệu quan trọng đưa về Pháp với số lượng khoảng 1000 hòm, bao gồm phần lớn tài liệu phông Đô đốc với 4.618 hồ sơ từ 1857 – 1884 và tài liệu phông Quân đội Pháp với 1.883 hồ sơ, một phần tài liệu phông Phủ Toàn quyền Đông Dương và tài liệu phông Sở Địa lý cùng nhiều tài liệu phông Phủ Thống sứ Bắc Kỳ”[7]. Những tài liệu được chuyển về Pháp chủ yếu là tài liệu của quân đội Pháp ở Đông Dương và Phủ Toàn quyền Đông Dương. Khối tài liệu khác của Pháp ở Nam Kỳ đã được chính quyền Việt Nam Cộng hoà sau này tiếp nhận và tổ chức bảo quản.

Thứ hai, Cuộc trưng cầu dân ý năm 1955 đã đưa Ngô Đình Diện lên nắm chính quyền ở miền Nam Việt Nam, trở thành Tổng thống Việt Nam Cộng hòa. Việc làm đầu tiên của Tổng thống Ngô Đình Diệm là tập trung củng cố chính quyền, xây dựng quân đội mạnh để tiêu diệt các phần tử chống đối. Hai mươi năm (từ năm 1955 đến 1975), với sự giúp đỡ của Mỹ, chính quyền Việt Nam Cộng hoà đã thực hiện nhiều kế hoạch chiến tranh. Nội bộ chính quyền Việt Nam Cộng hoà cũng đã xảy ra tranh chấp quyền lực dẫn đến tình trạng khủng hoảng sâu sắc, từ 1963 đến 1967 là thời kỳ quân quản với sự thay đổi nội các liên tục…Trong hoàn cảnh đó việc bảo quản khối tài liệu không bị thất lạc, không bị bom đạn chiến tranh huỷ diệt là một sự thành công và rất đáng ghi nhận của chính quyền Việt Nam Cộng hoà.

Thứ ba, Có thể nói rằng rất nhiều tài liệu hình thành trước năm 1955 ở Việt Nam bị mất mát, thất lạc. Khối tài liệu của chính quyền thực dân Pháp ở Nam kỳ nói chung và khối tài liệu Thống đốc Nam kỳ nói riêng được bảo quản tương đối đầy đủ. Sau Pháp rời khỏi Việt Nam, chính quyền “Sài gòn” tiếp nhận tài liệu của chính quyền thực dân Pháp với số lượng khoảng 2.600 thước kệ. Sau năm 1975, Việt Nam đã tiếp nhận khối tài liệu này đưa về bảo quản. Hiên nay số lượng tài liệu về Nam kỳ của chính quyền Pháp vẫn được giữ gần như là ’nguyên vẹn’. Đây là một thành tích của công tác lưu trữ Việt Nam Cộng hoà.

Thứ tư, Việc bảo quản khối tài liệu Thống đốc Nam kỳ của chính quyền Việt Nam Cộng hòa trong giai đoạn 1955 – 1975 là những việc làm rất có ý nghĩa. Ngay từ những năm sáu mươi của thế kỷ trước, các học giả nước ngoài đến Nha Văn khố và Thư viện quốc gia khai thác khối tài liệu của Pháp ở Nam Kỳ để hoàn thành các luận án, luận văn. Đến nay thì khối tài liệu của Thống đốc Nam kỳ đang được rất nhiều nhà độc giả, nhà khoa học tìm đọc để nghiên cứu lịch sử, văn hóa, kinh tế, chính trị, khoa học.

[1] Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia TP. HCM, 2010, tr. 119.

[2] Sắc lệnh số 86-SL ngày 13/8/1959 quy định việc thành lập Nha Văn khố và Thư viện quốc gia

[3] Nha Văn khố và Thư viện quốc gia, Lược sử Văn khố Việt Nam, Sài Gòn 1970, tr. 25

[4] Nha Văn khố và Thư viện quốc gia, Lược sử Văn khố Việt Nam, Sài Gòn 1970, tr. 27

[5] Hồ sơ số 325, Phông Nha Văn khố quốc gia, TLTTLT quốc gia II

[6] Tờ trình số 10 – VKTV, Hồ sơ 1068, Phông Nha Văn khố, TTLTQGII .

[7] Nguyễn Văn Thâm,Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử lưu trữ Việt Nam, Nxb Đại học Quốc gia TP. HCM, 2010, tr. 198.